Järjestä, poista ja vie ominaisuuksia

Jotta CRM:ssä voidaan säilyttää laadukkaat tiedot, on tärkeää pitää kiinteistöt järjestyksessä. Voit jakaa ominaisuudet ryhmiin tai arkistoida ja poistaa käyttämättömät ominaisuudet. Jos haluat tarkastella useiden kohteiden ominaisuustietoja, voit myös viedä kaikki ominaisuudet tai yksittäisen ominaisuuden historiatiedot.

Jos haluat luoda uusia tai päivittää olemassa olevia ominaisuuksia, tutustu ominaisuuksien luomiseen ja muokkaamiseen. Jos haluat ohjeita tietueen ominaisuuksien arvojen päivittämiseen, opi, miten ominaisuuden arvoa muokataan tietueessa tai massana.

Ominaisuusryhmien luominen ja muokkaaminen

Ominaisuusryhmät voivat auttaa sinua tunnistamaan toisiinsa liittyviä ominaisuuksia objektin sisällä. Ominaisuusryhmiä on oletusarvoisesti, mutta voit myös luoda mukautettuja ryhmiä. Nämä ryhmät näkyvät vain ominaisuusasetuksissa. Voit ryhmitellä tietueen ominaisuuksia tietueen sivupalkkien avulla .

Uuden ryhmän luominen tai olemassa olevan ryhmän muokkaaminen:

1. Siirry vasemman sivupalkin valikossa kohtaan Ominaisuudet.
2. Napsauta Valitse objekti -pudotusvalikkoa ja valitse sitten [objektin] ominaisuudet sen objektin kohdalla, jonka ryhmiä haluat muokata.
3. Napsauta Ryhmät-välilehteä.

4. Voit luoda uuden ryhmän valitsemalla oikeassa yläkulmassa Luo ryhmä. Jos haluat muokata olemassa olevaa ryhmää, siirrä hiiren kursori ryhmän päälle ja valitse sitten Muokkaa.

5. Kirjoita valintaikkunassa ryhmän nimi ja napsauta Tallenna.

6. Jos haluat tarkastella ryhmän ominaisuuksia, siirrä hiiren kursori ryhmän päälle ja valitse sitten Näytä ominaisuudet.

7. Jos haluat poistaa ryhmän, siirrä hiiren kursori ryhmän päälle ja valitse sitten Poista. Vahvista valintaikkunassa valitsemalla Poista.

Ominaisuuksien lisääminen ryhmään

Yksittäisen ominaisuuden lisääminen ryhmään:

1. Siirrä hiiren kursori ominaisuuden päälle, napsauta Lisää-pudotusvalikkoa ja valitse sitten Siirrä ryhmään.
2. Valitse valintaikkunassa ryhmä pudotusvalikosta ja valitse sitten Tallenna.

Voit lisätä useita ominaisuuksia samaan ryhmään:

1. Valitse ominaisuuksien vieressä olevat valintaruudut.
2. Napsauta taulukon yläreunassa + Lisää ryhmään.
3. Valitse valintaikkunassa ryhmä pudotusvalikosta ja napsauta sitten Tallenna.

Arkisto-ominaisuudet

Kun ominaisuudet on arkistoitu, ne tallennetaan Arkistoitu-välilehdelle ja poistetaan pysyvästi 90 päivän kuluttua.

Arkistoi ominaisuudet, jotka eivät ole käytössä HubSpot-tililläsi

Voit arkistoida ominaisuuden, jos sitä ei käytetä missään tietueissa tai omaisuuserissä (esim. luettelossa, indeksisivulla tai raporttisuodattimissa). Voit myös poistaa sen pysyvästi ilman, että arkistoit sitä ensin.

2. Siirry vasemman sivupalkin valikossa kohtaan Ominaisuudet.

3. Napsauta Valitse objekti -pudotusvalikkoa ja valitse sitten[objektin] ominaisuudet sen objektin kohdalla, jonka ominaisuudet haluat arkistoida.

4. Napsauta Lisää-pudotusvalikkoa ja valitse sitten Arkistoi.
5. Valitse oikeassa paneelissa Poista pysyvästi tai Arkistoi.

HubSpot-tililläsi käytössä olevien ominaisuuksien arkistointi

Voit arkistoida ominaisuuksia vain, jos niitä ei käytetä omaisuuserissä tai työkaluissa, jotka estävät arkistoinnin (esim. segmentissä, lomakkeessa tai työnkulussa).

2. Siirry vasemman sivupalkin valikossa kohtaan Ominaisuudet.

3. Napsauta Valitse objekti -pudotusvalikkoa ja valitse sitten[objektin] ominaisuudet sen objektin kohdalla, jonka ominaisuudet haluat arkistoida.

4. Jos haluat arkistoida yksittäisen ominaisuuden, siirrä hiiren kursoriominaisuuden päälle, napsauta Lisää-pudotusvalikkoa ja valitse sitten Arkistoi.
5. Tarkista oikeassa paneelissa, missä ominaisuuksia käytetään ennen arkistointia:
   
   • Tämän ominaisuuden täyttöaste: niiden tietueiden prosenttiosuus, joilla on arvo ominaisuudelle. Näytä tietueet, joilla on arvo, valitsemalla Review [records] (Tarkista [tietueet]). Ominaisuus voidaan arkistoida, vaikka tietueissa olisi arvoja.
   • Arkistoinnin estävät ominaisuudet: Työkalut, kuten työnkulut tai ominaisuuskortit, joiden osalta ominaisuutta ei voi arkistoida, jos sitä käytetään, ennen kuin se poistetaan. Napsauta Review [assets] (Tarkista [assets]), jos haluat siirtyä työkaluun, jossa ominaisuutta käytetään, ja päivittää sen.
     • Näet esimerkiksi, että työnkulku estää ominaisuuden arkistoinnin. Siirryt työnkulkuun ja huomaat Muokkaa tietuetta -toiminnon, joka käyttää ominaisuutta. Poistat toiminnon, jotta ominaisuus voidaan arkistoida.
   • Muut tätä ominaisuutta käyttävät varat: Lisätyökalut, joissa ominaisuutta käytetään. Ominaisuus voidaan arkistoida, jos sitä käyttävät tässä osiossa olevat varat. Kun ominaisuus on arkistoitu, se poistetaan omaisuuserästä (esim. poistetaan sarakkeena indeksisivunäkymässä).

6. Vahvista valinta valitsemalla Arkistoi ominaisuus.
7. Jos haluat arkistoida useita ominaisuuksia, valitse ominaisuuksien vieressä olevat valintaruudut ja napsauta sittentaulukon yläosassa olevaa Arkistoi .
8. Valintaikkunassa:
   • Kirjoita arkistoitavien ominaisuuksien lukumäärä -tekstikenttään arkistoitavien ominaisuuksien lukumäärä.
   • Napsauta Arkistoi.

Arkistoitujen ominaisuuksien palauttaminen tai pysyvä poistaminen

Huomaa: 90 tai enemmän päivää sitten arkistoidut ominaisuudet on poistettu, eikä niitä voi palauttaa.

2. Siirry vasemman sivupalkin valikossa kohtaan Ominaisuudet.

3. Napsauta Select an object -pudotusvalikkoa ja valitse sitten [object] properties sen objektin kohdalla, jonka ominaisuuden haluat palauttaa tai poistaa.

4. Napsauta Arkistoitu-välilehteä.

5. Etsi ominaisuudet, jotka haluat palauttaa tai poistaa pysyvästi:

   • Napsauta Filter by -pudotusvalikkoa ja valitse ominaisuustyyppi.

   • Suodata ominaisuudet päivämääräkenttien avulla sen mukaan, milloin ne on arkistoitu.

6. Valitse niiden ominaisuuksien vieressä olevat valintaruudut, jotka haluat palauttaa tai poistaa pysyvästi. Voit valita kaikki luettelossa olevat ominaisuudet valitsemalla taulukon vasemmassa yläkulmassa olevan valintaruudun.

7. Valitse taulukon yläreunassa Palauta tai Poista.

   • Jos poistat, kirjoita valintaikkunaan poistettavien ominaisuuksien määrä ja vahvista valinta valitsemalla Poista.

Vie kaikki ominaisuudet

Käyttäjät, joilla on Vie-oikeudet, voivat viedä luettelon kaikista ominaisuuksista kaikista tilisi objekteista. Viedyssä tiedostossa on perustietoja, kuten: kunkin ominaisuuden nimi, sisäinen nimi, tyyppi, kuvaus, ryhmä, sen vaihtoehdot (tarvittaessa), ominaisuuden luonut käyttäjä, käyttö ja täyttöaste. Tiedosto sisältää myös viimeisimmän päivitysajan ja päivityslähteen yhteyshenkilö-, yritys-, kauppa- ja lippu-ominaisuuksien osalta. Yksittäisiä ominaisuuksia ei voi viedä.

Jos haluat sen sijaan tarkastella ominaisuuksien arvoja, voit viedä yksittäisen ominaisuuden historian tai tarkastella tietueen ominaisuuden historiatietoja.

1. Siirry vasemman sivupalkin valikossa kohtaan Ominaisuudet.
2. Valitse oikeassa yläkulmassa Vie kaikki ominaisuudet.
3. Napsauta valintaikkunassa Tiedostomuoto-pudotusvalikkoa ja valitse vietyyn tiedostoon haluamasi muoto.
4. Napsauta Vie. Kun vienti on käsitelty, saat latauslinkin sähköpostitse ja ilmoituskeskukseen. Jos et näe sähköpostia, varmista, että ilmoitukset ovat päällä.

Voit myös viedä kiinteistöhistoriaa ja käyttää historiatietoja aiempien arvojen palauttamiseen.