Uw bestanden organiseren en beheren

Nadat je bestanden hebt geüpload naar de bestandstool in HubSpot, kun je je bestanden organiseren met mappen. Je kunt ook je bestandsgegevens bijwerken, zoals de naam van het bestand, de URL en de zichtbaarheidsinstellingen. Eventuele eerdere acties op het bestand worden weergegeven in de geschiedenis van het bestand.

Als u een map wilt beperken tot een specifiek team, lees dan hoe u uw bestandsmappen kunt indelen. Als u een bestand niet langer nodig heeft, lees dan hoe u uw bestanden kunt verwijderen en terugzetten.

• Navigeer in uw HubSpot account naar Marketing > Bestanden en templates > Bestanden.
• Als u een Marketing Hub Starter-accounthebt, navigeert u naar Marketing > Bestanden.
• Als u de gratis tools van HubSpot gebruikt, navig eert u naarMarketing > E-mail. Klik in het linker zijbalkmenu op het vervolgkeuzemenu Meer tools en selecteer vervolgens Bestanden.

Bestanden organiseren in mappen

Om je bestanden te organiseren met mappen:

• Klik in het dashboard Bestanden rechtsboven op Map maken.
• Voer een naam in voor uw map en klik op Opslaan.
• Om een bestand naar een map te verplaatsen, bladert u door uw bestanden of gebruikt u de zoekbalk bovenaan om op bestandsnaam te zoeken. Als u gearchiveerde bestanden wilt zien, klikt u op het vervolgkeuzemenu Filteren op en selecteert u Gearchiveerde bestanden.
• Ga met de muis over een bestand en klik op Acties > Verplaatsen.
• Selecteer de map waarnaar u het bestand wilt verplaatsen en klik op Verplaatsen.
• U kunt bestanden ook in bulk verplaatsen door de selectievakjes naast de bestandsnamen aan te vinken en vervolgens boven in de tabel op Verplaatsen te klikken. Nadat u uw bestanden aan een map hebt toegevoegd, kunt u ook de toegang tot deze bestanden regelen door de toegang tot de map te beperken.

Uw bestanden filteren en doorzoeken

Om specifieke bestanden te vinden die u hebt geüpload, kunt u zoeken op naam en filteren op bestandstype:

• Voer in de bovenste zoekbalk de naam in van het bestand dat u wilt vinden.
• U kunt uw zoekresultaten verfijnen door te filteren op bestandstype:
  • Om uw bestanden op categorie te filteren, klikt u op het keuzemenu Alle typen en selecteert u vervolgens een categorie. De categorieën omvatten afbeeldingen, documentenende volgende drie filters voor videobestanden:
    • Alle video's: alle geüploade video's worden weergegeven.
    • Video's met geavanceerde functies: alleen video's waarbij de optie Geavanceerde functies is ingeschakeld, worden weergegeven. Deze video's kunnen worden gebruikt in lijsten, workflows, formulieren en in de CTA's-tool. U kunt ook ondertitels inschakelen en het aantal bekeken video's bekijken. Meer informatie over video's met geavanceerde functies vindt u in dit artikel.
    • Video's zonder geavanceerde functies: alleen video's met de Geavanceerde functies uitgeschakeld worden weergegeven.
  • Om te filteren op de extensie van een bestand, voert u de bestandsextensie in (bv. jpg, pdf, mp3) in de zoekbalk bovenaan. U kunt ook de naam van het bestand in uw zoekopdracht opnemen, gescheiden door een spatie. Als u bijvoorbeeld hond png invoert in de zoekbalk, krijgt u alle png-bestanden met een titel waarin de tekst hond voorkomt.
    
    

Een bestand hernoemen

Een bestand hernoemen:

• Ga in het dashboard voor bestanden met de muis over een bestand en klik op Acties > Hernoemen.
• Voer een nieuwe naam in en klik op Hernoemen om uw wijzigingen op te slaan.
  
  

Bewerk de zichtbaarheidsinstellingen van uw bestand

• • Openbaar: de URL van het bestand zal openbaar toegankelijk zijn voor iedereen die het webadres van de URL heeft of raadt. Zoekmachines kunnen de bestands-URL indexeren.
  • Publiek - noindex: de bestands-URL zal publiek toegankelijk zijn voor iedereen die het webadres van de URL heeft of raadt. Zoekmachines krijgen de opdracht de bestands-URL niet te indexeren.
  • Privé: de bestands-URL zal privé zijn en vereist een tijdelijke URL om toegang te krijgen. Zoekmachines kunnen de bestands-URL niet indexeren.

Let op: standaard is de zichtbaarheid van bestanden ingesteld op Openbaar.

• Om de zichtbaarheid van een enkel bestand aan te passen:
  • Klik in het dashboard voor bestanden op de naam van het bestand.

• • Klik in het rechterpaneel onder Bestands-URL zichtbaarheid op het dropdownmenu en selecteer een zichtbaarheidsoptie.
    
    

• Om de zichtbaarheid van meerdere bestanden tegelijk te bewerken:
  • Selecteer in het bestandsdashboard de selectievakjes naast de bestanden die u wilt bewerken en klik vervolgens op Zichtbaarheid van bestand wijzigen bovenaan de tabel.
  • Klik in het rechterpaneel op het keuzerondje naast de zichtbaarheidsoptie waarnaar u wilt overschakelen.
    
    

Uw bestandsdetails beheren

In het paneel Bestandsdetails kunt u bestandsdetails bewerken, zoals het subdomein waarop het bestand wordt gehost. U kunt ook een bestand vervangen door een bijgewerkte versie, of een afbeeldingsbestand klonen en bewerken.

• Klik in het bestandsdashboard op de naam van het bestand.
• Om het subdomein te wijzigen waarop uw bestand wordt gehost:
  • Klik in het rechterpaneel op hetkeuzemenu Bestands-URL en selecteer een van uw aangesloten subdomeinen.
  • Om het bestand in uw browser te openen, klikt u op Bestand in een nieuw venster openen.
  • Om de URL te kopiëren, klikt u op URL kopiëren.

• alt-tekst toevoegen aan uw afbeelding of videobestand:
  • Klik in het rechter paneel op Toegankelijkheid.
  • Voer in het veld Alt-tekst de alt-tekst voor uw bestand in.
  • Klik op Opslaan. Deze tekst wordt toegepast als alt-tekst op afbeeldingsbestanden en als titelattribuut op videobestanden.
• Een bestand vervangen door een bijgewerkte versie:
  • Onderaan het rechterpaneel klikt u op Vervangen.
  • Blader door de harde schijf van uw computer en selecteer een nieuw bestand. Het oude bestand kan tot twee uur na de vervangingin de cache blijven, dus het is mogelijk dat u de update van het bestand niet onmiddellijk ziet.
• Een afbeeldingsbestand klonen en bewerken:
  • Klik onderaan in het rechterpaneel op Klonen en bewerken.
  • Breng wijzigingen aan in de kloon van uw bestand.
  • Klik op Opslaan.
• Om een bestand te downloaden, klikt u onderaan in het rechterpaneel op Meer > Downloaden.

Uw bestandsgeschiedenis bekijken

In het paneel Bestandsdetails kunt u een logboek weergeven van historische wijzigingen die in het bestand zijn aangebracht, zoals wijzigingen in de zichtbaarheid van het bestand, eerdere verwijderingen van bestanden en meer. Voor bestaande bestanden toont de bestandsgeschiedenis alleen wijzigingen vanaf 1 augustus 2022.

Om de geschiedenis van uw bestand te bekijken:

• Klik in het dashboard van de bestanden op de naam van het bestand.
• Klik in het rechterpaneel op Bestandsgeschiedenis. Klik vervolgens op Volledige bestandsgeschiedenis weergeven.
  
  

• In het rechterpaneel kunt u de bestandsgeschiedenis als volgt filteren:
  • Uitgevoerd door: filter op de gebruiker die de wijzigingen in het dossier heeft aangebracht.
  • Activiteit: filter op het type wijziging dat in het dossier is aangebracht.
  • Gemaakt op: filter op de datum waarop het bestand is gewijzigd.