Adicionar e gerenciar anexos em registros e atividades

Para incluir recursos relevantes e fornecer contexto útil, você pode carregar arquivos e anexá-los a registros de contatos, empresas, negócios, tickets e objetos personalizados, bem como às suas atividades associadas. Você também pode renomear, filtrar ou remover anexos existentes.

As permissões necessárias para visualizar anexos dependem de como os anexos foram adicionados:

• Quando os anexos são adicionado em um registro, os usuários devem ter Permissões de visualização de notas para visualizá-los. Usuários com permissões de visualização de notas definidas como Tudo pode visualizar todos esses anexos, usuários configurados para Somente equipe pode visualizar anexos enviados pelos usuários em seus equipe, e os usuários definidos para Somente de propriedade podem visualizar apenas os anexos que enviaram. 

• Quando você anexar arquivos às atividades registradas, eles serão mostrados no Anexos seção no painel direito de registros associados. As permissões necessárias para visualizar os anexos dependem da atividade à qual o anexo foi adicionado:

  • Quando anexos são adicionados por meio de uma observação registrada, os usuários devem ter permissões de exibição de observações para visualizar esses anexos. Usuários com permissões de visualização de notas definidas como Tudo pode visualizar todos esses anexos, usuários configurados para Somente equipe pode visualizar anexos em notas criadas por usuários em seus equipe, e os usuários definidos para Somente de propriedade podem visualizar apenas os anexos nas notas que eles criaram.
  • Quando anexos são adicionados por meio de tarefas, os usuários devem ter permissões de exibição de tarefas para visualizar esses anexos. Usuários com permissões de visualização de tarefas definidas como Tudo pode visualizar todos esses anexos, usuários configurados para Somente equipe pode visualizar anexos em tarefas criadas por usuários em seus equipe, e os usuários definidos para Somente de propriedade podem visualizar apenas os anexos das tarefas que criaram.
  • Quando anexos são adicionados por meio de e-mails individuais, chamadas, reuniões ou outras atividades, todos os usuários com acesso aos registros afetados podem visualizar os anexos.

Adicionar um anexo a um registro

Para adicionar um anexo a um registro:

• Acesse seus registros:
  • Contatos: Na sua conta HubSpot, acesse CRM > Contatos.
  • Empresas: Na sua conta HubSpot, acesse CRM > Empresas.
  • Negócios: Na sua conta HubSpot, acesse CRM > Negócios.
  • Tickets: Na sua conta HubSpot, acesse CRM > Tickets.
  • Objetos personalizados: Na sua conta HubSpot, acesse CRMe selecione objeto personalizado.
• Clique no nome do registro.
• No painel direito, role para baixo até a seção Anexos.
• Para adicionar um anexo, clique em Adicionar e selecione:
  • Seu computador: carregue um novo arquivo do seu computador.
  • Arquivo existente no HubSpot: selecione um arquivo existente na sua conta HubSpot. No painel direito, clique em nome do arquivo que você deseja anexar.

• Para remover um anexo, clique no X à direita do anexo. Na caixa de diálogo, clique em Excluir ou Separado. Os anexos enviados no registro ou em uma atividade serão excluídos permanentemente. Anexos adicionados ao registro do ferramenta de arquivos será removido do registro, mas ainda poderá ser acessado na ferramenta de arquivos.

Adicionar um anexo a uma atividade

Para adicionar um anexo a uma atividade:

• Acesse seus registros:
  • Contatos: Na sua conta HubSpot, acesse CRM > Contatos.
  • Empresas: Na sua conta HubSpot, acesse CRM > Empresas.
  • Negócios: Na sua conta HubSpot, acesse CRM > Negócios.
  • Tickets: Na sua conta HubSpot, acesse CRM > Tickets.
  • Objetos personalizados: Na sua conta HubSpot, acesse CRMe selecione objeto personalizado.
• Clique no nome do registro.
• Para criar uma nova atividade e adicionar um anexo:
  • No painel esquerdo, clique no ícone da atividade. 
  • No editor de atividades, clique no ícone attach anexar e selecione Carregar novo para adicionar um arquivo do seu computador ou Escolher existente para selecionar um arquivo já adicionado ao HubSpot.
  • Selecione o arquivo, termine de adicionar os detalhes da atividade e, em seguida, clique em Registrar atividade ou Salvar observação.

• Para adicionar um anexo a uma atividade existente:
  • Passe o mouse sobre a atividade e clique na caixa de texto.
  • No editor de texto, clique no ícone attach anexar e selecione Carregar novo para adicionar um arquivo do seu computador ou Escolher existente para selecionar um arquivo já adicionado ao HubSpot.
  • Selecione o arquivo e clique em Salvar.

Observe: quando você enviar e-mails individuais no HubSpot ou registre um e-mail usando Vendas HubSpot, arquivos anexados não embutidos são adicionados automaticamente ao Anexos seção do registro. Todos os anexos em linha irão não ser adicionado.

Gerenciar anexos

Depois de adicionar anexos, você pode visualizar todos os arquivos anexados em cada registro, filtrá-los para localizar os anexos necessários e renomeá-los ou removê-los.

• Acesse seus registros:
  • Contatos: Na sua conta HubSpot, acesse CRM > Contatos.
  • Empresas: Na sua conta HubSpot, acesse CRM > Empresas.
  • Negócios: Na sua conta HubSpot, acesse CRM > Negócios.
  • Tickets: Na sua conta HubSpot, acesse CRM > Tickets.
  • Objetos personalizados: Na sua conta HubSpot, acesse CRMe selecione objeto personalizado.
• Clique no nome do registro.
• No painel direito, role para baixo até Anexos seção.
• Se você tiver mais de 5 anexos, clique em Mostrar mais para exibir 5 arquivos adicionais.
• Para visualizar e gerenciar a lista completa de anexos, Ver todos os anexos.

• Para procurar um arquivo por nome ou tipo, digite texto na barra de pesquisa.
• Para filtrar pelo tipo de arquivo anexado, clique em Tipo de arquivo, então selecione o caixas de seleção de tipos de arquivos que você deseja visualizar.
• Para filtrar pela origem do anexo, clique em Fonte, então selecione o caixas de seleção de fontes que você deseja incluir. Por exemplo, selecione Chamadas para visualizar anexos adicionados por meio de uma atividade de chamada ou Carregamento manual para visualizar os arquivos adicionados do Anexos seção.

• Para alterar a ordem de classificação dos anexos, clique em cabeçalho da coluna. Por exemplo, clique no Data de upload coluna para classificar pelo anexo mais antigo ou mais novo.
• Para visualizar um anexo, clique em nome do anexo. Na visualização, você pode fazer o seguinte:
  • Para baixar o arquivo, clique Download. O arquivo será baixado para seu computador.
  • Para compartilhar um link para a visualização do arquivo no HubSpot, clique em Compartilhar link interno. O link será copiado para sua área de transferência e poderá ser compartilhado com outros usuários em sua conta.

• • Para compartilhar um link que expira após 24 horas, clique em Compartilhe link 24 horas. Na barra de endereço, copie o link. Este link para o arquivo pode ser compartilhado externamente e ficará acessível por até 24 horas.
• Para renomear, baixar, visualizar ou remover um anexo individual, passe o mouse sobre o arquivo, clique Ações, então selecione uma opção:
  • Renomear: na caixa de diálogo, digite um novo nome e clique em Renomear para confirmar.
  • Download: o arquivo será baixado para o seu computador.
  • Visualizar: um pré-visualização do arquivo será aberto em uma nova aba.
  • Remover: na caixa de diálogo, confirme que deseja excluir ou remover o anexo.
    • Para anexos carregados no registro ou em uma atividade, clique em Excluir para excluir o arquivo permanentemente.
    • Para anexos adicionados ao registro a partir do ferramenta de arquivos, clique Desanexar. O arquivo será removido do registro, mas ainda poderá ser acessado na ferramenta de arquivos.

• Para baixar vários anexos, selecione o caixas de seleção ao lado dos anexos e clique em Download. Os arquivos serão baixados para o seu computador.
• Para remover vários anexos, selecione o caixas de seleção ao lado dos anexos e clique em Remover. Na caixa de diálogo, confirme que deseja excluir ou remover os anexos:
  • Para anexos carregados no registro ou em uma atividade, clique em Excluir para excluir os arquivos permanentemente.
  • Para anexos adicionados ao registro a partir do ferramenta de arquivos, clique Desanexar. Os arquivos serão removidos do registro, mas ainda poderão ser acessados na ferramenta de arquivos.
  • Se ambos os tipos de arquivos estiverem incluídos, clique em Remover tudo. Os arquivos serão excluídos ou removidos com base em como foram adicionados.