Enregistrer manuellement une activité sur un enregistrement

Dans HubSpot, certaines activités sont enregistrées automatiquement dans les dossiers. Lorsque vous vous connectez à un contact en dehors de HubSpot (par exemple, une réunion avec un client qui n'a pas été réservée, ou un message envoyé via LinkedIn), vous pouvez enregistrer manuellement l'activité sur l'enregistrement.

Les activités qui peuvent être enregistrées manuellement sont les suivantes :

• Appels
• E-mails
• Réunions
• Remarques
• Messages LinkedIn
• Messages WhatsApp
• Messages SMS
• Courrier postal

Vous pouvez également importer pour créer de nouvelles activités et les associer à des enregistrements en masse.

Enregistrer une activité sur le bureau

• Accédez à vos fiches d'informations :
• Contacts : Depuis votre compte HubSpot, accédez à Contacts > Contacts.
• Entreprises : Depuis votre compte HubSpot, accédez à Contacts > Entreprises.
• Transactions : Depuis votre compte HubSpot, accédez à Ventes > Transactions.
• Tickets : Depuis votre compte HubSpot, accédez à Service client > Tickets.
• Objets personnalisés : Dans votre compte HubSpot, accédez à Contacts > [Objet personnalisé]. Si votre compte comporte plusieurs objets personnalisés, passez la souris sur Objets personnalisés, puis sélectionnez l'objet personnalisé que vous souhaitez afficher.
• Cliquez sur le nom de la fiche d'informations.
• Dans le panneau de gauche, cliquez sur l'icône de l'activité que vous voulez enregistrer. Les icônes qui apparaissent peuvent varier si vous avez personnalisé l'ordre des icônes.
  • Pour enregistrer une note, cliquez sur l'icône Note de description.
  • Pour enregistrer un appel, cliquez sur l'icône logCall Call.
  • Pour consigner une réunion, cliquez sur l'icône "logMeeting Meeting".
  • Pour enregistrer un e-mail, cliquez sur l'icône logE-mail E-mail.
  • Pour enregistrer un message LinkedIn, cliquez sur l'icône LinkedIn logLinkedInMessage.
  • Pour enregistrer un message WhatsApp, cliquez sur l'icône WhatsApp logWhatsAppMessage.
  • Pour enregistrer un message SMS, cliquez sur l'icône logSMS SMS.
  • Pour enregistrer le courrier postal, cliquez sur l'icône logPostalMail Postal mail.
  • Si une icône spécifique n'apparaît pas dans le panneau de gauche, cliquez sur l'icône --- ellipses, puis sélectionnez le type d' activité dans le menu déroulant.
• Pour mettre à jour la date et l'heure de l'activité, cliquez sur les menus déroulants Date et Heure.
• Cliquez sur les icônes pour formater votre texte ou insérer un extrait, un lien ou une image. 
• Cochez la case Créer une tâche de suivi pour créer une nouvelle tâche liée à l'activité.
• Cliquez sur le menu déroulant Associé à pour rechercher et sélectionner les enregistrements que vous souhaitez associer à l'activité ou désélectionnez les enregistrements pour les dissocier de l'activité. L'activité apparaîtra sur la ligne de temps des enregistrements que vous avez sélectionnés.

• L'enregistrement d'un appel ou d'une réunion comporte des étapes supplémentaires :
  • Lors de l'enregistrement d'un appel :
    • Pour catégoriser le résultat de l'appel, cliquez surle menu déroulant Résultat de l'appel.
    • Pour catégoriser l'objectif de l'appel, cliquez sur le menu déroulant Type pour catégoriser l'objectif de l'appel. Apprenez à créer des types d'appels(Sales Hub Pro et Sales Hub Entreprise uniquement).
    • Pour indiquer s'il s'agit d'un appel entrant ou sortant, cliquez sur le menu déroulantDirection . En savoir plus sur l'utilisation d'un numéro de téléphone fourni par HubSpot pour recevoir des appels entrants transférés vers votre appareil personnel, ou sur la façon de passer des appels sortants depuis HubSpot.

• • Lors de l'enregistrement d'une réunion :
    • Pour ajouter une autre personne à la réunion, cliquez sur le menu déroulant Participants et sélectionnez l'utilisateur.
    • Pour catégoriser le résultat de la réunion, cliquez sur le menu déroulant Résultat et sélectionnez le résultat.
    • Pour catégoriser l'objectif de la réunion, cliquez sur le menu déroulant Type et sélectionnez le type. Apprenez à créer des types de réunion (Sales Hub Pro et Sales Hub Entreprise uniquement).

• Une fois que vous avez rempli votre activité ou votre note, cliquez sur Enregistrer les activités ou Enregistrer les notes. L'activité apparaîtra désormais sur la chronologie de la fiche d'informations.

Consigner les activités dans l'application mobile HubSpot

• Ouvrez l'application HubSpot sur votre appareil iOS ou Android.
• Pour enregistrer une activité sur un enregistrement, accédez à l'objet pour lequel vous souhaitez enregistrer une note, une activité ou une tâche :
  • Contacts : appuyez sur Menu, puis sur Contacts dans la barre latérale gauche.
  • Sociétés: dans l'application iOS, appuyez sur Menu, appuyez sur Contacts dans la barre latérale gauche, puis appuyez sur l'onglet Sociétés . Dans l'application Android, appuyez sur Menu, puis sur Sociétés dans la barre latérale gauche.
  • Offres: appuyez sur Menu, puis sur Offres dans la barre latérale gauche.
  • Billets: appuyez sur Menu, puis sur Billets dans la barre latérale gauche.
  • Objets personnalisés: dans l'application Android, appuyez sur Menu, puis sur Objets personnalisés. Si vous avez plusieurs objets personnalisés, appuyez sur l'onglet de l'objet personnalisé que vous souhaitez afficher. Dans l'application iOS, les enregistrements d'objets personnalisés ne sont accessibles qu'en visualisation, et ne peuvent être consultés que par le biais des enregistrements associés.

• Appuyez sur le nom de la fiche d'informations.
• Appuyez sur Ajouter une note, Créer une tâche ou Enregistrer l'activité. Si vous avez appuyé sur Journal d'activité, sélectionnez l'une des options suivantes : appel, e-mail, réunion, SMS, WhatsApp, message LinkedIn ou courrier postal.

• Saisissez les détails de votre note, activité ou tâche. Si vous utilisez l'application mobile sur un appareil Android, vous pouvez utiliser des blocs de texte prédéfinis pour ajouter rapidement un bloc de texte court et réutilisable aux détails de l'activité. 
• Cliquez pour activer le bouton Tâche de suivi pour créer une nouvelle tâche en tant qu'action de suivi de votre activité.
• Si vous enregistrez un appel ou une réunion, vous pouvez sélectionner un résultat et un type d'appel ou de réunion. Vous devez avoir configuré les résultats et les types dans votre application de bureau avant de pouvoir les sélectionner sur votre appareil mobile. 
  • Appuyez sur Résultat de l'appel ou Type d'appel et sélectionnez un résultat ou type.
  • Appuyez sur Résultat de la réunion ou Type de réunion et sélectionnez un résultat ou type.  

• Appuyez sur Enregistrer. La note, l'activité ou la tâche apparaîtra désormais dans la chronologie de la fiche d'informations.