Agregar y gestionar adjuntos en registros y actividades

Para incluir recursos relevantes y proporcionar un contexto útil, puede subir archivos y adjuntarlos a sus registros (por ejemplo, contactos, negocios, servicios) y sus actividades asociadas. También puedes renombrar, filtrar o eliminar archivos adjuntos existentes.

Comprender los requisitos

Los permisos obligatorios para ver los complementos dependen de cómo se añadieron:

• Cuando se añaden complementos en un registro, los usuarios deben tener permisos de visualización de Notas para verlos. Opciones de permisos de la vista de notas:
  • Todas las notas: puede ver todos estos archivos adjuntos.
  • Las notas de su equipo: pueden ver los archivos adjuntos subidos por los usuarios de su equipo ( sólo enPro y Enterprise ).
  • Sus notas: sólo puede ver los archivos adjuntos que ha subido. 

• Cuando se añaden complementos a las actividades registradas, los permisos necesarios dependen de la actividad a la que se haya añadido el complemento:

  • Notas registradas: los usuarios deben tener permisos de visualización de Notas para ver estos archivos adjuntos. Opciones de permisos de la vista de notas:
    • Todas las notas: puede ver todos estos archivos adjuntos.
    • Las notas de su equipo: puede ver los archivos adjuntos de las notas creadas por los usuarios de su equipo ( sólo enPro y Enterprise ).
    • Sus notas: sólo puede ver los archivos adjuntos que ha subido. 
  • Tareas: los usuarios deben tener permisos de vista de Tareas para ver estos archivos adjuntos. Opciones de permisos de la vista de tareas:
    • Todas las tareas: puede ver todos estos archivos adjuntos.
    • Las tareas de su equipo: puede ver los archivos adjuntos de las tareas creadas por los usuarios de su equipo ( sólo enPro y Enterprise ).
    • Sus tareas: sólo pueden ver los archivos adjuntos que han subido.

• • Otras actividades (por ejemplo, correos electrónicos individuales, llamadas, reuniones): los usuarios con acceso a los registros afectados pueden ver los archivos adjuntos.

Añadir o eliminar un complemento en un registro

Para Agregar un complemento en un Registros de Salesforce:

1. Navegue hasta sus registros (por ejemplo, contactos, proyectos):
   • Contactos: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Contactos.
   • Proyectos : En tu cuenta de HubSpot, ve a CRM > Proyectos.
2. Haga clic en el nombre del registro.
3. En la barra lateral derecha, desplácese hasta la ficha Archivos adjuntos .
4. Haz clic en Añadir y, a continuación, selecciona:
   • Tu ordenador: carga un archivo nuevo desde tu ordenador.
   • Archivo existente en HubSpot: selecciona un archivo existente en en tu cuenta de HubSpot. En el panel derecho, haz clic en el nombre del archivo que quieras adjuntar.

Para eliminar un archivo adjunto en un registro: 

1. Navegue hasta sus registros (por ejemplo, contactos, proyectos):
   • Contactos: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Contactos.
   • Proyectos : En tu cuenta de HubSpot, ve a CRM > Proyectos.
2. Haga clic en el nombre del registro.
3. En la barra lateral derecha, desplácese hasta la ficha Archivos adjuntos .
4. Haz clic en la X de la parte superior derecha del archivo adjunto. En el cuadro de diálogo, seleccione una de las siguientes opciones:
   • Borrar: borrar definitivamente el anexo en el registro y la actividad registrada. Esta opción aparece para correos electrónicos uno a uno enviados o correos electrónicos registrados a través de la extensión HubSpot Sales.
   • Separar: elimina el archivo adjunto añadido al registro pero lo mantiene en la herramienta de archivos. Esta opción aparece para los archivos adjuntos añadidos a través de la herramienta de archivos.

Añadir un archivo adjunto a una actividad

Para añadir, cree una actividad y añádale un anexo:

1. Navegue hasta sus registros (por ejemplo, contactos, proyectos):
   • Contactos: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Contactos.
   • Proyectos: En tu cuenta de HubSpot, ve a CRM > Proyectos.
2. Haga clic en el nombre del registro.
3. En la barra lateral izquierda, haga clic en el icono de la actividad. 
   • En el editor de actividades, haz clic en el icono de adjuntar attach , luego selecciona Subir nuevo para añadir un archivo desde tu ordenador, o Elegir a la cola de tareas existente para seleccionar un archivo ya añadido a HubSpot.
   • Seleccione el archivo, termine de añadir los detalles de la actividad y, a continuación, haga clic en Registro [nombre de la actividad] o Crear nota.

1. Navegue hasta sus registros (por ejemplo, contactos, proyectos):
   • Contactos: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Contactos.
   • Proyectos: En tu cuenta de HubSpot, ve a CRM > Proyectos.
2. Haz clic en el nombre del registro.
3. Haga clic en la pestaña Actividades .
   
   • Pase el ratón por encima de una actividad y haga clic en el cuadro de texto.
   • En el editor de texto, haz clic en el icono attach adjuntar, luego selecciona Subir nuevo para añadir un archivo desde tu ordenador, o Elegir archivo existente para seleccionar un archivo ya añadido a HubSpot.
   • Selecciona el archivo , luego haz clic en Guardar.

Nota: cuando envías correos electrónicos uno a uno en HubSpot o registras un correo electrónico utilizando HubSpot Sales, los archivos adjuntos no en línea se añaden automáticamente a la sección Adjuntos del registro. Los archivos adjuntos en línea se añadirán a y no a.

Administrar archivos adjuntos

Una vez que hayas Agregado archivos adjuntos, puedes ver todos los archivos adjuntos de cada registro, filtrarlos para localizar los archivos adjuntos que necesites y cambiarles el nombre o eliminarlos.

1. Navegue hasta sus registros (por ejemplo, contactos, proyectos):
   • Contactos: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Contactos.
   • Proyectos: En tu cuenta de HubSpot, ve a CRM > Proyectos.
2. Clic en el nombre  del registro.
3. En el panel Derecha, desplázate hasta la sección Archivos adjuntos. 
4. Si tienes más de 5 archivos adjuntos, haz Clic en Mostrando más para mostrar 5 archivos adicionales.
5. Para ver y administrar la lista completa de adjuntos, Ver todos los adjuntos.
6. En el panel derecho:
   • Introducir texto en el campo de texto Buscar nombre y tipo de archivo , para buscar un archivo por nombre o tipo.
   • Haga clic en Tipo de archivo y, a continuación, seleccione las casillas de verificación de los tipos de archivo que desee ver.
   • Haga clic en Fuente y, a continuación, seleccione las casillas de verificación de las fuentes por las que desea filtrar. Por ejemplo, selecciona Llamadas para ver los archivos adjuntos añadidos a través de una actividad de llamada o Carga manual para ver los archivos añadidos desde la sección Archivos adjuntos.

• Haga clic en una cabecera de columna para cambiar el orden de clasificación de los archivos adjuntos. Por ejemplo, haz clic en la columna Fecha de carga para ordenar por el archivo adjunto más antiguo o más reciente.
• Haz clic en el nombre del archivo adjunto para obtener una vista previa. En la vista previa, puedes hacer lo siguiente:
  • Descargar. El archivo se descargará en tu ordenador.
  • Compartir enlace interno: comparte un enlace a la vista previa del archivo en HubSpot. El enlace se copiará en tu portapapeles y podrás compartirlo con otros usuarios de tu cuenta.

• Compartir enlace de 24 horas: comparte un enlace que caduca a las 24 horas. En la barra de direcciones, copia el enlace . Este enlace al archivo puede compartirse externamente y será accesible hasta 24 Horas.
• Pase el ratón por encima de un archivo, haga clic en Acciones y seleccione una opción:
  • Cambiar el nombre de: en el cuadro de diálogo, introduce un nombre nuevo, y luego haz clic en Cambiar el nombre de para confirmar.
  • Descargar: descarga el archivo en tu ordenador.
  • Vista previa: vista previa del archivo en una nueva pestaña.
  • Eliminar: en el cuadro de diálogo, confirma que deseas eliminar o quitar el archivo adjunto.
    • Para los archivos adjuntos cargados en el Registros de Salesforce o en una actividad, haz clic en Eliminar para eliminar permanentemente el archivo.
    • Para agregar archivos adjuntos al registro desde la herramienta de archivos , haz clic en Desprender. El archivo se eliminará del archivo, pero se podrá seguir accediendo a él en la herramienta de archivos.
• Seleccione las casillas de verificación situadas junto a los anexos y, a continuación, seleccione una opción:
  • Descargar: descarga varios archivos a tu ordenador.

• Eliminar: elimina varios archivos. En el cuadro de diálogo, confirma que deseas eliminar o quitar los archivos adjuntos y haz clic en Quitar todo. Los archivos serán eliminados o suprimidos en función de cómo se hayan agregado. Más información sobre cómo borrar y separar.