Legge til og administrere vedlegg til poster og aktiviteter

For å inkludere relevante ressurser og gi nyttig kontekst kan du laste opp filer og legge dem ved kontakt-, firma-, avtale-, billett- og egendefinerte objektoppføringer og tilhørende aktiviteter. Du kan også endre navn på, filtrere eller fjerne eksisterende vedlegg.

Hvilke tillatelser som kreves for å se vedlegg, avhenger av hvordan de ble lagt til:

• Når vedlegg legges til i en post, må brukerne ha visningsrettigheter for Notater for å kunne se dem. Brukere med visningsrettigheter for Notater satt til Alt kan se alle disse vedleggene, brukere med visningsrettigheter satt til Kun team kan se vedlegg som er lastet opp av brukere i teamet, og brukere med visningsrettigheter satt til Kun egne kan kun se vedlegg de selv har lastet opp.

• Når du legger ved filer til påloggede aktiviteter, vises de i Vedlegg-delen i høyre panel i tilknyttede poster. Hvilke tillatelser som kreves for å se vedlegg, avhenger av hvilken aktivitet vedlegget ble lagt til:

  • Når vedlegg legges til via et loggført notat, må brukerne ha visningsrettigheter for notater for å kunne se disse vedleggene. Brukere med visningsrettigheter for Notater satt til Alt kan se alle disse vedleggene, brukere satt til Kun team kan se vedlegg i notater som er opprettet av brukere i teamet, og brukere satt til Kun egne kan kun se vedlegg i notater de selv har opprettet.
  • Når vedlegg legges ved via oppgaver, må brukerne ha visningsrettigheter for oppgaver for å se disse vedleggene. Brukere med visningsrettigheter for oppgaver satt til Alt kan se alle disse vedleggene, brukere satt til Kun team kan se vedlegg i oppgaver som er opprettet av brukere i teamet, og brukere satt til Kun eid kan kun se vedlegg i oppgaver de selv har opprettet.
  • Når vedlegg legges til via én-til-én-e-post, samtaler, møter eller andre aktiviteter, kan alle brukere med tilgang til de berørte postene se vedleggene.

Legge til et vedlegg i en post

Slik legger du til et vedlegg i en post:

• Naviger til postene dine:
  • Kontakter: I HubSpot-kontoen din navigerer du til CRM > Kontakter.
  • Bedrifter: Gå til CRM > Selskaper i HubSpot-kontoen din.
  • Tilbud: Gå til CRM > Avtaler i HubSpot-kontoen din.
  • Billetter: Gå til CRM > Tickets i HubSpot-kontoen din.
  • Egendefinerte objekter: Naviger til CRM i HubSpot-kontoen din, og velg deretter det egendefinerte objektet.
• Klikk på navnet på posten.
• I panelet til høyre blar du ned til delen Vedlegg.
• Klikk på Legg til for å legge til et vedlegg, og velg deretter:
  • Datamaskinen din: last opp en ny fil fra datamaskinen din.
  • Eksisterende fil i HubSpot: velg en eksisterende fil i HubSpot-kontoen din. Klikk på navnet på filen du vil legge ved, i panelet til høyre.

• Hvis du vil fjerne et vedlegg, klikker du på krysset til høyre for vedlegget. Klikk på Slett eller Fjernet i dialogboksen. Vedlegg som er lastet opp på posten eller på en aktivitet, slettes permanent. Vedlegg som er lagt til i posten fra filverktøyet, fjernes fra posten, men er fortsatt tilgjengelige i filverktøyet.

Legge til et vedlegg på en aktivitet

Slik legger du til et vedlegg i en aktivitet:

• Gå til postene dine:
  • Kontakter: I HubSpot-kontoen din navigerer du til CRM > Kontakter.
  • Bedrifter: Gå til CRM > Selskaper i HubSpot-kontoen din.
  • Tilbud: Gå til CRM > Avtaler i HubSpot-kontoen din.
  • Billetter: Gå til CRM > Tickets i HubSpot-kontoen din.
  • Egendefinerte objekter: Naviger til CRM i HubSpot-kontoen din, og velg deretter det egendefinerte objektet.
• Klikk på navnet på posten.
• Slik oppretter du en ny aktivitet og legger til et vedlegg:
  • Klikk på ikonet for aktiviteten i venstre panel.
  • I aktivitetsredigeringsprogrammet klikker du på vedleggsikonet attach og velger deretter Last opp ny for å legge til en fil fra datamaskinen eller Velg eksisterende for å velge en fil som allerede er lagt til i HubSpot.
  • Velg filen, legg til detaljene for aktiviteten, og klikk deretter på Logg aktivitet eller Lagre notat.

• Slik legger du til et vedlegg i en eksisterende aktivitet:
  • Hold musepekeren over aktiviteten og klikk på tekstboksen.
  • I tekstredigeringsprogrammet klikker du på vedleggsikonet attach og velger deretter Last opp ny for å legge til en fil fra datamaskinen eller Velg eksisterende for å velge en fil som allerede er lagt til i HubSpot.
  • Velg filen, og klikk deretter på Lagre.

Merk: Når du sender én-til-én-e-post i HubSpot eller logger en e-post i HubSpot Sales, vil alle filer som ikke er vedlagt automatisk bli lagt til i vedleggsdelen av posten.

Administrere vedlegg

Når du har lagt til vedlegg, kan du se alle vedlagte filer i hver post, filtrere dem for å finne de vedleggene du trenger, og gi nytt navn til eller fjerne dem.

• Naviger til postene dine:
  • Kontakter: I HubSpot-kontoen din navigerer du til CRM > Kontakter.
  • Bedrifter: Gå til CRM > Selskaper i HubSpot-kontoen din.
  • Tilbud: Gå til CRM > Avtaler i HubSpot-kontoen din.
  • Billetter: Gå til CRM > Tickets i HubSpot-kontoen din.
  • Egendefinerte objekter: Naviger til CRM i HubSpot-kontoen din, og velg deretter det egendefinerte objektet.
• Klikk på navnet på posten.
• I panelet til høyre blar du ned til delen Vedlegg.
• Hvis du har flere enn 5 vedlegg, klikker du på Vis flere for å vise ytterligere 5 filer.
• Hvis du vil vise og administrere hele listen over vedlegg, klikker du på Vis alle vedlegg.

• Hvis du vil søke etter en fil etter navn eller type, skriver du inn tekst i søkefeltet.
• Hvis du vil filtrere etter typen vedlagt fil, klikker du på Filtype og merker av for filtypene du vil vise.
• Hvis du vil filtrere etter kilden til vedlegget, klikker du på Kilde og merker av for kildene du vil inkludere. Velg for eksempel Anrop for å se vedlegg som er lagt til via en anropsaktivitet, eller Manuell opplasting for å se filer som er lagt til fra Vedlegg-delen.

• Hvis du vil endre sorteringsrekkefølgen for vedleggene, klikker du på en kolonneoverskrift. Klikk for eksempel på kolonnen Opplastet dato for å sortere etter det eldste eller nyeste vedlegget.
• Hvis du vil forhåndsvise et vedlegg, klikker du på vedleggets navn. I forhåndsvisningen kan du gjøre følgende:
  • Klikk på Last ned for å laste ned filen. Filen lastes ned til datamaskinen din.
  • Hvis du vil dele en lenke til filforhåndsvisningen i HubSpot, klikker du på Del intern lenke. Lenken kopieres til utklippstavlen og kan deles med andre brukere i kontoen din.

• • Hvis du vil dele en lenke som utløper etter 24 timer, klikker du på Del 24-timers lenke. Kopier koblingen i adressefeltet. Denne lenken til filen kan deles eksternt og vil være tilgjengelig i opptil 24 timer.
• Hvis du vil gi nytt navn til, laste ned, vise eller fjerne et enkelt vedlegg, holder du musepekeren over filen, klikker på Handlinger og velger deretter et alternativ:
  • Gi nytt navn: Skriv inn et nytt navn i dialogboksen, og klikk deretter på Gi nytt navn for å bekrefte.
  • Last ned: filen lastes ned til datamaskinen.
  • Vis: en forhåndsvisning av filen åpnes i en ny fane.
  • Fjern: I dialogboksen bekrefter du at du vil slette eller fjerne vedlegget.
    • For vedlegg som er lastet opp på posten eller på en aktivitet, klikker du på Slett for å slette filen permanent.
    • For vedlegg som er lagt til posten fra filverktøyet, klikker du på Løsne. Filen fjernes fra posten, men er fortsatt tilgjengelig i filverktøyet.

• Hvis du vil laste ned flere vedlegg, merker du av i avmerkingsboksene ved siden av vedleggene og klikker på Last ned. Filene lastes ned til datamaskinen din.
• Hvis du vil fjerne flere vedlegg, merker du av i avmerkingsboksene ved siden av vedleggene og klikker på Fjern. I dialogboksen bekrefter du at du vil slette eller fjerne vedleggene:
  • For vedlegg som er lastet opp i posten eller i en aktivitet, klikker du på Slett for å slette filene permanent.
  • For vedlegg som er lagt til posten fra filverktøyet, klikker du på Løsne. Filene fjernes fra posten, men er fortsatt tilgjengelige i filverktøyet.
  • Hvis begge typer filer er inkludert, klikker du på Fjern alle. Filene slettes eller fjernes avhengig av hvordan de ble lagt til.