Configuration et utilisation de l’agent de clôture

Créez un agent de clôture optimisé par Breeze, l’IA de HubSpot, qui utilise des fichiers contextuels pour répondre aux questions des utilisateurs sur les devis.

L’agent de clôture est attribué à un chatflow en tant que canal de chat en direct. Il répondra aux questions sur un devis en s’appuyant sur les connaissances qui lui ont été fournies. Différentes personnes impliquées dans le processus d’achat peuvent poser des questions à l’agent sur le devis lors de sa consultation.

En fonction de son niveau de confiance, l’agent de clôture générera une réponse étayée par une source vérifiable ou posera des questions de suivi pour clarifier davantage la demande du visiteur. Si l’agent de clôture reconnaît le besoin d’une assistance humaine, il réattribuera la conversation au propriétaire du devis ou aux équipes assignées, en fonction des règles de transfert.

L’agent de clôture répondra en anglais.

Remarque : N’incluez pas d’informations sensibles dans vos saisies. L’agent de clôture utilise l’intelligence artificielle pour générer des réponses et celles-ci peuvent contenir des erreurs.

Meilleures pratiques

Lorsque vous travaillez avec l’agent de clôture, utilisez des sources de contenu qui :

• contiennent des questions fréquentes des utilisateurs, des informations complètes et régulièrement mises à jour (par exemple, des FAQ et des articles de la base de connaissances) ;
• utilisent des titres et des sous-titres clairs pour diviser le contenu en sections ;
• Incluez des puces et des listes pour une meilleure lisibilité.
• utilisent un langage simple et évitent les phrases trop complexes ;
• intègrent des expressions de recherche courantes que les utilisateurs sont susceptibles d'utiliser ;

• Utilisez des variations d’expressions de recherche courantes pour améliorer la précision des réponses et couvrir davantage de termes de recherche d’utilisateurs.

Remarque : En utilisant cet outil, vous acceptez de vous conformer aux politiques d’utilisation, à la politique de contenu et à la politique de publication de partage &d’OpenAI. Vous pouvez en savoir plus sur la façon dont les fonctionnalités de Breeze exploitent les données dans behindhubspotai.com.

Créer et activer l’agent de fermeture

Configurez et activez l’agent de clôture pour les devis.

Créer l’agent de fermeture

1. Dans votre compte HubSpot, accédez à Commerce > Agent de conclusion de ventes.
2. Cliquez sur Créer un agent.
3. Dans le champ Nom de l’agent , saisissez le nom de l’agent.
4. Cliquez sur Suivant.
5. Une boîte de réception de transfert est nécessaire pour rediriger les utilisateurs vers si l’agent ne peut pas répondre aux questions. 
   • Pour utiliser une boîte de réception existante dans votre compte, cliquez sur Sélectionner une boîte de réception existante, cliquez sur le menu déroulant Sélectionner une boîte de réception , puis sélectionnez une boîte de réception.
   • Pour créer une nouvelle boîte de réception, cliquez sur Créer une nouvelle boîte de réception de chat. Dans le champ Nom de la boîte de réception , saisissez le nom de la boîte de réception. 
6. Cliquez sur Suivant.
7. Les sources de connaissances fournissent à votre agent les informations dont il a besoin pour répondre aux utilisateurs de l’agent. Au moins 1 source de connaissances est requise.
   
   

   Remarque : Les fichiers contenant des informations sensibles ne peuvent pas être utilisés.

   • Cliquez sur Ajouter des fichiers.
   • Dans le panneau de droite, utilisez la barre de recherche pour rechercher un fichier déjà chargé dans l’outil Fichiers. Une fois trouvé, cliquez sur le fichier pour le sélectionner, puis cliquez sur Insérer des fichiers pour les ajouter au devis.
   • Sous Mises à jour récentes, cochez les cases à côté des fichiers que vous souhaitez ajouter. Cliquez sur Tout afficher pour afficher tous les fichiers. Cliquez sur Insérer des fichiers pour ajouter les fichiers au devis.
   • Cliquez sur Charger pour charger des fichiers depuis votre appareil. Cliquez sur Insérer des fichiers pour ajouter les fichiers au devis.
8. Dans le champ Ajouter des URL publiques , ajoutez une URL d’une source publique (par exemple, vos articles de support ou FAQ) et cliquez sur Ajouter une URL. 
9. Cliquez sur Créer un agent.

Activer l’agent de clôture

Une fois l’agent créé, activez-le pour l’utiliser sur les devis.

1. Dans votre compte HubSpot, accédez à Commerce > Agent de conclusion de ventes.
2. Cliquez sur Activer l’agent.
3. Cliquez sur Activer l’agent de fermeture.

Modifier les paramètres de l’agent de fermeture

Modifiez et mettez à jour l’identité de l’agent de clôture, les sources de connaissances, les règles de transfert et les paramètres par défaut des messages.

Modifier l’identité de l’agent

1. Dans votre compte HubSpot, accédez à Commerce > Agent de conclusion de ventes.
2. En haut, cliquez sur l'onglet Gérer.
3. Cliquez sur Identité de l’agent.
4. Cliquez sur l’avatar pour modifier son image.

   • Dans le panneau de droite, cliquez sur l’image pour l’ajouter au modèle.

   • Pour ajouter une image à partir d’une URL, concevoir une image avec Adobe Express ou concevoir une image avec Canva, cliquez sur le down do  boutonflèche bas sur le bouton Télécharger et sélectionnez une option.
     
     

   • Pour ajouter une image de votre appareil, cliquez sur Télécharger, puis ajoutez une image de votre ordinateur.

5. Dans le champ Nom de l’agent , saisissez le nom de l’agent.
6. Cliquez sur Enregistrer.

Afficher, modifier et supprimer des sources de connaissances

1. Dans votre compte HubSpot, accédez à Commerce > Agent de conclusion de ventes.
2. En haut, cliquez sur l'onglet Gérer.
3. Cliquez sur Sources de connaissances.
4. Les sources de connaissances existantes seront affichées dans le tableau.
   • Utilisez la barre de recherche pour rechercher du contenu. 
   • Dans l’angle supérieur droit, cliquez sur Toutes les catégories pour filtrer par catégories (fichiers, URL ou articles de base de connaissances).
   • Pour supprimer des sources de connaissances, cochez les cases à côté des sources de connaissances et cliquez sur Supprimer en tant que source en haut du tableau.
     
     
5. Pour ajouter du contenu, dans l’angle supérieur droit, cliquez sur Ajouter du contenu pour ajouter des sources de connaissances supplémentaires.
   • Cliquez sur Base de connaissances pour ajouter du contenu de votre base de connaissances.
   • Cliquez sur Fichiers pour ajouter du contenu depuis l’outil Fichiers.
     • Dans le panneau de droite, utilisez la barre de recherche pour rechercher un fichier déjà chargé dans l’outil Fichiers. Une fois trouvé, cliquez sur le fichier pour le sélectionner, puis cliquez sur Insérer des fichiers pour les ajouter au devis.
     • Sous Mises à jour récentes, cochez les cases à côté des fichiers que vous souhaitez ajouter. Cliquez sur Tout afficher pour afficher tous les fichiers. Cliquez sur Insérer des fichiers pour ajouter les fichiers au devis.
     • Cliquez sur Charger pour charger des fichiers depuis votre appareil. Cliquez sur Insérer des fichiers pour ajouter les fichiers au devis.
     • Cliquez sur URL publiques pour ajouter une URL de contenu public.
       • Dans le champ Ajouter des URL publiques , saisissez une URL.
       • Cliquez sur Ajouter une URL.

Configurer les règles de transfert

Lorsque l’agent reconnaîtra le besoin d’une assistance humaine, il la transmettra au propriétaire du devis ou aux équipes de votre choix. 

Pour configurer vos règles de transfert :

1. Dans votre compte HubSpot, accédez à Commerce > Agent de conclusion de ventes.
2. Cliquez sur Règles de transfert.
3. Pour définir à qui l’agent transmet, sous Attribution,cliquez sur le menu déroulant Attribuer le transfert à et sélectionnez une option :
   • Propriétaire du devis : l’agent attribuera le transfert au propriétaire du devis.
   • Équipes spécifiques : l’agent attribuera le transfert à une équipe.
     
     • Cliquez sur le menu déroulant.
     • Saisissez le nom de l’équipe et sélectionnez-le dans la liste.
4. Pour définir les messages que les visiteurs voient lorsque le propriétaire du devis ou les équipes ne sont pas disponibles, sous Messages à l’acheteur :
   • Dans le champ Si le propriétaire du devis ou l’une des équipes sélectionnées ne sont pas disponibles, afficher ce message , saisissez le message que vous souhaitez afficher aux visiteurs lorsque le propriétaire du devis ou les équipes ne sont pas disponibles.
   • Dans le champ Si tous les représentants ne sont pas disponibles, afficher ce message , saisissez le message à afficher aux visiteurs lorsque les représentants ne sont pas disponibles.
5. Cliquez sur Enregistrer.

Configurer les paramètres par défaut de la messagerie de l’agent

Définissez les messages et les réponses rapides de l’agent qui ferme la page.

1. Dans votre compte HubSpot, accédez à Commerce > Agent de conclusion de ventes.
2. Cliquez sur Paramètres par défaut des messages.
3. Pour définir les messages de bienvenue et de première action de l’agent, sous Messagerie de l’agent :
   • Dans le champ Bienvenue , saisissez le message que l’agent enverra pour se présenter.
   • Dans le champ Première action , saisissez le message que l’agent envoie comme première action aux visiteurs (par exemple, je peux répondre aux questions sur ce devis).
4.  Pour définir les réponses rapides que les visiteurs peuvent choisir lorsqu’ils utilisent l’agent sous Réponses du visiteur :
   1. Cliquez sur le menu déroulant Réponses rapides .
   2. Sélectionnez une réponse rapide.
5. Cliquez sur Enregistrer.

Désactiver l’agent de fermeture

1. Dans votre compte HubSpot, accédez à Commerce > Agent de conclusion de ventes.
2. Cliquez sur Activation de l’agent.
3. Cliquez sur Désactiver l’agent de fermeture.

Utiliserl’agent de clôture sur un devis

Découvrez comment utiliser l’agent lors de la création de votre devis.

Étapes suivantes

• Configurez les devis.
• Configurez les approbations de devis.
• Créez et envoyez des devis.
• Gérer les devis.
• Gérez les validations de devis.