เพิ่มและจัดการไฟล์แนบในบันทึกและกิจกรรม

หากต้องการรวมแหล่งข้อมูลที่เกี่ยวข้องและให้บริบทที่เป็นประโยชน์คุณสามารถอัปโหลดไฟล์และแนบไฟล์เหล่านั้นไปยังผู้ติดต่อบริษัทข้อตกลงตั๋วบันทึกวัตถุที่กำหนดเองและกิจกรรมที่เกี่ยวข้อง นอกจากนี้คุณยังสามารถเปลี่ยนชื่อกรองหรือลบไฟล์แนบที่มีอยู่ได้

สิทธิ์ที่จำเป็นในการดูไฟล์แนบขึ้นอยู่กับวิธีการเพิ่มไฟล์แนบ:

• เมื่อมีการเพิ่มไฟล์แนบในระเบียนผู้ใช้จะต้องมีสิทธิ์ดูหมายเหตุเพื่อดูสิ่งเหล่านั้น ผู้ใช้ที่มีการตั้งค่าสิทธิ์ในการดูหมายเหตุให้กับทุกอย่างสามารถดูไฟล์แนบทั้งหมดเหล่านี้ได้ผู้ใช้ที่ตั้งค่าเป็นทีมเท่านั้นที่สามารถดูไฟล์แนบที่อัปโหลดโดยผู้ใช้ในทีมของพวกเขาและผู้ใช้ที่ตั้งค่าเป็นเจ้าของเท่านั้นที่สามารถดูเฉพาะไฟล์แนบที่พวกเขาได้อัปโหลด 

• เมื่อคุณแนบไฟล์ไปยังกิจกรรมที่บันทึกไว้กิจกรรมเหล่านั้นจะปรากฏในส่วนสิ่งที่แนบมาในแผงด้านขวาของระเบียนที่เกี่ยวข้อง สิทธิ์ที่จำเป็นในการดูไฟล์แนบขึ้นอยู่กับกิจกรรมที่ไฟล์แนบถูกเพิ่มลงใน:

  • เมื่อมีการเพิ่มไฟล์แนบผ่านบันทึกย่อที่บันทึกไว้ผู้ใช้จะต้องมีสิทธิ์ดูบันทึกย่อเพื่อดูไฟล์แนบเหล่านี้ ผู้ใช้ที่มีสิทธิ์ดูบันทึกย่อที่ตั้งค่าไว้กับทุกอย่างสามารถดูสิ่งที่แนบมาทั้งหมดเหล่านี้ได้ผู้ใช้ที่ตั้งค่าเป็นทีมเท่านั้นที่สามารถดูสิ่งที่แนบมากับบันทึกย่อที่สร้างขึ้นโดยผู้ใช้ในทีมของพวกเขาและผู้ใช้ที่ตั้งค่าเป็นเจ้าของเท่านั้นที่สามารถดูเฉพาะสิ่งที่แนบมากับบันทึกย่อที่พวกเขาสร้างขึ้น
  • เมื่อแนบไฟล์แนบผ่านงานผู้ใช้จะต้องมีสิทธิ์ดูงานเพื่อดูไฟล์แนบเหล่านี้ ผู้ใช้ที่มีสิทธิ์ดูงานที่ตั้งค่าเป็นทุกอย่างสามารถดูสิ่งที่แนบมาทั้งหมดเหล่านี้ได้ผู้ใช้ที่ตั้งค่าเป็นทีมเท่านั้นที่สามารถดูสิ่งที่แนบมาในงานที่สร้างโดยผู้ใช้ในทีมของพวกเขาและผู้ใช้ที่ตั้งค่าเป็นเจ้าของเท่านั้นที่สามารถดูเฉพาะสิ่งที่แนบมาในงานที่พวกเขาสร้าง
  • เมื่อมีการเพิ่มไฟล์แนบผ่านทางอีเมลการโทรการประชุมหรือกิจกรรมอื่นๆผู้ใช้ทุกคนที่มีสิทธิ์เข้าถึงระเบียนที่ได้รับผลกระทบสามารถดูไฟล์แนบได้

เพิ่มไฟล์แนบในเรคคอร์ด

วิธีเพิ่มไฟล์แนบในเรคคอร์ด:

• ไปที่บันทึกของคุณ:
  • ผู้ติดต่อ: ในบัญชี HubSpot ของคุณ ไปที่ CRM > ผู้ติดต่อ
  • บริษัท: ในบัญชี HubSpot ของคุณ ไปที่ CRM > บริษัท
  • ข้อเสนอ: ในบัญชี HubSpot ของคุณ ไปที่ CRM > ข้อเสนอ
  • ตั๋ว: ในบัญชี HubSpot ของคุณ ไปที่ CRM > ทิกเก็ต
  • วัตถุที่กำหนดเอง: ในบัญชี HubSpot ของคุณ ไปที่ CRM จากนั้นเลือก อ็อบเจกต์ที่กำหนดเอง
• คลิกที่ชื่อของระเบียน
• ในแผงด้านขวาให้เลื่อนลงไปที่ส่วนสิ่งที่แนบมา
• หากต้องการเพิ่มไฟล์แนบให้คลิกเพิ่มจากนั้นเลือก:
  • คอมพิวเตอร์ของคุณ: อัปโหลดไฟล์ใหม่จากคอมพิวเตอร์ของคุณ
  • ไฟล์ที่มีอยู่ใน HubSpot: เลือกไฟล์ที่มีอยู่ในบัญชี HubSpot ของคุณ ในแผงด้านขวาให้คลิกชื่อไฟล์ที่คุณต้องการแนบ

• หากต้องการลบไฟล์แนบให้คลิก X ที่ด้านขวาของไฟล์แนบ ในกล่องโต้ตอบให้คลิกลบหรือแยกออก ไฟล์แนบที่อัปโหลดในบันทึกหรือในกิจกรรมจะถูกลบอย่างถาวร ไฟล์แนบที่เพิ่มลงในระเบียนจากเครื่องมือไฟล์จะ ถูกลบออกจากระเบียนแต่ยังสามารถเข้าถึงได้ในเครื่องมือไฟล์

เพิ่มไฟล์แนบในกิจกรรม

วิธีเพิ่มไฟล์แนบในกิจกรรม:

• ไปที่บันทึกของคุณ:
  • ผู้ติดต่อ: ในบัญชี HubSpot ของคุณ ไปที่ CRM > ผู้ติดต่อ
  • บริษัท: ในบัญชี HubSpot ของคุณ ไปที่ CRM > บริษัท
  • ข้อเสนอ: ในบัญชี HubSpot ของคุณ ไปที่ CRM > ข้อเสนอ
  • ตั๋ว: ในบัญชี HubSpot ของคุณ ไปที่ CRM > ทิกเก็ต
  • วัตถุที่กำหนดเอง: ในบัญชี HubSpot ของคุณ ไปที่ CRM จากนั้นเลือก อ็อบเจกต์ที่กำหนดเอง
• คลิกที่ชื่อของระเบียน
• วิธีสร้างกิจกรรมใหม่และเพิ่มไฟล์แนบ:
  • ในแผงด้านซ้ายให้คลิกไอคอนสำหรับกิจกรรม 
  • ในตัวแก้ไขกิจกรรมให้คลิกไอคอน attachสิ่งที่แนบมาจากนั้นเลือกอัปโหลดใหม่เพื่อเพิ่มไฟล์จากคอมพิวเตอร์ของคุณหรือเลือกที่มีอยู่เพื่อเลือกไฟล์ที่เพิ่มลงใน HubSpot แล้ว
  • เลือกไฟล์เสร็จสิ้นการเพิ่มรายละเอียดของกิจกรรมจากนั้นคลิกบันทึกกิจกรรมหรือบันทึกบันทึกย่อ

• วิธีเพิ่มไฟล์แนบในกิจกรรมที่มีอยู่:
  • ในกิจกรรมให้เลื่อนเมาส์ไปที่แล้วคลิกกล่องข้อความ
  • ในโปรแกรมแก้ไขข้อความให้คลิกไอคอน attachไฟล์แนบจากนั้นเลือกอัปโหลดใหม่เพื่อเพิ่มไฟล์จากคอมพิวเตอร์ของคุณหรือเลือกที่มีอยู่เพื่อเลือกไฟล์ที่เพิ่มลงใน HubSpot แล้ว
  • เลือกไฟล์แล้วคลิก บันทึก

โปรดทราบ: เมื่อคุณส่งอีเมลแบบตัวต่อตัวใน HubSpot หรือบันทึกอีเมลโดยใช้การขาย HubSpot ไฟล์แนบที่ไม่ใช่แบบอินไลน์จะถูกเพิ่มลงในส่วนสิ่งที่แนบมาของระเบียนโดยอัตโนมัติ จะไม่มีการเพิ่มไฟล์แนบแบบอินไลน์ใดๆ

จัดการสิ่งที่แนบมา

เมื่อคุณเพิ่มไฟล์แนบแล้วคุณสามารถดูไฟล์แนบทั้งหมดในแต่ละระเบียนกรองไฟล์เหล่านั้นเพื่อค้นหาไฟล์แนบที่คุณต้องการและเปลี่ยนชื่อหรือลบออกได้

• ไปที่บันทึกของคุณ:
  • ผู้ติดต่อ: ในบัญชี HubSpot ของคุณ ไปที่ CRM > ผู้ติดต่อ
  • บริษัท: ในบัญชี HubSpot ของคุณ ไปที่ CRM > บริษัท
  • ข้อเสนอ: ในบัญชี HubSpot ของคุณ ไปที่ CRM > ข้อเสนอ
  • ตั๋ว: ในบัญชี HubSpot ของคุณ ไปที่ CRM > ทิกเก็ต
  • วัตถุที่กำหนดเอง: ในบัญชี HubSpot ของคุณ ไปที่ CRM จากนั้นเลือก อ็อบเจกต์ที่กำหนดเอง
• คลิกที่ชื่อของระเบียน
• ในแผงด้านขวาให้เลื่อนลงไปที่ส่วนสิ่งที่แนบมา 
• หากคุณมีไฟล์แนบมากกว่า 5 ไฟล์ให้คลิกแสดงเพิ่มเติมเพื่อแสดงไฟล์เพิ่มเติม 5 ไฟล์
• หากต้องการดูและจัดการรายการสิ่งที่แนบทั้งหมดให้ดูสิ่งที่แนบทั้งหมด

• หากต้องการค้นหาไฟล์ตามชื่อหรือพิมพ์ให้ป้อนข้อความในแถบค้นหา
• หากต้องการกรองตามประเภทไฟล์ที่แนบมาให้คลิกประเภทไฟล์จากนั้นเลือกช่องทำเครื่องหมายของประเภทไฟล์ที่คุณต้องการดู
• หากต้องการกรองตามแหล่งที่มาของไฟล์แนบให้คลิกแหล่งที่มาจากนั้นเลือกช่องทำเครื่องหมายของแหล่งที่มาที่คุณต้องการรวม ตัวอย่างเช่นเลือกการโทรเพื่อดูไฟล์แนบที่เพิ่มผ่านกิจกรรมการโทรหรืออัปโหลดด้วยตนเองเพื่อดูไฟล์ที่เพิ่มจากส่วนไฟล์แนบ

• หากต้องการเปลี่ยนลำดับการจัดเรียงของสิ่งที่แนบมาให้คลิกส่วนหัวของคอลัมน์ ตัวอย่างเช่นคลิกคอลัมน์วันที่อัปโหลดเพื่อจัดเรียงตามไฟล์แนบที่เก่าที่สุดหรือใหม่ที่สุด
• หากต้องการดูตัวอย่างไฟล์แนบให้คลิกชื่อของไฟล์แนบ ในหน้าตัวอย่างคุณสามารถทำสิ่งต่อไปนี้ได้:
  • หากต้องการดาวน์โหลดไฟล์ให้คลิกดาวน์โหลด ไฟล์จะถูกดาวน์โหลดลงในคอมพิวเตอร์ของคุณ
  • หากต้องการแชร์ลิงก์ไปยังตัวอย่างไฟล์ใน HubSpot ให้คลิกแชร์ลิงก์ภายใน ลิงก์จะถูกคัดลอกไปยังคลิปบอร์ดของคุณและสามารถแชร์กับผู้ใช้รายอื่นในบัญชีของคุณได้

• • หากต้องการแชร์ลิงค์ที่หมดอายุหลังจาก 24 ชั่วโมงให้คลิกแชร์ลิงค์ 24 ชั่วโมง ในแถบที่อยู่ให้คัดลอกลิงก์ ลิงก์ไปยังไฟล์นี้สามารถแชร์ภายนอกได้และจะสามารถเข้าถึงได้นานถึง 24 ชั่วโมง
• หากต้องการเปลี่ยนชื่อดาวน์โหลดดูหรือลบสิ่งที่แนบมาแต่ละรายการวางเมาส์เหนือไฟล์คลิกการดำเนินการจากนั้นเลือกตัวเลือก:
  • เปลี่ยนชื่อ: ในกล่องโต้ตอบให้ป้อนชื่อใหม่จากนั้นคลิกเปลี่ยนชื่อเพื่อยืนยัน
  • ดาวน์โหลด: ไฟล์จะถูกดาวน์โหลดลงในคอมพิวเตอร์ของคุณ
  • มุมมอง: ตัวอย่างไฟล์จะถูกเปิดในแท็บใหม่
  • ลบ: ในกล่องโต้ตอบยืนยันว่าคุณต้องการลบหรือลบสิ่งที่แนบมา
    • สำหรับไฟล์แนบที่อัปโหลดในบันทึกหรือในกิจกรรมให้คลิกลบเพื่อลบไฟล์อย่างถาวร
    • สำหรับไฟล์แนบที่เพิ่มลงในระเบียนจากเครื่องมือไฟล์ให้คลิกแยกออก ไฟล์จะถูกลบออกจากเรคคอร์ดแต่ยังสามารถเข้าถึงได้ในเครื่องมือไฟล์

• หากต้องการดาวน์โหลดไฟล์แนบหลายรายการให้เลือกช่องทำเครื่องหมายถัดจากไฟล์แนบจากนั้นคลิกดาวน์โหลด ไฟล์จะถูกดาวน์โหลดลงในคอมพิวเตอร์ของคุณ
• หากต้องการลบไฟล์แนบหลายรายการให้เลือกช่องทำเครื่องหมายถัดจากไฟล์แนบจากนั้นคลิก ลบ ในกล่องโต้ตอบให้ยืนยันว่าคุณต้องการลบหรือลบไฟล์แนบ:
  • สำหรับไฟล์แนบที่อัปโหลดในบันทึกหรือในกิจกรรมให้คลิกลบเพื่อลบไฟล์อย่างถาวร
  • สำหรับไฟล์แนบที่เพิ่มลงในระเบียนจากเครื่องมือไฟล์ให้คลิกแยกออก ไฟล์จะถูกลบออกจากระเบียนแต่ยังสามารถเข้าถึงได้ในเครื่องมือไฟล์
  • หากรวมไฟล์ทั้งสองประเภทให้คลิกนำออกทั้งหมด ไฟล์จะถูกลบหรือลบออกตามวิธีการเพิ่ม