Ajouter et gérer des pièces jointes à des fiches d'informations et des activités

Pour inclure des ressources pertinentes et fournir un contexte utile, vous pouvez charger des fichiers et les joindre à vos fiches d'informations (contacts, transactions, services, etc.) et à leurs activités associées. Vous pouvez également renommer, filtrer ou supprimer les pièces jointes existantes.

Compréhension des exigences

Les autorisations requises pour afficher les pièces jointes dépendent de la manière dont elles ont été ajoutées :

• Lorsque des pièces jointes sont ajoutées à une fiche d'informations, les utilisateurs doivent disposer d'autorisations d'affichage des notes pour les afficher. Options d'autorisation d'affichage des notes :
  • Toutes les notes : peut consulter toutes ces pièces jointes.
  • Notes de leur équipe : peut consulter les pièces jointes chargées par les utilisateurs de leur équipe (Pro et Entreprise uniquement).
  • Leurs notes : peuvent consulter uniquement les pièces jointes qu'ils ont chargées. 

• Lorsque des pièces jointes sont ajoutées à des activités enregistrées, les autorisations requises dépendent de l'activité à laquelle la pièce jointe a été ajoutée :

  • Notes enregistrées : les utilisateurs doivent disposer d'autorisations d'affichage des notes pour consulter ces pièces jointes. Options d'autorisation d'affichage des notes :
    • Toutes les notes : peut consulter toutes ces pièces jointes.
    • Notes de leur équipe : peuvent consulter les pièces jointes aux notes créées par les utilisateurs de leur équipe (Pro et Entreprise uniquement).
    • Leurs notes : peuvent consulter uniquement les pièces jointes qu'ils ont chargées. 
  • Tâches : les utilisateurs doivent disposer d'autorisations d'affichage des tâches pour consulter ces pièces jointes. Options d'autorisation d'affichage des tâches :
    • Toutes les tâches : peuvent consulter toutes ces pièces jointes.
    • Tâches de leur équipe : peuvent consulter les pièces jointes aux tâches créées par les utilisateurs de leur équipe (Pro et Entreprise uniquement).
    • Leurs tâches : peuvent consulter uniquement les pièces jointes qu'ils ont chargées.

• • Autres activités (e-mails individuels, appels, réunions, etc.) : les utilisateurs ayant accès aux fiches d'informations concernées peuvent consulter les pièces jointes.

Ajouter ou supprimer une pièce jointe d'une fiche d'informations

Pour ajouter une pièce jointe à une fiche d'informations :

1. Accédez à vos fiches d'informations (contacts, projets, etc.) :
   • Contacts : Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Contacts.
   • Projets : Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Projets.
2. Cliquez sur le nom de la fiche d'informations.
3. Dans la barre latérale de droite, faites défiler jusqu'à la carte Pièces jointes.
4. Cliquez sur Ajouter, puis sélectionnez :
   • Votre ordinateur : chargez un nouveau fichier depuis votre ordinateur.
   • Fichier existant dans HubSpot : sélectionnez un fichier existant dans votre compte HubSpot. Dans le panneau de droite, cliquez sur le nom du fichier à joindre.

Pour supprimer une pièce jointe d'une fiche d'informations : 

1. Accédez à vos fiches d'informations (contacts, projets, etc.) :
   • Contacts : Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Contacts.
   • Projets : Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Projets.
2. Cliquez sur le nom de la fiche d'informations.
3. Dans la barre latérale de droite, faites défiler jusqu'à la carte Pièces jointes.
4. Cliquez sur le X dans l'angle supérieur droit de la pièce jointe. Dans la boîte de dialogue, sélectionnez l'une des options suivantes :
   • Supprimer : supprimez définitivement la pièce jointe de la fiche d'informations et l'activité enregistrée. Cette option s'affiche pour les e-mails individuels envoyés ou les e-mails enregistrés via l'extension Sales Hub.
   • Détacher : supprimez la pièce jointe ajoutée à la fiche d'informations, mais conservez-la dans l'outil Fichiers. Cette option apparaît pour les pièces jointes ajoutées via l'outil Fichiers.

Ajouter une pièce jointe à une activité

Pour ajouter une pièce jointe, créez une activité et ajoutez-y une pièce jointe :

1. Accédez à vos fiches d'informations (contacts, projets, etc.) :
   • Contacts : Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Contacts.
   • Projets : Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Projets.
2. Cliquez sur le nom de la fiche d'informations.
3. Dans la barre latérale de gauche, cliquez sur l'icône de l'activité. 
   • Dans l'éditeur d'activité, cliquez sur l'icône Joindre attach, puis sélectionnez Charger un nouveau fichier pour ajouter un fichier depuis votre ordinateur, ou Choisir un fichier existant pour sélectionner un fichier déjà ajouté à HubSpot.
   • Sélectionnez le fichier, terminez d'ajouter les détails de l'activité, puis cliquez sur Consigner [nom de l'activité] ou Créer une note.

1. Accédez à vos fiches d'informations (contacts, projets, etc.) :
   • Contacts : Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Contacts.
   • Projets : Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Projets.
2. Cliquez sur le nom de la fiche d'informations.
3. Cliquez sur l'onglet Activités.
   
   • Passez le curseur de la souris sur une activité et cliquez sur la zone de texte.
   • Dans l'éditeur de texte, cliquez sur l'icône Joindre attach, puis sélectionnez Charger un nouveau fichier pour ajouter un fichier depuis votre ordinateur, ou Choisir un fichier existant pour sélectionner un fichier déjà ajouté à HubSpot.
   • Sélectionnez le fichier, puis cliquez sur Enregistrer.

Remarque : Lorsque vous envoyez des e-mails individuels dans HubSpot ou que vous connectez un e-mail à l'aide de Sales Hub, tous les fichiers hors ligne joints seront automatiquement ajoutés à la section Pièces jointes de la fiche d'informations. Aucune pièce jointe en ligne ne sera ajoutée.

Gérer les pièces jointes

Une fois que vous avez ajouté des pièces jointes, vous pouvez afficher toutes les pièces jointes associées à chaque fiche d'informations, les filtrer pour localiser les pièces jointes dont vous avez besoin, et les renommer ou les supprimer.

1. Accédez à vos fiches d'informations (contacts, projets, etc.) :
   • Contacts : Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Contacts.
   • Projets : Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Projets.
2. Cliquez sur le nom de la fiche d'informations.
3. Dans le panneau de droite, faites défiler la page jusqu'à la section Pièces jointes.
4. Si vous avez plus de 5 pièces jointes, cliquez sur Afficher plus pour afficher 5 fichiers supplémentaires.
5. Pour afficher et gérer la liste complète des pièces jointes, cliquez sur Voir toutes les pièces jointes.
6. Dans le panneau de droite :
   • Saisissez du texte dans le champ Rechercher le nom et le type de fichier pour rechercher un fichier par nom ou type.
   • Cliquez sur Type de fichier, puis sélectionnez les cases à cocher des types de fichiers que vous souhaitez afficher.
   • Cliquez sur Source, puis sélectionnez les cases à cocher des sources selon lesquelles vous souhaitez filtrer. Par exemple, sélectionnez Appels pour afficher les pièces jointes ajoutées via une activité d'appel ou Chargement manuel pour afficher les fichiers ajoutés à partir de la section Pièces jointes.

• Cliquez sur l'en-tête d'une colonne pour modifier l'ordre de tri des pièces jointes. Par exemple, cliquez sur la colonne Date de téléchargement pour filtrer les pièces jointes de la plus ancienne ou de la plus récente.
• Cliquez sur le nom de la pièce jointe pour la prévisualiser. Dans l'aperçu, vous pouvez effectuer les opérations suivantes :
  • Télécharger. Le fichier sera téléchargé sur votre ordinateur.
  • Partager le lien interne : partagez un lien vers l'aperçu du fichier dans HubSpot. Le lien sera copié dans votre presse-papiers et pourra être partagé avec d'autres utilisateurs de votre compte.

• Partagez votre lien de 24 heures : partagez un lien qui expire au bout de 24 heures. Dans la barre d'adresse, copiez le lien. Ce lien vers le fichier peut être partagé en externe et sera accessible pendant 24 heures.
• Passez le curseur sur un fichier, cliquez sur Actions, puis sélectionnez une option :
  • Renommer : dans la boîte de dialogue, saisissez le nouveau nom et cliquez sur Renommer.
  • Télécharger : téléchargez le fichier sur votre ordinateur.
  • Afficher : prévisualisez le fichier dans un nouvel onglet.
  • Supprimer : dans la boîte de dialogue, confirmez que vous souhaitez supprimer ou retirer la pièce jointe.
    • Pour les pièces jointes ajoutées à la fiche d'informations ou une activité, cliquez sur Supprimer pour supprimer définitivement le fichier concerné.
    • Pour les pièces jointes ajoutées à la fiche d'informations à partir de l'outil Fichiers, cliquez sur Détacher. Le fichier sera supprimé de la fiche d'informations, mais sera toujours accessible dans l'outil Fichiers.
• Sélectionnez les cases à cocher à côté des pièces jointes, puis choisissez une option :
  • Télécharger : téléchargez plusieurs fichiers sur votre ordinateur.

• Supprimer : supprimez plusieurs fichiers. Dans la boîte de dialogue, confirmez que vous souhaitez supprimer ou retirer les pièces jointes et cliquez sur Tout supprimer. Les fichiers seront soit supprimés, soit retirés en fonction de la façon dont ils ont été ajoutés. Découvrez-en davantage sur la suppression et le détachement.