Lisää ja hallitse liitetiedostoja tietueisiin ja toimintoihin

Voit ladata tiedostoja ja liittää niitä tietueisiin (esim. yhteystiedot, sopimukset, palvelut) ja niihin liittyviin toimintoihin, jotta voit sisällyttää niihin asiaankuuluvia resursseja ja tarjota hyödyllisiä asiayhteyksiä. Voit myös nimetä uudelleen, suodattaa tai poistaa olemassa olevia liitetiedostoja.

Vaatimusten ymmärtäminen

Liitetiedostojen tarkasteluun tarvittavat oikeudet riippuvat siitä, miten liitetiedostot on lisätty:

• Kun liitetiedostoja lisätään tietueeseen, käyttäjillä on oltava Notesin katseluoikeudet, jotta he voivat tarkastella niitä. Muistiinpanojen katseluoikeusvaihtoehdot:
  • Kaikki muistiinpanot: voi tarkastella kaikkia liitetiedostoja.
  • Oman tiimin muistiinpanot: voi tarkastella oman tiiminsä käyttäjien lataamia liitetiedostoja( vainProfessional- ja Enterprise-versiot ).
  • Omat muistiinpanot: voi tarkastella vain itse lataamiaan liitetiedostoja.

• Kun liitetiedostoja lisätään kirjattuihin toimintoihin, vaaditut oikeudet riippuvat siitä, mihin toimintoon liitetiedosto on lisätty:

  • Kirjautuneet muistiinpanot: Käyttäjillä on oltava Muistiinpanojen katseluoikeudet, jotta he voivat tarkastella näitä liitetiedostoja. Muistiinpanojen katseluoikeusvaihtoehdot:
    • Kaikki muistiinpanot: voi tarkastella kaikkia näitä liitetiedostoja.
    • Oman tiimin muistiinpanot: voi tarkastella oman tiiminsä käyttäjien luomien muistiinpanojen liitetiedostoja( vainProfessional ja Enterprise ).
    • Omat muistiinpanot: voi tarkastella vain lataamiaan liitetiedostoja.
  • Tehtävät: Käyttäjillä on oltava Tehtävien katseluoikeudet, jotta he voivat tarkastella näitä liitteitä. Tehtävien katseluoikeusvaihtoehdot:
    • Kaikki tehtävät: voi tarkastella kaikkia liitetiedostoja.
    • Oman tiimin tehtävät: voi tarkastella oman tiiminsä käyttäjien luomien tehtävien liitteitä( vainProfessional ja Enterprise ).
    • Omat tehtävät: voi tarkastella vain lataamiaan liitetiedostoja.

• • Muut toiminnot (esim. kahdenkeskiset sähköpostiviestit, puhelut, kokoukset): käyttäjät, joilla on pääsy kyseisiin tietueisiin, voivat tarkastella liitetiedostoja.

Lisää tai poista liitetiedosto tietueeseen

Liitetiedoston lisääminen tietueeseen:

1. Siirry tietueisiin (esim. yhteystiedot, projektit):
   • Yhteystiedot: Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Yhteystiedot.
   • Projektit: Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Projektit.
2. Napsauta tietueen nimeä.
3. Selaa oikeassa sivupalkissa alaspäin Liitteet-korttiin.
4. Napsauta Lisää ja valitse sitten:
   • Tietokoneesi: lataa uusi tiedosto tietokoneeltasi.
   • Olemassa oleva tiedosto HubSpotissa: valitse olemassa oleva tiedosto HubSpot-tililläsi. Napsauta oikeassa paneelissa sen tiedoston nimeä, jonka haluat liittää.

Tietueen liitetiedoston poistaminen:

1. Siirry tietueisiin (esim. yhteystiedot, projektit):
   • Yhteystiedot: Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Yhteystiedot.
   • Projektit: Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Projektit.
2. Napsauta tietueen nimeä.
3. Selaa oikeassa sivupalkissa alaspäin Liitteet-korttiin.
4. Napsauta liitetiedoston oikeassa yläkulmassa olevaa X-kirjainta. Valitse valintaikkunassa seuraavista:
   • Poista: Poista tietueen ja kirjatun toiminnan liitetiedosto pysyvästi. Tämä vaihtoehto tulee näkyviin lähetetyille sähköpostiviesteille tai HubSpot sales -laajennuksen kautta kirjatuille sähköpostiviesteille.
   • Irrota: poista tietueeseen lisätty liitetiedosto, mutta säilytä se tiedostotyökalussa. Tämä vaihtoehto näkyy tiedostotyökalun kautta lisätyille liitteille.

Liitteen lisääminen aktiviteettiin

Voit luoda aktiviteetin ja lisätä siihen liitetiedoston:

1. Siirry tietueisiin (esim. yhteystiedot, projektit):
   • Yhteystiedot: Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Yhteystiedot.
   • Projektit: Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Projektit.
2. Napsauta tietueen nimeä.
3. Napsauta vasemmassa sivupalkissa toiminnan kuvaketta.
   • Napsauta aktiviteettieditorissa attach attach-kuvaketta ja valitse sitten Upload new (Lataa uusi ) lisätäksesi tiedoston tietokoneeltasi tai Choose existing (Valitse olemassa oleva ) valitaksesi HubSpotiin jo lisätyn tiedoston.
   • Valitse tiedosto, viimeistele aktiviteetin yksityiskohtien lisääminen ja napsauta sitten Kirjaudu [aktiviteetin nimi] tai Luo huomautus.

1. Siirry tietueisiin (esim. yhteystiedot, projektit):
   • Yhteystiedot: Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Yhteystiedot.
   • Projektit: Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Projektit.
2. Napsauta tietueen nimeä.
3. Napsauta Aktiviteetit-välilehteä.
   
   • Vie hiiren kursori aktiviteetin päälle ja napsauta tekstiruutua.
   • Napsauta tekstieditorissa attach -liitäntäkuvaketta ja valitse sitten Upload new (lataa uusi ), jos haluat lisätä tiedoston tietokoneeltasi, tai Choose existing (valitse olemassa oleva ), jos haluat valita HubSpotiin jo lisätyn tiedoston.
   • Valitse tiedosto ja napsauta sitten Tallenna.

Huomaa: kun lähetät yksi yhteen -sähköpostiviestejä HubSpotissa tai kirjaat sähköpostiviestin HubSpot Sales-palvelun avulla, muut kuin riviin liitetyt tiedostot lisätään automaattisesti tietueen Liitteet-osioon. Riviin liitettyjä liitetiedostoja ei lisätä.

Liitteiden hallinta

Kun olet lisännyt liitetiedostoja, voit tarkastella kaikkia liitetiedostoja kussakin tietueessa, suodattaa niitä löytääksesi tarvitsemasi liitetiedostot ja nimetä ne uudelleen tai poistaa ne.

1. Siirry tietueisiin (esim. yhteystiedot, projektit):
   • Yhteystiedot: Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Yhteystiedot.
   • Projektit: Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Projektit.
2. Napsauta tietueen nimeä.
3. Selaa oikeassa paneelissa alaspäin Liitteet-osioon.
4. Jos liitteitä on enemmän kuin 5, napsauta Näytä lisää näyttääksesi 5 ylimääräistä tiedostoa.
5. Voit tarkastella ja hallita koko liitetiedostoluetteloa valitsemalla Näytä kaikki liitetiedostot.
6. Oikeassa paneelissa:
   • Kirjoita teksti Etsi nimi ja tiedostotyyppi -tekstikenttään, jos haluat etsiä tiedostoa nimen tai tyypin perusteella.
   • Valitse Tiedostotyyppi ja valitse sitten niiden tiedostotyyppien valintaruudut, joita haluat tarkastella.
   • Valitse Source (Lähde) ja valitse sitten niiden lähteiden valintaruudut, joiden mukaan haluat suodattaa. Valitse esimerkiksi Puhelut, jos haluat tarkastella puhelutoiminnon kautta lisättyjä liitetiedostoja, tai Manuaalinen lataus, jos haluat tarkastella Liitetiedostot-osiosta lisättyjä tiedostoja.

• Napsauta sarakeotsikkoa vaihtaaksesi liitetiedostojen lajittelujärjestystä. Napsauta esimerkiksi Uploaded date -saraketta lajitellaksesi vanhimman tai uusimman liitetiedoston mukaan.
• Napsauta liitetiedoston nimeä esikatsellaksesi sitä. Esikatselussa voit tehdä seuraavaa:
  • Lataa. Tiedosto ladataan tietokoneellesi.
  • Jaa sisäinen linkki: Jaa linkki tiedoston esikatseluun HubSpotissa. Linkki kopioidaan leikepöydällesi, ja sen voi jakaa tilisi muiden käyttäjien kanssa.

• Jaa 24 tunnin linkki: Jaa linkki, joka päättyy 24 tunnin kuluttua. Kopioi linkki osoiteriville. Tämä linkki tiedostoon voidaan jakaa ulkoisesti, ja se on käytettävissä enintään 24 tuntia.
• Vie hiiren kursori tiedoston päälle, valitse Toiminnot ja valitse sitten vaihtoehto:
  • Nimeä uudelleen: Kirjoita valintaikkunaan uusi nimi ja vahvista se napsauttamalla Nimeä uudelleen.
  • Lataa: lataa tiedosto tietokoneellesi.
  • Näytä: tiedoston esikatselu uudessa välilehdessä.
  • Poista: Vahvista valintaikkunassa, että haluat poistaa tai poistaa liitetiedoston.
    • Jos kyseessä on tietueeseen tai toimintoon ladattu liitetiedosto, voit poistaa tiedoston pysyvästi valitsemalla Poista.
    • Jos tietueeseen on lisätty liitetiedostoja tiedostotyökalusta, valitse Poista. Tiedosto poistetaan tietueesta, mutta sitä voi edelleen käyttää tiedostotyökalussa.
• Valitse liitetiedostojen vieressä olevat valintaruudut ja valitse sitten vaihtoehto:
  • Lataa: Lataa useita tiedostoja tietokoneellesi.

• Poista: poista useita tiedostoja. Vahvista valintaikkunassa, että haluat poistaa tai poistaa liitetiedostot, ja valitse Poista kaikki. Tiedostot joko poistetaan tai poistetaan sen mukaan, miten ne on lisätty. Lisätietoja poistamisesta ja irrottamisesta.