Ajouter et gérer des pièces jointes sur des fiches d'informations et des activités

Pour inclure des ressources pertinentes et fournir un contexte utile, vous pouvez télécharger des fichiers et les joindre aux contacts, entreprises, transactions, tickets, fiches d'informations d'objets personnalisés et à leurs activités associées. Vous pouvez également renommer, filtrer ou supprimer les pièces jointes existantes.

Les autorisations requises pour afficher les pièces jointes dépendent de la manière dont elles ont été ajoutées :

• Lorsque des pièces jointes sont ajoutées à une fiche d'informations, les utilisateurs doivent disposer d'Autorisations d'affichage des notes pour les voir. Les utilisateurs dont les Autorisations d'affichage des notes sont définies sur Toutes peuvent afficher toutes les pièces jointes, ceux définis sur Équipe uniquement peuvent afficher les pièces jointes téléchargées par les utilisateurs de leur équipe, et ceux définis sur Propriétaire uniquement peuvent afficher uniquement les pièces jointes qu'ils ont téléchargées. 

• Lorsque vous joignez des fichiers à des activités enregistrées, ils sont affichés dans la section Pièces jointes dans le panneau de droite des fiches associées. Les autorisations requises pour afficher les pièces jointes dépendent de l'activité à laquelle la pièce jointe a été ajoutée :

  • Lorsque des pièces jointes sont ajoutées via une note consignée, les utilisateurs doivent disposer d'Autorisations d'affichage des notes pour voir ces pièces jointes. Les utilisateurs dont les Autorisations d'affichage des notes sont définies sur Toutes peuvent afficher toutes les pièces jointes, ceux définis sur Équipe uniquement peuvent afficher les pièces jointes téléchargées par les utilisateurs de leur équipe, et ceux définis sur Propriétaire uniquement peuvent afficher uniquement les pièces jointes qu'ils ont téléchargées.
  • Lorsque des pièces jointes sont ajoutées via des tâches, les utilisateurs doivent avoir des Autorisations d'affichage des tâches pour voir ces pièces jointes. Les utilisateurs dont les Autorisations d'affichage des tâches sont définies sur Toutes peuvent voir toutes les pièces jointes, les utilisateurs dont les autorisations sont définies sur Équipe uniquement peuvent voir les pièces jointes des tâches créées par les utilisateurs de leur équipe, et les utilisateurs dont les autorisations sont définies sur Propriétaire uniquement peuvent voir uniquement les pièces jointes des tâches qu'ils ont créées.
  • Lorsque des pièces jointes sont ajoutées par le biais d'e-mails individuels, d'appels, de réunions ou d'autres activités, tout utilisateur ayant accès aux fiches d'informations affectées peut voir les pièces jointes.

Ajouter une pièce jointe à une fiche d'informations

Pour ajouter une pièce jointe à une fiche d'informations :

• Accédez à vos fiches d'informations :
  • Contacts : Dans votre compte HubSpot, accédez à Contacts > Contacts.
  • Entreprises : Dans votre compte HubSpot, accédez à Contacts > Entreprises.
  • Transactions : Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Transactions.
  • Tickets : Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Tickets.
  • Objets personnalisés : Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM, puis sélectionnez Objets personnalisés.
• Cliquez sur le nom de la fiche d'informations.
• Dans le panneau de droite, faites défiler la page jusqu'à la section Pièces jointes.
• Pour ajouter une pièce jointe, cliquez sur Ajouter, puis sélectionnez :
  • Votre ordinateur : chargez un nouveau fichier depuis votre ordinateur.
  • Fichier existant dans HubSpot : sélectionnez un fichier existant dans votre compte HubSpot. Dans le panneau de droite, cliquez sur le nom du fichier à joindre.

• Pour supprimer une pièce jointe, cliquez sur le X à droite de la pièce jointe. Dans la boîte de dialogue, cliquez sur Supprimer ou Détaché. Les pièces jointes chargées sur la fiche d'informations ou sur une activité seront supprimées définitivement. Les pièces jointes ajoutées à la fiche d'informations à partir de l'outil Fichiers seront supprimées de la fiche d'informations, mais seront toujours accessibles dans l'outil Fichiers.

Ajouter une pièce jointe à une activité

Pour ajouter une pièce jointe à une activité :

• Accédez à vos fiches d'informations :
  • Contacts : Dans votre compte HubSpot, accédez à Contacts > Contacts.
  • Entreprises : Dans votre compte HubSpot, accédez à Contacts > Entreprises.
  • Transactions : Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Transactions.
  • Tickets : Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Tickets.
  • Objets personnalisés : Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM, puis sélectionnez Objets personnalisés.
• Cliquez sur le nom de la fiche d'informations.
• Pour créer une nouvelle activité et ajouter une pièce jointe :
  • Dans le panneau de gauche, cliquez sur l'icône de l'activité. 
  • Dans l'éditeur d'activité, cliquez sur l'icône joindreattach, puis sélectionnez Charger un nouveau fichier pour ajouter un fichier depuis votre ordinateur, ou Choisir un fichier existant pour sélectionner un fichier déjà ajouté à HubSpot.
  • Sélectionnez le fichier, finissez d'ajouter les détails de l'activité, puis cliquez sur Consigner l'activité ou Enregistrer la note.

• Pour ajouter une pièce jointe à une activité existante :
  • Sur l'activité, survolez et cliquez sur la zone de texte.
  • Dans l'éditeur de texte, cliquez sur l'icône joindreattach, puis sélectionnez Charger un nouveau fichier pour ajouter un fichier depuis votre ordinateur, ou Choisir un fichier existant pour sélectionner un fichier déjà ajouté à HubSpot.
  • Sélectionnez le fichier, puis cliquez sur Enregistrer.

Remarque : Lorsque vous envoyez des e-mails individuels dans HubSpot ou que vous connectez un e-mail à l'aide de Sales Hub, tous les fichiers hors ligne joints seront automatiquement ajoutés à la section Pièces jointes de la fiche d'informations. Aucune pièce jointe en ligne ne sera ajoutée.

Gérer les pièces jointes

Une fois que vous avez ajouté des pièces jointes, vous pouvez afficher toutes les pièces jointes sur chaque fiche d'informations, les filtrer pour localiser les pièces jointes dont vous avez besoin, et les renommer ou les supprimer.

• Accédez à vos fiches d'informations :
  • Contacts : Dans votre compte HubSpot, accédez à Contacts > Contacts.
  • Entreprises : Dans votre compte HubSpot, accédez à Contacts > Entreprises.
  • Transactions : Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Transactions.
  • Tickets : Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Tickets.
  • Objets personnalisés : Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM, puis sélectionnez Objets personnalisés.
• Cliquez sur le nom de la fiche d'informations.
• Dans le panneau de droite, faites défiler la page jusqu'à la section Pièces jointes.
• Si vous avez plus de 5 pièces jointes, cliquez sur Afficher plus pour afficher 5 fichiers supplémentaires.
• Pour afficher et gérer la liste complète des pièces jointes, cliquez sur Afficher toutes les pièces jointes.

• Pour rechercher un fichier par nom ou par type, saisissez du texte dans la barre de recherche.
• Pour filtrer par type de fichier joint, cliquez sur Type de fichier, puis sélectionnez les cases à cocher correspondant aux types de fichiers que vous souhaitez afficher.
• Pour filtrer selon la source de la pièce jointe, cliquez sur Source, puis sélectionnez les cases à cocher des sources que vous souhaitez inclure. Par exemple, sélectionnez Appels pour afficher les pièces jointes ajoutées via une activité d'appel ou Chargement manuel pour afficher les fichiers ajoutés à partir de la section Pièces jointes.

• Pour modifier l'ordre de tri des pièces jointes, cliquez sur un en-tête de colonne. Par exemple, cliquez sur la colonne Date de chargement pour filtrer les pièces jointes en fonction de la plus ancienne ou de la plus récente.
• Pour afficher un aperçu d'une pièce jointe, cliquez sur son nom. Dans l'aperçu, vous pouvez effectuer les opérations suivantes :
  • Pour télécharger le fichier, cliquez sur Télécharger. Le fichier sera téléchargé sur votre ordinateur.
  • Pour partager un lien vers l'aperçu du fichier dans HubSpot, cliquez sur Partager le lien interne. Le lien sera copié dans votre presse-papiers et pourra être partagé avec d'autres utilisateurs de votre compte.

• • Pour partager un lien qui expire après 24 heures, cliquez sur Partagez votre lien de 24 heures. Dans la barre d'adresse, copiez le lien. Ce lien vers le fichier peut être partagé en externe et sera accessible pendant 24 heures.
• Pour renommer, télécharger, afficher ou supprimer une pièce jointe individuelle, passez le curseur de la souris sur le fichier, cliquez sur Actions, puis sélectionnez une option :
  • Renommer : dans la boîte de dialogue, saisissez le nouveau nom et cliquez sur Renommer.
  • Télécharger : le fichier sera téléchargé sur votre ordinateur.
  • Afficher : un aperçu du fichier s'ouvrira dans un nouvel onglet.
  • Supprimer : dans la boîte de dialogue, confirmez que vous souhaitez supprimer ou retirer la pièce jointe.
    • Pour les pièces jointes chargées sur la fiche d'informations ou sur une activité, cliquez sur Supprimer pour supprimer définitivement le fichier.
    • Pour les pièces jointes ajoutées à la fiche d'informations à partir de l'outil Fichiers, cliquez sur Détacher. Le fichier sera supprimé de la fiche d'informations, mais sera toujours accessible dans l'outil Fichiers.

• Pour télécharger plusieurs pièces jointes, sélectionnez les cases à cocher à côté des pièces jointes, puis cliquez sur Télécharger. Les fichiers seront téléchargés sur votre ordinateur.
• Pour supprimer plusieurs pièces jointes, sélectionnez les cases à cocher à côté des pièces jointes, puis cliquez sur Supprimer. Dans la boîte de dialogue, confirmez que vous souhaitez supprimer ou retirer les pièces jointes :
  • Pour les pièces jointes chargées sur la fiche d'informations ou sur une activité, cliquez sur Supprimer pour les supprimer définitivement.
  • Pour les pièces jointes ajoutées à la fiche d'informations à partir de l'outil Fichiers, cliquez sur Détacher. Les fichiers seront supprimés de la fiche d'informations, mais seront toujours accessibles dans l'outil Fichiers.
  • Si les deux types de fichiers sont inclus, cliquez sur Supprimer tout. Les fichiers seront soit supprimés, soit supprimés en fonction de la façon dont ils ont été ajoutés.