Organize e gira os seus ficheiros

Depois de ter carregado ficheiros para a ferramenta de ficheiros no HubSpot, pode organizar os seus ficheiros com pastas. Também pode actualizar os detalhes do seu ficheiro, tais como o nome do ficheiro, URL, e definições de visibilidade. Quaisquer acções anteriores no ficheiro serão exibidas no histórico do ficheiro. 

Se quiser restringir uma pasta a uma equipa específica, aprenda como dividir as suas pastas de ficheiros. Se já não precisar de um ficheiro, aprenda como apagar e restaurar os seus ficheiros. 

• Na sua conta da HubSpot, navegue até Marketing > Arquivos e Modelos > Arquivos.
• Se tiver uma conta Marketing Hub Starter , navegue até Marketing > Files. 
• Se estiver a utilizar as ferramentas gratuitas do HubSpots, navegue para Marketing > Email. No menu da barra lateral esquerda, clique no menu pendente Mais ferramentas e, em seguida, seleccione Ficheiros. 

Organizar ficheiros em pastas

Para organizar os seus ficheiros com pastas:

• No painel de controlo dos ficheiros, no canto superior direito, clique em Criar pasta.
• Introduza um nome para a pasta e clique em Guardar.
• Para mover um ficheiro para uma pasta, navegue pelos seus ficheiros ou utilize a barra de pesquisa na parte superior para pesquisar por nome de ficheiro. Para ver os ficheiros arquivados, clique no menu pendente Filtrar por e seleccione Ficheiros arquivados.
• Passe o rato sobre um ficheiro e clique em Acções > Mover.
• Seleccione a pasta para onde pretende mover o ficheiro e clique em Mover.
• Também pode mover ficheiros em massa seleccionando as caixas de verificação junto aos nomes dos ficheiros e clicando em Mover na parte superior da tabela. Depois de adicionar os seus ficheiros a uma pasta, também pode controlar o acesso a esses ficheiros restringindo o acesso à pasta.

Filtrar e pesquisar os seus ficheiros

Para encontrar ficheiros específicos que tenha carregado, pode pesquisar por nome e filtrar por tipo de ficheiro:

• Na barra de pesquisa superior, introduza o nome do ficheiro que pretende localizar. 
• Pode refinar os resultados da pesquisa filtrando por tipo de ficheiro:
  • Para filtrar os seus ficheiros por categoria, clique no menu pendente Todos os tipos e, em seguida, seleccione uma categoria. As categorias incluem Imagens, Documentos, bem como os seguintes três filtros de ficheiros de vídeo:
    • Todos os vídeos: todos os vídeos carregados aparecerão.
    • Vídeos com características avançadas: só aparecerão vídeos com as características avançadas alternadas ligadas. Estes vídeos podem ser utilizados em listas, fluxos de trabalho, formulários, e na ferramenta CTAs. Também pode alternar entre as legendas e rever a contagem da visualização do vídeo. Saiba mais sobre vídeos com características avançadas neste artigo.
    • Vídeos sem características avançadas: apenas aparecerão vídeos com as características avançadas desligadas alternadamente.
  • Para filtrar pela extensão de um ficheiro, introduza a extensão do ficheiro (por exemplo, jpg, pdf, mp3) na barra de pesquisa superior. Você também pode incluir o nome do arquivo na pesquisa, separado por um espaço. Por exemplo, introduzir dog png na barra de pesquisa resultaria em todos os ficheiros png que têm títulos que incluem o texto dog.
    
    

Renomear um arquivo

Para renomear um ficheiro:

• A partir do painel de ficheiros, passe o cursor sobre um ficheiro e clique em Actions > Rename.
• Introduza um novo nome e clique em Mudar nome para guardar as alterações.
  
  

Editar as definições de visibilidade do seu ficheiro

A edição da opção de visibilidade de um ficheiro irá ajustar se o URL é público e se é indexado pelos motores de busca. Pode editar as definições de visibilidade de ficheiros para ficheiros individuais ou em massa. Pode seleccionar entre as seguintes opções de visibilidade:

• Público: o URL do ficheiro será acessível ao público a qualquer pessoa que tenha ou adivinhe o endereço web URL. Os mecanismos de pesquisa conseguirão indexar a URL do arquivo.
• Público - noindex: o URL do ficheiro será acessível ao público a qualquer pessoa que tenha ou adivinhe o endereço web URL. Os mecanismos de pesquisa são instruídos a não indexar a URL do arquivo.
• Privado: o URL do ficheiro será privado e requer um URL temporário para aceder. Os motores de busca não serão capazes de indexar o URL do ficheiro.

Nota: por predefinição, a visibilidade dos ficheiros está configurada para Pública. Se um ficheiro tiver sido previamente indexado por um motor de busca, a definição de um ficheiro como Público - noindex não o removerá dos resultados da pesquisa. Em vez disso, o ficheiro não será reindexado durante a próxima pesquisa, o que pode demorar algum tempo. Para remover um ficheiro anteriormente indexado, pode utilizar ferramentas externas, como a consola de pesquisa do Google, para solicitar a remoção dessas ligações. 

• A partir do painel de ficheiros, clique no nome do ficheiro. 

• No painel direito, em Visibilidade do URL do ficheiro, clique no menu pendente e seleccione uma opção de visibilidade
  
  

• A partir do painel de ficheiros, seleccione as caixas de verificação junto aos ficheiros que pretende editar, depois clique em Alterar visibilidade do ficheiro no topo da tabela.
• No painel direito, clique no botão de rádio ao lado da opção de visibilidade para a qual pretende mudar.
  
  

Gerir os detalhes do seu ficheiro

No painel Detalhes do ficheiro, pode editar os detalhes do ficheiro, como o subdomínio em que o ficheiro está alojado. Também pode substituir um ficheiro por uma versão actualizada ou clonar e editar um ficheiro de imagem. 

• A partir do painel de ficheiros, clique no nome do ficheiro. 
• Para alterar o subdomínio em que o seu ficheiro está alojado:
  • No painel direito, clique nomenu pendente File URL e seleccione um dos seus subdomínios ligados.
  • Para abrir o arquivo no navegador, clique em Abrir arquivo em uma nova janela.
  • Para copiar o URL, clique em Copiar URL. 

• Para apagar um ficheiro após um período de tempo específico:
  • No painel direito, em Data de expiração do ficheiro, defina uma data e hora para o ficheiro expirar.
  • Para remover a data de validade de um ficheiro, seleccione o seleccionador de datas e clique em limpar. Se não tiver sido fixada uma data de expiração, o ficheiro será retido indefinidamente. 
  • Clique em Salvar. Quando o ficheiro tiver expirado, será automaticamente enviado para o lixo dos ficheiros. 
• Para adicionar texto alt ao seu ficheiro de imagem ou de vídeo:
  • No painel direito, clicar em Acessibilidade.
  • No campo de texto Alt , introduza o texto alt para o seu ficheiro. 
  • Clique em Salvar. Este texto será aplicado como um texto alt em ficheiros de imagem e um atributo de título em ficheiros de vídeo. 
• Para substituir um arquivo por uma versão atualizada:
  • Na parte inferior do painel direito, clique em Substituir. 
  • Navegue no disco rígido do computador e seleccione um novo ficheiro. Depois de substituir o seu ficheiro: 
    • O ficheiro antigo pode ser guardado em cache até duas horas depois de ser substituído, pelo que poderá não ver a atualização do ficheiro imediatamente.
    • Para verificar se o ficheiro foi substituído com êxito, tente carregar o URL do ficheiro numa janela anónima do browser. 
• Para clonar e editar um ficheiro de imagem:
  • Na parte inferior do painel direito, clique em Clonar e editar.
    • Se estiver a editar uma imagem do Canva, pode clicar em Clonar e editar > Editar no Canva para criar e editar um novo design do Canva.
    • Não é possível clonar e editar ficheiros de imagem da Shutterstock. 

• • Faça edições no clone do seu ficheiro.
  • Clique em Salvar. 

• Para descarregar um ficheiro, na parte inferior do painel direito, clique em Mais > Descarregar. Não é possível descarregar ficheiros de imagem do Shutterstock. 

Reveja o histórico do seu ficheiro

No painel Detalhes do ficheiro, pode apresentar um registo das alterações históricas efectuadas ao ficheiro, tais como alterações à visibilidade do ficheiro, eliminações de ficheiros anteriores e muito mais. Para os ficheiros existentes, o histórico de ficheiros só apresentará as alterações a partir de 1 de Agosto de 2022.

Para rever o histórico do seu ficheiro: 

• A partir do painel de ficheiros, clique no nome do ficheiro.
• No painel direito, clicar em File History. Depois, clique em Ver o histórico completo do ficheiro.
  
  

•  No painel direito, pode filtrar o histórico do seu ficheiro com o seguinte: 
  • Realizado por: filtro pelo utilizador que efectuou as alterações ao ficheiro. 
  • Actividade: filtrar pela alteração do tipo de actividade efectuada no ficheiro
  • Feito em: filtrar até à data em que o ficheiro foi alterado.