Créer et utiliser des libellés d'association

Dans votre compte HubSpot, vous pouvez associer des fiches d'informations pour les connecter dans votre base de données. Les super administrateurs d'un compte Pro ou Entreprise peuvent également utiliser des libellés d'association afin de spécifier la relation entre des objets de CRM standard associés.

Si vous souhaitez automatiser les associations dans votre système, découvrez-en davantage sur les applications liées aux opérations sur le marketplace des applications.

Créer et modifier des libellés d'association

Tous les comptes HubSpot peuvent utiliser le libellé principal pour les entreprises, mais dans les comptes Pro et Entreprise, les administrateurs peuvent créer des libellés d'association personnalisés pour spécifier la relation entre les fiches d'informations associées. Les libellés d'association peuvent décrire des relations entre tous les objets CRM standards, y compris les contacts, les entreprises, les transactions, les tickets et les objets personnalisés. Par exemple :

• Un contact peut être un responsable dans une entreprise, et un ancien employé dans une autre.
• Une transaction peut avoir plusieurs contacts associés, l'un qui est le décisionnaireet l'autre qui est le contact de facturation.

Vous pouvez créer jusqu'à 10 libellés par paire d'objets (par exemple, Contact > Transaction) et les libellés sont bidirectionnels (par exemple, si vous créez un libellé d'association pour Contact > Entreprise, le libellé sera également créé pour Entreprise > Contact). Vous ne pouvez pas créer de libellés d'association pour une relation de même objet, comme Contact > Contact.

Pour créer un libellé d'association :

• Depuis votre compte HubSpot, accédez à settings l'icône Paramètres dans l'angle supérieur droit.
• Dans le menu latéral de gauche, accédez à Objets, puis sélectionnez l'objet pour lequel vous souhaitez créer un libellé d'association.
• Cliquez sur l'onglet Associations.
• Cliquez sur Créer une association.
• Dans le panneau de droite :
  • Cliquez sur le menu déroulant Associer [objets] à, puis sélectionnez l'autre objet pour lequel vous créez le libellé d'association.
  • Dans le champ Libellé d'association, saisissez le nom du libellé que vous souhaitez.

• En bas, cliquez sur Créer.
• Une fois le libellé créé, retournez à votre fiche d'informations et actualisez la page. Le libellé apparaît alors pour que vous puissiez le sélectionner.

Vous pouvez également modifier ou supprimer les libellés d'association existants. Pour gérer les libellés d'association existants :

• Utilisez le menu déroulant Sélectionner un objet pour afficher uniquement les libellés d'une relation spécifique, par exemple, Transaction > Contact. Vous pouvez également utiliser les menus déroulants Filtrer par pour filtrer vos libellés en fonction de la cardinalité (plusieurs ou individuel) ou de l'utilisateur qui a créé le libellé. 
• Pour modifier ou supprimer un libellé individuel, passez la souris sur le libellé, puis :
  • Cliquez sur Modifier. Dans le panneau de droite, modifiez le nom du libellé et cliquez sur Enregistrer.
  • Cliquez sur Supprimer. Sélectionnez la case à cocher pour déclarer que vous ne pouvez pas restaurer un libellé supprimé, puis cliquez sur Supprimer pour confirmer. Si un libellé est utilisé dans des fiches d'informations ou d'autres outils HubSpot, vous devrez d'abord supprimer les libellés de ces éléments avant de les supprimer. Pour voir où une étiquette est utilisée :
    • Passez la souris sur Supprimer, puis cliquez sur la fenêtre contextuelle Afficher les automatisations dans lesquelles votre libellé d'association est utilisé.
    • Dans le panneau de droite, cliquez sur le nom d'une fiche d'informations ou d'un outil pour accéder à l'élément qui utilise le libellé.

Définir ou mettre à jour des libellés d'association de fiches d'informations

Vous pouvez modifier l'entreprise principale d'une fiche d'informations et ajouter ou supprimer vos propres libellés personnalisés. Vous pouvez mettre à jour les libellés des associations de vos fiches d'informations directement sur une fiche d'informations ou définir des libellés d'association en masse via un import. Pour mettre à jour un libellé sur une fiche d'informations :

• Accédez à la fiche d'informations contenant l'association que vous souhaitez mettre à jour.

• Pour ajouter de nouvelles associations et les libeller, identifiez la section d'objet concernée dans le panneau de droite, puis cliquez sur Ajouter. Vous pouvez associer une fiche d'informations existante ou créer et associer une nouvelle fiche d'informations. Dans le panneau de droite :

• • Si vous associez d'autres entreprises ou plusieurs d'entre ellesà une fiche d'informations, vous pouvez procéder de l'une des manières suivantes :
    • Pour définir l'entreprise principale, sélectionnez Définir comme entreprise principale de [fiche d'informations] pour l'entreprise que vous souhaitez définir comme principale. Si vous associez la première entreprise d'une fiche d'informations, elle sera définie comme principale par défaut.
    • Pour remplacer l'entreprise principale existante par une entreprise que vous associez, sélectionnez la case à cocher Remplacer [entreprise] comme entreprise principale de [fiche d'informations].
  • Pour définir un libellé pour l'association, cliquez sur + Ajouter un libellé d'association. Dans le menu déroulant, sélectionnez un libellé approprié. Si aucun libellé existant ne décrit précisément la relation entre la fiche d'informations et l'entreprise, cliquez sur Gérer les libellés d'association pour créer un nouveau libellé.

• Pour modifier les libellés d'une association existante, passez la souris sur la carte d'association que vous souhaitez modifier, puis cliquez sur Plus :

• • Définir comme association principale (entreprises uniquement) : pour les entreprises associées, sélectionnez cette option pour définir l'association d'entreprise comme principale. Dans la boîte de dialogue, sélectionnez la case à cocher et cliquez sur Mettre à jour. Cette association primaire sera l'entreprise associée affichée dans les pages d'index des enregistrements, et sera référencée par des listes, des workflows, des rapports multi-objets et des jetons de personnalisation.
  • Supprimer comme association principale (entreprises uniquement) : pour les entreprises associées, sélectionnez cette option pour supprimer cette association d'entreprise principale. Dans la boîte de dialogue, utilisez le menu déroulant pour sélectionner une nouvelle entreprise principale, puis cliquez sur Mettre à jour. Si une fiche d'informations n'est associée qu'à une seule entreprise, celle-ci est définie comme principale par défaut et vous ne pouvez pas supprimer le libellé principal. Découvrez-en davantage sur l'utilisation de l'association de l'entreprise principale dans HubSpot.
  • Modifier des libellés d'association : sélectionnez cette option pour mettre à jour ou supprimer des libellés d'association. Dans la boîte de dialogue, cliquez sur le menu déroulant et sélectionnez un nouveau libellé ou cliquez sur X pour supprimer un libellé. Cliquez sur Mettre à jour.

Utiliser des libellés d'association dans les outils HubSpot

Une fois que vous avez créé des libellés d'association pour décrire les relations entre les fiches d'informations, vous pouvez ajouter des libellés d'association aux associations nouvelles ou existantes sur une fiche d'informations ou en masse via un import. Vous pouvez ensuite filtrer selon ces libellés dans les outils HubSpot tels que les listes, les workflows et les rapports personnalisés. Découvrez-en davantage sur les cas d'utilisation possibles des nouvelles associations.

Remarque : Les libellés d'association ne sont pas pris en charge pour la synchronisation via l'intégration HubSpot-Salesforce.

Filtrer selon des associations dans les listes

Lorsque vous créez une liste basée sur des contacts ou des entreprises, vous pouvez filtrer vos fiches d'informations en fonction de leurs associations. Pour les listes basées sur des contacts, vous pouvez filtrer sur la base des associations d'entreprise principale des contacts. Les utilisateurs des comptes Pro et Entreprise peuvent également filtrer les fiches d'informations dans les listes selon des libellés d'association.

• Créez ou modifiez une liste.
• Sélectionnez le filtre Propriétés de [objet] qui correspond à l'objet associé. Par exemple, si vous créez une liste de contacts et que vous souhaitez définir des critères basés sur des associations d'entreprise, vous devez sélectionner Propriétés d'entreprise.
• Sélectionnez une propriété selon laquelle filtrer.
• Par défaut, la liste inclut les fiches d'informations si l'une des fiches d'informations associées à cet objet répond aux critères. Vous pouvez également définir vos critères en fonction de l'association d'entreprise principale ou d'un libellé d'association personnalisé. Pour ce faire, cliquez sur le menu déroulant Tout [objet] : 

• • Sélectionnez Tout [objet] pour filtrer selon toutes les fiches d'informations associées à ce type d'objet (par exemple, la liste comprendra un contact si l'une des entreprises associées répond aux critères).
  • Si vous créez une liste basée sur des contacts, sélectionnez [Objet] principal pour filtrer uniquement en fonction de l'entreprise principale associée (par exemple, la liste n'inclura un contact que si l'entreprise principale associée répond aux critères).
  • Dans la section Avec un libellé, sélectionnez un libellé pour filtrer uniquement les associations qui utilisent le libellé sélectionné (par exemple, la liste n'inclura un contact que s'il a une entreprise associée avec ce libellé et que cette entreprise répond aux critères).
• Une fois que vous avez terminé de définir les critères de liste, en haut à droite, cliquez sur Enregistrer la liste.

Utiliser des libellés d'association dans des workflows

Une fois que vous avez créé des libellés d'association, vous pouvez les utiliser pour déclencher des inscriptions et certaines actions dans des workflows.

Critères d'inscription aux workflows et branches si/alors

Vous pouvez utiliser des libellés d'association dans des workflows basés sur des contacts, des entreprises, des transactions, des tickets ou des objets personnalisés lors de la définition de critères d'inscription et de déclencheurs pour les branches si/alors. Les libellés d'association ne sont pas pris en charge pour les déclencheurs dans des workflows basés sur des contacts.

Pour définir des déclencheurs basés sur des libellés d'association :

• Créez un workflow. 
• Dans l'éditeur de workflow :
  • Pour définir des critères d'inscription, cliquez sur Définir les critères d'inscription.
  • Pour créer une branche si/alors, cliquez sur l'icône Plus (+) pour ajouter une nouvelle action, puis dans le panneau de droite, sélectionnez Branche si/alors.
• Dans le panneau de droite, sélectionnez un type de filtre. Sélectionnez l'objet associé qui possède la propriété que vous voulez utiliser.
• Sélectionnez une propriété, définissez vos critères, puis cliquez sur Appliquer le filtre.
• Par défaut, l'inscription au workflow sera déclenchée selon l'entreprise principale associée pour les filtres d'entreprise,
  et selon toutes les fiches d'informations associées pour les filtres de contact, de transaction, de ticket ou d'objet personnalisé. Pour définir les associations spécifiques auxquelles les critères doivent s'appliquer, cliquez sur le menu déroulant Entreprise principale ou Tous les [objets].

• Dans le menu déroulant, sélectionnez un libellé d'association. Le workflow n'inscrira une fiche d'informations que si les fiches d'informations qui lui sont associées répondent aux critères et possèdent le libellé d'association sélectionné.
• Une fois que vous avez terminé de définir vos critères d'inscription, cliquez sur Enregistrer en bas.

Actions de workflow

Vous pouvez également utiliser les libellés d'association dans les workflows basés sur des contacts, des entreprises, des transactions, des tickets ou des objets personnalisés pour déclencher les actions de workflow suivantes : Envoyer un e-mail (workflows basés sur des entreprises uniquement), Définir une valeur de propriété, Copier une valeur de propriété et Effacer une valeur de propriété.

Pour utiliser des libellés d'association dans une action de workflow :

• Créez un workflow. 
• Pour ajouter une action de workflow, cliquez sur l'icône Plus (+).
  • Si vous créez un workflow pour modifier une valeur de propriété, sélectionnez Définir une valeur de propriété, Copier une valeur de propriété ou Effacer une valeur de propriété.
    • Dans le panneau de droite, cliquez sur le menu déroulant Type de propriété cible, puis sélectionnez l'objet associé pour lequel vous modifiez une propriété. 
    • Cliquez sur le menu déroulant Libellé d'association et sélectionnez le libellé selon lequel filtrer. Lorsqu'une fiche d'informations est inscrite dans le workflow, cette action ne met à jour la propriété pour les fiches d'informations associées que si le libellé sélectionné est utilisé pour décrire l'association.

• • • En fonction de l'action que vous avez choisie, utilisez les menus déroulants pour sélectionner vos propriétés.

• • Si vous créez un workflow basé sur des entreprises pour envoyer un e-mail, sélectionnez Envoyer un e-mail.
    • Dans le panneau de droite, cliquez sur le menu déroulant Libellé d'association et sélectionnez les libellés selon lesquels filtrer. Pour envoyer l'e-mail à tous les contacts associés, sélectionnez Tous les contacts.
    • Sélectionnez un e-mail. Si une entreprise est inscrite dans le workflow, l'e-mail ne sera envoyé à ses contacts associés que si les libellés sélectionnés sont utilisés pour décrire l'association contact-entreprise.

• En bas, cliquez sur Enregistrer.

Utiliser des libellés d'association dans des rapports personnalisés

Dans les rapports personnalisés comportant plusieurs sources de données, vous pouvez utiliser des libellés d'association pour spécifier les fiches d'informations à inclure dans le rapport en fonction de leurs libellés. Vous pouvez également utiliser des libellés d'association comme axe, champ de répartition ou filtre dans votre rapport personnalisé.

• Depuis votre compte HubSpot, accédez à Rapports > Rapports.
• Cliquez sur Créer un rapport personnalisé dans l'angle supérieur droit.
• Dans la barre latérale gauche, sélectionnez Générateur de rapports personnalisés.
• Sélectionnez vos sources de données :
  • Sélectionnez la source principale en cliquant sur le menu déroulant Source de données principale et sélectionnez une source principale. La source principale que vous sélectionnez influe sur les libellés disponibles. Par exemple, un rapport dont la source de données principale est Contacts ne comprendra que les libellés que vous avez créés dans vos paramètres d'association de contacts.

• •  Sélectionnez vos sources secondaires en choisissant parmi les sections CRM, Marketing, Sales, Service et Objets personnalisés (Entreprise uniquement). Pour pouvoir utiliser les libellés, vous devez sélectionner au moins un objet CRM supplémentaire.
• En haut de l'éditeur de source de données, cliquez sur Personnaliser les associations.
• Dans le menu déroulant, sélectionnez les libellés que vous souhaitez inclure dans le rapport.  Vous pouvez sélectionner la case à cocher Tous les [objets] pour inclure toutes les fiches d'informations associées à cet objet, quel que soit leur libellé. Cette option sera sélectionnée par défaut s'il n'existe pas de libellé défini pour une relation entre objets.
• Vous pouvez cliquer sur Revenir aux sources de données pour continuer à modifier vos sources ou cliquer sur Suivant pour continuer. Vous pouvez mettre à jour vos sources de données et associations à tout moment dans le générateur de rapports en cliquant sur  Modifier les sources de données  dans le menu latéral de gauche.

Libellés d'association

• Pour utiliser des libellés d'association comme axe ou champ de répartition dans votre rapport, recherchez et sélectionnez Libellé d'association dans le panneau gauche du générateur de rapports, puis faites glisser l'élément vers l'onglet Configurer. Par exemple, vous gérez des locations d'appartements et avez créé un objet personnalisé Locations avec deux libellés d'association pour les locations à long terme et à court terme. Pour diviser les données de votre rapport selon ces libellés :
  
  • Cliquez sur le libellé d'association Locations et faites-le glisser vers le canal Axe X.
  • Cliquez sur la propriété Nombre de contacts et faites-la glisser vers le canal Axe Y.
  • Ensuite, cliquez sur la propriété Source d'origine et faites-la glisser vers le canal Répartition par. 
  • Le graphique indique combien de contacts ont loué à court terme et à long terme et la source où ils ont trouvé la location.

• • Vous pouvez également cliquer sur le champ Libellé d'association Locations et le faire glisser vers le canal Répartition par pour créer un rapport à une seule colonne avec les locations à long terme et à court terme distinguées par des couleurs.

Ajouter des filtres

• Pour ajouter un libellé d'association comme filtre, cliquez sur l'onglet Filtres, puis cliquez sur le libellé d'association et faites-le glisser vers le champ du filtre. Par exemple, pour établir un rapport uniquement sur les contacts dont le libellé d'association de location est Court terme :
  • Cliquez sur le filtre Libellé d'association Locations.
  • Sélectionnez est l'un des et cliquez sur Court terme.

• Terminez la création de votre rapport personnalisé.