Gérer les notifications dans Google Chat

Après avoir connecté l’application Google Chat à votre compte HubSpot, vous pouvez recevoir des notifications d’utilisateur HubSpot, des notifications de conversations et des notifications d’appels et de notes en tant que messages Google Chat. 

Ajouter l'application HubSpot à un espace Google Chat

Remarque : assurez-vous que votre utilisateur est mappé entre HubSpot et Google Chat avant d'ajouter l'application.

Vous devez ajouter l’application HubSpot dans n’importe quel espace Google Chat pour recevoir des notifications dans cet espace. Pour ajouter l'application :

1. Dans votre compte Google Chat, ouvrez l'espace auquel vous souhaitez ajouter l'application HubSpot. 
2. Pour ajouter l'application, saisissez @hubspot dans la fenêtre de chat, cliquez sur l'application HubSpot pour Google Chat , puis appuyez sur la touche Entrée de votre clavier.
3. Cliquez sur Ajouter à l'espace pour confirmer. Vous recevrez un nouveau chat du bot HubSpot, confirmant l’installation.

Vous devez répéter ce processus pour chaque espace que vous souhaitez utiliser avec l'intégration Google Chat. 

Si vous ne parvenez pas à ajouter l'application HubSpot à un espace Google Chat ou si vous ne recevez toujours pas de messages sur cet espace, il est recommandé de vérifier les autorisations suivantes dans les paramètres de Google Workspace : 

• Autorisez les utilisateurs à installer des applications de chat dans votre espace de travail Google. 
• Ajoutez l'application HubSpot à votre espace de travail Google avec autorisation.

Recevoir des notifications HubSpot dans Google Chat

Notifications utilisateur HubSpot

Les notifications utilisateur dans HubSpot incluent les mentions sur les fiches d'informations, les soumissions de formulaires et les attributions et rappels de tâches. Pour recevoir des notifications d'utilisateur HubSpot dans Google Chat :

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
2. Dans le menu latéral de gauche, accédez à Notifications.
3. Cliquez sur l'onglet Autres applications.
4. Dans la section Comment recevoir des notifications , activez l’option Google Chat pour recevoir des notifications HubSpot, des tâches et des commandes barre oblique dans Google Chat. 
5. Dans la section Ce dont vous êtes informé, développez le sujet pour lequel vous souhaitez recevoir ces notifications et sélectionnez la case à cocher correspondant au type de notification spécifique.
6. Par défaut, les notifications sont envoyées à l'application HubSpot dans Google Chat. Vous recevrez automatiquement vos notifications HubSpot dans Google Chat si votre e-mail d'utilisateur HubSpot correspond à celui de votre utilisateur Google Chat. Découvrez comment faire si votre e-mail HubSpot ne correspond pas à votre e-mail Google Chat.

Pour désactiver l'envoi des notifications d'utilisateurs vers Google Chat :

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
2. Dans le menu latéral de gauche, accédez à Notifications.
3. Cliquez sur l'onglet Autres applications.
4. Pour arrêter des notifications spécifiques, désélectionnez la case cocher à côté du type de notification, puis cliquez sur Enregistrer.
5. Pour arrêter toutes les notifications d'utilisateur, désactivez l'option Google Chat pour arrêter toutes les notifications HubSpot dans Google Chat.

Notifications d’une boîte de réception HubSpot

Après avoir installé l'application Google Chat, vous pouvez sélectionner l'espace Google Chat vers lequel les nouvelles conversations de chat en direct de HubSpot doivent être envoyées :

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale. Dans le menu latéral de gauche, accédez à Intégrations > Applications connectées.
2. Cliquez sur Google Chat. 
3. Accédez à l’onglet Communications . 
4. Dans l’onglet Boîte de réception , configurez des espaces Google Chat pour vos boîtes de réception :

• • Activez l'option Activé/désactivé pour synchroniser une boîte de réception HubSpot avec un espace Google Chat.
  • Cliquez sur le menu déroulant Espace et sélectionnez l'espace auquel vous souhaitez associer la boîte de réception.
  • Cliquez sur le menu déroulant Types de canaux de la boîte de réception et sélectionnez les types de canaux à synchroniser avec HubSpot. 

Après avoir associé l'espace Google Chat à la boîte de réception, vous recevrez des notifications pour les chats en direct entrants. Vous pouvez également discuter avec les visiteurs directement via le fil de discussion Google Chat. 

Cliquez sur Répondre dans la boîte de réception pour accéder à la conversation dans HubSpot. S’il s’agit d’un chat en direct, vous pouvez répondre via un fil de discussion Google Chat. L'ensemble de la conversation sera toujours consigné dans la boîte de réception.

Envoyez des notifications Google Chat personnalisées via des workflows 

Vous pouvez automatiser les notifications Google Chat personnalisées à partir de votre compte HubSpot en utilisant des workflows.

Pour envoyer une notification Google Chat avec un workflow :

1. Depuis votre compte HubSpot, accédez à Automatisation > Workflows.
2. Cliquez sur le nom d'un workflow pour modifier un workflow existant. Ou cliquez sur Créer un workflow pour créer un nouveau workflow.
3. Dans la chronologie de l'action du workflow, cliquez sur l'icône (+) Plus pour ajouter une action de workflow.
4. Dans le panneau de gauche, sous Applications intégrées, cliquez sur Google Chat, puis sélectionnez Envoyer une notification Google Chat.

• • Pour notifier des utilisateurs de Google Chat individuels, cliquez sur le menu déroulant Envoyer une notification à des utilisateurs , puis sélectionnez les utilisateurs à informer. Seuls les utilisateurs ayant mappé leurs adresses e-mail apparaîtront dans le menu déroulant. 
  • Pour notifier un espace Google Chat, cliquez sur le menu déroulant Envoyer une notification à l'espace et sélectionnez un espace à notifier. Vous ne verrez aucun espace privé à moins d’y avoir ajouté l’application HubSpot. 
  • Pour notifier le propriétaire de la fiche d'informations, sélectionnez la case à cocher Envoyer des notifications aux propriétaires existants. 
  • Dans la zone de texte Message, saisissez le message de notification. 
  • Cliquez sur le menu déroulant Propriétés à inclure avec un message et sélectionnez les propriétés à inclure dans le message de notification (facultatif).

5. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer.

6. Lorsqu'une fiche d'informations est inscrite dans le workflow et que l'action est exécutée, la notification sera envoyée à l'utilisateur ou à l'espace Google Chat sélectionné.