測試版設定並使用結案代理人

建立一個由 HubSpot 的人工智慧 Breeze 驅動的成交專員，該專員會利用情境檔案來回答買家對報價單的疑問。

將該成交代理指派至聊天流程中，作為即時聊天管道。該代理將根據您提供的知識庫，回答有關報價的疑問。任何參與採購流程的人員在查看報價時，皆可向該代理諮詢相關問題。

根據其信心程度，結案代理會生成由可驗證來源支持的回覆，或提出後續問題以進一步釐清買家的需求。若結案代理判斷需要人工協助，將根據交接規則將對話轉交給報價單負責人或指定團隊。

結案代理將以報價單所用的語言進行回覆。

請注意：請勿在輸入內容中包含敏感資訊。結案代理使用人工智慧生成回覆，其中可能包含錯誤。

最佳實務

與結案代理互動時，請使用符合以下條件的內容來源：

• 包含常見使用者疑問、詳盡資訊，並定期更新。例如：常見問題 (FAQ) 和知識庫文章。
• 使用清晰的標題和副標題將內容劃分為不同區塊。
• 加入項目符號與清單以提升可讀性。
• 使用簡潔的語言，避免過於複雜的句子。
• 納入使用者可能使用的常見搜尋詞彙。

• 使用常見搜尋詞彙的變體，以提高搜尋結果的準確性，並涵蓋更多用戶的搜尋詞彙。

請注意：使用此工具即表示您同意遵守 OpenAI 的《使用政策》、《內容政策》以及《分享與發布政策》。進一步了解Breeze 功能如何運用資料。

建立並啟用結案代理

設定並啟用結案代理程式，以便在報價單中使用。

建立結案代理商

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「Breeze」>「市集」。
2. 在搜尋欄中輸入「結案代理」。
3. 點擊「結算代理」。
   
   
   
4. 點擊「新增代理商」。
5. 點擊「建立經紀人」。
6. 在「代理商名稱」欄位中，輸入代理商的名稱。該名稱會顯示在即時聊天視窗中。
7. 點擊「下一步」。
8. 若服務專員無法回答問題，請選擇要將使用者轉接至的轉接收件匣。使用者可透過所選收件匣管理回覆： 
   • 若要使用現有收件匣，請點擊「選擇現有收件匣」。點擊「選擇收件匣」下拉式選單，並選取一個收件匣。該收件匣必須具備 24 小時全天候服務能力。
   • 若要建立新的收件匣，請點擊「建立新的聊天收件匣」。在「收件匣名稱」欄位中，輸入收件匣的名稱。 
9. 點擊「下一步」。
10. 知識來源可提供客服人員回應用戶所需的資訊。至少需設定一個知識來源。
    • 點擊「新增檔案」。
    • 選擇檔案的添加方式：
      • 在右側面板中，使用搜尋列搜尋已上傳至檔案工具的檔案。點擊檔案以選取，然後點擊「插入檔案」將其加入報價單。
      • 在「最近更新」下方，勾選您要新增的檔案旁的核取方塊。點擊「檢視全部」以查看所有檔案。點擊「插入檔案」將檔案加入報價單。
      • 點擊「上傳」以從您的裝置上傳檔案。點擊「插入檔案」將檔案加入報價單。
11. 在 「 新增公開網址 」欄位中，輸入公開來源的網址（例如您的網站、知識庫文章或常見問題），然後點擊「新增網址」。
12. 點擊「建立客服專員」。

啟用結案代理

建立完結代理後，請啟用該代理以便在報價單中使用。

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「商務」>「結案代理」。
2. 點擊「啟用客服專員」。
3. 點擊「啟用結案代理」。

編輯結案代理設定

編輯並更新結案專員的身分、知識來源、交接規則及訊息預設值。

編輯代理身分

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「商務」>「結案代理」。
2. 在頂部，點擊「管理」標籤頁。
3. 在「頭像」下方，點擊當前頭像以變更頭像圖片：

   • 在右側面板中，點擊 圖片 以將其新增至範本。

   • 若要從網址添加圖片、使用 Adobe Express 設計圖片，或使用 Canva 設計圖片，請點擊「上傳」按鈕旁的向下箭頭，然後選擇一個選項。
     
     

     

   • 若要從您的裝置添加圖片，請點擊「上傳」。

4. 在「代理名稱」欄位中，輸入代理的名稱。 
5. 點擊「儲存」。

檢視、新增及刪除知識來源

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「商務」>「結案代理」。
2. 在頂部，點擊「管理」標籤頁。
3. 在左側，點擊「知識來源」。
4. 現有的知識來源會顯示在表格中。
5. 在表格的右上角，點擊「新增內容」以新增更多知識來源。在右側面板中：
   • 點擊「知識庫」以從您的知識庫中新增內容。
   • 點擊「檔案」以從檔案工具新增內容。
     • 在右側面板中，使用搜尋列搜尋已上傳至檔案工具的檔案。找到後，點擊該檔案進行選取，然後點擊「插入檔案」將其加入報價單。
     • 在「最近更新」下方，勾選您要新增的檔案旁的核取方塊。點擊「檢視全部」以查看所有檔案。點擊「插入檔案」將檔案加入報價單。
     • 點擊「上傳」以從您的裝置上傳檔案。點擊「插入檔案」將檔案加入報價單。
     • 點擊「公開網址」以新增公開內容的網址。
       • 在「新增公開網址」欄位中，輸入網址。
       • 點擊「新增網址」。
6. 要刪除知識來源：
   
   • 使用搜尋欄搜尋內容，或點擊表格右上角的「所有類別」下拉式選單並選擇類別：
     • 檔案
     • 網址
     • 知識庫文章
   • 勾選知識來源 旁的核取方塊，然後點擊表格頂端的「移除為來源」。
     
     
     

設定轉交規則

當代理程式偵測到需要人工協助時，會將案件轉交給報價負責人或您指定的團隊。 

要設定轉交規則：

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「商務」>「結案代理」。
2. 在頂部，點擊「管理」標籤頁。
3. 在左側，點擊「交接規則」。
4. 若要設定客服人員將案件轉交給誰，請在「指派」下方點擊「將轉交指派給」下拉式選單，並選擇以下選項之一：
   • 報價擁有者：客服人員將交接指派給報價擁有者。點擊「若無可用報價擁有者，則將交接指派給特定團隊」下拉式選單，並選擇一個團隊。
   • 特定團隊：服務代表將交接指派給一個團隊。 
     • 點擊「特定團隊」下方的下拉式選單。
     • 選擇一個 團隊。
5. 系統會透過應用程式內通知及電子郵件向受指派者發送通知。若要透過其他應用程式（例如 Slack、Microsoft Teams）發送通知，請在「通知」下方點選應用程式，將其與 HubSpot 連結。 
6. 若要設定當報價單擁有者或團隊無法聯繫時，訪客所看到的訊息，請在「發送給買家的訊息」下方：
   • 在「若報價單負責人或任何指定團隊在線，則顯示此訊息」欄位中，輸入當報價單負責人或團隊在線時向訪客顯示的訊息。
   • 在「若所有代表均無法聯繫，則顯示此訊息」欄位中，輸入當代表無法聯繫時向訪客顯示的訊息。
7. 點擊「儲存」。

設定代理程式訊息預設值

設定客服專員的歡迎訊息、首項操作及快速回覆。

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「商務」>「結案代理」。
2. 在頂部，點擊「管理」標籤頁。
3. 在左側，點擊「訊息預設值」。
4. 若要設定代理人的歡迎訊息與首項操作訊息，請在「代理人訊息」下方：
   • 在「歡迎」欄位中，輸入客服人員用以自我介紹的訊息。
   • 在「首次操作」欄位中，輸入代理程式向訪客發送的首個操作訊息（例如：「我可以回答關於此報價的問題，有什麼可以幫忙的嗎？」）。
5.  若要設定訪客在使用代理時可選擇的快速回覆，請在「訪客回應」下：
   • 點擊「快速回覆」下拉式選單。
   • 若要使用現有的快速回覆，請選取一個快速回覆。
   • 若要建立新的快速回覆，請輸入快速回覆內容，然後點擊「建立」選項。
6. 點擊「儲存」。

停用結案專員

若您不再希望買家在報價單中使用結案代理，請從代理設定中停用該功能。

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「商務」>「結案代理」。
2. 在頂部，點擊「管理」標籤頁。
3. 在左側，點擊「代理程式啟用」。
4. 點擊「停用結案專員」。

在報價單中使用結案代理

瞭解如何在建立報價單時使用結案代理。

下一步

• 設定報價
• 設定報價核准流程
• 建立並發送報價
• 管理報價
• 管理報價核准