Attribuer la propriété des fiches d'informations

HubSpot utilise les propriétés Propriétaire de [objet] pour définir la propriété d'une fiche d'informations de contact, d'entreprise, de transaction ou de ticket. Vous pouvez également attribuer des propriétaires supplémentaires à l'aide d'une propriété de type de champ d'utilisateur HubSpot personnalisée. Tous les utilisateurs ayant accès à un objet peuvent être désignés comme propriétaires.

Attribuer un propriétaire depuis la page index d'objet

Vous pouvez attribuer des fiches d'informations en masse à un propriétaire :

• Accédez à vos fiches d'informations :
• Contacts : Depuis votre compte HubSpot, accédez à Contacts > Contacts.
• Entreprises : Depuis votre compte HubSpot, accédez à Contacts > Entreprises.
• Transactions : Depuis votre compte HubSpot, accédez à Ventes > Transactions.
• Tickets : Depuis votre compte HubSpot, accédez à Service client > Tickets.
• Objets personnalisés : Dans votre compte HubSpot, accédez à Contacts > [Objet personnalisé]. Si votre compte comporte plusieurs objets personnalisés, passez la souris sur Objets personnalisés, puis sélectionnez l'objet personnalisé que vous souhaitez afficher.

• Sélectionnez les cases à cocher à côté des fiches d'informations que vous souhaitez attribuer.
  • Dans la vue de tableau, sélectionnez la case à cocher à côté des fiches d'informations.
  • Dans la vue de tableau de bord pour les transactions et les tickets, passez la souris sur une fiche d'informations, puis sélectionnez la case à cocher. Une fois qu'une fiche d'informations est sélectionnée, des cases à cocher apparaitront sur toutes les autres fiches pour que vous puissiez les sélectionner.

• En haut du tableau ou du tableau de bord, cliquez sur Attribuer.

• Dans la boîte de dialogue, cliquez sur le menu déroulant Propriétaire de [objet] et sélectionnez un propriétaire.

Remarque : Chaque fiche d'informations ne peut avoir qu'un seul propriétaire avec la propriété Propriétaire de [objet]. Pour attribuer plusieurs propriétaires, créez une propriété personnalisée avec le type de champ utilisateur HubSpot.

• Cliquez sur Mettre à jour.

Vous pouvez attribuer une seule fiche d'informations à un propriétaire :

• Dans la colonne Propriétaire de [objet], cliquez sur le nom du propriétaire actuel.

• Dans la boîte de dialogue, cliquez sur le menu déroulant Attribuer les éléments sélectionnés à ce propriétaire et sélectionnez un propriétaire.
• Cliquez sur Attribuer.

Attribuer un propriétaire depuis la fiche d'informations

• Accédez à vos fiches d'informations :
• Contacts : Depuis votre compte HubSpot, accédez à Contacts > Contacts.
• Entreprises : Depuis votre compte HubSpot, accédez à Contacts > Entreprises.
• Transactions : Depuis votre compte HubSpot, accédez à Ventes > Transactions.
• Tickets : Depuis votre compte HubSpot, accédez à Service client > Tickets.
• Objets personnalisés : Dans votre compte HubSpot, accédez à Contacts > [Objet personnalisé]. Si votre compte comporte plusieurs objets personnalisés, passez la souris sur Objets personnalisés, puis sélectionnez l'objet personnalisé que vous souhaitez afficher.

• Cliquez sur le nom d'une fiche d'informations.
• Dans le panneau de gauche, cliquez sur Afficher toutes les propriétés.
• Utilisez la barre de recherche en haut pour trouver la propriété [Objet] du propriétaire, puis cliquez sur le menu déroulant sous la propriété et sélectionnez un propriétaire.
• Cliquez sur Enregistrer en bas de l'écran.

Attribuer des propriétaires dans un import

Lorsque vous configurez votre fichier d'import et effectuez un import, vous pouvez importer des données pour ajouter ou mettre à jour des valeurs dans la propriété Propriétaire de [objet] pour les fiches d'informations importées.

Pour attribuer un propriétaire à un objet lors de l'import, dans votre fichier d'import, ajoutez un titre de colonne Propriétaire de [Objet] et saisissez le nom ou l'adresse e-mail de l'utilisateur dans chaque ligne de cette colonne.

Pendant l'import, HubSpot associera ce titre à la propriété Propriétaire de [objet]. Si vous utilisez l'une des propriétés de déduplication de votre objet ou un ID d'objet, HubSpot vérifiera les fiches d'informations existantes dans votre base de données et les mettra à jour. S'il n'y a aucune fiche d'informations correspondante, HubSpot créera une nouvelle fiche d'informations. Découvrez-en davantage sur la configuration de votre fichier d'import, l'import de vos fiches d'informations et la façon dont HubSpot déduplique les fiches d'informations.

Remarque : Les utilisateurs auxquels une fiche d'informations a été attribuée lors de l'import ne recevront pas de notification de l'attribution d'un nouvel objet.

Attribuer un propriétaire à partir d'une prise de rendez-vous

Si un contact sans propriétaire prend rendez-vous sur la page de planification d'un utilisateur, ce dernier sera automatiquement désigné comme propriétaire du contact. Si un contact dispose déjà d'un propriétaire et qu'il prend rendez-vous avec un autre utilisateur, le propriétaire existant ne sera pas remplacé.

Attribuer des propriétaires via des workflows (Pro et Entreprise uniquement)

Attribuer un propriétaire à toutes les fiches d'informations inscrites

Si vous avez accès à l'outil Workflows, vous pouvez attribuer automatiquement la propriété à des fiches d'informations inscrites à l'aide de l'action Définir la valeur de la propriété de [objet]. Sélectionnez la propriété du propriétaire, puis sélectionnez l'utilisateur que vous souhaitez attribuer aux objets inscrits.

Pour attribuer automatiquement la propriété à vos autres propriétaires, vous pouvez cloner votre workflow, modifier les critères d'inscription en fonction des règles d'attribution pour chaque propriétaire et mettre à jour le propriétaire sélectionné dans l'action Définir la valeur de la propriété de [objet]. Vous pouvez également utiliser la logique de branchement pour attribuer plusieurs propriétaires à vos objets en fonction de plusieurs critères.

Transférer des fiches d'informations à plusieurs propriétaires (Sales Hub et Service Hub Pro et Entreprise uniquement)

Les comptes payants Sales Hub ou Service Hub Pro et Entreprise peuvent également transférer les attributions entre plusieurs utilisateurs via des workflows. En utilisant cette méthode, le workflow distribuera uniformément l'attribution aux propriétaires spécifiés via l'action Transférer la fiche d'informations au propriétaire. Seules les fiches d'informations sans propriétaire existant seront attribuées. Si une fiche d'informations dispose d'un propriétaire, vous devrez d'abord effacer la valeur, ce qui peut être réalisé en masse avec l'action Effacer la valeur de la propriété.

La distribution de la propriété pour chaque action de transfert est basée sur le nombre d'attributions pour cette action particulière, et non sur le nombre d'objets que chaque utilisateur possède sur votre compte. Si vous avez plusieurs actions dans votre workflow, chaque action aura un nombre séparé.  Par exemple, si une action Transférer [propriétaire] est configurée pour trois propriétaires :

• Lorsque vous activez le workflow, les trois propriétaires pour cette action auront un nombre d'attribution égal à zéro.
• Étant donné que les trois utilisateurs disposent d'un compte d'attribution égal, le premier contact qui atteindra cette action sera attribué au hasard à l'un d'entre eux.
• Une fois le premier contact attribué, un propriétaire est associé à un lead et deux propriétaires à zéro lead. Le contact suivant sera attribué à l'un des deux autres utilisateurs qui n'ont pas encore de leads.
• Une fois que les trois propriétaires ont eu un lead attribué, ils pourront tous recevoir le lead suivant.

Découvrez-en davantage sur l'action de workflow Transférer la fiche d'informations au propriétaire.