ファイルの整理・管理

HubSpot のファイルツールにファイルをアップロードした後は、フォルダーでファイルを整理することができます。また、ファイルの名前、URL、可視性の設定など、ファイルの詳細を更新することができます。ファイルに対する過去の操作は、ファイルの履歴に表示されます。 

特定のチームにフォルダーを制限したい場合は、ファイルフォルダーのパーティション設定方法について説明します。ファイルが不要になった場合、ファイルを削除して復元する方法について説明します。 

• HubSpotアカウントにて、［マーケティング］＞［ファイルとテンプレート］＞［ファイル］の順に進みます。
• Marketing HubStarter アカウントをお持ちの場合、Marketing > Filesに移動します。 
• HubSpotの無料ツールを使用している場合、「Marketing > Email」に移動します。左サイドバーのメニューで、「その他のツール」ドロップダウンメニューをクリックし、「ファイル」を選択します。 

ファイルをフォルダーで整理する

ファイルをフォルダーで整理するには

• ファイルダッシュボードから、右上の「フォルダーの作成」をクリックします。
• フォルダーの名前を入力し、［保存］をクリックします。
• ファイルをフォルダーに移動するには、ファイルをブラウズするか、上部の検索バーを使ってファイル名で検索してください。アーカイブされたファイルを表示するには、ドロップダウンメニューから「Filter by」をクリックし、「Archived files」を選択します。
• ファイルにカーソルを合わせ、「アクション」 > 「移動」をクリックします。
• ファイルを移動したいフォルダーを選択し、［移動］をクリックします。
• また、ファイル名の横にあるチェックボックスを選択し、表の上部にある「移動」をクリックすると、ファイルを一括して移動することができます。フォルダーにファイルを追加した後、フォルダーへのアクセスを制限することで、これらのファイルへのアクセスを制御することも可能です。

ファイルのフィルタリングと検索

アップロードした特定のファイルを探すには、名前による検索とファイルタイプによるフィルタリングが可能です：

• 上部の検索バーに、検索したいファイルの名前を入力します。 
• ファイルの種類で絞り込んで、検索結果を表示することができます：
  • ファイルをカテゴリーで絞り込むには、「すべてのタイプ」ドロップダウンメニューをクリックし、カテゴリーを選択します。カテゴリーには、画像、ドキュメントのほか、以下の3つの動画ファイルフィルターがあります：
    • すべての動画：アップロードされたすべての動画が表示されます。
    • 高度な機能を持つ動画：高度な機能のトグルがオンになっている動画のみ表示されます。これらの動画は、リスト、ワークフロー、フォーム、CTAsツールで使用することができます。また、字幕の切り替えや、動画の再生回数を確認することも可能です。高度な機能を持つ動画については、こちらの記事で詳しく解説しています。
    • 高度な機能を持たない動画：「高度な機能」のトグルがオフになった動画のみが表示されます。
  • ファイルの拡張子で絞り込むには、上部の検索バーにファイルの拡張子（例：jpg、pdf、mp3）を入力してください。また、検索ではファイルの名前をスペースで区切って入力することもできます。例えば、検索バーにdog pngと入力すると、dogというテキストを含むタイトルを持つすべてのpng ファイルが表示されます。
    
    

ファイルの名前を変更する

ファイル名を変更するには

• ファイルダッシュボードから、ファイルにカーソルを合わせ、「アクション」 > 「名前の変更」をクリックします。
• 新しい名前を入力し、[ Rename]をクリックして変更を保存します。
  
  

ファイルの可視化設定を編集する

ファイルの可視性オプションを編集することで、URLが公開されるかどうか、検索エンジンにインデックスされるかどうかが調整されます。ファイルの可視化設定は、個々のファイルに対して、または一括して編集することができます。視認性については、以下の項目から選択することができます：

• 公開：ファイルのURLは、URLのウェブアドレスを知っている人、または推測した人に公開されることになります。また、別途操作を行うことで、検索エンジンがファイルURLのインデックス登録を行えるようになります。
• 公開 - noindex：ファイルのURLは、URLのウェブアドレスを知っている人、または推測した人が、一般にアクセスできるようになります。検索エンジンにはファイルURLのインデックス登録を行わないよう指示します。
• 非公開：ファイルのURLは非公開となり、アクセスには一時的なURLが必要となります。検索エンジンは、ファイルのURLをインデックスすることができなくなります。

注：デフォルトでは、ファイルの可視性は「公開」に設定されています。検索エンジンにインデックスされていた場合、Public - noindexに設定しても、検索結果から削除されることはありません。その代わり、そのファイルは次回のクロール時に再インデックスされないので、時間がかかる場合があります。過去にインデックスされたファイルを削除するには、Googleサーチコンソールなどの外部ツールを使用して、これらのリンクの削除を要求することができます。 

• ファイルダッシュボードから、ファイルの名前をクリックします。 

• 右パネルの「ファイルURLの可視化」でドロップダウンメニューをクリックし、可視化のオプションを選択します。
  
  

• ファイルダッシュボードで、編集したいファイルの横にあるチェックボックスを選択し、表の上部にある「ファイルの可視性を変更」をクリックします。
• 右のパネルで、切り替えたい可視化オプションの横にあるラジオボタンをクリックします。
  
  

ファイルの詳細を管理する

ファイルの詳細パネルでは、ファイルがホスティングされているサブドメインなどのファイルの詳細を編集することができます。また、ファイルを最新版に置き換えたり、画像ファイルを複製して編集することも可能です。 

• ファイルダッシュボードから、ファイルの名前をクリックします。 
• ファイルがホスティングされるサブドメインを変更する場合。
  • 右のパネルで、「ファイルURL」ドロップダウンメニューをクリックし、接続されているサブドメインの 1つを選択します。
  • ブラウザーでファイルを開くには、［新しいウィンドウでファイルを開く］をクリックします。
  • URLをコピーする場合は、［URLをコピー］をクリックします。 

• 一定期間経過後にファイルを削除する場合。
  • 右パネルの「ファイルの有効期限」の下に、有効期限を設定する日時を設定します。
  • ファイルの有効期限を削除するには、日付ピッカーを選択し、クリアをクリックします。有効期限が設定されていない場合は、無期限で保持されます。 
  • ［保存］をクリックします。ファイルの有効期限が切れると、自動的にファイルゴミ箱に送られます。 
• 画像や動画ファイルにaltテキストを追加する場合。
  • 右のパネルで、「アクセシビリティー」をクリックします。
  • Alt text フィールドに、ファイルのalt textを入力します。 
  • ［保存］をクリックします。このテキストは、画像ファイルではaltテキストとして、動画ファイルではtitle属性として適用されます。 
• ファイルを更新済みバージョンに置換するには、次の手順に従います。
  • 右パネルの下部で、「置換」をクリックします。 
  • コンピューターのハードディスクを参照し、新しいファイルを選択します。ファイルを入れ替えた後 
    • 古いファイルは置き換わってから最大2時間キャッシュされることがあるので、すぐにファイルの更新が確認できない場合があります。
    • ファイルが正常に置き換えられたかどうかを確認するには、シークレットブラウザーのウィンドウでファイルのURLを読み込んでみてください。 
• 画像ファイルを複製して編集するには
  • 右側のパネルの下部にある［複製して編集］をクリックします。
    • Canvaの画像を編集している場合、複製と編集 > Canvaで編集をクリックすると、新しいCanvaのデザインを作成し編集することができます。
    • Shutterstockの画像ファイルを複製して編集することはできません。 

• • ファイルの複製に編集を加えます。
  • ［保存］をクリックします。 

• ファイルをダウンロードするには、右パネルの下部にある「その他」> 「ダウンロード」をクリックします。Shutterstockの画像ファイルをダウンロードすることはできません。 

ファイル履歴を確認する

ファイルの詳細パネルから、ファイルの可視性の変更、過去のファイルの削除など、ファイルに加えられた過去の変更のログを表示することができます。既存のファイルについては、2022年8月1日以降の変更点のみがファイル履歴に表示されます。

ファイルの履歴を確認する 

• ファイルダッシュボードから、ファイルの名前をクリックします。
• 右のパネルで、［ファイル履歴］をクリックします。次に、［ファイル履歴をすべて表示する］をクリックします。
  
  

•  右のパネルでは、ファイルの履歴を次のように絞り込むことができます。 
  • 実行者：ファイルに変更を加えたユーザーによるフィルターです。 
  • アクティビティー：ファイルに加えられた変更のアクティビティータイプで絞り込む。
  • Made on:ファイルが変更された日付で絞り込みします。