Legg til og administrer vedlegg til poster og aktiviteter

For å inkludere relevante ressurser og gi nyttig kontekst kan du laste opp filer og legge dem ved postene dine (f.eks. kontakter, avtaler, tjenester) og de tilknyttede aktivitetene. Du kan også endre navn på, filtrere eller fjerne eksisterende vedlegg.

Forstå kravene

Hvilke tillatelser som kreves for å vise vedlegg, avhenger av hvordan vedleggene ble lagt til:

• Når vedlegg legges til i en post, må brukerne ha Notes-visningstillatelser for å kunne vise dem. Alternativer for tillatelser for visning av notater:
  • Alle notater: kan se alle disse vedleggene.
  • Teamets notater: kan se vedlegg som er lastet opp av brukere i teamet deres (kunProfessional og Enterprise ).
  • Egnenotater: kan bare se vedleggene de selv har lastet opp.

• Når vedlegg legges til i loggførte aktiviteter, avhenger tillatelsene som kreves av aktiviteten vedlegget ble lagt til i:

  • Loggede notater: Brukere må ha Notater-visningstillatelser for å vise disse vedleggene. Alternativer for tillatelser for visning av notater:
    • Alle notater: kan se alle disse vedleggene.
    • Teamets notater: kan se vedlegg i notater som er opprettet av brukere i teamet deres (kunProfessional og Enterprise ).
    • Egnenotater: kan bare se vedleggene de har lastet opp.
  • Oppgaver: Brukere må ha visningstillatelse for oppgaver for å kunne se disse vedleggene. Tillatelsesalternativer for oppgavevisning:
    • Alle oppgaver: kan se alle disse vedleggene.
    • Teamets oppgaver: kan se vedlegg til oppgaver som er opprettet av brukere i teamet deres (kunProfessional og Enterprise ).
    • Oppgavenederes: kan bare se vedleggene de har lastet opp.

• • Andre aktiviteter (f.eks. én-til-én-e-post, samtaler, møter): Brukere med tilgang til de berørte postene kan se vedleggene.

Legg til eller fjern et vedlegg i en post

Slik legger du til et vedlegg i en post:

1. Naviger til postene dine (f.eks. kontakter, prosjekter):
   • Kontakter: I HubSpot-kontoen din navigerer du til CRM > Kontakter.
   • Prosjekter: På HubSpot-kontoen din navigerer du til CRM > Prosjekter.
2. Klikk på navnet på posten.
3. I høyre sidefelt blar du ned til kortet Vedlegg.
4. Klikk på Legg til, og velg deretter:
   • Din datamaskin: Last opp en ny fil fra datamaskinen din.
   • Eksisterende fil i HubSpot: Velg en eksisterende fil i HubSpot-kontoen din. Klikk på navnet på filen du vil legge ved, i panelet til høyre.

Slik fjerner du et vedlegg på en post:

1. Naviger til postene dine (f.eks. kontakter, prosjekter):
   • Kontakter: I HubSpot-kontoen din navigerer du til CRM > Kontakter.
   • Prosjekter: På HubSpot-kontoen din navigerer du til CRM > Prosjekter.
2. Klikk på navnet på posten.
3. I høyre sidefelt blar du ned til vedleggskortet.
4. Klikk på X-en øverst til høyre for vedlegget. I dialogboksen velger du blant følgende:
   • Slett: Slett vedlegget permanent på posten og den loggførte aktiviteten. Dette alternativet vises for sendte én-til-én-e-poster eller e-poster som logges via HubSpots salgsutvidelse.
   • Fjern: Fjern vedlegget som er lagt til i posten, men behold det i filverktøyet. Dette alternativet vises for vedlegg som legges til via filverktøyet.

Legg til et vedlegg i en aktivitet

Slik legger du til en aktivitet og legger til et vedlegg i den:

1. Naviger til postene dine (f.eks. kontakter, prosjekter):
   • Kontakter: I HubSpot-kontoen din navigerer du til CRM > Kontakter.
   • Prosjekter: På HubSpot-kontoen din navigerer du til CRM > Prosjekter.
2. Klikk på navnet på posten.
3. Klikk på ikonet for aktiviteten i venstre sidefelt.
   • I aktivitetsredigereren klikker du på vedleggsikonet attach, og velger deretter Last opp ny for å legge til en fil fra datamaskinen din, eller Velg eksisterende for å velge en fil som allerede er lagt til i HubSpot.
   • Velg filen, avslutt med å legge til aktivitetens detaljer, og klikk deretter på Logg [aktivitetens navn] eller Opprett notat.

1. Naviger til postene dine (f.eks. kontakter, prosjekter):
   • Kontakter: I HubSpot-kontoen din navigerer du til CRM > Kontakter.
   • Prosjekter: På HubSpot-kontoen din navigerer du til CRM > Prosjekter.
2. Klikk på navnet på posten.
3. Klikk på fanen Aktiviteter.
   
   • Hold musepekeren over en aktivitet, og klikk på tekstboksen.
   • I tekstredigeringsprogrammet klikker du på vedleggsikonet attach, og velger deretter Last opp ny for å legge til en fil fra datamaskinen, eller Velg eksisterende for å velge en fil som allerede er lagt til i HubSpot.
   • Velg filen, og klikk deretter på Lagre.

Merk: Når du sender én-til-én-e-poster i HubSpot eller logger en e-post ved hjelp av HubSpot Sales, blir filer som ikke er vedlagt automatisk lagt til i Vedlegg-delen av posten. Eventuelle innebygde vedlegg blir ikke lagt til.

Administrer vedlegg

Når du har lagt til vedlegg, kan du se alle vedlagte filer i hver post, filtrere dem for å finne de vedleggene du trenger, og gi dem nytt navn eller fjerne dem.

1. Naviger til postene dine (f.eks. kontakter, prosjekter):
   • Kontakter: I HubSpot-kontoen din navigerer du til CRM > Kontakter.
   • Prosjekter: På HubSpot-kontoen din navigerer du til CRM > Prosjekter.
2. Klikk på navnet på posten.
3. I høyre panel blar du ned til Vedlegg-delen.
4. Hvis du har mer enn 5 vedlegg, klikker du på Vis flere for å vise 5 ekstra filer.
5. Hvis du vil vise og administrere hele listen over vedlegg, klikker du på Vis alle vedlegg.
6. I det høyre panelet:
   • Skriv inn tekst i tekstfeltet Søk etter navn og filtype for å søke etter en fil etter navn eller type.
   • Klikk på Filtype, og merk deretter av i avmerkingsboksene for filtypene du vil vise.
   • Klikk på Kilde, og merk deretter av i avmerkingsboksene for kildene du vil filtrere etter. Velg for eksempel Samtaler for å vise vedlegg som er lagt til via en samtaleaktivitet, eller Manuell opplasting for å vise filer som er lagt til fra Vedlegg-delen.

• Klikk på en kolonneoverskrift for å endre sorteringsrekkefølgen for vedleggene. Klikk for eksempel på kolonnen Lastet opp dato for å sortere etter det eldste eller nyeste vedlegget.
• Klikk på navnet på vedlegget for å forhåndsvise det. I forhåndsvisningen kan du gjøre følgende:
  • Last ned. Filen lastes ned til datamaskinen din.
  • Del intern lenke: Del en lenke til forhåndsvisningen av filen i HubSpot. Lenken kopieres til utklippstavlen din og kan deles med andre brukere på kontoen din.

• Del 24-timers lenke: Del en lenke som utløper etter 24 timer. Kopier koblingen i adressefeltet. Denne lenken til filen kan deles eksternt og vil være tilgjengelig i opptil 24 timer.
• Hold musepekeren over en fil, klikk på Handlinger, og velg deretter et alternativ:
  • Gi nyttnavn: Skriv inn et nytt navn i dialogboksen, og klikk deretter på Gi nytt navn for å bekrefte.
  • Lastned: Last ned filen til datamaskinen din.
  • Vis: Forhåndsvis filen i en ny fane.
  • Fjern: I dialogboksen bekrefter du at du vil slette eller fjerne vedlegget.
    • For vedlegg som er lastet opp på posten eller på en aktivitet, klikker du på Slett for å slette filen permanent.
    • For vedlegg som er lagt til i posten fra filverktøyet, klikker du på Fjern . Filen fjernes fra posten, men er fortsatt tilgjengelig i filverktøyet.
• Merk av i avmerkingsboksene ved siden av vedleggene, og velg deretter et alternativ:
  • Lastned: Last ned flere filer til datamaskinen din.

• Fjern: Fjern flere filer. I dialogboksen bekrefter du at du vil slette eller fjerne vedleggene, og klikker på Fjern alle. Filene blir enten slettet eller fjernet, avhengig av hvordan de ble lagt til. Finn ut mer om hvordan du sletter og løsriver.