Créer et utiliser des libellés d'association

Dans votre compte HubSpot, vous pouvez associer des fiches d'informations pour les connecter dans votre base de données. Vous pouvez également libellé associations pour spécifier la relation entre les enregistrements associés.

Tous les comptes HubSpot peuvent utiliser le libellé principal pour les entreprises, mais dans les comptes avec un abonnement Pro ou Entreprise, vous pouvez créer des libellés personnalisés. Les libellés d'association peuvent décrire les relations entre tous les objets CRM, y compris les contacts, les sociétés, les affaires, les tickets et les objets personnalisés. Par exemple :

• Un contact peut être un responsable dans une entreprise, et un ancien employé dans une autre.
• Une transaction peut avoir plusieurs contacts associés, l'un qui est le décisionnaireet l'autre qui est le contact de facturation.
• Deux sites d'entreprise sont associés, l'un étant le siège et l'autre le bureau régional .
• Plusieurs contacts de la même famille sont associés, avec les libellés suivants : Partner, Parent, et Child.

Si vous souhaitez automatiser les associations dans votre système, découvrez les applications liées aux opérations sur le site HubSpot App Marketplace.

Créer des libellés d'association

Les utilisateurs disposant des droits super admin peuvent créer des libellés d'association personnalisés. Vous pouvez créer jusqu'à 10 libellés par paire d'objets (par exemple, Contact to Deal, Contact to Contact).

Pour créer un libellé d'association :

• Depuis votre compte HubSpot, accédez à l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
• Dans le menu latéral de gauche, naviguez vers Objets, puis sélectionnez l'objet  pour lequel vous souhaitez créer une étiquette d'association.
• Cliquez sur l'onglet Associations.
• Cliquez sur Créez un libellé d'association.
• Dans le panneau de droite :
  • Cliquez sur le menu déroulant Objects you're associating, puis sélectionnez l'autre objet relationship pour lequel vous créez l'étiquette (par exemple, Deals-to-Contacts).

• • Sélectionnez le type de libellé que vous souhaitez créer :

• • • Un seul Libellé: les enregistrements associés sont liés de la même manière, de sorte que le Libellé peut s'appliquer aux deux enregistrements (par exemple, Collègue, Partenaire).
    • Une paire de libellés: des mots différents sont utilisés pour décrire chaque côté de la relation entre les enregistrements associés, et deux libellés distincts sont donc nécessaires (par exemple, Manager et Employee, Parent et Child, Headquarters et Regional Office). Si vous définissez un libellé pour l'un des enregistrements, l'enregistrement associé sera automatiquement défini sur l'autre libellé de la paire. Une étiquette jumelée compte pour une étiquette dans votre limite de 10 étiquettes personnalisées.
  • Saisissez un nom pour le Libellé.

• • Pour modifier le nom interne du libellé, cliquez sur l'icône Crayon edit sous le libellé. Cela est utilisé pour les intégrations et les API. Une fois le libellé créé, le nom interne ne peut pas être modifié.

• • En bas, cliquez sur Créer.

• Une fois le Libellé créé, accédez à un enregistrement et actualisez la page. Le libellé apparaît alors pour que vous puissiez le sélectionner.

Modifier ou supprimer les libellés des associations

Vous pouvez également modifier ou supprimer les libellés d'association existants. Pour gérer les libellés d'association existants :

• Depuis votre compte HubSpot, accédez à l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
• Dans le menu latéral de gauche, accédez à Objets, puis sélectionnez l'objet pour lequel vous souhaitez créer un libellé d'association.
• Cliquez sur l'onglet Associations.
• Cliquez sur le menu déroulant Select object associations et sélectionnez les associations pour lesquelles vous souhaitez afficher les étiquettes (par exemple, Deals-to-Contacts). Vous pouvez également utiliser les menus déroulants Filtrer par pour filtrer vos libellés en fonction de la cardinalité (plusieurs ou individuel) ou de l'utilisateur qui a créé le libellé. 
• Pour modifier un libellé, survolez le libellé , puis cliquez sur Modifier. Dans le panneau de droite, modifiez le nom du libellé et cliquez sur Enregistrer.
• Pour supprimer un libellé, survolez le libellé , puis cliquez sur Supprimer. Sélectionnez la case à cocher pour déclarer que vous ne pouvez pas restaurer un libellé supprimé, puis cliquez sur Supprimer pour confirmer. Si un libellé est utilisé dans des fiches d'informations ou d'autres outils HubSpot, vous devrez d'abord supprimer les libellés de ces éléments avant de les supprimer. Pour voir où une étiquette est utilisée :
  • Passez la souris sur Supprimer, puis cliquez sur la fenêtre contextuelle Afficher les automatisations dans lesquelles votre libellé d'association est utilisé.
  • Dans le panneau de droite, cliquez sur le nom d'une fiche d'informations ou d'un outil pour accéder à l'élément qui utilise le libellé.

Définir ou mettre à jour des libellés d'association de fiches d'informations

Sur une fiche d'informations, vous pouvez ajouter ou supprimer des libellés pour ses associations. Vous pouvez également définir des libellés d'association en vrac via l'importation. Pour ajouter une nouvelle association à un libellé ou mettre à jour l'entreprise principale d'une fiche d'informations, découvrez comment ajouter ou modifier des associations sur une fiche d'informations.

Pour mettre à jour les libellés d'une association individuelle :

• Accédez à la fiche d'informations contenant l'association que vous souhaitez mettre à jour.
• Pour ajouter ou modifier les libellés d'une association existante, survolez la carte d'association , cliquez sur Plus, puis sélectionnez Modifier des libellés d'association.

• Dans la boîte de dialogue :
  • Pour ajouter un libellé, cliquez sur le menu déroulant et sélectionnez le libellé.
  • Pour supprimer un libellé, cliquez sur X à côté du libellé.

Utiliser des libellés d'association dans les outils HubSpot

Une fois que vous avez créé des libellés d'association pour décrire les relations entre les enregistrements, vous pouvez ajouter des libellés d'association aux associations nouvelles ou existantes sur un enregistrement ou dans en vrac via l'importation. Vous pouvez ensuite filtrer selon ces libellés dans les outils HubSpot tels que les listes, les workflows et les rapports personnalisés. 

Les libellés d'association ne sont pas pris en charge pour la synchronisation via l'intégration Salesforce-HubSpot. Cependant, avant la mise à jour des associations, il est recommandé de comprendre la synchronisation des fiches d'informations entre HubSpot et Salesforce.

Filtrer selon des associations dans les listes

Lorsque vous créez une liste basée sur des contacts ou des entreprises, vous pouvez filtrer vos fiches d'informations en fonction de leurs associations. Pour les listes basées sur des contacts, vous pouvez filtrer sur la base des associations d'entreprise principale des contacts. Les utilisateurs des comptes Pro et Entreprise peuvent également filtrer les fiches d'informations dans les listes selon des libellés d'association.

• Créez ou modifiez une liste.
• Cliquez sur +Ajouter un filtre.
• Cliquez sur le menu déroulant Filtering on, puis sélectionnez l'objet dans la section Associated object (par exemple, dans une liste basée sur les contacts, sélectionnez Company pour filtrer sur la base des associations d'entreprises des contacts).
• Sélectionnez une catégorie et filtrez, puis définissez vos critères.
• Par défaut, la liste inclura les enregistrements lorsque tous les enregistrements associés à correspondent aux critères.
• Pour définir vos critères en fonction de l'association principale de la société ou d'un libellé d'association personnalisé, cliquez sur [Object] is associated to : Any [object], puis sélectionnez un libellé  dans le menu déroulant. Cela permet de filtrer les enregistrements en fonction des associations avec ce Libellé, de sorte que la liste n'inclura un enregistrement que si un enregistrement associé a ce Libellé et et que cet enregistrement répond aux critères.

• Une fois que vous avez terminé de définir les critères de liste, en haut à droite, cliquez sur Enregistrer la liste.

En savoir plus sur la création de listes.

Utiliser des libellés d'association dans des workflows

Une fois que vous avez créé des libellés d'association, vous pouvez les utiliser pour déclencher des inscriptions et certaines actions dans des workflows. Par exemple, vous pouvez envoyer automatiquement un E-mail aux contacts en fonction des attributs de leur entreprise principale associée, ou si une affaire passe à une étape différente, mettre automatiquement à jour l'étape des affaires qui lui sont associées.

Les fonctionnalités suivantes sont prises en charge :

• Déclencheurs d'inscription: inscrire des enregistrements dans un Workflow si les enregistrements associés répondent à des critères spécifiques.
• Actions de Workflow:
  • Branches
  • Définir ou effacer la valeur d'une propriété sur les enregistrements associés.

• • Copier une valeur de propriété depuis les enregistrements inscrits sur vers les enregistrements associés, ou vers les enregistrements inscrits sur depuis les enregistrements associés.

• • Envoyer un e-mail aux contacts associés. 

Critères d'inscription

Vous pouvez utiliser des libellés d'association dans les flux de travail basés sur les contacts, les sociétés, les transactions, les tickets ou les objets personnalisés lorsque vous définissez les déclencheurs d'inscription . Pour définir des déclencheurs basés sur des libellés d'association :

• Créez un workflow. 
• Cliquez sur Configurer les déclencheurs.
• Dans le panneau de gauche, cliquez sur Lorsque les critères de filtrage sont remplis.
• Cliquez sur + Ajouter un filtre.
• Cliquez sur le menu déroulant Filtering on, puis dans la section Associated object, sélectionnez l'objet associé .
• Sélectionnez une propriété pour filtrer, puis définissez vos critères.
• Par défaut, le filtre est basé sur Any [object], ce qui signifie qu'un enregistrement sera inscrit si l'un des enregistrements qui lui sont associés répond aux critères.
• Pour définir vos critères en fonction d'un libellé d'association, cliquez sur [Object] is associated to : Tout [objet], puis sélectionnez une étiquette dans le menu déroulant. Cela signifie que le Workflow n'inscrira un enregistrement que s'il y a un enregistrement associé avec ce Libellé et et que cet enregistrement répond aux critères.

• Une fois que vous avez terminé de définir vos critères d'inscription, cliquez sur Enregistrer en bas.

Actions

Pour utiliser des libellés d'association dans une action de workflow :

• Créez un workflow. 
• Pour ajouter une action de workflow, cliquez sur l'icône Plus (+).
• Pour créer une branche , click Branch.
  • Créer une branche si/alors ou valeur égale.
  • Si l'on crée une branche if/then :
    • Dans une branche, cliquez sur + Ajouter un filtre.
    • Cliquez sur le menu déroulant Filtering on, puis dans la section Associated object , sélectionnez l'objet .
    • Sélectionnez une propriété  pour filtrer, puis définissez vos critères.
    • Par défaut, le filtre est basé sur Any [object], ce qui signifie que l'enregistrement progresse dans la branche lorsque l'un des enregistrements qui lui sont associés répond aux critères. Pour définir vos critères sur la base d'un libellé d'association, cliquez sur [Object] is associated to : Any [object], puis sélectionnez un libellé  dans le menu déroulant. Cela permet de déplacer les enregistrements uniquement en fonction des associations avec ce Libellé, ce qui signifie qu'un enregistrement ne progressera dans la branche que s'il est associé à un enregistrement portant ce Libellé et et que cet enregistrement répond aux critères.

• • Si la création d'une valeur équivaut à une branche :
    • Cliquez sur le champ Property or value to branch on, puis sélectionnez une propriété dans la section [Associated Object] : [Critères de raffinement]. Les critères d'affinement déterminent l'enregistrement associé à partir duquel la valeur sera copiée (par exemple, la dernière mise à jour, un libellé spécifique). Ceci n'apparaîtra que si vous avez ajouté le type d'association en tant que source de données disponible sur .
    • Cliquez sur Suivant.
    • Saisissez ou sélectionnez la valeur pour créer une branche, et ajoutez des branches supplémentaires si nécessaire.
    • Une fois que vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer.

• Pour définir ou effacer une valeur de propriété pour les enregistrements associés, cliquez sur Définir la valeur de la propriété ou Effacer la valeur de la propriété.
  • Cliquez sur le menu déroulant Objet cible, puis dans la section Objet associé, sélectionnez l'objet .
  • Par défaut, la mise à jour des propriétés est basée sur All [object], ce qui signifie que les valeurs des propriétés de tous les enregistrements associés seront définies ou effacées. Pour définir ou effacer la valeur de la propriété uniquement pour les associations d'un certain libellé, cliquez sur le menu déroulant Association à l'objet , puis sélectionnez un libellé.
  • Sélectionnez la propriété à définir ou à effacer, puis cliquez sur Save.

• Pour copier une valeur entre des enregistrements associés, cliquez sur Copier la valeur de la propriété.
  • Dans le panneau des données disponibles, sélectionnez la propriété pour copier à partir de.
    • Pour copier la valeur de la propriété depuis les enregistrements inscrits vers les enregistrements associés, sélectionnez la propriété dans la section [objet] inscrit.
    • Pour copier la valeur de la propriété vers enregistrements inscrits à partir de les enregistrements associés, sélectionnez la propriété dans la section [Associated Object] : [Critères de raffinement]. Les critères d'affinement déterminent l'enregistrement associé à partir duquel la valeur sera copiée (par exemple, la dernière mise à jour, un libellé spécifique). Ceci n'apparaîtra que si vous avez ajouté le type d'association en tant que source de données disponible sur .

• • Cliquez sur le menu déroulant Target object, puis sélectionnez une option :
    • Pour copier à partir de les enregistrements inscrits vers les enregistrements associés, dans la section Objet associé, sélectionnez l'objet associé .
    • Pour copier vers les enregistrements inscrits à partir de les enregistrements associés, dans la section Objet actuel, sélectionnez l'objet inscrit .

• • Lors de la copie d'enregistrements inscrits vers des enregistrements associés, la mise à jour des propriétés est basée par défaut sur All [object], ce qui signifie que les propriétés d'un enregistrement inscrit sont copiées dans tous les enregistrements associés. Pour définir vos critères sur la base d'un libellé d'association, cliquez sur Association à l'objet menu déroulant, puis sélectionnez un libellé. La propriété sera copiée uniquement dans les enregistrements associés à ce Libellé.
  • Sélectionnez la propriété pour copier vers.
  • Une fois que vous avez terminé, cliquez sur Save.

• Dans un Workflow basé sur les contacts ou l'entreprise, pour envoyer un e-mail aux contacts associés, cliquez sur Envoyer un e-mail. Dans un Workflow basé sur les contacts, dans la section Send to, sélectionnez Associated contact.
  • Pour modifier les associations qui doivent recevoir l'E-mail, cliquez sur le menu déroulant Association label , puis sélectionnez les labels qui doivent recevoir l'E-mail, ou cliquez sur x pour un label sélectionné si ce type d'association ne doit pas recevoir l'E-mail.
  • Choisissez l'e-mail à envoyer aux contacts associés, puis cliquez sur Enregistrer.

Découvrez-en davantage sur la création de workflows.

Utiliser des libellés d'association dans des rapports personnalisés

Dans les rapports personnalisés, vous pouvez utiliser des libellés d'association pour spécifier les enregistrements à inclure dans le rapport en fonction de leurs libellés. Vous pouvez également utiliser des libellés d'association comme axe, champ de répartition ou filtre dans votre rapport personnalisé.

• Depuis votre compte HubSpot, accédez à Rapports > Rapports.
• Dans l'angle supérieur droit, cliquez sur Créer un rapport.
• Dans la barre latérale gauche, sélectionnez Générateur de rapports personnalisés.
• Sélectionnez vos sources de données :
  • Sélectionnez la source principale en cliquant sur le menu déroulant Source de données principale et sélectionnez une source principale. La source principale que vous sélectionnez influe sur les libellés disponibles. Par exemple, un rapport dont la source de données principale est Contacts ne comprendra que les libellés que vous avez créés dans vos paramètres d'association de contacts.

• • Sélectionnez vos sources secondaires en choisissant parmi les sections CRM, Marketing, Ventes, Service, et Objets personnalisés. Pour utiliser les libellés pour les associations inter-objets, vous devez sélectionner au moins un objet CRM supplémentaire.
• En haut de l'éditeur de source de données, cliquez sur Choisir les libellés des associations.
• Dans le menu déroulant, sélectionnez les libellés que vous souhaitez inclure dans le rapport.
  • Pour les associations inter-objets, vous pouvez cocher la case All [objects] pour inclure tous les enregistrements associés à cet objet, quels que soient leurs libellés. Cette option sera sélectionnée par défaut s'il n'existe pas de libellé défini pour une relation entre objets.
  • Pour les associations d'objets identiques, vous ne pouvez sélectionner qu'un seul libellé d'association d'objets identiques par rapport.
  • Pour les libellés appariés , le sens que vous sélectionnez aura un impact sur les données incluses dans le rapport (par exemple, si vous sélectionnez Child Company to Parent Company, les entreprises libellées Child Company seront la source de données principale du rapport, et les entreprises libellées Parent company seront une source de données supplémentaire).
• Vous pouvez cliquer sur Revenir aux sources de données pour continuer à modifier vos sources ou cliquer sur Suivant pour continuer. Vous pouvez mettre à jour vos sources de données et vos associations à tout moment dans le générateur de rapports en cliquant sur Modifier les sources de données dans la barre latérale gauche.

• Ajoutez des champs à votre rapport en tant qu'axe , champ de décomposition, ou filtre . Par défaut, les champs du libellé de la source primaire sont affichés dans le panneau de gauche (par exemple, Contacts (primary), Companies (Parent Company), etc.) Pour accéder aux champs de l'association, vous pouvez effectuer une recherche dans les sources ou cliquer sur le menu déroulant Browse, puis sélectionner l'objet avec l'étiquette spécifiée (par exemple, Contacts (Partenaire), Sociétés (Société fille), etc.)

• Terminez la création de votre rapport personnalisé.

En savoir plus sur la création de rapports dans le générateur de rapports personnalisés.

Exemples de rapports

Vous trouverez ci-dessous des exemples de cas d'utilisation des libellés d'association dans les rapports personnalisés.

• Dresser la liste de toutes les sociétés filles d'une société mère et de leur chiffre d'affaires annuel.

• Vous gérez des locations d'appartements et avez créé un objet personnalisé Rentals avec deux libellés d'association pour les locations à long terme et à court terme.
  • Pour diviser les données de votre rapport selon ces libellés :
    
    • Cliquez et faites glisser l'étiquette Rentals association label vers le canal X-axis .
    • Cliquez et faites glisser la propriété Count of contacts vers le canal Y-axis .
    • Ensuite, cliquez sur la propriété Original Source et faites-la glisser vers le canal Break down by. 
    • Le graphique indique combien de contacts ont loué à court terme et à long terme et la source où ils ont trouvé la location.

• • Pour ne rendre compte que des contacts dont le libellé d'association de location est Short-term:
    • Cliquez sur l'étiquette Rentals association filter. 
    • Sélectionnez est n'importe lequel de, et cliquez sur Short-term.