Bijlagen toevoegen aan records en activiteiten en deze beheren

Om relevante bronnen op te nemen en nuttige context te bieden, kunt u bestanden uploaden en deze toevoegen aan uw records (bijv. contactpersonen, deals, services) en de bijbehorende activiteiten. U kunt bestaande bijlagen ook hernoemen, filteren of verwijderen.

Vereisten begrijpen

De machtigingen die nodig zijn om bijlagen te bekijken, hangen af van de manier waarop de bijlagen zijn toegevoegd:

• Wanneer bijlagen aan een record worden toegevoegd, moeten gebruikers de machtiging Notities bekijken hebben om ze te kunnen bekijken. Opties voor weergavemachtigingen voor notities:
  • Alle notities: kan al deze bijlagen bekijken.
  • Notities van hun team: kunnen bijlagen bekijken die zijn geüpload door gebruikers in hun team( alleenProfessional en Enterprise ).
  • Hun notities: kunnen alleen de bijlagen bekijken die zij hebben geüpload.

• Wanneer bijlagen worden toegevoegd aan gelogde activiteiten, zijn de vereiste machtigingen afhankelijk van de activiteit waaraan de bijlage is toegevoegd:

  • Aangemelde notities: gebruikers moeten notities kunnen bekijken om deze bijlagen te kunnen bekijken. Opties voor weergavemachtigingen voor notities:
    • Alle notities: kunnen al deze bijlagen bekijken.
    • Notities van hun team: kunnen bijlagen bekijken op notities die zijn aangemaakt door gebruikers in hun team( alleenProfessional en Enterprise ).
    • Hun notities: kunnen alleen de bijlagen bekijken die zij hebben geüpload.
  • Taken: gebruikers moeten rechten hebben om Taken te bekijken om deze bijlagen te bekijken. Opties voor weergavemachtigingen voor taken:
    • Alle taken: kunnen al deze bijlagen bekijken.
    • Taken van hun team: kunnen bijlagen bekijken op taken die zijn aangemaakt door gebruikers in hun team( alleenProfessional en Enterprise ).
    • Hun taken: kunnen alleen de bijlagen bekijken die zij hebben geüpload.

• • Andere activiteiten (bijv. één-op-één e-mails, gesprekken, vergaderingen): gebruikers met toegang tot de betreffende records kunnen de bijlagen bekijken.

Een bijlage toevoegen aan of verwijderen uit een record

Om een bijlage aan een record toe te voegen:

1. Navigeer naar uw records (bijv. contactpersonen, projecten):
   • Contacten: Ga in je HubSpot-account naar CRM > Contactpersonen.
   • Projecten: Ga in je HubSpot-account naar CRM > Projecten.
2. Klik op de naam van het record.
3. Scroll in de rechter zijbalk naar beneden naar de kaart Bijlagen.
4. Klik op Toevoegen en selecteer:
   • Je computer: upload een nieuw bestand vanaf je computer.
   • Bestaand bestand in HubSpot: selecteer een bestaand bestand in je HubSpot account. Klik in het rechterpaneel op de naam van het bestand dat je wilt bijvoegen.

Zo verwijder je een bijlage bij een record:

1. Navigeer naar je records (bijv. contactpersonen, projecten):
   • Contacten: Ga in je HubSpot-account naar CRM > Contactpersonen.
   • Projecten: Ga in je HubSpot-account naar CRM > Projecten.
2. Klik op de naam van het record.
3. Scroll in de rechter zijbalk naar beneden naar de kaart Bijlagen.
4. Klik op de X rechtsboven de bijlage. Kies in het dialoogvenster uit de volgende opties:
   • Verwijderen: verwijder de bijlage definitief van het record en de gelogde activiteit. Deze optie wordt weergegeven voor verzonden één-op-één e-mails of e-mails die zijn gelogd via de HubSpot-verkoopuitbreiding.
   • Verwijderen: verwijder de bijlage die aan het record is toegevoegd, maar bewaar deze in de bestandentool. Deze optie wordt weergegeven voor bijlagen die zijn toegevoegd via de Bestanden-tool.

Een bijlage toevoegen aan een activiteit

Om een activiteit toe te voegen, maak je een activiteit en voeg je er een bijlage aan toe:

1. Navigeer naar uw records (bijv. contacten, projecten):
   • Contacten: Ga in je HubSpot-account naar CRM > Contactpersonen.
   • Projecten: Ga in je HubSpot-account naar CRM > Projecten.
2. Klik op de naam van het record.
3. Klik in de linker zijbalk op het pictogram voor de activiteit.
   • Klik in de activiteiteneditor op het pictogram attach attach en selecteer Upload new (Nieuw uploaden) om een bestand vanaf je computer toe te voegen, of Choose existing (Bestaand kiezen) om een bestand te selecteren dat al aan HubSpot is toegevoegd.
   • Selecteer het bestand, voltooi het toevoegen van de details van de activiteit en klik vervolgens op Log [naam activiteit] of Maak notitie.

1. Navigeer naar uw records (bijv. contacten, projecten):
   • Contacten: Ga in je HubSpot-account naar CRM > Contactpersonen.
   • Projecten: Ga in je HubSpot-account naar CRM > Projecten.
2. Klik op de naam van het record.
3. Klik op het tabblad Activiteiten.
   
   • Ga met de muis over een activiteit en klik op het tekstvak.
   • Klik in de teksteditor op het pictogram attach attach en selecteer Upload new (Nieuw uploaden) om een bestand vanaf je computer toe te voegen, of Choose existing (Bestaand kiezen) om een bestand te selecteren dat al aan HubSpot is toegevoegd.
   • Selecteer het bestand en klik op Opslaan.

Let op: wanneer je één-op-één e-mails verstuurt in HubSpot of een e-mail registreert met HubSpot Sales, worden niet-inline bijgevoegde bestanden automatisch toegevoegd aan het gedeelte Bijlagen van het record. Inline bijlagen worden niet toegevoegd.

Bijlagen beheren

Zodra je bijlagen hebt toegevoegd, kun je alle bijgevoegde bestanden op elk record bekijken, filteren om de bijlagen te vinden die je nodig hebt en ze hernoemen of verwijderen.

1. Navigeer naar uw records (bijv. contactpersonen, projecten):
   • Contacten: Ga in je HubSpot-account naar CRM > Contactpersonen.
   • Projecten: Ga in je HubSpot-account naar CRM > Projecten.
2. Klik op de naam van het record.
3. Scroll in het rechterpaneel naar beneden naar de sectie Bijlagen.
4. Als je meer dan 5 bijlagen hebt, klik je op Toon meer om 5 extra bestanden weer te geven.
5. Om de volledige lijst met bijlagen te bekijken en beheren, bekijk alle bijlagen.
6. In het rechterpaneel:
   • Voer tekst in in het tekstveld Zoeknaam en bestandstype, om een bestand te zoeken op naam of type.
   • Klik op Bestandstype en schakel vervolgens de selectievakjes in van de bestandstypen die u wilt bekijken.
   • Klik op Bron en selecteer de selectievakjes van de bronnen waarop u wilt filteren. Selecteer bijvoorbeeld Oproepen om bijlagen te bekijken die zijn toegevoegd via een oproepactiviteit of Handmatig uploaden om bestanden te bekijken die zijn toegevoegd vanuit de sectie Bijlagen.

• Klik op een kolomkop om de sorteervolgorde van de bijlagen te wijzigen. Klik bijvoorbeeld op de kolom Geüploade datum om te sorteren op de oudste of nieuwste bijlage.
• Klik op de naam van de bijlage om er een voorbeeld van te bekijken. In het voorbeeld kun je het volgende doen:
  • Downloaden. Het bestand wordt gedownload naar je computer.
  • Interne link delen: deel een link naar de bestandsvoorvertoning in HubSpot. De link wordt gekopieerd naar je klembord en kan worden gedeeld met andere gebruikers in je account.

• Deel 24-uurs link: deel een link die na 24 uur verloopt. Kopieer de link in de adresbalk. Deze link naar het bestand kan extern worden gedeeld en blijft maximaal 24 uur toegankelijk.
• Ga met de muis over een bestand, klik op Acties en selecteer een optie:
  • Hernoemen: voer in het dialoogvenster een nieuwe naam in en klik op Hernoemen om te bevestigen.
  • Downloaden: download het bestand naar uw computer.
  • Weergeven: een voorbeeld van het bestand bekijken in een nieuw tabblad.
  • Verwijderen: bevestig in het dialoogvenster dat u de bijlage wilt verwijderen of wissen.
    • Voor bijlagen die zijn geüpload naar het record of een activiteit, klik op Verwijderen om het bestand definitief te verwijderen.
    • Voor bijlagen die aan het record zijn toegevoegd vanuit de Bestanden-tool, klik je op Verwijderen. Het bestand wordt verwijderd uit het record, maar is nog steeds toegankelijk in de Bestanden-tool.
• Schakel de selectievakjes naast de bijlagen in en selecteer een optie:
  • Download: meerdere bestanden downloaden naar je computer.

• Verwijderen: meerdere bestanden verwijderen. Bevestig in het dialoogvenster dat je de bijlagen wilt verwijderen of verwijderen en klik op Alles verwijderen. Bestanden worden verwijderd of verwijderd op basis van hoe ze werden toegevoegd. Meer informatie over verwijderen en loskoppelen.