Tietojen lisääminen Google Sheetsiin työnkulkujen avulla

Käytä toimintoa ”Luo Google Sheets -rivi” tai ”Päivitä tiedot Google Sheets -taulukossa” lähettääksesi tietoja HubSpot-ominaisuuksista laskentataulukkoosi. Voit esimerkiksi käyttää tätä toimintoa lähettääksesi uusien liidien yhteystiedot laskentataulukkoon myyntitiimisi käyttöön.

Ennen kuin voit lisätä tietoja Google Sheetsiin työnkulkujen avulla, sinun on liitettävä Google Sheets HubSpot-tiliisi. Voit liittää sovelluksen App Marketplacesta tai työnkulun sisällä.

Ennen kuin aloitat

Ota seuraavat seikat huomioon, kun lähetät tietoja HubSpotista Google Sheetsiin:

• Oletusarvoisesti HubSpot lähettää sisäiset ominaisuusarvot Google Sheetsiin. Päivämäärien osalta HubSpot lähettää Unix-aikaleimat millisekunteina.
  
  • Jos sinulla on Data Hub Professional -tilaus, voit muotoilla päivämääräominaisuuden haluamaasi muotoon lisäämällä Format data -toiminnon ennen Create Google Sheets row -toimintoa. Valitse sitten Google Sheets -toiminnon Property -pudotusvalikosta Format data -toiminnon tuottama päivämäärä.
  • Voit myös muuntaa päivämäärät millisekunneista Google Sheetsissä lisäämällä seuraavan kaavan taulukon erilliseen sarakkeeseen: =A1/1000/60/60/24 + DATE(1970,1,1). Korvaa A1 sarakkeella, jossa Unix-aikaleima sijaitsee.

• Kun käytät Luo Google Sheets -rivi -toimintoa, tietoja ei lisätä olemassa oleviin riveihin. Sen sijaan toiminto lisää uuden rivin taulukkoon. Tämä voi vaikuttaa viitattuihin soluihin ja käytettyihin kaavoihin. Välttääksesi tämän, varmista, että viitataan vain täytettyihin, olemassa oleviin riveihin. Jos haluat lisätä tietoja olemassa oleviin riveihin, käytä Päivitä olemassa olevat Google Sheets -rivit -toimintoa .

• Vältä tietojen manuaalista lisäämistä taulukkoon, johon HubSpot lähettää tietoja. Jos sinun on lisättävä tietoja taulukkoon manuaalisesti, luo uusi taulukko ja viittaa olemassa oleviin tietoihin ensimmäisestä taulukosta.
• Yleensä ei ole suositeltavaa käyttää kaavoja päivitettävissä Google Sheets -taulukoissa. Solujen päivittäminen kaavoja runsaasti sisältävissä Google Sheets -taulukoissa voi hidastaa toiminnon suorittamista tai aiheuttaa virheitä työnkulussa.
  • Google Sheets laskee automaattisesti uudelleen kaikki riippuvat kaavat aina, kun soluja muokataan. Mitä suurempi ja kaavoja sisältävämpi taulukko on, sitä kauemmin kunkin päivitystoimenpiteen suorittaminen kestää.
  • Sen sijaan on suositeltavaa käyttää mahdollisimman vähän kaavoja tai soveltaa kaavoja vasta sen jälkeen, kun kaikki taulukon päivitykset on tehty.
• Saman taulukon päivittämistä useissa työnkuluissa ei suositella, sillä se voi johtaa tietojen päällekkäisyyksiin. Sen sijaan on suositeltavaa käyttää vain yhtä työnkulkua kutakin taulukkoa kohti.
• Kun valitset laskentataulukkoa työnkulun muokkaimessa, käytettävissä olevat taulukot riippuvat siitä, mihin taulukoihin yhdistävällä käyttäjällä on käyttöoikeus. Jotta taulukko näkyy vaihtoehtona, sen on täytettävä vähintään yksi seuraavista vaatimuksista:
  • Sen on kuuluttava yhteyden muodostavan käyttäjän Drive-tallennustilaan.
  • Se on aiemmin jaettu yhteyden muodostavan käyttäjän kanssa.
  • Sen on kuuluttava jaettuun asemaan, johon käyttäjällä on käyttöoikeus.
• Jos katkaiset Google Sheets -integraation yhteyden ja muodostat uuden yhteyden toisen käyttäjän kanssa, käytettävissä olevat taulukot voivat olla erilaisia. On suositeltavaa tarkistaa kaikki riippuvaiset työnkulut ennen yhteyden katkaisemista ja uudelleenmuodostamista.

Huomaa: toisinaan tietojen lisäämisen yhteydessä pyyntö voi vanhentua, jolloin saatetaan luoda päällekkäinen rivi. Ongelman ratkaisemiseksi päällekkäiset tiedot voidaan poistaa tililtäsi.

Määritä laskentataulukko

• Otsikkorivin on aloitettava ensimmäisen rivin ensimmäisestä sarakkeesta.
• Jokaiselle sarakkeen otsikolle on annettava nimi, jotta HubSpot voi tunnistaa sen ja lähettää siihen tietoja. HubSpot ei voi lähettää tietoja nimettömiin sarakkeisiin.
• Varmista, että taulukon alueella olevilla sarakkeilla on otsikot. Vältä tyhjiä sarakkeiden otsikoita sarakkeiden välissä, sillä se voi aiheuttaa ongelmia ja estää taulukon päivittymisen odotetulla tavalla. Jos taulukossa käytetään esimerkiksi sarakkeita A–C, älä jätä sarakkeen B otsikkoa tyhjäksi.
• Laskentataulukon solujen määrä ei saa ylittää 5 000 000:ta.

Yhdistä Google Sheets HubSpot-palveluun

Ennen kuin voit lisätä tietoja Google Sheetsiin työnkulkujen avulla, sinun on yhdistettävä Google Sheets HubSpot-tiliisi.

Voit yhdistää sovelluksen App Marketplacesta.

Lisää uusia Google Sheets -rivejä

Kun käytät Luo Google Sheets -rivi -toimintoa tietojen lisäämiseen Google Sheets -taulukkoon, varmista, että taulukko on muotoiltu oikein. Älä lisää otsikkorivin lisäksi muita tietoja taulukkoon, johon lähetät tietoja.

Tämä toiminto ei lisää tietoja olemassa oleviin riveihin. Sen sijaan toiminto lisää uuden rivin taulukkoon. Tämä voi vaikuttaa viitattuihin soluihin ja käytettyihin kaavoihin. Välttääksesi tämän, varmista, että viitataan vain täytettyihin, olemassa oleviin riveihin.

Uusien Google Sheets -rivien lisääminen:

1. Napsauta HubSpot-tilissäsi Lisää ja siirry sitten kohtaan Automaatio > Työnkulut. Jos Lisää-kohtaa ei näy tilissäsi, siirry suoraan kohtaan Automaatio > Työnkulut.
2. Voit muokata olemassa olevaa työnkulkua viemällä hiiren työnkulun päälle ja napsauttamalla Muokkaa. Tai luo uusi työnkulku.
3. Napsauta työnkulun muokkausnäkymässä +-kuvaketta lisätäksesi toiminnon.
4. Valitse vasemmasta paneelista kohdasta Google Sheets vaihtoehto Luo Google Sheets -rivi.
5. Napsauta Taulukko- pudotusvalikkoa ja valitse taulukko, johon haluat lähettää tietoja. Voit valita taulukoista, jotka ovat Google Sheetsin HubSpot-liitännän tehneen käyttäjän omistuksessa tai jotka on jaettu tämän käyttäjän kanssa.
6. Napsauta Taulukko -pudotusvalikkoa ja valitse taulukko, johon haluat lähettää tietoja. Taulukko -kenttä viittaa laskentataulukon alaosassa oleviin välilehtiin.
7. Määritä Google Sheets -taulukon sarakkeen otsikko ja vastaava HubSpot-ominaisuus. HubSpot lisää tiedot tyhjiin riveihin olemassa olevien tietojen alapuolelle taulukossa. Jokainen toiminto voi lisätä enintään 20 solun verran tietoja riviä kohden.
   1. Napsauta Header -pudotusvalikkoa ja valitse Google Sheets -taulukon sarakkeen otsikko, johon tiedot lähetetään.
   2. Napsauta Ominaisuus -pudotusvalikkoa ja valitse vastaava HubSpot-ominaisuus , josta lähetät tietoja.
8. Kun olet määrittänyt työnkulun toiminnon, napsauta Tallenna.

Päivitä olemassa olevat Google Sheets -taulukon rivit

Kun käytät toimintoa ”Päivitä olemassa olevat Google Sheets -rivit” , varmista, että laskentataulukko on muotoiltu oikein.

Tämä toiminto päivittää Google-laskentataulukossasi olevat tiedot. Oletusasetuksena Google-laskentataulukkoon ei lisätä uusia rivejä, vaan vain olemassa olevat rivit päivitetään.

Voit päivittää olemassa olevat Google Sheets -taulukon rivit seuraavasti:

1. Napsauta HubSpot-tilissäsi Lisää ja siirry sitten kohtaan Automaatio > Työnkulut. Jos Lisää-kohtaa ei näy tilissäsi, siirry suoraan kohtaan Automaatio > Työnkulut.
2. Voit muokata olemassa olevaa työnkulkua viemällä hiiren työnkulun päälle ja napsauttamalla Muokkaa. Tai voit luoda uuden työnkulun.
3. Napsauta työnkulun muokkausnäkymässä +-kuvaketta lisätäksesi toiminnon.
4. Valitse vasemmasta paneelista Päivitä tiedot Google Sheets -taulukossa.
5. Napsauta Taulukko- pudotusvalikkoa ja valitse taulukko, johon haluat lähettää tietoja. Voit valita taulukoista, jotka ovat Google Sheetsin HubSpot-liitännän tehneen käyttäjän omistuksessa tai jotka on jaettu tämän käyttäjän kanssa.
6. Napsauta Taulukko -pudotusvalikkoa ja valitse taulukko, johon haluat lähettää tietoja. Taulukko -kenttä viittaa taulukon alaosassa oleviin välilehtiin.
7. Määritä yksilölliset tunnisteet, jotta Google Sheetsin tiedot voidaan yhdistää HubSpotin tietoihin. Kun valitun hakusarakkeen otsikon solun arvo vastaa valitun HubSpot-ominaisuuden arvoa rekisteröidyssä tietueessa, vastaavan solun sisältävä rivi päivitetään. Jos vastaavia arvoja sisältäviä rivejä on useita, päivitetään vain ensimmäinen rivi, jossa vastaava solu sijaitsee.
   • Napsauta hakusarakkeen otsikon avattavaa valikkoa ja valitse taulukon sarakkeen otsikko . Sen tulisi vastata HubSpot-ominaisuutta, jota käytetään päivityksen yksilöllisenä tunnisteena. Yksilöllinen tunniste voi olla esimerkiksi kontaktin sähköpostiosoite, koska se on yksilöllinen.
   • Napsauta Lookup-sarakkeen ominaisuuden pudotusvalikkoa ja valitse Lookup-sarakkeen otsikkoa vastaava ominaisuus , jota käytetään päivityksen tunnisteena.
8. ”Luo uusi rivi, jos vastaavuuksia ei löydy ” -pudotusvalikossa:
   • Jos haluat luoda uuden rivin, jos vastaavaa hakusarakkeen otsikkoa ja hakusarakkeen ominaisuutta ei löydy, napsauta Kyllä. Tämä luo uuden rivin, joka sisältää vain ominaisuudet, jotka on määritetty Valitse päivitettävät sarakkeet -osiossa.
   • Jos et halua luoda uutta riviä, jos vastaavaa hakusarakkeen otsikkoa ja hakusarakkeen ominaisuutta ei löydy, napsauta Ei.
9. Määritä taulukossa ne sarakkeet, jotka haluat päivittää:
   
   • Napsauta Valitse päivitettävät sarakkeet -pudotusvalikkoa, jolloin näkyviin tulee luettelo valitun taulukon sarakkeiden otsikoista. Valitse sitten sarake, jonka haluat päivittää.
   • Napsauta sarakkeen otsikon alla olevaa pudotusvalikkoa ja valitse vaihtoehto. Voit päivittää tiedot joko rekisteröidyn tietueen olemassa olevalla ominaisuusarvolla tai aikaisemman työnkulun toiminnon tuloksella.
   • Voit lisätä toisen päivitettävän sarakkeen napsauttamalla Lisää sarake.
   • Voit poistaa sarakkeen napsauttamalla sarakkeen otsikon vieressä olevaapoistokuvaketta ( delete dete).
10. Napsauta Tallenna.
    

Google Sheetsin ja HubSpotin yhteiskäytön virheiden vianmääritys

Jos et löydä tiettyä laskentataulukkoa tai saat virheilmoituksen määritellessäsi työnkulun toimintoja, ongelma johtuu todennäköisesti Google Sheetsiin yhdistämiseen käytetyistä käyttäjätileistä. Esimerkiksi jos käyttäjä on poistettu käytöstä HubSpotissa, saatat saada seuraavan virheilmoituksen: ”Spreadsheet”-asetuksia ei voitu ladata kolmannen osapuolen API-virheen vuoksi.

Tämän ongelman ratkaisemiseksi on suositeltavaa katkaista Google Sheets -integraatio ja muodostaa se uudelleen käyttämällä aktiivista HubSpot-käyttäjää ja Google-tiliä, jolla on pääsy niihin taulukoihin, joita haluat päivittää.