Adicionar e gerenciar anexos em registros e atividades

Para incluir recursos relevantes e fornecer contexto útil, você pode carregar arquivos e anexá-los aos seus registros (por exemplo, contatos, negócios, serviços) e às atividades associadas. Você também pode renomear, filtrar ou remover anexos existentes.

Compreender os requisitos

As permissões necessárias para visualizar anexos dependem de como os anexos foram adicionados:

• Quando anexos são adicionados a um registro, os usuários devem ter permissões para exibir observações para poder ver esses anexos. Opções de permissões de exibição de observações:
  • Todas as observações: é possível exibir todos esses anexos.
  • Observações da equipe: é possível exibir anexos carregados por usuários da equipe (somente Professional e Enterprise).
  • Suas observações: podem exibir somente os anexos que eles mesmos carregaram. 

• Quando anexos são adicionados a atividades registradas, as permissões necessárias dependem da atividade à qual o anexo foi adicionado:

  • Observações registradas: os usuários devem ter permissões para exibir observações para poder ver esses anexos. Opções de permissões de exibição de observações:
    • Todas as observações: é possível exibir todos esses anexos.
    • Observações da equipe: é possível exibir anexos em observações criadas por usuários da equipe (somente Professional e Enterprise).
    • Suas observações: podem exibir somente os anexos que eles mesmos carregaram. 
  • Tarefas: os usuários devem ter permissões para exibir Tarefas para poder ver esses anexos. Opções de permissão de exibição de tarefa:
    • Todas as tarefas: é possível exibir todos esses anexos.
    • Tarefas da equipe: é possível exibir anexos em tarefas criadas por usuários da equipe (somente Professional e Enterprise).
    • Suas tarefas: podem exibir somente os anexos carregados.

• • Outras atividades (por exemplo, e-mails individuais, chamadas, reuniões): os usuários com acesso aos registros afetados podem exibir os anexos.

Adicionar ou remover um anexo em um registro

Para adicionar um anexo a um registro:

1. Navegue até seus registros (por exemplo, contatos, projetos):
   • Contatos: Na sua conta HubSpot, acesse CRM > Contatos.
   • Projetos: Na sua conta HubSpot, acesse CRM > Projetos.
2. Clique no nome do registro.
3. Na barra lateral direita, role para baixo até o cartão Anexos.
4. Clique em Adicionar e selecione:
   • Seu computador: carregue um novo arquivo do seu computador.
   • Arquivo existente no HubSpot: selecione um arquivo existente na sua conta da HubSpot. No painel direito, clique no nome do arquivo que você deseja anexar.

Para remover um anexo de um registro: 

1. Navegue até seus registros (por exemplo, contatos, projetos):
   • Contatos: Na sua conta HubSpot, acesse CRM > Contatos.
   • Projetos: Na sua conta HubSpot, acesse CRM > Projetos.
2. Clique no nome do registro.
3. Na barra lateral direita, role para baixo até o cartão Anexos.
4. Clique no X na parte superior direita do anexo. Na caixa de diálogo, selecione uma das seguintes opções:
   • Excluir: exclui permanentemente o anexo no registro e a atividade registrada. Esta opção aparece para e-mails enviados individualmente ou e-mails registrados através da extensão de vendas do HubSpot.
   • Desanexar: remove o anexo adicionado ao registro, mas o mantém na ferramenta de arquivos. Essa opção é exibida para anexos adicionados por meio da ferramenta de arquivos.

Adicionar um anexo a uma atividade

Para criar uma atividade e adicionar um anexo a ela:

1. Navegue até seus registros (por exemplo, contatos, projetos):
   • Contatos: Na sua conta HubSpot, acesse CRM > Contatos.
   • Projetos: Na sua conta HubSpot, acesse CRM > Projetos.
2. Clique no nome do registro.
3. Na barra lateral esquerda, clique no ícone da atividade. 
   • No editor de atividades, clique no attach ícone anexar e selecione Carregar novo para adicionar um arquivo do seu computador ou Escolher existente para selecionar um arquivo já adicionado ao HubSpot.
   • Selecione o arquivo, termine de adicionar os detalhes da atividade e clique em Registrar [nome da atividade] ou em Criar observação.

1. Navegue até seus registros (por exemplo, contatos, projetos):
   • Contatos: Na sua conta HubSpot, acesse CRM > Contatos.
   • Projetos: Na sua conta HubSpot, acesse CRM > Projetos.
2. Clique no nome do registro.
3. Clique na guia Atividades.
   
   • Passe o mouse sobre uma atividade e clique na caixa de texto.
   • No editor de texto, clique no attach ícone anexar e selecione Carregar novo para adicionar um arquivo do seu computador ou Escolher existente para selecionar um arquivo já adicionado ao HubSpot.
   • Selecione o arquivo e clique em Salvar.

Observação: quando você envia e-mails individuais no HubSpot ou registra um e-mail usando o HubSpot Sales, os arquivos anexados não integrados são adicionados automaticamente à seção Anexos do registro. Anexos em linha não serão adicionados.

Gerenciar anexos

Depois de adicionar anexos, você pode visualizar todos os arquivos anexados em cada registro, filtrá-los para localizar os anexos necessários e renomeá-los ou removê-los.

1. Navegue até seus registros (por exemplo, contatos, projetos):
   • Contatos: Na sua conta HubSpot, acesse CRM > Contatos.
   • Projetos: Na sua conta HubSpot, acesse CRM > Projetos.
2. Clique no nome do registro.
3. No painel direito, role para baixo até a seção Anexos.
4. Se você tiver mais de 5 anexos, clique em Mostrar mais para exibir mais 5 arquivos.
5. Para visualizar e gerenciar a lista completa de anexos, clique em Exibir todos os anexos.
6. No painel direito:
   • Digite texto no campo de texto Pesquisar nome e tipo de arquivo para procurar um arquivo por nome ou tipo.
   • Clique em Tipo de arquivo e marque as caixas de seleção dos tipos de arquivos que deseja exibir.
   • Clique em Fonte e marque as caixas de seleção das fontes pelas quais deseja filtrar. Por exemplo, selecione Chamadas para exibir anexos adicionados por meio de uma atividade de chamada ou Carregamento manual para visualizar os arquivos adicionados pela seção Anexos.

• Clique em um cabeçalho de coluna para alterar a ordem de classificação dos anexos. Por exemplo, clique na coluna Data do upload para classificar pelo anexo mais antigo ou mais novo.
• Clique no nome do anexo para visualizá-lo. Na visualização, você pode fazer o seguinte:
  • Download. O arquivo será baixado no computador.
  • Compartilhar link interno: compartilhe um link para a visualização do arquivo no HubSpot. O link será copiado para sua área de transferência e poderá ser compartilhado com outros usuários em sua conta.

• Compartilhar link de 24 horas: compartilhe um link que expira após 24 horas. Na barra de endereço, copie o link. Este link para o arquivo pode ser compartilhado externamente e ficará acessível por até 24 horas.
• Passe o mouse sobre um arquivo, clique em Ações e selecione uma opção:
  • Renomear: na caixa de diálogo, digite um novo nome e clique em Renomear para confirmar.
  • Download: baixe o arquivo no computador.
  • Exibir: visualize o arquivo em uma nova guia.
  • Remover: na caixa de diálogo, confirme que deseja excluir ou remover o anexo.
    • Para anexos carregados no registro ou em uma atividade, clique em Excluir para excluir o arquivo permanentemente.
    • Para anexos adicionados ao registro a partir da ferramenta de arquivos, clique em Desanexar. O arquivo será removido do registro, mas ainda poderá ser acessado na ferramenta de arquivos.
• Marque as caixas de seleção ao lado dos anexos e selecione uma opção:
  • Download: baixe vários arquivos no computador.

• Remover: remove vários arquivos. Na caixa de diálogo, confirme se você deseja excluir ou remover os anexos e clique em Remover tudo. Os arquivos serão excluídos ou removidos com base em como foram adicionados. Saiba mais sobre exclusão e desanexação.