Organisez et gérez vos fichiers

Après avoir téléchargé des fichiers dans l'outil de fichiers de HubSpot, vous pouvez organiser vos fichiers avec des dossiers. Vous pouvez également mettre à jour les détails de votre fichier, tels que son nom, son URL et ses paramètres de visibilité. Toute action antérieure sur le fichier sera affichée dans l'historique du fichier. 

Si vous souhaitez réserver un dossier à une équipe spécifique, apprenez à partitionner vos dossiers de fichiers. Si vous n'avez plus besoin d'un fichier, apprenez à le supprimer et à le restaurer. 

• Depuis votre compte HubSpot, accédez à Marketing > Fichiers et modèles > Fichiers.
• Si vous disposez d'un compte Marketing Hub Star ter, accédez à Marketing > Files. 
• Si vous utilisez les outils gratuits de HubSpots, accédez à Marketing > E-mail. Dans le menu latéral gauche, cliquez sur le menu déroulant Autres outils, puis sélectionnez Fichiers. 

Organiser les fichiers dans des dossiers

Pour organiser vos fichiers avec des dossiers :

• Dans le tableau de bord des fichiers, en haut à droite, cliquez sur Créer un dossier.
• Saisissez un nom pour votre dossier, puis cliquez sur Enregistrer.
• Pour déplacer un fichier vers un dossier, parcourez vos fichiers ou utilisez la barre de recherche située en haut pour rechercher un nom de fichier. Pour afficher les fichiers archivés, cliquez sur le menu déroulant Filtrer par et sélectionnez Fichiers archivés.
• Survolez un fichier et cliquez sur Actions > Déplacer.
• Sélectionnez le dossier vers lequel vous souhaitez déplacer le fichier et cliquez sur Déplacer.
• Vous pouvez également déplacer des fichiers en masse en cochant les cases situées à côté des noms de fichiers, puis en cliquant sur Déplacer en haut du tableau. Après avoir ajouté vos fichiers à un dossier, vous pouvez également contrôler l'accès à ces fichiers en restreignant l'accès au dossier.

Filtrez et recherchez vos fichiers

Pour trouver des fichiers spécifiques que vous avez téléchargés, vous pouvez effectuer une recherche par nom et filtrer par type de fichier :

• Dans la barre de recherche supérieure, saisissez le nom du fichier que vous souhaitez localiser. 
• Vous pouvez affiner les résultats de votre recherche en filtrant par type de fichier :
  • Pour filtrer vos fichiers par catégorie, cliquez sur le menu déroulant Tous les types, puis sélectionnez une catégorie. Les catégories comprennent les images, les documents, ainsi que les trois filtres de fichiers vidéo suivants :
    • Toutes les vidéos : toutes les vidéos téléchargées s'affichent.
    • Vidéos avec fonctions avancées : seules les vidéos pour lesquelles la case Fonctions avancées est cochée s ' affichent. Ces vidéos peuvent être utilisées dans les listes, les workflows, les formulaires et dans l'outil CTAs. Vous pouvez également activer les sous-titres et consulter le nombre de vues de la vidéo. Pour en savoir plus sur les vidéos dotées de fonctionnalités avancées, consultez cet article.
    • Vidéos sans fonctions avancées : seules les vidéos dont les fonctions avancées sont désactivées s'affichent.
  • Pour filtrer en fonction de l'extension d'un fichier, saisissez l' extension du fichier (par exemple, jpg, pdf, mp3) dans la barre de recherche supérieure. Vous pouvez également inclure le nom du fichier dans votre recherche, séparé par un espace. Par exemple, si vous entrez chien png dans la barre de recherche, vous obtiendrez tous les fichiers png dont le titre contient le texte chien.
    
    

Renommer un fichier

Pour renommer un fichier :

• Dans le tableau de bord des fichiers, survolez un fichier et cliquez sur Actions > Renommer.
• Saisissez un nouveau nom, puis cliquez sur Renommer pour enregistrer vos modifications.
  
  

Modifiez les paramètres de visibilité de votre fichier

La modification de l'option de visibilité d'un fichier permet de déterminer si l'URL est publique et si elle est indexée par les moteurs de recherche. Vous pouvez modifier les paramètres de visibilité des fichiers pour des fichiers individuels ou en masse. Vous pouvez choisir parmi les options de visibilité suivantes :

• Public : l'URL du fichier sera publiquement accessible à quiconque possède ou devine l'adresse web de l'URL. Les moteurs de recherche peuvent également indexer l'URL du fichier.
• Public - noindex : l'URL du fichier sera publiquement accessible à quiconque possède ou devine l'adresse web de l'URL. Les moteurs de recherche ne doivent pas indexer l'URL du fichier.
• Privé : l'URL du fichier sera privée et nécessitera une URL temporaire pour y accéder. Les moteurs de recherche ne pourront pas indexer l'URL du fichier.

Remarque : par défaut, la visibilité des fichiers est configurée sur Public. Si un fichier a déjà été indexé par un moteur de recherche, l'attribution du statut Public - noindex à un fichier ne le supprimera pas des résultats de la recherche. Au lieu de cela, le fichier ne sera pas réindexé lors de la prochaine exploration, ce qui peut prendre un certain temps. Pour supprimer un fichier précédemment indexé, vous pouvez utiliser des outils externes tels que la console de recherche de Google pour demander la suppression de ces liens. 

• Dans le tableau de bord des fichiers, cliquez sur le nom du fichier. 

• Dans le panneau de droite, sous Visibilité de l'URL du fichier, cliquez sur le menu déroulant et sélectionnez une option de visibilité
  
  

• Dans le tableau de bord des fichiers, cochez les cases en regard des fichiers que vous souhaitez modifier, puis cliquez sur Modifier la visibilité des fichiers en haut du tableau.
• Dans le panneau de droite, cliquez sur le bouton radio situé à côté de l'option de visibilité que vous souhaitez adopter.
  
  

Gérer les détails de votre dossier

Dans le panneau Détails du fichier, vous pouvez modifier les détails du fichier tels que le sous-domaine sur lequel le fichier est hébergé. Vous pouvez également remplacer un fichier par une version mise à jour, ou cloner et modifier un fichier image. 

• Dans le tableau de bord des fichiers, cliquez sur le nom du fichier. 
• Pour modifier le sous-domaine dans lequel votre fichier est hébergé :
  • Dans le panneau de droite, cliquez sur lemenu déroulant File URL et sélectionnez l'un de vos sous-domaines connectés.
  • Pour que les lecteurs restent sur votre blog, cliquez sur Ouvrir le fichier dans une nouvelle fenêtre.
  • Pour copier l'URL, cliquez sur Copier l'URL. 

• Pour supprimer un fichier après une période de temps spécifique :
  • Dans le panneau de droite, sous la rubrique Date d'expiration du fichier, définissez la date et l 'heure d'expiration du fichier.
  • Pour supprimer la date d'expiration d'un fichier, sélectionnez le sélecteur de date et cliquez sur effacer. Si aucune date d'expiration n'a été fixée, le fichier sera conservé indéfiniment. 
  • Cliquez sur Enregistrer. Lorsque le fichier a expiré, il est automatiquement envoyé dans la corbeille. 
• Pour ajouter un texte alt à votre image ou à votre fichier vidéo :
  • Dans le panneau de droite, cliquez sur Accessibilité.
  • Dans le champ Texte alt , saisissez le texte alt de votre fichier. 
  • Cliquez sur Enregistrer. Ce texte s'appliquera en tant que texte alt sur les fichiers image et en tant qu'attribut de titre sur les fichiers vidéo. 
• Pour remplacer un fichier par une version mise à jour :
  • En bas du panneau de droite, cliquez sur Remplacer. 
  • Parcourez le disque dur de votre ordinateur et sélectionnez un nouveau fichier. Après avoir remplacé votre fichier : 
    • L'ancien fichier peut être mis en cache jusqu'à deux heures après son remplacement, il se peut donc que vous ne voyiez pas la mise à jour du fichier immédiatement.
    • Pour vérifier si le fichier a été remplacé avec succès, essayez de charger l'URL de votre fichier dans une fenêtre de navigateur incognito. 
• Pour cloner et modifier un fichier image :
  • En bas du panneau de droite, cliquez sur Cloner et modifier.
    • Si vous modifiez une image Canva, vous pouvez cliquer sur Cloner et modifier > Modifier dans Canva pour créer et modifier un nouveau dessin Canva.
    • Vous ne pouvez pas cloner ni modifier les fichiers d'images Shutterstock. 

• • Modifiez le clone de votre fichier.
  • Cliquez sur Enregistrer. 

• Pour télécharger un fichier, en bas du panneau de droite, cliquez sur Plus > Télécharger. Vous ne pouvez pas télécharger les fichiers d'images Shutterstock. 

Consulter l'historique de vos dossiers

Dans le panneau Détails du fichier, vous pouvez afficher un journal des modifications historiques apportées au fichier, telles que les modifications de la visibilité du fichier, les suppressions précédentes du fichier, etc. Pour les dossiers existants, l'historique des dossiers n'affichera les changements qu'à partir du 1er août 2022.

Pour consulter l'historique de votre dossier : 

• Dans le tableau de bord des fichiers, cliquez sur le nom du fichier.
• Dans le panneau de droite, cliquez sur Historique des fichiers. Cliquez ensuite sur Afficher l'historique complet des fichiers.
  
  

•  Dans le panneau de droite, vous pouvez filtrer l'historique de votre dossier à l'aide des éléments suivants : 
  • Effectué par : filtre de l'utilisateur qui a apporté les modifications au fichier. 
  • Activité : filtre sur la base du type d'activité qui a modifié le fichier
  • Fait le : filtrer par la date à laquelle le fichier a été modifié.