Créer ou enregistrer des activités sur une fiche d'informations

Dans HubSpot, certaines activités sont enregistrées automatiquement sur les fiches d'informations, mais vous pouvez également créer manuellement de nouveaux appels, e-mails, réunions et messages, ou enregistrer des activités qui ont lieu en dehors de HubSpot (par exemple, une réunion avec un client qui n'a pas été planifiée ou un message envoyé via LinkedIn).

Les activités comprennent :

• Appels
• E-mails
• Réunions
• Remarques
• Messages LinkedIn
• Messages WhatsApp
• Messages SMS
• Courrier postal

Vous pouvez également importer pour créer de nouvelles activités et les associer à des fiches d'informations en masse.

Créer ou enregistrer des activités sur ordinateur

• Accédez à vos fiches d'informations :
  • Contacts : Dans votre compte HubSpot, accédez à Contacts > Contacts.
  • Entreprises : Dans votre compte HubSpot, accédez à Contacts > Entreprises.
  • Transactions : Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Transactions.
  • Tickets : Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Tickets.
  • Objets personnalisés : Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM, puis sélectionnez Objets personnalisés.
• Pour enregistrer une activité tout en affichant la fiche d'informations, cliquez sur le nom de la fiche d'informations. Pour enregistrer rapidement une activité à partir d'un aperçu de fiche d'informations, passez le curseur sur une fiche d'informations et cliquez sur Aperçu.
• Cliquez sur l'icône de l'activité que vous souhaitez créer ou enregistrer. Les icônes qui apparaissent peuvent varier si vous avez personnalisé l'ordre des icônes. Si une icône spécifique n'apparaît pas dans le panneau de gauche, cliquez sur Plus, puis sélectionnez le type d'activité dans le menu déroulant.

• • Pour créer une note, cliquez sur l'icône Note description.
  • Pour créer un e-mail, cliquez sur l'icône E-mail email. L'éditeur d'e-mails s'ouvrira pour que vous puissiez rédiger et envoyer un e-mail.

• • Pour passer un appel téléphonique, cliquez sur l'icône Appel calling. L'outil d'appel s'ouvrira pour que vous puissiez passer un appel.
  • Pour planifier une réunion, cliquez sur l'icône Réunion meetings. Le planificateur de réunions s'ouvrira pour que vous puissiez prendre rendez-vous sur votre calendrier.
  • Pour créer une tâche, cliquez sur l'icône Tâche tasks. Découvrez-en davantage sur la création de tâches.
  • Pour créer un message WhatsApp, cliquez sur l'icône WhatsApp socialWhatsapp. L'éditeur de messages s'ouvrira pour que vous puissiez rédiger et envoyer votre message. Cette option apparaîtra uniquement si vous avez connecté votre compte à WhatsApp et que le contact dispose d'une valeur pour la propriété Numéro WhatsApp.
  • Pour enregistrer un e-mail envoyé, cliquez sur l'icône Enregistrer un e-mail logEmail.
  • Pour enregistrer un appel passé, cliquez sur l'icône Enregistrer un appel logCall.
  • Pour enregistrer une réunion effectuée, cliquez sur l'icône Enregistrer une réunion logMeeting.

• • Pour enregistrer un message LinkedIn, cliquez sur l'icône Enregistrer LinkedIn logLinkedInMessage
  • Pour enregistrer un message WhatsApp envoyé, cliquez sur l'icône Enregistrer WhatsApp logWhatsAppMessage.
  • Pour enregistrer un SMS envoyé, cliquez sur l'icône Enregistrer le SMS logSMS.
  • Pour enregistrer un courrier postal envoyé, cliquez sur l'icône Enregistrer un courrier postal logPostalMail.

• Pour mettre à jour la date et l'heure de l'activité, cliquez sur les menus déroulants Date et Heure.
• Cliquez sur les icônes pour formater votre texte ou insérer un bloc de texte, un lien hypertexte ou une image. 
• Sélectionnez la case à cocher Créer une tâche de suivi pour créer une nouvelle tâche liée à l'activité.
• Cliquez sur le menu déroulant Associé à pour rechercher et sélectionnez les fiches d'informations que vous souhaitez associer à l'activité, ou décochez les fiches d'informations pour les déconnecter de l'activité. L'activité apparaîtra sur la chronologie des fiches d'informations sélectionnées.

• Il existe des phases supplémentaires lors de l'enregistrement d'un appel ou d'une réunion :
  • Lors de l'enregistrement d'un appel :
    • Pour catégoriser le résultat de l'appel, cliquez sur le menu déroulant Résultat de l'appel.
    • Pour catégoriser l'objectif de l'appel, cliquez sur le menu déroulant Type pour définir l'objectif de l'appel. Découvrez comment créer des types d'appels (Sales Hub Pro et Entreprise uniquement).
    • Pour indiquer s'il s'agissait d'un appel entrant ou sortant, cliquez sur le menu déroulant Direction. Découvrez-en davantage sur l'utilisation d'un numéro de téléphone fourni par HubSpot pour recevoir des appels entrants transférés sur votre appareil personnel ou sur les appels sortants passés depuis HubSpot. 

• • Lors de l'enregistrement d'une réunion :
    • Pour ajouter une autre personne à la réunion, cliquez sur le menu déroulant Participants et sélectionnez le contact. Un maximum de 50 participants peut être affiché sur une réunion enregistrée. Si vous ajoutez plus de 50 participants, certains contacts n'apparaîtront pas sur la réunion, mais la réunion sera enregistrée dans leur fiche d'informations de contact.
    • Pour catégoriser le résultat de la réunion, cliquez sur le menu déroulant Résultat et sélectionnez le résultat.
    • Pour catégoriser l'objectif de la réunion, cliquez sur le menu déroulant Type et sélectionnez le type. Découvrez comment créer des types de réunion (Sales Hub Pro et Entreprise uniquement).

• Une fois que vous avez rempli votre activité ou votre note, cliquez sur Enregistrer les activités ou Enregistrer les notes. L'activité apparaîtra désormais sur la chronologie de la fiche d'informations.

Créer ou enregistrer des activités dans l'application mobile HubSpot

• Ouvrez l'application HubSpot sur votre appareil iOS ou Android.
• Pour enregistrer une activité sur une fiche d'informations, accédez à l'objet pour lequel vous souhaitez enregistrer une note, une activité ou une tâche :
  • Contacts : appuyez sur Menu, puis sur Contacts dans la barre latérale de gauche.
  • Entreprises : appuyez sur Menu, puis sur Entreprises dans la barre latérale de gauche.
  • Transactions : appuyez sur Menu, puis sur Transactions dans la barre latérale de gauche.
  • Tickets : appuyez sur Menu, puis sur Tickets dans la barre latérale de gauche.
  • Objets personnalisés : appuyez sur Menu, puis sur Objets personnalisés dans la barre latérale de gauche.

• Appuyez sur le nom de la fiche d'informations.
• Appuyez sur Ajouter une note, Créer une tâche ou Enregistrer une activité. Si vous avez appuyé sur Enregistrer une activité, sélectionnez l'une des options suivantes : Appel, E-mail, Réunion, SMS, WhatsApp, Message LinkedIn ou Courrier postal.

• Saisissez les détails de votre note, activité ou tâche. Si vous utilisez l'application mobile sur un appareil Android, vous pouvez utiliser des blocs de texte prédéfinis pour ajouter rapidement un bloc de texte court et réutilisable aux détails de l'activité. 
• Cliquez pour activer le bouton Tâche de suivi pour créer une nouvelle tâche en tant qu'action de suivi de votre activité.
• Si vous enregistrez un appel ou une réunion, vous pouvez définir des informations supplémentaires, notamment le résultat, le type et la durée. Pour définir les types d'appels ou de réunions, vous devez avoir configuré les résultats et les types dans votre application de bureau avant de pouvoir les sélectionner sur votre appareil mobile. 
  • Appuyez sur Résultat de l'appel ou Type d'appel et sélectionnez un résultat ou un type.
  • Appuyez sur Résultat de la réunion ou Type de réunion et sélectionnez un résultat ou un type. 
  • Sur un appareil Android, appuyez sur Durée pour définir la durée d'une réunion.

• Appuyez sur Enregistrer. La note, l'activité ou la tâche apparaîtra désormais dans la chronologie de la fiche d'informations.

Découvrez comment modifier des activités sur des fiches d'informations dans l'application mobile.