Legg til og administrer vedlegg til poster og aktiviteter

For å inkludere relevante ressurser og gi nyttig kontekst kan du laste opp filer og legge dem ved kontakt-, firma-, avtale-, billett- og egendefinerte objektposter og tilhørende aktiviteter. Du kan også endre navn på, filtrere eller fjerne eksisterende vedlegg.

Hvilke tillatelser som kreves for å vise vedlegg, avhenger av hvordan vedleggene ble lagt til:

• Når vedlegg legges til i en post, må brukerne ha Notes-visningstillatelser for å kunne vise dem. Brukere som har Notes-visningstillatelser satt til Alt , kan se alle disse vedleggene, brukere som er satt til Kun team, kan se vedlegg som er lastet opp av brukere i teamet, og brukere som er satt til Kun eid, kan bare se vedleggene de selv har lastet opp.

• Når du legger ved filer til loggførte aktiviteter, vises de i Vedlegg-delen i høyre panel i tilknyttede poster. Hvilke tillatelser som kreves for å vise vedlegg, avhenger av hvilken aktivitet vedlegget ble lagt til i:

  • Når vedlegg legges til via et loggført notat, må brukerne ha visningsrettigheter for notater for å kunne se disse vedleggene. Brukere som har Notes-visningstillatelser satt til Alt, kan se alle disse vedleggene, brukere som er satt til Kun team, kan se vedlegg til notater som er opprettet av brukere i teamet, og brukere som er satt til Kun eid, kan bare se vedlegg til notater de selv har opprettet.
  • Når vedlegg legges ved via oppgaver, må brukerne ha visningstillatelser for oppgaver for å kunne se disse vedleggene. Brukere med visningstillatelser for oppgaver satt til Alt kan se alle disse vedleggene, brukere som er satt til Kun team kan se vedlegg til oppgaver som er opprettet av brukere i teamet, og brukere som er satt til Kun eid kan kun se vedlegg til oppgaver de selv har opprettet.
  • Når vedlegg legges til via én-til-én-e-post, samtaler, møter eller andre aktiviteter, kan alle brukere med tilgang til de berørte postene se vedleggene.

Legg til et vedlegg i en post

Slik legger du til et vedlegg i en post:

• Naviger til postene dine:
  • Kontakter: I HubSpot-kontoen din navigerer du til CRM > Kontakter.
  • Bedrifter: Gå til CRM > Selskaper i HubSpot-kontoen din.
  • Tilbud: Gå til CRM > Avtaler i HubSpot-kontoen din.
  • Billetter: Gå til CRM > Tickets i HubSpot-kontoen din.
  • Egendefinerte objekter: Naviger til CRM i HubSpot-kontoen din, og velg deretter det egendefinerte objektet.
• Klikk på navnet på posten.
• I høyre panel blar du ned til Vedlegg-delen.
• Klikk på Legg til for å legge til et vedlegg, og velg deretter:
  • Din datamaskin: Last opp en ny fil fra datamaskinen din.
  • Eksisterende fil i HubSpot: Velg en eksisterende fil i HubSpot-kontoen din. Klikk på navnet på filen du vil legge ved, i panelet til høyre.

• Hvis du vil fjerne et vedlegg, klikker du på X-en til høyre for vedlegget. I dialogboksen klikker du på Slett eller Frigjort. Vedlegg som er lastet opp på posten eller på en aktivitet, slettes permanent. Vedlegg som legges til i posten fra filverktøyet , fjernes fra posten, men er fortsatt tilgjengelige i filverktøyet.

Legge til et vedlegg på en aktivitet

Slik legger du til et vedlegg på en aktivitet:

• Naviger til postene dine:
  • Kontakter: I HubSpot-kontoen din navigerer du til CRM > Kontakter.
  • Bedrifter: Gå til CRM > Selskaper i HubSpot-kontoen din.
  • Tilbud: Gå til CRM > Avtaler i HubSpot-kontoen din.
  • Billetter: Gå til CRM > Tickets i HubSpot-kontoen din.
  • Egendefinerte objekter: Naviger til CRM i HubSpot-kontoen din, og velg deretter det egendefinerte objektet.
• Klikk på navnet på posten.
• Slik oppretter du en ny aktivitet og legger til et vedlegg:
  • Klikk på ikonet for aktiviteten i panelet til venstre.
  • I aktivitetsredigereren klikker du på vedleggsikonet attach, og velger deretter Last opp ny for å legge til en fil fra datamaskinen, eller Velg eksisterende for å velge en fil som allerede er lagt til i HubSpot.
  • Velg filen, fullfør aktivitetens detaljer, og klikk deretter på Logg aktivitet eller Lagre notat.

• Slik legger du til et vedlegg til en eksisterende aktivitet:
  • Hold musepekeren over aktiviteten og klikk på tekstboksen.
  • Klikk på vedleggsikonet attach i tekstredigeringsprogrammet, og velg deretter Last opp ny for å legge til en fil fra datamaskinen din, eller Velg eksisterende for å velge en fil som allerede er lagt til i HubSpot.
  • Velg filen, og klikk deretter på Lagre.

Merk: Når du sender én-til-én-e-poster i HubSpot eller logger en e-post ved hjelp av HubSpot Sales, blir filer som ikke er vedlagt automatisk lagt til i Vedlegg-delen av posten. Eventuelle inline-vedlegg legges ikke til.

Administrere vedlegg

Når du har lagt til vedlegg, kan du se alle vedlagte filer i hver post, filtrere dem for å finne de vedleggene du trenger, og gi dem nytt navn eller fjerne dem.

• Naviger til postene dine:
  • Kontakter: I HubSpot-kontoen din navigerer du til CRM > Kontakter.
  • Bedrifter: Gå til CRM > Selskaper i HubSpot-kontoen din.
  • Tilbud: Gå til CRM > Avtaler i HubSpot-kontoen din.
  • Billetter: Gå til CRM > Tickets i HubSpot-kontoen din.
  • Egendefinerte objekter: Naviger til CRM i HubSpot-kontoen din, og velg deretter det egendefinerte objektet.
• Klikk på navnet på posten.
• I det høyre panelet blar du ned til Vedlegg-delen.
• Hvis du har mer enn 5 vedlegg, klikker du på Vis flere for å vise 5 ekstra filer.
• Hvis du vil vise og administrere hele listen over vedlegg, klikker du på Vis alle vedlegg.

• Hvis du vil søke etter en fil etter navn eller type, skriver du inn tekst i søkefeltet.
• Hvis du vil filtrere etter typen vedlagt fil, klikker du på Filtype og merker av i avmerkingsboksene for filtypene du vil vise.
• Hvis du vil filtrere etter kilden til vedlegget, klikker du på Kilde og merker av i avmerkingsboksene for kildene du vil inkludere. Velg for eksempel Samtaler for å vise vedlegg som er lagt til via en samtaleaktivitet, eller Manuell opplasting for å vise filer som er lagt til fra Vedlegg-delen.

• Klikk på en kolonneoverskrift for å endre sorteringsrekkefølgen for vedleggene. Klikk for eksempel på kolonnen Lastet opp dato for å sortere etter det eldste eller nyeste vedlegget.
• Du kan forhåndsvise et vedlegg ved å klikke på navnet på vedlegget. I forhåndsvisningen kan du gjøre følgende:
  • Klikk på Last ned for å laste ned filen. Filen lastes ned til datamaskinen din.
  • Hvis du vil dele en lenke til forhåndsvisningen av filen i HubSpot, klikker du på Del intern lenke. Koblingen kopieres til utklippstavlen din og kan deles med andre brukere på kontoen din.

• • Hvis du vil dele en lenke som utløper etter 24 timer, klikker du på Del 24-timers lenke. Kopier koblingen i adressefeltet. Denne koblingen til filen kan deles eksternt og vil være tilgjengelig i opptil 24 timer.
• Hvis du vil endre navn på, laste ned, vise eller fjerne et enkelt vedlegg, holder du musepekeren over filen, klikker på Handlinger og velger deretter et alternativ:
  • Gi nytt navn: Skriv inn et nytt navn i dialogboksen, og klikk deretter på Gi nytt navn for å bekrefte.
  • Lastned: Filen lastes ned til datamaskinen din.
  • Vis: En forhåndsvisning av filen åpnes i en ny fane.
  • Fjern: I dialogboksen bekrefter du at du ønsker å slette eller fjerne vedlegget.
    • For vedlegg som er lastet opp på posten eller på en aktivitet, klikker du på Slett for å slette filen permanent.
    • For vedlegg som er lagt til i posten fra filverktøyet, klikker du på Fjern . Filen fjernes fra posten, men er fortsatt tilgjengelig i filverktøyet.

• Hvis du vil laste ned flere vedlegg, merker du av i avmerkingsboksene ved siden av vedleggene og klikker deretter på Last ned. Filene lastes ned til datamaskinen din.
• Hvis du vil fjerne flere vedlegg, merker du av i avmerkingsboksene ved siden av vedleggene og klikker deretter på Fjern. I dialogboksen bekrefter du at du ønsker å slette eller fjerne vedleggene:
  • For vedlegg som er lastet opp på posten eller på en aktivitet, klikker du på Slett for å slette filene permanent.
  • For vedlegg som er lagt til i posten fra filverktøyet, klikker du på Fjern . Filene fjernes fra posten, men er fortsatt tilgjengelige i filverktøyet.
  • Hvis begge filtypene er inkludert, klikker du på Fjern alle. Filene blir enten slettet eller fjernet, avhengig av hvordan de ble lagt til.