Uw bestanden organiseren en beheren

Nadat je bestanden hebt geüpload naar de bestandstool in HubSpot, kun je je bestanden organiseren met mappen. Je kunt ook je bestandsdetails bijwerken, zoals de naam van het bestand, de URL en de zichtbaarheidsinstellingen. Alle eerdere acties op het bestand worden weergegeven in de geschiedenis van het bestand

Als je een map wilt beperken tot een specifiek team, lees

hoe je je bestandsmappen kunt indelen. Als u een bestand niet langer nodig hebt, lees dan

u uw bestanden verwijdert en terugzet.

• Navigeer in uw HubSpot account naar Marketing > Bestanden en templates > Bestanden.
• Als u een Marketing Hub Starter-account hebt, navigeert u naar Marketing > Bestanden.
• Als u HubSpots gratis tools gebruikt, navigeert u naar Marketing > E-mail. Klik in het linker zijbalkmenu op het vervolgkeuzemenu Meer tools en selecteer vervolgens Bestanden.

Bestanden organiseren in mappen

Om je bestanden te organiseren met mappen

• Klik in het dashboard Bestanden rechtsboven op Map maken.
• Voer een naam in voor uw map en klik op Opslaan.
• Om een bestand naar een map te verplaatsen, bladert u door uw bestanden of gebruikt u de zoekbalk bovenaan om op bestandsnaam te zoeken. Als u gearchiveerde bestanden wilt zien, klikt u op het vervolgkeuzemenu Filteren op en selecteert u Gearchiveerde bestanden.
• Ga met de muis over een bestand en klik op Acties > Verplaatsen.
• Selecteer de map waarnaar u het bestand wilt verplaatsen en klik op Verplaatsen.
• U kunt ook bestanden in bulk verplaatsen door de selectievakjes naast de bestandsnamen aan te vinken en vervolgens boven in de tabel op Verplaatsen te klikken. Nadat u uw bestanden aan een map hebt toegevoegd, kunt u ook de toegang tot deze bestanden regelen door de toegang tot de map te beperken.

Uw bestanden filteren en doorzoeken

specifieke bestanden te vinden die u hebt geüpload, kunt u zoeken op naam en filteren op bestandstype

• Voer in de bovenste zoekbalk de naam in van het bestand dat u wilt vinden.
• U kunt uw zoekresultaten verfijnen door te filteren op bestandstype:
  • Om uw bestanden op categorie te filteren, klikt u op het keuzemenu Alle typen en selecteert u vervolgens een categorie. De categorieën omvatten afbeeldingen, documenten en de volgende drie filters voor videobestanden:
    • Alle video's: alle geüploade video's worden weergegeven.
    • Video's met geavanceerde functies: alleen video's met de optie Geavanceerde functies ingeschakeld worden weergegeven. Deze video's kunnen worden gebruikt in lijsten, workflows, formulieren en in de CTA's-tool. U kunt ook ondertitels inschakelen en het aantal bekeken video's bekijken. Meer informatie over video's met geavanceerde functies vindt u in dit artikel.
    • Video's zonder geavanceerde functies: alleen video's met de Geavanceerde functies uitgeschakeld zullen verschijnen.
  • Om te filteren op de extensie van een bestand, voert u de bestandsextensie in (bv. jpg, pdf, mp3) in de zoekbalk bovenaan. U kunt ook de naam van het bestand in uw zoekopdracht opnemen, gescheiden door een spatie. Als u bijvoorbeeld hond png invoert in de zoekbalk, krijgt u alle png-bestanden met titels waarin de tekst hond voorkomt.
    
    

Een bestand hernoemen

Om een bestand te hernoemen

• Ga in het dashboard bestanden met de muis over een bestand en klik op Acties > Hernoemen.
• Voer een nieuwe naam in en klik op Hernoemen om uw wijzigingen op te slaan.
  
  

De zichtbaarheidsinstellingen van uw bestand bewerken

Door de zichtbaarheidsoptie van een bestand te bewerken, past u aan of de URL openbaar is en of deze wordt geïndexeerd door zoekmachines. U kunt de zichtbaarheidsinstellingen voor afzonderlijke bestanden of in bulk bewerken. U kunt kiezen uit de volgende zichtbaarheidsopties

• Openbaar: de URL van het bestand zal openbaar toegankelijk zijn voor iedereen die het webadres van de URL heeft of raadt. Zoekmachines kunnen de bestands-URL indexeren.
• Publiek - noindex: de bestands-URL is publiek toegankelijk voor iedereen die het webadres van de URL heeft of raadt. Zoekmachines krijgen de opdracht de bestands-URL niet te indexeren.
• Privé: de bestands-URL zal privé zijn en vereist een tijdelijke URL om toegang te krijgen. Zoekmachines kunnen de bestands-URL niet indexeren.

Let op: standaard staat de zichtbaarheid van bestanden ingesteld op Openbaar. Als een bestand eerder werd geïndexeerd door een zoekmachine, zal het instellen van een bestand op Public - noindex het niet verwijderen uit de zoekresultaten. In plaats daarvan wordt het bestand niet opnieuw geïndexeerd tijdens de volgende crawl, wat enige tijd kan duren. Om een eerder geïndexeerd bestand te verwijderen, kunt u externe tools zoals Google search console

• Klik in het files dashboard op de naam van het bestand.

• In het rechterpaneel, onder Bestands-URL zichtbaarheid, klikt u op het dropdown menu en selecteert u een zichtbaarheidsoptie.
  
  

Om de zichtbaarheid van meerdere bestanden tegelijk te bewerken:

• Selecteer in het bestandsdashboard de selectievakjes naast de bestanden die u wilt bewerken en klik vervolgens boven in de tabel op Zichtbaarheid van bestand wijzigen.
• Klik in het rechterpaneel op het keuzerondje naast de zichtbaarheidsoptie waarnaar u wilt overschakelen.
  
  

Bestandsdetails beheren

In het paneel Bestandsdetails

u bestandsdetails bewerken, zoals het subdomein waarop het bestand wordt gehost. U kunt ook een bestand vervangen door een bijgewerkte versie, of een afbeeldingsbestand klonen en bewerken

• Klik in het bestandsdashboard op de naam van het bestand.
• Om het subdomein waarop uw bestand wordt gehost te wijzigen:
  • Klik in het rechterpaneel op hetkeuzemenu Bestands-URL en selecteer een van uw aangesloten subdomeinen.
  • Om het bestand in uw browser te openen, klikt u op Bestand in een nieuw venster openen.
  • Om de URL te kopiëren, klikt u op URL kopiëren.

• Om een bestand na een bepaalde periode te verwijderen:
  • Stel in het rechterpaneel onder Bestandsvervaldatum een datum en tijd in waarop het bestand vervalt .
  • Als u de vervaldatum van een bestand wilt verwijderen, selecteert u de datumkiezer en klikt u op wissen. Als er geen vervaldatum is ingesteld, wordt het bestand voor onbepaalde tijd bewaard.
  • Klik op Opslaan. Als het bestand is verlopen, wordt het automatisch naar de prullenbak gestuurd.
• Alt-tekst toevoegen aan uw afbeeldings- of videobestand:
  • Klik in het rechterpaneel op Toegankelijkheid.
  • Voer in het veld Alt-tekst de alt-tekst voor uw bestand in.
  • Klik op Opslaan. Deze tekst wordt toegepast als alt-tekst op afbeeldingsbestanden en als titelattribuut op videobestanden.
• Een bestand vervangen door een bijgewerkte versie:
  • Klik onderaan in het rechterpaneel op Vervangen.
  • Blader door de harde schijf van uw computer en selecteer een nieuw bestand. Het oude bestand kan tot twee uur na de vervanging in de cache blijven, dus het is mogelijk dat u de update van het bestand niet onmiddellijk ziet.
• Een afbeeldingsbestand klonen en bewerken
  • Klik onderaan in het rechterpaneel op Klonen en bewerken.
    • Als u een Canva-afbeelding bewerkt, kunt u klikken op Klonen en bewerken > Bewerken in Canva om een nieuw Canva-ontwerp te maken en te bewerken.
    • U kunt Shutterstock-afbeeldingsbestanden niet klonen en bewerken.

• • Breng bewerkingen aan in de kloon van uw bestand.
  • Klik op Opslaan.

• Om een bestand te downloaden, klikt u onderaan het rechterpaneel op Meer > Downloaden. U kunt geen Shutterstock-afbeeldingsbestanden downloaden.

Uw bestandsgeschiedenis bekijken

In het paneel Bestandsdetails

u een logboek weergeven van historische wijzigingen die in het bestand zijn aangebracht, zoals wijzigingen in de zichtbaarheid van het bestand, eerdere verwijderingen van bestanden en meer. Voor bestaande bestanden toont de bestandsgeschiedenis alleen wijzigingen vanaf 1 augustus 2022.

Om de geschiedenis van uw bestand te bekijken

• Klik in het dashboard voor bestanden op de naam van het bestand.
• Klik in het rechterpaneel op Bestandsgeschiedenis. Klik vervolgens op Bekijk volledige bestandsgeschiedenis.
  
  

• In het rechterpaneel kunt u de bestandsgeschiedenis als volgt filteren:
  • Uitgevoerd door: filter op de gebruiker die de wijzigingen in het bestand heeft aangebracht.
  • Activiteit: filter op het type wijziging dat de activiteit in het bestand heeft aangebracht.
  • Gemaakt op: filter op de datum waarop het bestand is gewijzigd.