Attribuer la propriété des fiches d'informations

HubSpot utilise les propriétés Propriétaire du contact, Propriétaire de l'entreprise, Propriétaire de la transaction et Propriétaire du ticket pour définir la propriété d'un contact, d'une entreprise, d'une transaction ou d'un ticket. Vous pouvez également attribuer des propriétaires supplémentaires à l'aide d'une propriété de type de champ d'utilisateur HubSpot personnalisée. Tous les utilisateurs de compte HubSpot ayant accès aux contacts peuvent être désignés comme propriétaires.

Plusieurs méthodes permettent d'attribuer des propriétaires à des fiches d'informations dans HubSpot :

• Depuis une page index d'objet
• Depuis la fiche d'informations
• Via un import
• Via un workflow
  • Attribuer un propriétaire à tous les contacts
  • Basculer les objets vers plusieurs propriétaires (Sales Hub Pro ou Entreprise, Hub Service Pro ou Entreprise)

Attribuer un propriétaire depuis la page index d'objet

Vous pouvez attribuer des fiches d'informations en masse à un propriétaire :

• Accédez à vos contacts, entreprises, transactions, tickets.
• Sélectionnez les cases à cocher à côté des fiches d'informations que vous souhaitez attribuer.
• Dans la ligne d'en-tête, cliquez sur Attribuer.

• Dans la boîte de dialogue, cliquez sur le menu déroulant Attribuer les éléments sélectionnés à ce propriétaire et sélectionnez un propriétaire.
• Cliquez sur Attribuer.

Autrement, vous pouvez attribuer une seule fiche d'informations à un propriétaire :

• Accédez à vos contacts, vos entreprises, vos transactions ou vos tickets.
• Dans la colonne Propriétaire de [objet], cliquez sur le nom du propriétaire actuel.

• Dans la boîte de dialogue, cliquez sur le menu déroulant Attribuer les éléments sélectionnés à ce propriétaire et sélectionnez un propriétaire.
• Cliquez sur Attribuer.

Attribuer un propriétaire depuis la fiche d'informations

• Accédez à vos contacts, vos entreprises, vos transactions ou vos tickets.
• Cliquez sur le nom d'une fiche d'informations.
• Dans le panneau de gauche, cliquez sur Afficher toutes les propriétés.
• Utilisez la barre de recherche en haut pour trouver la propriété [Objet] du propriétaire, puis cliquez sur le menu déroulant sous la propriété et sélectionnez un propriétaire.
• Cliquez sur Enregistrer en bas de l'écran.

Attribuer des propriétaires dans un import

Lorsque vous configurez votre fichier d'import et effectuez un import, vous pouvez importer des données pour ajouter ou mettre à jour des valeurs dans la propriété Propriétaire de [objet] pour les fiches d'informations importées.

Pour attribuer un propriétaire à un objet lors de l'import, dans votre fichier d'import, ajoutez un titre de colonne Propriétaire de [Objet] et saisissez l'adresse e-mail de l'utilisateur dans chaque ligne de cette colonne.

Pendant l'import, HubSpot associera ce titre à la propriété Propriétaire de [objet]. Si vous utilisez l'une des propriétés de déduplication de votre objet ou un ID d'objet, HubSpot vérifiera les fiches d'informations existantes dans votre base de données et les mettra à jour. S'il n'y a aucune fiche d'informations correspondante, HubSpot créera une nouvelle fiche d'informations. Découvrez-en davantage sur la configuration de votre fichier d'import, l'import de vos fiches d'informations et la façon dont HubSpot déduplique les fiches d'informations.

Remarque : Les utilisateurs auxquels une fiche d'informations a été attribuée lors de l'import ne recevront pas de notification de l'attribution d'un nouvel objet.

Attribuer des propriétaires à l'aide des workflows 

Attribuer un propriétaire à toutes les fiches d'informations inscrites

Si vous avez accès à l'outil Workflows, vous pouvez attribuer automatiquement la propriété à des fiches d'informations inscrites à l'aide de l'action Définir la valeur de la propriété de [objet]. Sélectionnez la propriété du propriétaire, puis sélectionnez l'utilisateur que vous souhaitez attribuer aux objets inscrits.

Pour attribuer automatiquement la propriété à vos autres propriétaires, vous pouvez cloner votre workflow, modifier les critères d'inscription en fonction des règles d'attribution pour chaque propriétaire et mettre à jour le propriétaire sélectionné dans l'action Définir la valeur de la propriété de [objet]. Vous pouvez également utiliser la logique de branchement pour attribuer plusieurs propriétaires à vos objets en fonction de plusieurs critères.

Basculer les fiches d'informations vers plusieurs propriétaires (Sales Hub Pro ou Entreprise, Hub Service Pro ou Entreprise)

Si vous disposez d'un compte Sales Hub Pro ou Entreprise ou Service Hub Pro ou Entreprise, vous pouvez basculer l'attribution vers plusieurs utilisateurs en utilisant des workflows.

En utilisant cette méthode, le workflow distribuera uniformément l'attribution aux propriétaires spécifiés via l'action Basculer [objet] vers le propriétaire.

Pour obtenir une vue d'ensemble de ce processus, regardez la vidéo ci-dessous :

Consultez le module HubSpot Academy complet : Les workflows en profondeur

Lorsque vous utilisez l'action Basculer [objet] vers le propriétaire, veuillez tenir compte des éléments suivants :

• Par défaut, l'action ne basculera pas des objets qui possèdent déjà des propriétaires. Pour répartir des objets qui possèdent déjà des propriétaires, sélectionnez la case à cocher Remplacer si [objet] à un propriétaire lors de la configuration de l'action. 
  
  
• Si vous choisissez d'effectuer une rotation au sein de l'équipe, seuls les membres principaux de l'équipe seront pris en compte par le workflow. Les objets ne seront pas basculés vers d'autres membres de l'équipe. La seule façon d'inclure des membres supplémentaires consiste à sélectionner des personnes spécifiques et à sélectionner tous les membres de l'équipe principale et supplémentaire.
• Si vous synchronisez la propriété du propriétaire HubSpot à Salesforce, le fait d'effacer et de basculer la propriété ne fonctionnera peut-être pas comme prévu. Salesforce peut essayer de mettre à jour HubSpot avec le propriétaire précédent même après que HubSpot a effacé la propriété.
• Si vous ajoutez ou supprimez des propriétaires de l'action après que votre workflow a été activé, les nombres d'attributions de cette action seront réinitialisés et les attributions aléatoires recommenceront. Les objets récemment inscrits seront basculés uniformément vers tous les propriétaires ou membres de l'équipe sélectionnés, indépendamment du nombre d'attribution de rotation pour les objets inscrits précédemment.

Distribution des fiches d'informations par l'action de workflow Basculer

La distribution de la propriété dans les actions de rotation n'est pas basée sur le nombre d'objets que possède chaque utilisateur propriétaire sur votre compte.

En revanche, la distribution de chaque action de rotation est basée sur un nombre d'attribution pour cette action spécifique. Si vous avez plusieurs actions dans votre workflow, chaque action aura un nombre séparé.

Supposons, par exemple, que vous mettez en place une action Répartir les leads avec trois propriétaires.

Lorsque vous activez le workflow, les trois propriétaires pour cette action auront un nombre d'attribution égal à zéro. Étant donné que les trois utilisateurs disposent d'un compte d'attribution égal, le premier contact qui atteindra cette action sera attribué au hasard à l'un d'entre eux.

Une fois le premier contact attribué, un propriétaire est associé à un lead et deux propriétaires à zéro lead. Le contact suivant sera attribué à l'un des deux autres utilisateurs qui n'ont pas encore de leads. Une fois que les trois propriétaires ont eu un lead attribué, ils pourront tous recevoir le lead suivant.

Dans cet exemple, si neuf contacts vont passer par cette action de rotation, les trois propriétaires auraient trois leads attribués.