Organiza y gestiona tus archivos

Después de subir archivos a la herramienta de archivos en HubSpot, puedes organizar tus archivos con carpetas. También puede actualizar los detalles del archivo, como el nombre, la URL y los ajustes de visibilidad. Cualquier acción previa sobre el archivo se mostrará en el historial del archivo.    

Si quieres restringir una carpeta a un equipo específico, aprende a particionar tus carpetas de archivos. Si ya no necesitas un archivo, aprende a eliminarlo y restaurarlo. 

• En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Marketing > Archivos y plantillas > Archivos.
• Si tienes una cuenta de Marketing Hub Starter, navega a Marketing > Archivos. 
• Si está utilizando HubSpotL será públicamente acs herramientas gratuitas, navegue a Marketing > Email. En el menú de la barra lateral izquierda, haz clic en el menú desplegable Más herramientas, luego selecciona Archivos.

Organizar archivos en carpetas

Para organizar tus archivos con carpetas:

• En el panel de archivos, en la parte superior derecha, haga clic en Crear carpeta.
• Introduce un nombre para tu carpeta y haz clic en Guardar.
• Para mover un archivo a una carpeta, explora tus archivos o usa la barra de búsqueda en la parte superior para buscar por nombre de archivo. Para ver los archivos archivados, haz clic en el menú desplegable Filtrar por y selecciona Archivos archivados.
• Coloca el cursor sobre un archivo y haz clic en Acciones > Mover.
• Selecciona la carpeta donde deseas mover al archivo y haz clic en Mover.
• También puede mover archivos en bloque seleccionando las casillas de verificación situadas junto a los nombres de archivo y haciendo clic en Mover en la parte superior de la tabla. Después de añadir tus archivos a una carpeta, también puedes controlar el acceso a estos archivos restringiendo el acceso a la carpeta.

Filtra y busca tus archivos

Para encontrar archivos específicos que hayas cargado, puedes buscar por nombre y filtrar por tipo de archivo:

• En la barra de búsqueda superior, escribe el nombre del archivo que deseas encontrar. 
• Puedes refinar tus resultados de búsqueda filtrando por tipo de archivo:
  • Para filtrar sus archivos por categoría, haga clic en el menú desplegable Todos los tipos y, a continuación, seleccione una categoría. Las categorías incluyen Imágenes, Documentos, así como los siguientes tres filtros de archivos de vídeo:
    • Todos los vídeos: aparecerán todos los vídeos subidos.
    • Vídeos con funciones avanzadas : sólo aparecerán los vídeos que tengan activada la opción Funciones avanzadas. Estos vídeos pueden utilizarse en listas, workflows, formularios y en la herramienta CTAs. También puedes activar los subtítulos y consultar el número de visionados del vídeo. Más información sobre vídeos con funciones avanzadas en este artículo.
    • Vídeos sin funciones avanzadas: sólo aparecerán los vídeos que tengan desactivadas las funciones avanzadas.
  • Para filtrar por la extensión de un archivo, ingresa la extensión del archivo (por ejemplo: jpg, pdf, mp3) en la barra de búsqueda superior. También puedes incluir el nombre del archivo en tu búsqueda, separados por un espacio. Por ejemplo, si introduce perro png en la barra de búsqueda, obtendrá todos los archivos png cuyos títulos incluyan el texto perro.
    
    

Cambiar el nombre de un archivo

Para renombrar un fichero:

• En el panel de archivos, sitúe el cursor sobre un archivo y haga clic en Acciones > Renombrar.
• Introduzca un nuevo nombre y haga clic en Renombrar para guardar los cambios.
  
  

Edite la configuración de visibilidad de su archivo

• • Pública: la URL del archivo será accesible públicamente a cualquiera que tenga o adivine la dirección web de la URL. Los motores de búsqueda podrán indexar esa URL.
  • Público - noindex: la URL del archivo será accesible públicamente para cualquiera que tenga o adivine la dirección web de la URL. A los motores de búsqueda se les da insutrcciones de no indexar esa URL.
  • Privado: la URL del archivo será privada y requerirá una URL temporal para acceder. Los motores de búsqueda no podrán indexar la URL del archivo.

Tenga en cuenta que por defecto, la visibilidad de los archivos está configurada como Pública.

• Para editar la visibilidad de un solo archivo:
  • En el panel de archivos, haga clic en el nombre del archivo.  

• • En el panel derecho, en Visibilidad de URL de archivos, haga clic en el menú desplegable y seleccione una opción de visibilidad.
    
    

• Para editar la visibilidad de varios archivos al mismo tiempo:
  • En el panel de archivos, seleccione las casillas de verificación situadas junto a los archivos que desea editar y, a continuación, haga clic en Cambiar visibilidad de archivos, en la parte superior de la tabla.
  • En el panel derecho, haga clic en el botón de opción situado junto a la opción de visibilidad a la que desea cambiar.
    
    

Gestione los datos de su expediente

En el panel Detalles del archivo, puede editar los detalles del archivo, como el subdominio en el que está alojado. También puedes sustituir un archivo por una versión actualizada, o clonar y editar un archivo de imagen.

• En el panel de archivos, haga clic en el nombre del archivo.  
• Para cambiar el subdominio en el que está alojado su archivo:
  • En el panel derecho, haga clic en elmenú desplegable URL de archivo y seleccione uno de los subdominios conectados.
  • Para abrir el archivo en tu navegador, haz clic en Abrir archivo en una nueva ventana.
  • Para copiar la URL, haga clic en Copiar URL. 

• Para eliminar un archivo después de un periodo de tiempo determinado:
  • En el panel derecho, en Fecha de caducidad del archivo, establezca una fecha y hora para que caduque el archivo. 
  • Para eliminar la fecha de caducidad de un archivo, seleccione el selector de fecha y haga clic en borrar.  Si no se ha establecido ninguna fecha de caducidad, el fichero se conservará indefinidamente. 
  • Haz clic en Guardar. Cuando el archivo haya caducado, se enviará automáticamente a la papelera de archivos. 

• Para añadir texto alternativo a su imagen o archivo de vídeo:
  • En el panel derecho, haga clic en Accesibilidad.
  • En el campo Texto alternativo , introduzca el texto alternativo del archivo. 
  • Haz clic en Guardar. Este texto se aplicará como texto alt en los archivos de imagen y como atributo title en los archivos de vídeo.   
• Para reemplazar un archivo con una versión actual:
  • En la parte inferior del panel derecho, haga clic en Reemplazar.
  • Navega por el disco duro de tu ordenador y selecciona un nuevo archivo. El archivo antiguo puede permanecer en caché hasta dos horas después de ser sustituido, por lo que es posible que no veas la actualización del archivo inmediatamente.
• Para clonar y editar un archivo de imagen:
  • En la parte inferior del panel derecho, haz clic en Clonar y editar. 
  • Haz ediciones al clon de tu archivo.
  • Haz clic en Guardar.
• Para descargar un archivo, en la parte inferior del panel derecho, haga clic en Más > Descargar.

Revisar el historial de archivos

Desde el panel de detalles del archivo, puede visualizar un registro de los cambios históricos realizados en el archivo, como cambios en la visibilidad del archivo, eliminaciones anteriores del archivo, etc. Para los expedientes existentes, el historial de expedientes sólo mostrará los cambios a partir del 1 de agosto de 2022.

Para revisar el historial de tu expediente:

• En el panel de archivos, haga clic en el nombre del archivo.
• En el panel derecho, haga clic en Historial de archivos. A continuación, haga clic en Ver historial completo de archivos.
  
  

•  En el panel derecho, puede filtrar el historial de su expediente con lo siguiente: 
  • Realizado por: filtro por el usuario que ha realizado los cambios en el fichero. 
  • Actividad: filtrar por el tipo de actividad de cambio realizado en el fichero
  • Hecho el: filtra por la fecha en que se modificó el fichero.