BêtaConfiguration et utilisation de l’agent de clôture

Créez un agent de conclusion de ventes alimenté par Breeze, l’IA de HubSpot, qui utilise des fichiers contextuels pour répondre aux questions des acheteurs sur les devis.

Assignez l’agent de conclusion de ventes à un chatflow en tant que canal de chat en direct . L’agent répond aux questions sur un devis en s’appuyant sur vos connaissances. Toute personne impliquée dans le processus d’achat peut poser des questions à l’agent sur le devis lors de sa consultation.

En se basant sur son niveau de confiance, l’agent de conclusion de ventes génère une réponse étayée par une source vérifiable ou pose des questions de suivi pour clarifier davantage la demande de l’acheteur. Si l’agent de conclusion de ventes reconnaît le besoin d’une assistance humaine, il réattribue la conversation au propriétaire du devis ou aux équipes assignées, en fonction des règles de transfert.

L’agent de conclusion de ventes répond dans la langue du devis.

Remarque : N’incluez pas d’informations sensibles dans vos saisies. L’agent de conclusion de ventes utilise l’intelligence artificielle pour générer des réponses, qui peuvent contenir des erreurs.

Meilleures pratiques

Lorsque vous travaillez avec l’agent de clôture, utilisez des sources de contenu qui :

• contiennent des questions fréquentes des utilisateurs, des informations complètes et régulièrement mises à jour (par exemple, des FAQ et des articles de la base de connaissances) ;
• Utilisez des titres et des sous-titres clairs pour organiser le contenu en sections.
• Incluez des puces et des listes pour une meilleure lisibilité.
• utilisent un langage simple et évitent les phrases trop complexes ;
• Incluez les phrases de recherche courantes que les utilisateurs sont susceptibles d’utiliser.

• Utilisez des variations d’expressions de recherche courantes pour améliorer la précision des réponses et couvrir davantage de termes de recherche d’utilisateurs.

Remarque : En utilisant cet outil, vous acceptez de vous conformer aux politiques d’utilisation, à la politique de contenu et à la politique de publication de partage &d’OpenAI. Découvrez-en davantage sur la façon dont les fonctionnalités de Breeze exploitent les données.

Créer et activer l’agent de fermeture

Configurez et activez l’agent de conclusion de ventes à utiliser sur les devis.

Créer l’agent de fermeture

1. Dans votre compte HubSpot, accédez à Breeze > Marketplace.
2. Dans la barre de recherche, saisissez Agent de fermeture.
3. Cliquez sur agent de conclusion de ventes .
   
   
4. Cliquez sur Ajouter un agent.
5. Cliquez sur Créer un agent.
6. Dans le champ Nom de l’agent , saisissez un nom pour l’agent. Le nom apparaît dans la fenêtre de chat en direct.
7. Cliquez sur Suivant.
8. Sélectionnez la boîte de réception de transfert vers laquelle rediriger les utilisateurs si l’agent ne peut pas répondre aux questions. Les utilisateurs peuvent gérer les réponses via la boîte de réception sélectionnée : 
   • Pour utiliser une boîte de réception existante, cliquez sur Sélectionner une boîte de réception existante. Cliquez sur le menu déroulant Sélectionner une boîte de réception , puis sélectionnez une boîte de réception. La boîte de réception doit être disponible 24 h / 24 et 7 jours sur 7.
   • Pour créer une nouvelle boîte de réception, cliquez sur Créer une nouvelle boîte de réception de chat. Dans le champ Nom de la boîte de réception, saisissez le nom de la boîte de réception. 
9. Cliquez sur Suivant.
10. Les sources de connaissances fournissent à votre agent les informations dont il a besoin pour répondre aux utilisateurs. Au moins une source de connaissances est requise.
    
    

    Remarque : Les fichiers contenant des informations sensibles ne peuvent pas être utilisés.

    • Cliquez sur Ajouter des fichiers. 
    • Choisissez comment ajouter vos fichiers :
      • Dans le panneau de droite, utilisez la barre de recherche pour rechercher un fichier déjà chargé dans l’outil Fichiers. Une fois trouvé, cliquez sur le fichier pour le sélectionner, puis cliquez sur Insérer des fichiers pour les ajouter au devis.
      • Sous Mises à jour récentes, cochez les cases à côté des fichiers que vous souhaitez ajouter. Cliquez sur Tout afficher pour afficher tous les fichiers. Cliquez sur Insérer des fichiers pour ajouter les fichiers au devis.
      • Cliquez sur Charger pour charger des fichiers depuis votre appareil. Cliquez sur Insérer des fichiers pour ajouter les fichiers au devis.
11. Dans le champ Ajouter des URL publiques , ajoutez l’URL d’une source publique (par exemple, votre site web, des articles de la base de connaissances ou FAQ) et cliquez sur Ajouter une URL. 
12. Cliquez sur Créer un agent.

Activer l’agent de clôture

Une fois l’agent créé, activez-le pour l’utiliser sur les devis.

1. Dans votre compte HubSpot, accédez à Commerce > Agent de conclusion de ventes.
2. Cliquez sur Activer l’agent.
3. Cliquez sur Activer l’agent de fermeture.

Modifier les paramètres de l’agent de fermeture

Modifiez et mettez à jour l’identité de l’agent de clôture, les sources de connaissances, les règles de transfert et les paramètres par défaut des messages.

Modifier l’identité de l’agent

1. Dans votre compte HubSpot, accédez à Commerce > Agent de conclusion de ventes.
2. En haut, cliquez sur l'onglet Gérer.
3. Sur la gauche, cliquez sur Identité de l’agent.
4. Sous Avatar, cliquez sur l’avatar actuel pour modifier l’image de l’avatar.

   • Dans le panneau de droite, cliquez sur l’image pour l’ajouter au modèle.

   • Pour ajouter une image à partir d’une URL, concevoir une image avec Adobe Express ou concevoir une image avec Canva, cliquez sur la down do flèche bas du bouton Télécharger et sélectionnez une option.
     
     

   • Pour ajouter une image de votre appareil, cliquez sur Télécharger, puis ajoutez une image de votre ordinateur.

5. Dans le champ Nom de l’agent , saisissez le nom de l’agent. 
6. Cliquez sur Enregistrer.

Afficher, ajouter et supprimer des sources de connaissances

1. Dans votre compte HubSpot, accédez à Commerce > Agent de conclusion de ventes.
2. En haut, cliquez sur l'onglet Gérer.
3. Sur la gauche, cliquez sur Sources de connaissances.
4. Les sources de connaissances existantes sont affichées dans le tableau.
5. Au-dessus du tableau, cliquez sur Ajouter du contenu pour ajouter d’autres sources de connaissances.
   • Cliquez sur Base de connaissances pour ajouter du contenu de votre base de connaissances.
   • Cliquez sur Fichiers pour ajouter du contenu depuis l’outil Fichiers.
     • Dans le panneau de droite, utilisez la barre de recherche pour rechercher un fichier déjà chargé dans l’outil Fichiers. Une fois trouvé, cliquez sur le fichier pour le sélectionner, puis cliquez sur Insérer des fichiers pour les ajouter au devis.
     • Sous Mises à jour récentes, cochez les cases à côté des fichiers que vous souhaitez ajouter. Cliquez sur Tout afficher pour afficher tous les fichiers. Cliquez sur Insérer des fichiers pour ajouter les fichiers au devis.
     • Cliquez sur Charger pour charger des fichiers depuis votre appareil. Cliquez sur Insérer des fichiers pour ajouter les fichiers au devis.
     • Cliquez sur URL publiques pour ajouter une URL de contenu public.
       • Dans le champ Ajouter des URL publiques , saisissez une URL.
       • Cliquez sur Ajouter une URL.
6. Pour supprimer des sources de connaissances :
   
   • Utilisez la barre de recherche pour rechercher du contenu. 
   • Au-dessus du tableau, cliquez sur Toutes les catégories pour filtrer par catégories (fichiers, URL ou articles de base de connaissances).
   • Sélectionnez les cases à cocher à côté des sources de connaissances et cliquez sur Supprimer en tant que source en haut du tableau.
     
     

Configurer les règles de transfert

Lorsque l’agent reconnaît le besoin d’une assistance humaine, il passe le relais au propriétaire du devis ou aux équipes de votre choix. 

Pour configurer vos règles de transfert :

1. Dans votre compte HubSpot, accédez à Commerce > Agent de conclusion de ventes.
2. En haut, cliquez sur l’onglet Gérer .
3. Sur la gauche, cliquez sur Règles de transfert.
4. Pour définir à qui l’agent transmet, sous Attribution, cliquez sur le menu déroulant Attribuer le transfert à et sélectionnez une option :
   • Propriétaire du devis : l’agent attribue le transfert au propriétaire du devis. Sous S’il n’y a pas de propriétaire de devis disponible, attribuer le transfert à des équipes spécifiques, cliquez sur le menu déroulant et sélectionnez une équipe.
   • Équipes spécifiques : l’agent attribue le transfert à une équipe. 
     • Cliquez sur le menu déroulant.
     • Sélectionnez une équipe dans la liste.
5. Les notifications sont envoyées aux responsables dans l’application et par e-mail. Pour envoyer des notifications via d’autres applications (par exemple, Slack, Microsoft Teams), sous Notifications , cliquez sur une application pour la connecter à HubSpot. 
6. Pour définir les messages que les visiteurs voient lorsque le propriétaire du devis ou les équipes ne sont pas disponibles, sous Messages à l’acheteur :
   • Dans le champ Si le propriétaire du devis ou des équipes sélectionnées sont disponibles, afficher ce message , saisissez le message que vous souhaitez afficher aux visiteurs lorsque le propriétaire du devis ou les équipes sont disponibles.
   • Dans le champ Si tous les représentants ne sont pas disponibles, afficher ce message , saisissez le message à afficher aux visiteurs lorsque les représentants sont indisponibles.
7. Cliquez sur Enregistrer.

Configurer les paramètres par défaut de la messagerie de l’agent

Définissez le message de bienvenue, la première action et les réponses rapides de l’agent.

1. Dans votre compte HubSpot, accédez à Commerce > Agent de conclusion de ventes.
2. En haut, cliquez sur l’onglet Gérer .
3. Sur la gauche, cliquez sur Paramètres par défaut du message.
4. Pour définir les messages de bienvenue et de première action de l’agent, sous Messagerie de l’agent :
   • Dans le champ Bienvenue , saisissez le message que l’agent envoie pour se présenter.
   • Dans le champ Première action , saisissez le message que l’agent envoie comme première action aux visiteurs (par exemple, je peux répondre aux questions sur ce devis, comment puis-je aider ?).
5.  Pour définir les réponses rapides que les visiteurs peuvent choisir lorsqu’ils utilisent l’agent, sous Réponses des visiteurs :
   • Cliquez sur le menu déroulant Réponses rapides .
   • Pour utiliser les réponses rapides existantes, sélectionnez une réponse rapide.
   • Pour créer une nouvelle réponse rapide, saisissez le texte de réponse rapide, puis cliquez sur Créer une option.
6. Cliquez sur Enregistrer.

Désactiver l’agent de fermeture

Si vous ne souhaitez plus que les acheteurs utilisent l’agent de conclusion de ventes sur les devis, désactivez-le dans les paramètres de l’agent.

1. Dans votre compte HubSpot, accédez à Commerce > Agent de conclusion de ventes.
2. En haut, cliquez sur l’onglet Gérer .
3. Sur la gauche, cliquez sur Activation de l’agent.
4. Cliquez sur Désactiver l’agent de fermeture.

En utilisant l’agent de conclusion de ventes sur un devis

Découvrez comment utiliser l’agent de conclusion de ventes lors de la création d’un devis.

Étapes suivantes

• Configurer les devis
• Mettre en place des approbations de devis
• Créer et envoyer des devis
• Gérer les devis
• Gérer les validations de devis