Organisieren und verwalten Sie Ihre Dateien

Nachdem Sie Dateien in das Datei-Tool in HubSpot hochgeladen haben, können Sie Ihre Dateien in Ordnern organisieren. Sie können auch Ihre Dateidetails wie den Dateinamen, die URL und die Sichtbarkeitseinstellungen aktualisieren. Alle früheren Aktionen an der Datei werden im Dateiverlauf angezeigt. 

Wenn Sie einen Ordner auf ein bestimmtes Team beschränken möchten, erfahren Sie , wie Sie Ihre Dateiordner partitionierenkönnen. Wenn Sie eine Datei nicht mehr benötigen, erfahren Sie , wie Sie Ihre Dateien löschen und wiederherstellenkönnen. 

• Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Marketing > Dateien und Vorlagen > Datei-Manager.
• Wenn Sie einen Marketing Hub Starter Account haben, navigieren Sie zu Marketing > Dateien. 
• Wenn Sie HubSpots kostenlose Tools verwenden, navigieren Sie zu Marketing > E-Mail. Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf das Dropdown-Menü Weitere Tools und wählen Sie dann Dateien. 

Organisieren von Dateien in Ordnern

So organisieren Sie Ihre Dateien mit Ordnern:

• Klicken Sie im Dashboard für Dateien oben rechts auf Ordner erstellen.
• Geben Sie einen Namen für Ihren Ordner ein und klicken Sie dann auf Speichern.
• Um eine Datei in einen Ordner zu verschieben, blättern Sie durch Ihre Dateien oder verwenden Sie die Suchleiste oben, um nach Dateinamen zu suchen. Um archivierte Dateien anzuzeigen, klicken Sie auf das Dropdown-Menü Filter nach und wählen Sie Archivierte Dateien.
• Bewegen Sie den Mauszeiger über eine Datei und klicken Sie auf Aktionen > Verschieben.
• Wählen Sie den Ordner, in den Sie die Datei verschieben möchten, und klicken Sie auf Verschieben.
• Sie können Dateien auch in großen Mengen verschieben, indem Sie die Kontrollkästchen neben den Dateinamen aktivieren und dann oben in der Tabelle auf Verschieben klicken. Nachdem Sie Ihre Dateien zu einem Ordner hinzugefügt haben, können Sie auch den Zugriff auf diese Dateien kontrollieren, indem Sie den Zugriff auf den Ordner beschränken.

Filtern und durchsuchen Sie Ihre Dateien

Um bestimmte Dateien, die Sie hochgeladen haben, zu finden, können Sie nach Namen suchen und nach Dateityp filtern:

• Geben Sie in der oberen Suchleiste den Namen der Datei ein, die Sie suchen möchten. 
• Sie können Ihre Suchergebnisse verfeinern, indem Sie nach Dateityp filtern:
  • Um Ihre Dateien nach Kategorien zu filtern, klicken Sie auf das Dropdown-Menü Alle Typen und wählen dann eine Kategorieaus. Zu den Kategorien gehören Bilder, Dokumente sowie die folgenden drei Videodateifilter:
    • Alle Videos: Alle hochgeladenen Videos werden angezeigt.
    • Videos mit erweiterten Funktionen: Es werden nur Videos angezeigt, bei denen der Schalter für erweiterte Funktionen aktiviert ist. Diese Videos können in Listen, Workflows, Formularen und im CTA-Tool verwendet werden. Sie können auch die Untertitel einschalten und die Anzahl der Aufrufe des Videos überprüfen. In diesem Artikelerfahren Sie mehr über Videos mit erweiterten Funktionen.
    • Videos ohne erweiterte Funktionen: Es werden nur Videos angezeigt, bei denen die erweiterten Funktionen ausgeschaltet sind.
  • Um nach einer Dateierweiterung zu filtern, geben Sie die Dateierweiterung (z. B. jpg, pdf, mp3) in der oberen Suchleiste ein. Sie können auch den Namen der Datei durch ein Leerzeichen getrennt in Ihrer Suche berücksichtigen. Wenn Sie zum Beispiel Hund png in die Suchleiste eingeben, werden alle png-Dateien angezeigt, deren Titel den Text Hundenthalten.
    
    

Eine Datei umbenennen

So benennen Sie eine Datei um:

• Bewegen Sie den Mauszeiger im Dateidashboard über eine Datei und klicken Sie auf Aktionen > Umbenennen.
• Geben Sie einen neuen Namen ein und klicken Sie dann auf Umbenennen, um Ihre Änderungen zu speichern.
  
  

Bearbeiten Sie die Einstellungen für die Sichtbarkeit Ihrer Datei

Wenn Sie die Sichtbarkeitsoption einer Datei bearbeiten, können Sie festlegen, ob die URL öffentlich ist und ob sie von Suchmaschinen indiziert wird. Sie können die Einstellungen für die Dateisichtbarkeit für einzelne Dateien oder als Ganzes bearbeiten. Sie können zwischen den folgenden Sichtbarkeitsoptionen wählen:

• Öffentlich: Die Datei-URL ist öffentlich zugänglich für jeden, der die URL-Webadresse hat oder errät. Auch Suchmaschinen können die Datei-URL indexieren.
• Public - noindex: Die Datei-URL ist öffentlich zugänglich für jeden, der die URL-Webadresse hat oder errät. Suchmaschinen werden angeleitet, die Datei-URL nicht zu indexieren.
• Privat: Die URL der Datei ist privat und erfordert eine temporäre URL für den Zugriff. Suchmaschinen können die URL der Datei nicht indizieren.

Bitte beachten Sie: Standardmäßig ist die Sichtbarkeit von Dateien auf "Öffentlich"eingestellt. Wenn eine Datei zuvor von einer Suchmaschine indiziert wurde, wird sie durch das Setzen einer Datei auf Public - noindex nicht aus den Suchergebnissen entfernt. Stattdessen wird die Datei beim nächsten Crawl nicht neu indiziert, was einige Zeit dauern kann. Um eine zuvor indizierte Datei zu entfernen, können Sie externe Tools wie die Google-Suchkonsole verwenden, um die Entfernung dieser Links zu beantragen. 

• Klicken Sie im Dashboard der Dateien auf den Namen der Datei. 

• Klicken Sie im rechten Bereich unter Sichtbarkeit der Datei-URL auf das Dropdown-Menü und wählen Sie eine Sichtbarkeitsoptionaus
  
  

• Aktivieren Sie im Dateidashboard die Kontrollkästchen neben den Dateien, die Sie bearbeiten möchten, und klicken Sie dann oben in der Tabelle auf Dateisichtbarkeit ändern.
• Klicken Sie im rechten Bereich auf die Optionsschaltfläche neben der Sichtbarkeitsoption, zu der Sie wechseln möchten.
  
  

Verwalten Sie Ihre Dateidetails

Im Bereich Dateidetails können Sie Dateidetails bearbeiten, z. B. die Subdomäne, unter der die Datei gehostet wird. Sie können auch eine Datei durch eine aktualisierte Version ersetzen oder eine Bilddatei klonen und bearbeiten. 

• Klicken Sie im Dashboard der Dateien auf den Namen der Datei. 
• So ändern Sie die Subdomain, unter der Ihre Datei gehostet wird:
  • Klicken Sie im rechten Bereich auf dasDropdown-Menü Datei-URL und wählen Sie eine Ihrer verbundenen Subdomainsaus.
  • Um die Datei in Ihrem Browser zu öffnen, klicken Sie auf „Datei in einem neuen Fenster öffnen“.
  • Um die URL zu kopieren, klicken Sie auf URL kopieren. 

• So löschen Sie eine Datei nach einer bestimmten Zeitspanne:
  • Legen Sie auf der rechten Seite unter " Ablaufdatum der Datei" ein Datum und eine Uhrzeit fest, zu der die Datei ablaufen soll.
  • Um das Verfallsdatum einer Datei zu entfernen, wählen Sie die Datumsauswahl und klicken Sie auf Löschen. Wurde kein Ablaufdatum festgelegt, wird die Datei auf unbestimmte Zeit aufbewahrt. 
  • Klicken Sie auf „Speichern“. Wenn die Datei abgelaufen ist, wird sie automatisch in den Papierkorbverschoben. 
• So fügen Sie Ihrer Bild- oder Videodatei einen Alt-Text hinzu:
  • Klicken Sie im rechten Bereich auf Barrierefreiheit.
  • Geben Sie in das Feld Alt-Text den Alt-Text für Ihre Datei ein. 
  • Klicken Sie auf „Speichern“. Dieser Text wird als Alt-Text für Bilddateien und als Titelattribut für Videodateien verwendet. 
• So ersetzen Sie eine Datei mit einem aktualisierten Version:
  • Klicken Sie unten im rechten Fenster auf Ersetzen. 
  • Durchsuchen Sie die Festplatte Ihres Computers und wählen Sie eine neue Datei aus. Die alte Datei kann bis zu zwei Stunden nach ihrer Ersetzung zwischengespeichert werden, so dass Sie die Aktualisierung der Datei möglicherweise nicht sofort sehen.
• So klonen und bearbeiten Sie eine Bilddatei:
  • Klicken Sie unten im rechten Bereich auf „Klonen und bearbeiten“.
    • Wenn Sie ein Canva-Bild bearbeiten, können Sie auf " Klonen und bearbeiten " klicken> Bearbeiten in Canva , um ein neues Canva-Design zu erstellen und zu bearbeiten.
    • Sie können Shutterstock-Bilddateien nicht klonen und bearbeiten. 

• • Nehmen Sie Änderungen an dem Klon Ihrer Datei vor.
  • Klicken Sie auf „Speichern“. 

• Um eine Datei herunterzuladen, klicken Sie unten im rechten Fenster auf Mehr > Download. Sie können keine Shutterstock-Bilddateien herunterladen. 

Überprüfen Sie Ihren Dateiverlauf

Im Bereich Dateidetails können Sie ein Protokoll der an der Datei vorgenommenen Änderungen anzeigen, z. B. Änderungen an der Dateisichtbarkeit, frühere Dateilöschungen und mehr. Bei bestehenden Dateien werden im Dateiverlauf nur Änderungen ab dem 1. August 2022 angezeigt.

Um den Verlauf Ihrer Datei zu überprüfen: 

• Klicken Sie im Dashboard der Dateien auf den Namen der Datei.
• Klicken Sie im rechten Bereich auf Dateiverlauf. Klicken Sie dann auf Vollständigen Dateiverlauf anzeigen.
  
  

•  Im rechten Fenster können Sie den Verlauf Ihrer Datei wie folgt filtern: 
  • Durchgeführt von: Filter durch den Benutzer, der die Änderungen an der Datei vorgenommen hat. 
  • Aktivität: Filter nach der Art der an der Datei vorgenommenen Änderung
  • Erstellt am: Filtert nach dem Datum, an dem die Datei geändert wurde.