Gérer le suivi et l’enregistrement des e-mails individuels

Configurez les paramètres de suivi et d’enregistrement des e-mails individuels de votre compte pour contrôler la façon dont les e-mails sont enregistrés dans HubSpot. Le suivi des e-mails enregistre lorsque les destinataires ouvrent ou cliquent sur des e-mails, tandis que l’enregistrement des e-mails enregistre le contenu de l’e-mail dans le CRM. Vous pouvez contrôler si les utilisateurs peuvent suivre les e-mails ou gérer si les pièces jointes d’e-mails sont enregistrées. Vous pouvez également définir un comportement de suivi et d’enregistrement par défaut pour l’extension HubSpot Sales et le complément.

Pour gérer le suivi des e-mails marketing, découvrez comment gérer les ouvertures d’e-mails marketing et le suivi des clics.

Avant de commencer

• En fonction de l’emplacement géographique du destinataire, l’ouverture d’e-mails et le suivi des clics peuvent nécessiter un consentement préalable. Avant d’activer le suivi, consultez les directives relatives au consentement au suivi des e-mails.
• Les paramètres d’enregistrement et de suivi des e-mails s’appliquent aux e-mails envoyés après la mise à jour des paramètres. Ces paramètres n’affectent pas les e-mails ou pièces jointes précédemment enregistrés ou suivis.

Modifier le suivi des e-mails individuels

Le paramètre de suivi des e-mails à l’échelle du compte contrôle si les utilisateurs peuvent suivre les e-mails individuels et suivre le moment où les destinataires ouvrent ou cliquent sur leurs e-mails. Ce paramètre s’applique aux e-mails envoyés via le CRM, les séquences, le centre de support ou la boîte de réception des conversations et l’extension HubSpot Sales.

Pour modifier les paramètres de suivi des e-mails :

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres dans la barre de navigation principale.

2. Dans le menu latéral de gauche, sous Gestion des données, accédez à Objets.

3. En haut de la page Objets, cliquez sur le menu déroulant Sélectionner un objet et sélectionnez Activités.

4. Dans la section Paramètres relatifs à l’enregistrement et au suivi des e-mails, sélectionnez ou décochez la case Autoriser tous les utilisateurs à suivre les e-mails et à voir les ouvertures et clics des destinataires sur leurs e-mails.

5. En bas, cliquez sur Enregistrer.

Impact de la désactivation du suivi individuel des e-mails

Lorsque le suivi des e-mails est désactivé, les nouveaux événements d’ouverture et de clic ne sont pas enregistrés pour les e-mails affectés. Les données existantes sur les ouvertures et les clics restent disponibles.

• Lors de l’envoi d’un e-mail depuis le CRM, une alerte peut indiquer que votre administrateur a désactivé le suivi des e-mails. Cliquez sur J’ai compris pour envoyer l’e-mail sans suivi. 

• Lorsque vous envoyez un e-mail à partir de l’extension HubSpot Sales ou du complément, la case à cocher Suivre sera désactivée dans l’outil de rédaction d’e-mails. 

• Une fois qu’un e-mail est envoyé, aucun nouvel événement d’ouverture et de clic ne sera enregistré. Les e-mails enregistrés afficheront l’alerte suivante : Les données de suivi ne sont pas disponibles pour cet e-mail. Cet e-mail est consigné mais pas suivi.

Modifier l’enregistrement des pièces jointes d’e-mails

Gérez l’enregistrement des pièces jointes pour contrôler si les pièces jointes provenant d’e-mails entrants et les e-mails envoyés via l’extension HubSpot Sales/le complément ou les adresses Cci/de transfert sont enregistrées dans HubSpot.

Ce paramètre n’affecte pas les pièces jointes incluses dans les e-mails envoyés depuis votre compte HubSpot, comme via le CRM ou les séquences. Ces pièces jointes continueront d’être enregistrées.

Pour modifier l’enregistrement des pièces jointes :

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres dans la barre de navigation principale.

2. Dans le menu latéral de gauche, sous Gestion des données, accédez à Objets.

3. En haut de la page Objets, cliquez sur le menu déroulant Sélectionner un objet et sélectionnez Activités.

4. Dans la section Paramètres relatifs à l’enregistrement et au suivi des e-mails, sélectionnez ou décochez la case Autoriser tous les utilisateurs à enregistrer les pièces jointes d’e-mails.

5. En bas, cliquez sur Enregistrer.

Définir les paramètres d’enregistrement ou de suivi par défaut pour l’extension HubSpot Sales et le complément

Déterminez si les e-mails envoyés à partir de l’extension HubSpot Sales pour Chrome ou du complément pour Office 365 sont enregistrés ou suivis par défaut. Les paramètres d’enregistrement et de suivi par défaut ne sont pas appliqués au complément pour Outlook.

Lorsque les paramètres de journal ou de suivi par défaut pour l’ensemble du compte sont activés, les utilisateurs peuvent mettre à jour l’enregistrement ou suivre le comportement pour des e-mails individuels. Cependant, les utilisateurs ne peuvent pas définir leur propre journal ou préférences de suivi par défaut dans les paramètres de leur extension HubSpot Sales/extension.

Définir des paramètres d’enregistrement par défaut pour tous les utilisateurs

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres dans la barre de navigation principale.

2. Dans le menu latéral de gauche, sous Gestion des données, accédez à Objets.
3. En haut de la page Objets, cliquez sur le menu déroulant Sélectionner un objet et sélectionnez Activités.
4. Dans la section Paramètres relatifs à l’enregistrement et au suivi des e-mails, sélectionnez la case à cocher Appliquer le paramètre d’enregistrement par défaut pour tous les utilisateurs - Extension HubSpot Sales uniquement.
5. Activez ou désactivez l’option Enregistrer tous les e-mails par défaut.
• Lorsque l’option est activée, tous les e-mails envoyés à partir de l’extension HubSpot Sales/composant sont enregistrés par défaut.
• Lorsque l’option est désactivée, tous les e-mails envoyés depuis l’extension HubSpot Sales/le complément ne sont pas enregistrés par défaut.

Définir des paramètres de suivi par défaut pour tous les utilisateurs

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres dans la barre de navigation principale.

2. Dans le menu latéral de gauche, sous Gestion des données, accédez à Objets.
3. En haut de la page Objets, cliquez sur le menu déroulant Sélectionner un objet et sélectionnez Activités.
4. Sélectionnez la case à cocher Autorisez tous les utilisateurs à suivre les e-mails et à voir les ouvertures et clics des destinataires sur leurs e-mails.
5. Sélectionnez la case à cocher Appliquer le suivi par défaut pour tous les utilisateurs - Extension HubSpot Sales uniquement.
6. Activez ou désactivez l’option Suivre tous les e-mails par défaut.
   • Lorsque l’option est activée, tous les e-mails envoyés depuis l’extension HubSpot Sales/le complément sont suivis par défaut.
   • Lorsque l’option est désactivée, tous les e-mails envoyés depuis l’extension HubSpot Sales/le complément ne sont pas suivis par défaut.