Hallitse keskustelujen saapuneiden viestien käyttäjien saatavuutta

Hallitse keskustelujen saapuvia viestejä lisäämällä tai poistamalla tiimin jäseniä yksittäisistä postilaatikoista ja asettamalla käyttäjäkohtaisia työaikoja, jotta voit valvoa, milloin käyttäjät voivat vastaanottaa saapuvia viestejä.

Käyttäjän tavoitettavuustila asetetaan automaattisesti hänen työaikansa tai poissaolonsa perusteella, mutta käyttäjät voivat myös päivittää sen manuaalisesti. Lisäksi tiimin jäsenet, joilla on Availability Management -oikeus, voivat muuttaa muiden tiimin jäsenten tavoitettavuustilaa.

Huomaa: Käyttäjän työaika, poissaoloajat ja tavoitettavuustila näkyvät sekä saapuneet viestit että help desk -palvelu.

Käyttäjän työaikojen määrittäminen

Aseta käyttäjän työajat, jotta voit hallita, milloin saapuvat viestit osoitetaan käyttäjille. Työajat perustuvat käyttäjän aikavyöhykkeeseen. Kun käyttäjä on työaikansa ulkopuolella, hänen saatavuutensa muuttuu muotoon Poissa, eikä häntä voida määrittää automaattisesti keskustelujen saapuneiden viestien postilaatikkoon. Käyttäjän työajan alkaessa hänen käytettävyystilansa asetetaan automaattisesti tilaan Saatavilla.

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
2. Siirry vasemman sivupalkin valikossa kohtaan Käyttäjät ja tiimit.
3. Napsauta käyttäjätaulukossa käyttäjätietuetta.
4. Napsauta Asetukset-välilehteä. Napsauta sitten vasemmanpuoleisessa sivupalkin valikossa Työajat.
5. Valitse oikea käyttäjän aikavyöhyke napsauttamalla aikavyöhyke-pudotusvalikkoa. Jos haluat vastata laitteeseen asetettua aikavyöhykettä, napsauta Päivitä aikavyöhyke laitteen sijainnin perusteella -valintaruutua. Napsauta sitten Tallenna.
6. Valitse Yleiset työajat-kohdassa + Lisää työajat. Valitse pudotusvalikoiden avulla viikonpäivät sekä alkamis- ja päättymisajat. Voit poistaa päivän napsauttamalla delete poistokuvaketta.
7. Napsauta Tallenna.
8. Käyttäjätietueen yläosassa näet nyt käyttäjän käytettävyystilan ja työajat kyseiselle päivälle.
   
   • Jos haluat muuttaa käytettävyystilaa manuaalisesti, napsauta Käyttäjän tila -pudotusvalikkoa ja valitse sitten Käytettävissä tai Poissa.
   • Voit muokata työaikoja valitsemalla Muokkaa työaikoja.

Käyttäjän poissaoloaikojen määrittäminen

Aseta toimiston ulkopuolinen saatavuus käyttäjän aikavyöhykkeen perusteella. Kun käyttäjä on poissa toimistosta, hänen käytettävyytensä muutetaan muotoon Poissa, eikä häntä voi määrittää automaattisesti keskustelujen saapuneiden viestien tai help deskin kautta.

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
2. Siirry vasemman sivupalkin valikossa kohtaan Users & Teams.
3. Napsauta käyttäjätaulukossa käyttäjätietuetta.
4. Napsauta Asetukset-välilehteä. Napsauta sitten vasemmanpuoleisessa sivupalkin valikossa Työajat.
5. Valitse oikea käyttäjän aikavyöhyke napsauttamalla aikavyöhyke-pudotusvalikkoa. Jos haluat vastata laitteeseen asetettua aikavyöhykettä, napsauta Päivitä aikavyöhyke laitteen sijainnin perusteella -valintaruutua. Napsauta sitten Tallenna.
6. Napsauta kohdassa Työajan ulkopuolella + Lisää päivämääriä.
7. Kirjoita tapahtuman nimi , esim. vuosiloma.
8. Jos haluat määrittää ajanjakson, jolloin olet poissa työstä, napsauta päivämääränvalitsimen kenttiä ja valitse päivämäärät. Valitse alku- ja loppuaika pudotusvalikoiden avulla. Voit poistaa päivämääriä napsauttamalla delete poistokuvaketta.
9. Napsauta Tallenna.
10. Käyttäjätietueen yläosassa käyttäjän käytettävyystila ja päivän työajat heijastavat käyttäjän poissaolojakson alkamis- ja päättymispäivää.
    
    • Jos haluat muuttaa käytettävyystilaa manuaalisesti, napsauta Käyttäjän tila -pudotusvalikkoa ja valitse sitten Saatavilla tai Poissa.
    • Voit muokata työaikoja valitsemalla Muokkaa työaikoja.

Synkronoi toimiston ulkopuoliset kalenteritapahtumat HubSpotin kanssa

Jos käytät HubSpotin kalenterisynkronointia Googlen tai Outlook-kalenterin kanssa, voit synkronoida toimiston ulkopuoliset tapahtumat automaattisesti kalenterin ja HubSpotin välillä.

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
2. Siirry vasemman sivupalkin valikossa kohtaan Users & Teams.
3. Napsauta käyttäjätaulukossa käyttäjätietuettasi.
4. Napsauta Asetukset-välilehteä. Valitse sitten vasemman sivupalkin valikosta Työajat.
5. Valitse Työajan ulkopuolella -osiossa Synkronoi työajan ulkopuolella kalenterisi kanssa -valintaruutu.

Määritä tavoitettavuustilasi keskustelujen saapuneet-kansiossa.

Käyttäjän työajan alkaessa hänen käytettävyystilansa asetetaan automaattisesti tilaan Saatavilla. Käyttäjän työajan päättyessä hänen käytettävyystilansa asetetaan automaattisesti tilaan Poissa. Käyttäjät voivat muuttaa käytettävyystilaansa manuaalisesti päivän aikana siten, että se heijastaa, milloin he ovat poissa.

1. Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Postilaatikko.
2. Napsauta vasemmassa yläkulmassa olevaa Olet käytettävissä -pudotusvalikkoa. Valitse sitten vaihtoehto:
   
   • Aseta poissaolevaksi: sinut merkitään poissaolevaksi, kunnes tila päivitetään manuaalisesti tai työaikasi alkaa, jolloin tilasi vaihtuu automaattisesti saatavaksi.
   • Aseta poissa olevaksi tilapäisesti: Jos sinulla on määritetty palvelupaikka, voit asettaa itsesi poissa olevaksi tietyksi ajaksi.
     
     • Valitse valintaikkunassa ennalta määritetty kesto. Jos haluat asettaa mukautetun keston, valitse Mukautettu ja anna haluamasi aika. Kun aika on kulunut, tilasi palaa tilaan Käytettävissä.
     • Napsauta Tallenna.
   
   

Huomaa: kun asetat itsesi tilapäisesti poissaolevaksi, valittu kesto on etusijalla työaikoihisi nähden. Jos työaikasi alkaa, kun olet tilapäisesti merkitty poissaolevaksi, tilasi pysyy poissaolevana, kunnes ajastin päättyy tai vaihdat manuaalisesti takaisin tilaan Saatavilla.

Tiimin jäsenten tavoitettavuustilan määrittäminen

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
2. Siirry vasemmanpuoleisessa sivupalkissa kohtaan Saapuneet ja Help Desk > Saatavuuden hallinta.
3. Näytä taulukossa käyttäjät, joilla on pääsy postilaatikkoon tai help deskiin.
4. Voit suodattaa käyttäjiä napsauttamalla taulukon yläreunassa olevia suodattimia ja valitsemalla arvon. Soveltamasi suodattimet näkyvät kaikille käyttäjille,
5. Voit poistaa suodattimet valitsemalla Tyhjennä suodattimet.
6. Napsauta käyttäjän tilaa ja valitse sitten Käytettävissä tai Poissa.
   
   

Huomaa: jos olet vapaa käyttäjä, voit tarkastella muiden tiimin jäsenten tilaa, mutta et voi tehdä muutoksia toisen käyttäjän lähetystilaan.

Kun käyttäjä siirtyy postilaatikkoonsa, näyttöön tulee hälytys, jossa ilmoitetaan, että ylläpitäjä on muuttanut hänen tilansa tilaksi Poissa. Vastaanottaakseen keskusteluja uudelleen hänen on napsautettava Aseta itseni saataville.

Kanavien reitityssääntöjen määrittäminen

Lue, miten voit määrittää reitityssäännöt kullekin saapuvien viestien kanavalle, jotta saapuvat keskustelut ohjautuvat automaattisesti tietyille käyttäjille ja tiimeille tililläsi.