Anhänge in Datensätzen und Aktivitäten hinzufügen und verwalten

Um relevante Ressourcen einzubeziehen und hilfreichen Kontext zu liefern, können Sie Dateien hochladen und an Ihre Datensätze (z. B. Kontakte, Deals, Services) und deren zugehörige Aktivitäten anhängen. Sie können auch vorhandene Anhänge umbenennen, filtern oder entfernen.

Dies sind die Voraussetzungen:

Die für die Anzeige von Anhängen erforderlichen Berechtigungen hängen davon ab, wie die Anhänge hinzugefügt wurden:

• Wenn Anhänge in einem Datensatz hinzugefügt werden, müssen Benutzer über Berechtigungen zum Anzeigen von Notizen verfügen, um sie anzuzeigen. Berechtigungsoptionen für das Anzeigen von Notizen:
  • Alle Notizen: Es können alle diese Anhänge angezeigt werden.
  • Notizen des Teams der zuständigen Person: Es können Anhänge angezeigt werden, die von Benutzern in ihrem Team hochgeladen wurden (nur Professional und Enterprise).
  • Notizen der zuständigen Person: Es können nur die Anhänge angezeigt werden, die der Benutzer hochgeladen hat. 

• Wenn Anhänge zu protokollierten Aktivitäten hinzugefügt werden, hängen die erforderlichen Berechtigungen von der Aktivität ab, zu der der Anhang hinzugefügt wurde:

  • Protokollierte Notizen: Benutzer müssen über Berechtigungen zum Anzeigen von Notizen verfügen, um diese Anhänge anzuzeigen. Berechtigungsoptionen für das Anzeigen von Notizen:
    • Alle Notizen: Es können alle diese Anhänge angezeigt werden.
    • Notizen des Teams der zuständigen Person: Es können Anhänge in Notizen angezeigt werden, die von Benutzern in ihrem Team erstellt wurden (nur Professional und Enterprise).
    • Notizen der zuständigen Person: Es können nur die Anhänge angezeigt werden, die der Benutzer hochgeladen hat. 
  • Aufgaben: Benutzer müssen über Berechtigungen zum Anzeigen von Aufgaben verfügen, um diese Anhänge anzuzeigen. Berechtigungsoptionen für das Anzeigen von Aufgaben:
    • Alle Aufgaben: Es können alle diese Anhänge angezeigt werden.
    • Aufgaben des Teams der zuständigen Person: Es können Anhänge in Aufgaben angezeigt werden, die von Benutzern in ihrem Team erstellt wurden (nur Professional und Enterprise).
    • Aufgaben der zuständigen Person: Es können nur die Anhänge angezeigt werden, die der Benutzer hochgeladen hat.

• • Sonstige Aktivitäten (z. B. persönliche E-Mails, Anrufe, Meetings): Benutzer mit Zugriff auf die betroffenen Datensätze können die Anhänge anzeigen.

Einen Anhang in einem Datensatz hinzufügen oder entfernen

So fügen Sie einen Anhang in einem Datensatz hinzu:

1. Gehen Sie zu Ihren Datensätzen (z. B. Kontakte, Projekte):
   • Kontakte: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Kontakte.
   • Projekte: Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu CRM > Projekte.
2. Klicken Sie auf den Namen des Datensatzes.
3. Scrollen Sie in der rechten Seitenleiste nach unten zur Karte Anhänge.
4. Klicken Sie auf Hinzufügen und wählen Sie dann Folgendes aus:
   • Von Ihrem Computer: Laden Sie eine neue Datei von Ihrem Computer hoch.
   • Vorhandene Datei in HubSpot: Wählen Sie eine vorhandene Datei in Ihrem HubSpot-Account aus. Klicken Sie im rechten Fensterbereich auf den Namen der Datei, die Sie anhängen möchten.

So entfernen Sie einen Anhang in einem Datensatz: 

1. Gehen Sie zu Ihren Datensätzen (z. B. Kontakte, Projekte):
   • Kontakte: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Kontakte.
   • Projekte: Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu CRM > Projekte.
2. Klicken Sie auf den Namen des Datensatzes.
3. Scrollen Sie in der rechten Seitenleiste nach unten zur Karte Anhänge.
4. Klicken Sie auf das X oben rechts im Anhang. Wählen Sie im Dialogfeld aus folgenden Optionen aus:
   • Löschen: Löschen Sie den Anhang des Datensatzes und die protokollierte Aktivität vollständig. Diese Option wird für gesendete persönliche E-Mails oder über die HubSpot-Browsererweiterung protokollierte E-Mails angezeigt.
   • Lösen: Entfernen Sie den dem Datensatz hinzugefügten Anhang, behalten Sie ihn jedoch im Dateien-Tool. Diese Option wird für Anhänge angezeigt, die über das Dateien-Tool hinzugefügt wurden.

Einen Anhang zu einer Aktivität hinzufügen

So erstellen Sie eine Aktivität und fügen ihr einen Anhang hinzu:

1. Gehen Sie zu Ihren Datensätzen (z. B. Kontakte, Projekte):
   • Kontakte: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Kontakte.
   • Projekte: Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu CRM > Projekte.
2. Klicken Sie auf den Namen des Datensatzes.
3. Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf das Symbol für die Aktivität. 
   • Klicken Sie im Aktivitäten-Editor auf das attach Büroklammer-Symbol und wählen Sie dann Neue Datei hochladen aus, um eine Datei von Ihrem Computer hinzuzufügen, oder Vorhandene Datei auswählen, um eine bereits zu HubSpot hinzugefügte Datei auszuwählen.
   • Wählen Sie die Datei aus, fügen Sie die Details der Aktivität hinzu und klicken Sie dann auf [Name der Aktivität] protokollieren oder Notiz erstellen.

1. Gehen Sie zu Ihren Datensätzen (z. B. Kontakte, Projekte):
   • Kontakte: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Kontakte.
   • Projekte: Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu CRM > Projekte.
2. Klicken Sie auf den Namen des Datensatzes.
3. Klicken Sie auf den Tab Aktivitäten.
   
   • Bewegen Sie den Mauszeiger über eine Aktivität und klicken Sie auf das Textfeld.
   • Klicken Sie im Text-Editor auf das attach Büroklammer-Symbol und wählen Sie dann Neue Datei auswählen aus, um eine Datei von Ihrem Computer hinzuzufügen, oder Vorhandene Datei auswählen, um eine bereits zu HubSpot hinzugefügte Datei auszuwählen.
   • Wählen Sie die Datei aus und klicken Sie auf Speichern.

Bitte beachten Sie: Wenn Sie persönliche E-Mails in HubSpot senden oder eine E-Mail mithilfe von Sales Hub protokollieren, werden nicht inline angehängte Dateien automatisch dem Abschnitt Anhänge des Datensatzes hinzugefügt. Inline-Anhänge werden nicht hinzugefügt.

Anhänge verwalten

Sobald Sie Anhänge hinzugefügt haben, können Sie alle angehängten Dateien zu jedem Datensatz anzeigen, sie filtern, um die gewünschten Anhänge zu finden, und sie umbenennen oder entfernen.

1. Gehen Sie zu Ihren Datensätzen (z. B. Kontakte, Projekte):
   • Kontakte: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Kontakte.
   • Projekte: Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu CRM > Projekte.
2. Klicken Sie auf den Namen des Datensatzes.
3. Scrollen Sie im rechten Bereich nach unten zum Abschnitt Anhänge.
4. Wenn Sie mehr als 5 Anhänge haben, klicken Sie auf Mehr anzeigen, um 5 weitere Dateien anzuzeigen.
5. Um die vollständige Liste der Anhänge anzuzeigen und zu verwalten, wähöen Sie Alle Anhänge anzeigen aus.
6. Im rechten Bereich:
   • Geben Sie Text in das Feld Suchname und Dateityptext ein, um nach einem Dateinamen oder -typ zu suchen.
   • Klicken Sie auf Dateityp und aktivieren Sie dann die Kontrollkästchen der Dateitypen, die Sie anzeigen möchten.
   • Klicken Sie auf Quelle und aktivieren Sie dann die Kontrollkästchen der Quellen, nach denen Sie filtern möchten. Wählen Sie z. B. Anrufe, um Anhänge anzuzeigen, die über eine Anrufaktivität hinzugefügt wurden, oder Manuelles Hochladen, um Dateien anzuzeigen, die über den Abschnitt Anhänge hinzugefügt wurden.

• Klicken Sie auf eine Spaltenüberschrift, um die Sortierreihenfolge der Anhänge zu ändern. Klicken Sie zum Beispiel auf die Spalte Uploaddatum, um nach dem ältesten oder neuesten Anhang zu sortieren.
• Klicken Sie auf den Namen des Anhangs, um ihn in der Vorschau anzuzeigen. In der Vorschau können Sie Folgendes tun:
  • Herunterladen Die Datei wird dann auf Ihren Computer heruntergeladen.
  • Internen Link teilen: Teilen Sie einen Link zur Dateivorschau in HubSpot. Der Link wird in Ihre Zwischenablage kopiert und kann mit anderen Benutzern in Ihrem Account geteilt werden.

• 24-Stunden-Link teilen: Teilen Sie einen Link, der nach 24 Stunden abläuft. Kopieren Sie in der Adressleiste den Link. Dieser Link zur Datei kann extern geteilt werden und ist bis zu 24 Stunden lang zugänglich.
• Bewegen Sie den Mauszeiger über eine Datei, klicken Sie auf Aktionen und wählen Sie dann eine Option aus:
  • Umbenennen: Geben Sie im Dialogfeld einen neuen Namen ein und klicken Sie dann zur Bestätigung auf Umbenennen.
  • Herunterladen: Laden Sie die Datei auf Ihren Computer herunter.
  • Anzeigen: Zeigen Sie eine Vorschau der Datei in einem neuen Tab an.
  • Entfernen: Bestätigen Sie im Dialogfenster, dass Sie den Anhang löschen oder entfernen möchten.
    • Bei Anhängen, die im Datensatz oder in einer Aktivität hochgeladen wurden, klicken Sie auf Löschen, um die Datei unwiderruflich zu löschen.
    • Für Anhänge, die dem Datensatz über das Dateien-Tool hinzugefügt wurden, klicken Sie auf Entfernen. Die Datei wird vom Datensatz entfernt, kann aber weiterhin über das Dateien-Tool aufgerufen werden.
• Aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den Anhängen und wählen Sie dann eine Option aus:
  • Herunterladen: Laden Sie mehrere Dateien auf Ihren Computer herunter.

• Entfernen: Entfernen Sie mehrere Dateien. Bestätigen Sie im Dialogfeld, dass Sie die Anhänge löschen oder entfernen möchten, und klicken Sie auf Alle entfernen. Die Dateien werden entweder gelöscht oder entfernt, je nachdem, wie sie hinzugefügt wurden. Erfahren Sie mehr über das Löschen und Entfernen.