Sätt upp och använd stängningsagenten

Skapa en avslutsagent som drivs av Breeze, HubSpots AI, som använder kontextuella filer för att svara på användarnas frågor om offerter.

Den avslutande agenten tilldelas ett chattflöde som en livechattkanal. Den svarar på frågor om en offert med hjälp av den kunskap som den har fått. Olika personer som är involverade i köpprocessen kan fråga handläggaren om offerten när de tittar på den.

Baserat på sin konfidensnivå kommer avslutsagenten antingen att generera ett svar som stöds av en verifierbar källa eller ställa uppföljningsfrågor för att ytterligare klargöra besökarens begäran. Om avslutsagenten inser att det finns behov av mänsklig hjälp kommer den att omfördela konversationen till offertägaren eller tilldelade team, baserat på överlämningsreglerna.

Den avslutande agenten kommer att svara på engelska.

Observera: inkludera inte känslig information i dina inmatningar. Closing Agent använder artificiell intelligens för att generera svar och dessa kan innehålla fel.

Bästa praxis

När du arbetar med closing agent bör du använda innehållskällor som:

• Innehåller vanliga användarfrågor, omfattande information och uppdateras regelbundet. Till exempel vanliga frågor och svar och artiklar i kunskapsdatabasen.
• Använd tydliga rubriker och underrubriker för att dela upp innehållet i avsnitt.
• Använd punktlistor och listor för att underlätta läsbarheten.
• Använd ett enkelt språk och undvik alltför komplicerade meningar.
• Inkludera vanliga sökfraser som användarna sannolikt kommer att använda.

• Använd variationer av vanliga sökfraser för att förbättra träffsäkerheten i svaren och täcka fler användares söktermer.

Observera: Genom att använda det här verktyget samtycker du till att följa OpenAI:s användningspolicy, innehållspolicy och policy för delning och publicering. Du kan lära dig mer om hur Breeze-funktioner utnyttjar data på behindhubspotai.com.

Skapa och aktivera avslutsagenten

Konfigurera och aktivera avslutsagenten för användning på offerter.

Skapa avslutsagenten

1. I ditt HubSpot-konto navigerar du till Handel > Stängningsagent.
2. Klicka på Skapa ombud.
3. Ange agentens namn i fältet Agentens namn.
4. Klicka på Nästa.
5. En handoff-inbox behövs för att hänvisa användare till om agenten inte kan svara på frågor.
   • Om du vill använda en befintlig inkorg i ditt konto klickar du på Välj en befintlig inkorg, klickar på rullgardinsmenyn Välj en inkorg och väljer en inkorg.
   • Om du vill skapa en ny inkorg klickar du på Skapa en ny chattinkorg. Ange namnet på inkorgen i fältet Namn på inkorgen.
6. Klicka på Nästa.
7. Kunskapskällor förser din agent med den information som behövs för att svara på frågor från användare av agenten. Minst 1 kunskapskälla krävs.
   
   

   Observera: filer som innehåller känslig information får inte användas.

   • Klicka på Lägg till filer.
   • Använd sökfältet i den högra panelen för att söka efter en fil som redan har laddats upp i filverktyget. När du har hittat filen klickar du på den för att markera den och klickar sedan på Infoga filer för att lägga till dem i offerten.
   • Under Nyligen uppdaterade klickar du ikryssrutorna bredvid de filer du vill lägga till. Klicka på Visa alla för att visa alla filer. Klicka på Infoga filer för att lägga till filerna i offerten.
   • Klicka på Ladda upp för att ladda upp filer från din enhet. Klicka på Infoga filer för att lägga till filerna i offerten.
8. I fältet Lägg till offentliga URL: er lägger du till en URL för en offentlig källa (t.ex. dina supportartiklar eller vanliga frågor) och klickar på Lägg till URL.
9. Klicka på Skapa agent.

Aktivera avslutsagenten

När agenten har skapats aktiverar du agenten för användning på offerter.

1. I ditt HubSpot-konto navigerar du till Handel > Stängningsagent.
2. Klicka på Aktivera agent.
3. Klicka på Aktivera stängningsagent.

Redigera inställningarna för avslutsagenten

Redigera och uppdatera stängningsagentens identitet, kunskapskällor, överlämningsregler och standardmeddelanden.

Redigera agentens identitet

1. I ditt HubSpot-konto navigerar du till Handel > Stängningsagent.
2. Klicka på fliken Hantera högst upp.
3. Klicka på Agentens identitet.
4. Klicka på avataren för att ändra avatarbilden.

   • Klicka på bilden i den högra panelen för att lägga till den i mallen.

   • Om du vill lägga till en bild från en URL, designa en bild med Adobe Express eller designa en bild med Canva klickar du på nedåtpilendown do på knappen Ladda upp och väljer ett alternativ.
     
     

   • Om du vill lägga till en bild från din enhetklickar dupå Ladda upp och sedan på Lägg till en bild från din dator.

5. I fältet Agentnamn anger du namnet på agenten.
6. Klicka på Spara.

Visa, redigera och ta bort kunskapskällor

1. I ditt HubSpot-konto navigerar du till Handel > Stängningsagent.
2. Klicka på fliken Hantera högst upp.
3. Klicka på Kunskapskällor.
4. Befintliga kunskapskällor kommer att visas i tabellen.
   • Använd sökfältet för att söka efter innehåll.
   • Klicka på Alla kategorier längst upp till höger för att filtrera efter kategorier (filer, webbadresser eller artiklar i kunskapsbasen).
   • Om du vill ta bort kunskapskällor markerar du kryssrutorna bredvid kunskapskällorna och klickar på Ta bort som källa längst upp i tabellen.
     
     
5. Om du vill lägga till innehåll klickar du på Lägg till innehåll uppe till höger för att lägga till fler kunskapskällor.
   • Klicka på Kunskapsbas för att lägga till innehåll från din kunskapsbas.
   • Klicka på Filer om du vill lägga till innehåll från filverktyget.
     • Använd sökfältet i den högra panelen för att söka efter en fil som redan har laddats upp till filverktyget. När du har hittat filen klickar du på den för att markera den och klickar sedan på Infoga filer för att lägga till dem i offerten.
     • Under Nyligen uppdaterade klickar du ikryssrutorna bredvid de filer du vill lägga till. Klicka på Visa alla för att visa alla filer. Klicka på Infoga filer för att lägga till filerna i offerten.
     • Klicka på Ladda upp för att ladda upp filer från din enhet. Klicka på Infoga filer för att lägga till filerna i offerten.
     • Klicka på Publika webbadresser för att lägga till en webbadress för publikt innehåll.
       • Ange en webbadress i fältet Lägg till offentliga webbadresser.
       • Klicka på Lägg till URL.

Konfigurera regler för överlämning

När agenten inser att det finns behov av mänsklig hjälp lämnar den över till offertägaren eller dina valda team.

Så här konfigurerar du dina överlämningsregler:

1. I ditt HubSpot-konto navigerar du till Handel > Stängningsagent.
2. Klicka på Regler för överlämning.
3. För att ange vem agenten lämnar över tillklickar du på rullgardinsmenynTilldela överlämning till under Tilldelning och väljer ett alternativ:
   • Offertägare: agenten tilldelar överlämningen till offertägaren.
   • Specifika team: handläggaren tilldelar överlämningen till ett team.
     
     • Klicka på rullgardinsmenyn.
     • Ange teamets namn och välj det från listan.
4. Om du vill ställa in vilka meddelanden som besökare ska se när offertägaren eller teamen inte är tillgängliga, se Meddelanden till köparen:
   • I fältet Om offert ägaren eller något av de valda teamen inte är tillgängliga, visa detta meddelande anger du det meddelande som du vill visa för besökare när offertägaren eller teamen inte är tillgängliga.
   • I fältet Om alla representanter är otillgängliga, visa detta meddelande anger du det meddelande som ska visas för besökare när representanter inte är tillgängliga.
5. Klicka på Spara.

Konfigurera standardinställningar för agentmeddelanden

Ställ in agentmeddelanden och snabba svar för den avslutande agenten.

1. I ditt HubSpot-konto navigerar du till Handel > Stängningsagent.
2. Klicka på Standardmeddelanden för meddelanden.
3. Om du vill ställa in välkomstmeddelanden och meddelanden för första åtgärden för agenten, under Agentmeddelanden:
   • I fältet Welcome anger du det meddelande som agenten ska skicka för att presentera sig själv.
   • I fältet Första åtgärd anger du det meddelande som agenten skickar som sin första åtgärd till besökare (t.ex. Jag kan svara på frågor om den här offerten).
4. För att ställa in de snabba svar som besökare kan välja när de använder agenten under Besökarens svar:
   1. Klicka på rullgardinsmenyn Snabba svar.
   2. Välj ett snabbt svar.
5. Klicka på Spara.

Avaktivera avslutsagenten

1. I ditt HubSpot-konto navigerar du till Handel > Stängningsagent.
2. Klicka på Aktivering av agent.
3. Klicka på Avaktivera avslutande ombud.

Använda avslutsagenten i en offert

Lär dig hur du använder agenten när du skapar din offert.

Nästa steg

• Upprätta offerter.
• Konfigurera godkännanden av offerter.
• Skapa och skicka offerter.
• Hantera offerter.
• Hantera godkännanden avofferter.