Organizzare e gestire i file

Dopo aver caricato i file nello strumento file di HubSpot, è possibile organizzare i file in cartelle. È inoltre possibile aggiornare i dettagli del file, come il nome, l'URL e le impostazioni di visibilità. Qualsiasi azione precedente sul file sarà visualizzata nella cronologia del file.

Se si desidera limitare una cartella a un team specifico, imparare a suddividere le cartelle dei file. Se non si ha più bisogno di un file, imparare

eliminare e ripristinare i file.

• Nel tuo account HubSpot, naviga su Marketing > File e Modelli > File.
• Se avete un account Marketing Hub Starter , andate su Marketing > File.
• Se utilizzate gli strumenti gratuiti di HubSpots, andate su Marketing > Email. Nel menu della barra laterale sinistra, fate clic sul menu a discesa Altri strumenti, quindi selezionate File.

Organizzare i file in cartelle

Per organizzare i file con le cartelle

• Nella dashboard dei file, in alto a destra, fate clic su Crea cartella.
• Inserire un nome per la cartella, quindi fare clic su Salva.
• Per spostare un file in una cartella, sfogliare i file o utilizzare la barra di ricerca in alto per cercare il nome del file. Per visualizzare i file archiviati, fare clic sul menu a discesa Filtra per e selezionare File archiviati.
• Passare il mouse su un file e fare clic su Azioni > Sposta.
• Selezionare la cartella in cui si desidera spostare il file e fare clic su Sposta.
• È anche possibile spostare i file in blocco selezionando le caselle di controllo accanto ai nomi dei file e facendo clic su Sposta nella parte superiore della tabella. Dopo aver aggiunto i file a una cartella, è possibile controllare l'accesso a questi file limitando l'accesso alla cartella.

Filtrare e cercare i file

Per trovare i file specifici caricati, è possibile effettuare una ricerca per nome e filtrare per tipo di file

• Nella barra di ricerca superiore, inserire il nome del file che si desidera individuare.
• È possibile affinare i risultati della ricerca filtrando per tipo di file:
  • Per filtrare i file per categoria, fare clic sul menu a discesa Tutti i tipi, quindi selezionare una categoria. Le categorie includono immagini, documenti e i seguenti tre filtri per i file video:
    • Tutti i video: vengono visualizzati tutti i video caricati.
    • Video con caratteristiche avanzate: vengono visualizzati solo i video con l'opzione Funzioni avanzate attivata. Questi video possono essere utilizzati in elenchi, flussi di lavoro, moduli e nello strumento CTA. È inoltre possibile attivare i sottotitoli e controllare il numero di visualizzazioni del video. Per saperne di più sui video con funzioni avanzate, consultare questo articolo.
    • Video senza funzioni avanzate: vengono visualizzati solo i video con le funzioni avanzate disattivate.
  • Per filtrare in base all'estensione di un file, inserire l'estensione del file (ad esempio, jpg, pdf, mp3) nella barra di ricerca in alto. È anche possibile includere il nome del file nella ricerca, separato da uno spazio. Ad esempio, inserendo cane png nella barra di ricerca si otterranno tutti i file png con titoli che includono il testo cane.
    
    

Rinominare un file

Per rinominare un file

• Nella dashboard dei file, passare il mouse su un file e fare clic su Azioni > Rinomina.
• Immettere un nuovo nome, quindi fare clic su Rinomina per salvare le modifiche.
  
  

Modificare le impostazioni di visibilità del file

Modificando l'opzione di visibilità di un file si regola se l'URL è pubblico e se viene indicizzato dai motori di ricerca. È possibile modificare le impostazioni di visibilità dei file per singoli file o in blocco. È possibile scegliere tra le seguenti opzioni di visibilità

• Pubblico: l'URL del file sarà pubblicamente accessibile a chiunque abbia o indovini l'indirizzo web dell'URL. I motori di ricerca potranno indicizzare l'URL del file.
• Pubblico - noindex: l'URL del file sarà pubblicamente accessibile a chiunque abbia o indovini l'indirizzo web dell'URL. I motori di ricerca sono invitati a non indicizzare l'URL del file.
• Privato: l'URL del file sarà privato e richiederà un URL temporaneo per accedervi. I motori di ricerca non potranno indicizzare l'URL del file.

Nota bene: per impostazione predefinita, la visibilità dei file è configurata su Pubblico. Se un file è stato precedentemente indicizzato da un motore di ricerca, l'impostazione di un file su Pubblico - noindex non lo rimuoverà dai risultati di ricerca. Al contrario, il file non verrà reindicizzato durante il crawl successivo, che potrebbe richiedere del tempo. Per rimuovere un file precedentemente indicizzato, è possibile utilizzare strumenti esterni come Google Search Console per richiedere la rimozione di questi link.

• Dalla dashboard dei file, fare clic sul nome del file.

• Nel pannello di destra, alla voce Visibilità dell'URL del file, fare clic sul menu a discesa e selezionare un'opzione di visibilità.
  
  

Per modificare la visibilità di più file contemporaneamente:

• Dalla dashboard dei file, selezionare le caselle di controllo accanto ai file che si desidera modificare, quindi fare clic su Modifica visibilità file nella parte superiore della tabella.
• Nel pannello di destra, fare clic sul pulsante di opzione accanto all'opzione di visibilità che si desidera modificare.
  
  

Gestire i dettagli del file

Dal pannello Dettagli file è possibile modificare i dettagli del file, ad esempio il sottodominio su cui è ospitato.

anche possibile sostituire un file con una versione aggiornata, oppure clonare e modificare un file immagine

• Dalla dashboard dei file, fare clic sul nome del file.
• Per modificare il sottodominio su cui è ospitato il file:
  • Nel pannello di destra, fare clic sulmenu a discesa URL del file e selezionare uno dei sottodomini collegati.
  • Per aprire il file nel browser, fare clic su Apri file in una nuova finestra.
  • Per copiare l'URL, fare clic su Copia URL.

• Per eliminare un file dopo un determinato periodo di tempo:
  • Nel pannello di destra, alla voce Data di scadenza del file, impostare una data e un'ora di scadenza del file .
  • Per rimuovere la data di scadenza di un file, selezionare il selezionatore di date e fare clic su Cancella. Se non è stata impostata alcuna data di scadenza, il file verrà conservato a tempo indeterminato.
  • Fare clic su Salva. Quando il file è scaduto, viene automaticamente inviato al cestino dei file.
• Per aggiungere un testo alt al file immagine o video:
  • Nel pannello di destra, fare clic su Accessibilità.
  • Nel campo Testo alt , inserire il testo alt del file.
  • Fare clic su Salva. Il testo verrà applicato come testo alt ai file immagine e come attributo titolo ai file video.
• Per sostituire un file con una versione aggiornata:
  • In fondo al pannello di destra, fare clic su Sostituisci.
  • Sfogliare il disco rigido del computer e selezionare un nuovo file. Il vecchio file può essere memorizzato nella cache per un massimo di due ore dopo la sua sostituzione, quindi l'aggiornamento del file potrebbe non essere immediato.
• Per clonare e modificare un file immagine:
  • In fondo al pannello di destra, fare clic su Clona e modifica.
    • Se si sta modificando un'immagine di Canva, è possibile fare clic su Clona e modifica > Modifica in Canva per creare e modificare un nuovo design di Canva.
    • Non è possibile clonare e modificare i file immagine di Shutterstock.

• • Modificate il clone del vostro file.
  • Fare clic su Salva.

• Per scaricare un file, nella parte inferiore del pannello destro, fare clic su Altro > Download. Non è possibile scaricare i file immagine di Shutterstock.

Esaminare la cronologia dei file

Dal pannello Dettagli file

possibile visualizzare un registro delle modifiche storiche apportate al file, come ad esempio le modifiche alla visibilità del file, le cancellazioni precedenti del file e altro ancora. Per i file esistenti, la cronologia dei file mostrerà solo le modifiche apportate dal 1° agosto 2022 in poi.

Per rivedere la cronologia dei file

• Dalla dashboard dei file, fare clic sul nome del file.
• Nel pannello di destra, fare clic su Cronologia file. Quindi, fare clic su Visualizza cronologia completa dei file.
  
  

• Nel pannello di destra è possibile filtrare la cronologia dei file con le seguenti opzioni:
  • Eseguito da: filtrare in base all'utente che ha apportato le modifiche al file.
  • Attività: filtrare in base al tipo di attività di modifica apportata al file.
  • Fatto il: filtrare in base alla data in cui il file è stato modificato.