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整理和管理您的文件

上次更新時間: 一月 20, 2023

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檔案上傳到HubSpot中的檔案工具後,您可以使用資料夾整理檔案。 您也可以更新檔案的詳細資料,例如檔案的名稱、網址和曝光率設定。 檔案的任何先前操作都會顯示在檔案的歷史紀錄中。    

如果要將資料夾限制為特定的團隊,請瞭解如何分隔檔案資料夾。 如果您不再需要檔案,請瞭解如何刪除和還原檔案。 

瀏覽到「檔案」工具:
  • 在 HubSpot 帳戶中,進入「行銷」>「檔案和範本」>「檔案」。
  • 如果您有營銷中心 入門 帳戶,請瀏覽「營銷」>「檔案」。 
  • 如果您使用的是HubSpot的免費工具,請瀏覽市場推廣」>「電子郵件」。 在左側邊欄選單中,按一下[更多工具]下拉式選單,然後選擇[檔案] 

整理資料夾中的檔案

要使用資料夾整理檔案:

  • 在檔案控制臺的右上角,按一下建立資料夾
  • 輸入資料夾的名稱,然後按一下儲存
  • 若要將檔案移至資料夾,請瀏覽檔案或使用頂部的搜尋列按檔案名稱搜尋。 若要檢視存檔檔案,請按一下按下拉式選單篩選,然後選擇存檔檔案
  • 將鼠標懸停在檔案上,然後按一下[操作] > [移動]。
  • 選擇要移動檔案的資料夾,然後按一下移動
  • 您也可以批量移動檔案,只需選擇檔案名稱旁邊的核取方塊,然後按一下表格頂部的移動將檔案新增到資料夾後,您也可以透過限制對該資料夾的存取來控制對這些檔案的存取。 


篩選並搜尋檔案

若要搜尋已上傳的特定檔案,您可以按名稱搜尋並按檔案類型篩選:

  • 在頂部搜尋列中,輸入要找到的檔案名稱。 
  • 您可以透過按檔案類型篩選來精選搜尋結果:
    • 若要按類別過濾檔案,請按一下[所有類型]下拉式選單,然後選擇一個類別類別包括影像文件,以及以下三種影像檔案濾鏡:
      • 所有 影片:所有上傳的影片都會出現。
      • 具有進階功能的影片:僅會顯示已開 進階功能的影片。 這些影片可用於清單、工作流程、表單以及CTA工具。 您也可以切換字幕並查看影片的觀看次數。 在本文中,請進一步瞭解具有進階功能的影片。
      • 沒有進階功能的影片:只會顯示「進階功能」已切換至關閉的影片。
    • 若要按檔案擴展名過濾,請在頂部搜尋列中輸入檔案擴展名(例如jpg、pdf、mp3 )。 您也可以在搜尋中包含檔案的名稱,用空格分隔。 例如,在搜尋列中輸入狗png會導致所有png檔案的標題包含文字


重命名文件

要重命名文件:

  • 從檔案控制面板中,將鼠標懸停在檔案上,然後按一下[操作] > [重命名]。
  • 輸入新名稱,然後按一下重命名 以儲存變更。

編輯檔案的可見性設定

編輯檔案的「可見性」選項會調整網址是否為公開網址,以及網址是否由搜尋引擎索引:
    • 公開:擁有或猜測網址的任何人都可以公開存取檔案網址。 搜索引擎可以索引文件URL。
    • 公開-無索引:擁有或猜測網址的任何人都可以公開存取檔案網址。 我們指示搜尋引擎不要索引檔案網址。
    • 私有:檔案網址將為私有網址,需要暫時網址才能存取。 搜索引擎無法索引文件URL。

請注意:預設情況下,檔案可見性設定為「公開」。

您可以編輯個別檔案或批量檔案的檔案可見性設定。 
  • 若要編輯單個檔案的可見性:
    • 在檔案控制臺中,按一下檔案的名稱 。  
    • 在右側面板的「檔案網址可見性」下方,按一下下拉式選單,然後選擇可見性選項。 

     

  • 若要同時編輯多個檔案的可見性:
    • 在「檔案管理中心」中,選擇要編輯的檔案旁邊的核取方塊,然後按一下表格頂部的「變更檔案可見性」。
    • 在右側面板中,按一下要切換至的曝光度選項旁邊的單選按鈕

管理檔案詳情

在「檔案詳情」面板中,您可以編輯檔案詳情,例如檔案所託管的子網域。 您也可以使用更新的版本替換檔案,或複製和編輯影像檔案。 

  • 在檔案控制臺中,按一下檔案的名稱 。  
  • 若要變更檔案託管的子網域,請按照以下步驟操作:
    • 在右側面板中,按一下檔案網址下拉選單,然後選擇一個連接的子網域
    • 若要在瀏覽器中開啟檔案,請按一下在新視窗中開啟檔案
    • 若要複製網址,請按一下複製網址。 
請注意:預設情況下,檔案託管在HubSpot的內容傳送網路系統網域上, f.hubspotusercontent顯示在檔案網址的網域中。 您可以更新設定,在 連接的子網域中託管所有檔案。 

  • 若要將替代文字新增至影像或影像檔案:
    • 在右側面板中,按一下無障礙設施
    • 在「替代文字」欄位中,輸入檔案的替代文字 。 
    • 按一下儲存。此文字將用作影像檔案的替代文字,以及影像檔案的標題屬性。   
  • 要用更新的版本替換檔案:
    • 在右側面板底部,按一下替換。 
    • 瀏覽電腦硬碟,並選擇新檔案。 舊檔案更換後可能會緩存最多兩小時,因此您可能不會立即看到檔案更新。
  • 要複製和編輯影像檔案:
    • 在右側面板底部,按一下複製並編輯。 
    • 檔案的複製進行編輯
    • 按一下儲存。 
  • 若要下載檔案,請按一下右側面板底部的「更多」>「下載」。


 

查看檔案紀錄

「檔案詳情」面板中,您可以顯示對檔案所做的歷史變更日誌,例如檔案可見性變更、先前刪除檔案等。 對於現有檔案,檔案紀錄只會顯示自2022年8月1日起的變更。

如要查看檔案的歷史記錄:  

  • 在檔案控制臺中,按一下檔案的名稱 
  • 在右側面板中,按一下檔案紀錄。 然後按一下檢視完整的檔案紀錄。 



  •  在右側面板中,您可以使用以下方式篩選檔案的歷史記錄:
    • 執行者:篩選對檔案進行變更的用戶。 
    • 活動:按對檔案所做的變更活動類型過濾
    • 建立日期:按更改文件的日期篩選。 

 

 

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