測試版設定並使用結案代理人

建立由 HubSpot 人工智慧 Breeze 驅動的成交專員，運用情境檔案回答買家對報價的疑問。

將成交助理配置至即時通訊管道的對話流程中。該助理將依據您提供的知識庫回答報價相關疑問。任何參與採購流程的人員在檢視報價時，皆可向助理提出疑問。

根據自信度評估，成交代理將生成可驗證來源的回應，或提出後續問題以釐清買家需求。若系統判斷需人工介入，則依據交接規則將對話轉交報價負責人或指定團隊。

結案代理人將以報價語言進行回應。

請注意：請勿在輸入內容中包含敏感資訊。結案代理人採用人工智慧生成回應，內容可能存在錯誤。

最佳實踐

使用成交代理時，請採用符合以下條件的內容來源：

• 包含常見用戶查詢、全面資訊且定期更新。例如常見問題解答與知識庫文章。
• 運用清晰的標題與副標題將內容分段組織。
• 採用項目符號與清單提升閱讀流暢度。
• 採用簡明語言，避免過度複雜的句子。
• 納入用戶可能使用的常見搜尋詞彙。

• 使用常見搜尋詞的變化形式，以提升回應精準度並涵蓋更多使用者搜尋詞彙。

請注意：使用本工具即表示您同意遵守 OpenAI 的《使用政策》、《內容政策》及《分享與發布政策》。深入了解Breeze 功能如何運用數據。

建立並啟用結案代理程式

設定並啟用結案代理人以應用於報價單。

建立結案代理程式

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「Breeze」>「市集」。
2. 於搜尋列輸入「結案代理人」。
3. 點擊「結案代理人」。
   
   
4. 點擊「新增代理人」。
5. 點擊建立經紀人。
6. 在「經紀人名稱」欄位中輸入經紀人名稱。該名稱將顯示於即時聊天視窗中。
7. 點擊「下一步」。
8. 選擇當客服人員無法回答問題時，將使用者導向的交接收件匣。使用者可透過選定的收件匣管理回覆： 
   • 若要使用現有收件匣，請點擊「選擇現有收件匣」。點擊「選擇收件匣」下拉式選單並選取收件匣。該收件匣必須具備 24/7 全天候可用性。
   • 若要建立新信箱，請點擊「建立新聊天信箱」。在「信箱名稱」欄位中輸入信箱名稱。 
9. 點擊「下一步」。
10. 知識來源為客服人員提供回應用戶所需的資訊。至少需設定一個知識來源。 
    
    

    請注意：不得使用含有敏感資訊的檔案。

    • 點擊「新增檔案」。 
    • 選擇檔案新增方式：
      • 在右側面板使用搜尋列，查找已上傳至檔案工具的 檔案。找到後點擊檔案進行選取，再點擊「插入檔案」將其加入報價單。
      • 在「最近更新」區塊中，勾選欲新增檔案旁的核取方塊。點擊「檢視全部」可查看所有檔案。點擊「插入檔案」將檔案加入報價單。
      • 點擊「上傳」從您的裝置上傳檔案。點擊「插入檔案」將檔案加入報價單。
11. 在「新增公開網址」欄位中，輸入公開來源網址（例如您的網站、知識庫文章或常見問答），然後點擊「新增網址」。 
12. 點擊建立代理人。

啟用結案代理程式

完成代理建立後，請啟用該代理以供報價使用。

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「商務」>「結案代理」。
2. 點擊「啟用代理程式」。
3. 點擊「啟用結案代理人」。

編輯結案代理設定

編輯並更新結案專員的身份資訊、知識來源、交接規則及訊息預設值。

編輯代理身分

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「商務」>「結案代理」。
2. 在頂部點擊「管理」標籤頁。
3. 在左側點擊「經紀人身分」。
4. 在「頭像」區塊下，點擊當前頭像以變更頭像圖片。

   • 在右側面板中，點擊 圖片 圖示將圖片新增至範本。

   • 若要從網址新增圖片、使用 Adobe Express 設計圖片，或使用 Canva 設計圖片，請點擊「上傳」按鈕旁的下拉箭頭 並選擇選項。
     
     

   • 若要從裝置新增圖片，請點擊「上傳」，然後從電腦選擇圖片。

5. 在「代理名稱」欄位輸入代理名稱。 
6. 點擊「儲存」。

檢視、新增及刪除知識來源

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「商務」>「結案代理」。
2. 在頂部點擊「管理」標籤頁。
3. 在左側點擊知識來源。
4. 現有知識來源將顯示於表格中。
5. 在表格上方，點擊「新增內容」以添加更多知識來源。
   • 點擊知識庫以從您的知識庫新增內容。
   • 點擊「檔案」以從檔案工具新增內容。
     • 在右側面板中，使用搜尋列尋找已上傳至檔案工具的檔案。找到後點擊檔案進行選取，再點擊「插入檔案」將其加入報價單。
     • 在「最近更新」區塊中，勾選欲新增檔案旁的核取方塊。點擊「檢視全部」可查看所有檔案。點擊「插入檔案」將檔案加入報價單。
     • 點擊「上傳」從您的裝置上傳檔案。點擊「插入檔案」將檔案加入報價單。
     • 點擊「公開網址」以新增公開內容的網址。
       • 在「新增公開網址」欄位輸入網址。
       • 點擊「新增網址」。
6. 刪除知識來源：
   
   • 使用搜尋列搜尋內容。 
   • 在表格上方點擊「所有類別」以類別篩選（檔案、網址或知識庫文章）。
   • 勾選知識 來源旁的核取方塊，並點擊表格頂端的「移除為來源」。
     
     

設定交接規則

當代理程式偵測到需要人工協助時，將轉交給報價負責人或您指定的團隊。 

設定交接規則步驟：

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「商務」>「結案代理」。
2. 在頂部點擊「管理」標籤頁。
3. 在左側點擊「交接規則」。
4. 若要設定客服人員將案件交接給誰，請在「指派」區塊點擊「指派交接對象」下拉式選單並選擇選項：
   • 報價單擁有者：客服人員將交接任務指派給報價單擁有者。在「若無可用報價單擁有者時，將交接任務指派給特定團隊」下，點擊下拉式選單並選擇團隊。
   • 特定團隊：客服人員將交接指派給團隊。 
     • 點擊下拉式選單。
     • 從清單中選擇團隊。
5. 通知將透過應用程式內訊息及電子郵件發送給指派對象。若需透過其他應用程式（例如 Slack、Microsoft Teams）發送通知，請在「通知」設定中點選應用程式以連結至 HubSpot。 
6. 若需設定報價負責人或團隊無法回應時訪客所見訊息，請於「買方訊息」區塊：
   • 在「若報價負責人或所選團隊皆可聯繫時顯示此訊息」欄位中，輸入當報價負責人或團隊可聯繫時欲向訪客顯示的訊息。
   • 在「若所有業務代表均無法聯繫時顯示此訊息」欄位中，輸入業務代表無法聯繫時要顯示給訪客的訊息。
7. 點擊儲存。

設定客服人員訊息預設值

設定客服人員的歡迎訊息、首項操作及快速回覆。

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「商務」>「結案代理」。
2. 在頂部點擊「管理」標籤頁。
3. 在左側點擊「訊息預設值」。
4. 若要設定代理的歡迎訊息與首次操作訊息，請在「代理訊息」區段中：
   • 在「歡迎訊息」欄位中，輸入代理程式用於自我介紹的訊息。
   • 在「首次互動訊息」欄位中，輸入客服機器人向訪客發送的首個互動訊息（例如：關於此報價，我能為您解答疑問，請問需要什麼協助？）。
5.  若要設定訪客使用客服機器人時可選擇的快速回覆，請至「訪客回應」區段：
   • 點擊「快速回覆」下拉式選單。
   • 若要使用現有快速回覆，請選擇其中一則。
   • 若要建立新快速回覆，請輸入回覆內容後點擊「建立選項」。
6. 點擊「儲存」。

停用成交代理功能

若您不再希望買家在報價單中使用成交代理人，請從代理人設定中停用該功能。

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「商務」>「結案代理」。
2. 在頂部點擊「管理」標籤頁。
3. 在左側點擊「經紀人啟用」。
4. 點擊停用結案代理人。

在報價單中使用成交代理程式

瞭解如何在建立報價單時使用成交代理功能。

後續步驟

• 設定報價
• 設定報價單核准流程
• 建立並發送報價單
• 管理報價單
• 管理報價單核准流程