HubSpotin Conversation Intelligence (CI) ja HubSpotin puhelutallennusominaisuuksien avulla voit pitää kirjaa puheluistasi yhteystietojesi kanssa, mikä helpottaa jatkopuheluita ja pitää tiimisi ajan tasalla.
Alla olevien tietojen tarkoituksena on antaa sinulle ohjeita joistakin asioista, jotka sinun on otettava huomioon puhelujen tallentamisessa ja puhtaaksikirjoittamisessa; HubSpot suosittelee kuitenkin aina, että keskustelet lakitiimisi kanssa varmistaaksesi, että olet ottanut kaiken huomioon.
Vastuuvapauslauseke: tämä sivu ei ole tyhjentävä yhteenveto puhelujen tallentamista koskevista laeista eikä oikeudellisia neuvoja, joita organisaatiosi voisi käyttää niiden noudattamisessa. Sen sijaan se tarjoaa taustatietoa, jonka avulla voit ymmärtää paremmin puhelujen tallentamista koskevia lakeja ja sitä, miten niitä voidaan soveltaa organisaatiossasi. Nämä tiedot eivät ole sama asia kuin oikeudellinen neuvonta, jossa asianajaja soveltaa lakia omiin olosuhteisiisi, joten ota yhteyttä asianajajaan, jos haluat neuvoja näiden tietojen tulkinnasta tai niiden paikkansapitävyydestä.
Oikeudellisesta ja vaatimustenmukaisuuden näkökulmasta on tärkeää ymmärtää velvollisuutesi, kun nauhoitat ja äänität puheluita. Puhelujen tallentamista koskevat lait vaihtelevat eri lainkäyttöalueilla.
Yhdysvalloissa yksittäiset osavaltiot lähestyvät puhelujen tallentamista koskevia lakeja kahdella eri tavalla:.
Jos yhteyshenkilön suuntanumero on yhdistetty kahden osapuolen suostumuksen tilaan, tallennusominaisuus on oletusarvoisesti pois päältä. Kun napsautat Tallenna-painiketta, näyttöön tulee valintaikkuna, joka muistuttaa suostumuksen hankkimisesta. Sinun on ilmoitettava yhteyshenkilölle, että nauhoitat puhelun, ja jatkettava nauhoittamista valitsemalla Olen ilmoittanut heille.
Koska HubSpot ei kuitenkaan voi olla varma siitä, missä yhteyshenkilösi todellisuudessa sijaitsee, kun soitat hänelle, on hyvä käytäntö hankkia suostumus, jos asiasta on epävarmuutta, tai harkita, että otat käytännöksi kysyä aina suostumus.
Suurimmassa osassa Yhdysvaltojen osavaltioita tarvitset vain yhden puheluun osallistuvan henkilön suostumuksen puhelun tallentamiseen. Puhelun soittaja voi antaa suostumuksen. Noin 13 osavaltiota on kuitenkin päättänyt vaatia kaikkien osapuolten suostumuksen puhelun nauhoittamiseen ja puhelun puhtaaksikirjoittamiseen. Nämä osavaltiot ovat tällä hetkellä Kalifornia, Connecticut, Delaware, Florida, Illinois, Maryland, Massachusetts, Michigan, Montana, Nevada, New Hampshire, Pennsylvania, Vermont ja Washington.
Yleisempää tietoa aiheesta on saatavilla OrecX:n resurssissa puhelintallennuslainsäädännöstä tai Digital Media Law Projectin artikkelissa osavaltioiden tallennuslainsäädännön perusteista.
Useat lait, kuten vuoden 2000 Regulation of Investigatory Powers Act ja Yhdistyneen kuningaskunnan tietosuoja-asetus, sääntelevät puhelujen nauhoittamista Yhdistyneessä kuningaskunnassa (UK). Tallennettujen puhelujen jakamista kolmansien osapuolten kanssa koskevien rajoitusten vuoksi Iso-Britanniaa voi pitää "kaikkien osapuolten suostumuksella" toimivana lainkäyttöalueena.
Yleinen tietosuoja-asetus ja muut eurooppalaiset säännökset, kuten sähköisen viestinnän tietosuoja-asetus, edellyttävät yleensä kaikkien puhelun osapuolten suostumusta puhelun tallentamiseen. Tämä tarkoittaa sitä, että osapuolille on esitettävä suostumus, johon sisältyy mielekäs tapa kieltäytyä tallentamisesta. GDPR-velvoitteet edellyttävät myös pätevää ja laillista syytä puhelun nauhoittamiselle, joka mahdollistaa tietojen keräämisen. Kannattaa myös tarkistaa puhelujen tallentamista koskevat säännöt omassa maassasi, sillä EU:n jäsenvaltiot ovat ottaneet käyttöön erilaisia sääntöjä, joita sovelletaan puhelujen tallentamiseen annettavaan suostumukseen eri yhteyksissä.
Irlannin lainsäädännön mukaan puhelujen tallentamiseen on saatava suostumus, joten Irlanti liittyy Yhdistyneen kuningaskunnan ja 13 Yhdysvaltain osavaltion joukkoon "kaikkien osapuolten suostumuksen" oikeudenkäyttöalueena. Irlannin lainsäädännössä tehdään selväksi, että nauhoituksen tarkoitus on selitettävä yksityiskohtaisesti, jotta osapuolet voivat antaa tietoon perustuvan suostumuksen.
Lue lisää Irlannin lähestymistavasta puhelujen tallentamiseen tietosuojavaltuutetun FAQ-sivun lopusta.
Saksa on kahden osapuolen suostumuksen valtio, mikä tarkoittaa, että puhelujen tallentaminen ilman molempien osapuolten suostumusta on Saksan rikoslain 201 §:n mukaan rikos.
Irlannin tavoin Kanada on laatinut puhelujen tallentamista koskevat yhtenäiset säännöt, jotka on sisällytetty sen sähköistä yksityisyyttä koskevaan lakiin (PIPEDA).
Kuten muutkin edellä mainitut maat ja osavaltiot, Kanada on omaksunut "kaikkien osapuolten suostumuksen" lähestymistavan: puhelun nauhoittaminen edellyttää tietoon perustuvaa suostumusta ilmoittamalla muille puheluun osallistuville 1) että aiot nauhoittaa keskustelun, 2) mihin tarkoituksiin nauhoitusta käytetään ja 3) että puhelu voidaan nauhoittaa vain kunkin henkilön suostumuksella.
Lue lisää Kanadan lähestymistavasta puhelujen tallentamiseen tietosuojavaltuutetun ohjeista (Guidelines for Recording Customer Calls).
Vaikka tässä artikkelissa on haluttu korostaa tiettyjä maita ja lainkäyttöalueita, luettelo ei ole missään nimessä tyhjentävä. Koska HubSpot ei tunne eikä voi valvoa kaikkia kansainvälisiä soittoja koskevia oikeudellisia rajoituksia, HubSpot näyttää tämän suostumusviestin kaikissa kansainvälisissä puheluissa lukuun ottamatta Ruotsia, Uutta-Seelantia ja yhden osapuolen osavaltioita Yhdysvalloissa, joissa automaattinen tallennus on sallittua. Ennen kuin soitat uuteen maahan, HubSpot suosittelee varmistamaan, että sinä ja lakitiimisi ymmärrätte kaikki kyseisessä maassa voimassa olevat säädökset, ja hanki aina suostumus, jos olet epävarma.
Toinen huomioon otettava näkökohta puhelujen tallentamisessa ja puhtaaksikirjoittamisessa on työntekijöiden yksityisyys. Myös muut portaalin käyttäjät (eli työntekijäsi tai työtoverisi) nauhoitetaan, joten saatat joutua harkitsemaan muiden HubSpot-tilisi käyttäjien ilmoittamista siitä, että heidän puheluitaan seurataan sisäisesti.
HubSpot-puheluiden taustalla on Twilio, VOIP-palvelu (Voice Over IP), joka yhdistää puhelun sinun ja soitettavan numeron välillä. HubSpot käyttää Twilioa tallentamaan ja tallentamaan kaikki puhelut, jotka käyttäjä päättää tallentaa. Kaikki puhelutallenteet tallennetaan Twilion palvelimille, ja HubSpot voi käyttää niitä.
HubSpotin tallennuslinkkejä ei ole todennettu, joten niihin on julkinen pääsy. On tärkeää, ettet levitä tallenteita ulkoisesti, koska kuka tahansa, jolla on linkki, pääsee tallenteeseen käsiksi. Tallenteiden URL-osoitteet ovat kuitenkin pitkiä ja niitä on vaikea arvata, joten tallenteiden sisällön pitäisi olla kohtuullisen yksityistä, ellet levitä URL-osoitetta. Lisätietoja saat Twilion dokumentaatiosta.
Mahdollisuus nauhoittaa puheluita on tilin laajuinen asetus, joka vaikuttaa kaikkiin käyttäjiin, jotka soittavat puheluita tilillä. Käyttäjä, jolla on tilin käyttöoikeudet, voi ottaa sen käyttöön tai poistaa sen käytöstä. Uusilla HubSpot-tileillä Salli puhelujen tallennus -valintaruutu on oletusarvoisesti käytössä.