レコードやアクティビティーへの添付ファイルの追加と管理

関連リソースを含め、役に立つコンテキストを提供するために、ファイルをアップロードしてレコード（例：コンタクト、取引、サービス）および関連するアクティビティーに添付することができます。また、既存の添付ファイルの名前の変更、フィルター、削除を行うこともできます。

必要条件を把握する

添付ファイルの表示に必要な権限は、添付ファイルがどのように追加されたかによって異なります。

• 添付ファイルがレコードに追加された場合、ユーザーが添付ファイルを表示するには、メモの表示権限が必要です。メモの表示権限オプションには、次のものがあります。
  • 全てのメモ：全ての添付ファイルを表示できます。
  • Their team's notes（自分のチームのメモ）：自分のチームのユーザーがアップロードした添付ファイルを表示できます（ProfessionalおよびEnterpriseのみ）。
  • Their notes（自分のメモ）：自分がアップロードした添付ファイルのみを表示できます。 

• 添付ファイルが記録されたアクティビティーに追加された場合、必要な権限は、添付ファイルが追加されたアクティビティーによって異なります。

  • 記録されたメモ：ユーザーが添付ファイルを表示するには、メモの表示権限が必要です。メモの表示権限オプションには、次のものがあります。
    • 全てのメモ：全ての添付ファイルを表示できます。
    • Their team's notes（自分のチームのメモ）：チームのユーザーが作成したメモの添付ファイルを表示できます（ProfessionalおよびEnterpriseのみ）。
    • Their notes（自分のメモ）：自分がアップロードした添付ファイルのみを表示できます。 
  • タスク：ユーザーが添付ファイルを表示するには、タスクの表示権限が必要です。タスクの表示権限には、次のようなオプションがあります。
    • 全てのタスク：これらの添付ファイルを全て表示できます。
    • Their team's tasks（自分のチームのタスク）：チームのユーザーが作成したタスクの添付ファイルを表示できます（ProfessionalおよびEnterpriseのみ）。
    • Their tasks（自分のタスク）：自分がアップロードした添付ファイルのみを表示できます。

• • その他のアクティビティー（1対1のEメール、コール、ミーティングなど）：影響を受けたレコードへのアクセス権を持つユーザーが添付ファイルを表示できます。

レコードの添付ファイルを追加または削除する

レコードに添付ファイルを追加するには、次のようにします。

1. レコード（コンタクト、プロジェクトなど）に移動します。
   • コンタクト：HubSpotアカウントにて、［CRM］＞［コンタクト］の順に進みます。
   • プロジェクト：HubSpotアカウントにて、［CRM］＞［プロジェクト］の順に進みます。
2. レコードの名前をクリックします。
3. 右側のサイドバーで、［添付ファイル］カードまで下にスクロールします。
4. ［追加］をクリックし、次のいずれかを選択します。
   • 自分のコンピューター：コンピューターから新規ファイルをアップロードします。
   • HubSpotの既存のファイル：HubSpotアカウントの既存ファイルを選択します。右側のパネルで、添付するファイルの名前をクリックします。

レコードの添付ファイルを削除するには、次のようにします。 

1. レコード（コンタクト、プロジェクトなど）に移動します。
   • コンタクト：HubSpotアカウントにて、［CRM］＞［コンタクト］の順に進みます。
   • プロジェクト：HubSpotアカウントにて、［CRM］＞［プロジェクト］の順に進みます。
2. レコードの名前をクリックします。
3. 右側のサイドバーで、［添付ファイル］カードまで下にスクロールします。
4. 添付ファイルの右上にある［X］をクリックします。ダイアログボックスで、以下の中から選択します。
   • 削除：レコードの添付ファイルと記録されたアクティビティーを完全に削除します。このオプションは、送信された1対1のEメール、またはHubSpot Sales（セールス）拡張機能を使用して記録されたEメールに表示されます。
   • 添付解除：レコードに追加された添付ファイルが削除されますが、ファイルツールでは保持されます。このオプションは、ファイルツールを使用して追加された添付ファイルに対して表示されます。

アクティビティーに添付ファイルを追加する

アクティビティーを作成して、そのアクティビティーに添付ファイルを追加するには、次のようにします。

1. レコード（コンタクト、プロジェクトなど）に移動します。
   • コンタクト：HubSpotアカウントにて、［CRM］＞［コンタクト］の順に進みます。
   • プロジェクト：HubSpotアカウントにて、［CRM］＞［プロジェクト］の順に進みます。
2. レコードの名前をクリックします。
3. 左側のサイドバーで、アクティビティーのアイコンをクリックします。 
   • アクティビティーエディターで、attach添付アイコンをクリックし、［新規にアップロード］を選択してコンピューターからファイルを追加するか、［既存のものを選択］を選択してHubSpotに追加済みのファイルを選択します。
   • ファイルを選択し、アクティビティーの詳細を追加し終わったら、［Log [name of activity]（［アクティビティー名］のログを残す）］または［メモを作成］をクリックします。

1. レコード（コンタクト、プロジェクトなど）に移動します。
   • コンタクト：HubSpotアカウントにて、［CRM］＞［コンタクト］の順に進みます。
   • プロジェクト：HubSpotアカウントにて、［CRM］＞［プロジェクト］の順に進みます。
2. レコードの名前をクリックします。
3. ［アクティビティー］タブをクリックします。
   
   • アクティビティーの上にマウスポインターを置き、テキストボックスをクリックします。
   • テキストエディターで、attach添付アイコンをクリックし、［新規にアップロード］を選択してコンピューターからファイルを追加するか、［既存のものを選択］を選択してHubSpotに追加済みのファイルを選択します。
   • ファイルを選択し、［保存］をクリックします。

注：HubSpotで1対1のEメールを送信したり、HubSpot Sales（セールス）拡張機能を使用してEメールを記録したりすると、非インラインの添付ファイルがレコードの［添付ファイル］セクションに自動的に追加されます。インラインの添付ファイルは追加されません。

添付ファイルを管理する

添付ファイルの追加後は、各レコードで全ての添付ファイルを表示したり、フィルターを適用して必要な添付ファイルを見つけたり、添付ファイルの名前を変更したり、削除したりすることができます。

1. レコード（コンタクト、プロジェクトなど）に移動します。
   • コンタクト：HubSpotアカウントにて、［CRM］＞［コンタクト］の順に進みます。
   • プロジェクト：HubSpotアカウントにて、［CRM］＞［プロジェクト］の順に進みます。
2. レコードの名前をクリックします。
3. 右側のパネルで、［添付ファイル］セクションまで下にスクロールします。
4. 添付ファイルが6個以上ある場合は、［さらに表示］をクリックすると、5個のファイルが追加で表示されます。
5. 全ての添付ファイルのリストを表示および管理するには、［全ての添付ファイルを表示］をクリックします。
6. 右側のパネルで、次の操作を行います。
   • 名前またはタイプでファイルを検索するには、［名前とファイルタイプを検索］テキストフィールドにテキストを入力します。
   • ［ファイルタイプ］をクリックし、表示するファイルタイプのチェックボックスをオンにします。
   • ［ソース］をクリックし、絞り込みの基準にするソースのチェックボックスをオンにします。例えば、コールアクティビティーによって追加された添付ファイルを表示する場合は［コール］を選択し、［添付ファイル］セクションから追加されたファイルを表示する場合は［手動でのアップロード］を選択します。

• 列ヘッダーをクリックして、添付ファイルの並べ替え順序を変更します。例えば、古い順または新しい順に添付ファイルを並べ替える場合は、［アップロード日］列をクリックします。
• 添付ファイルの名前をクリックしてプレビューします。プレビューでは以下の操作を行えます。
  • ダウンロード：ファイルがコンピューターにダウンロードされます。
  • 内部リンクを共有：HubSpotのファイルプレビューへのリンクを共有します。リンク先はクリップボードにコピーされ、アカウント内の他のユーザーと共有することができます。

• 24時間リンクを共有：24時間後に有効期限が切れるリンクを共有します。アドレスバーで、リンクをコピーします。このファイルへのリンク先は外部と共有可能で、最大24時間アクセスすることができます。
• ファイルの上にマウスポインターを置き、［アクション］をクリックして、次のいずれかのオプションを選択します。
  • 名前を変更：ダイアログボックスで新しい名前を入力し、［名前を変更］をクリックして確定します。
  • ダウンロード：ファイルをコンピューターにダウンロードします。
  • 表示：新しいタブでファイルをプレビューします。
  • 削除：ダイアログボックスで、添付ファイルを削除または除去することを確認します。
    • レコードまたはアクティビティーにアップロードされた添付ファイルの場合は、［削除］をクリックしてファイルを完全に削除します。
    • ファイルツールからレコードに追加された添付ファイルの場合は、［添付解除］をクリックします。ファイルはレコードから削除されますが、ファイルツールでは引き続きアクセス可能です。
• 添付ファイルの横にあるチェックボックスをオンにしてから、次のいずれかのオプションを選択します。
  • ダウンロード：複数のファイルがコンピューターにダウンロードされます。

• 削除：複数のファイルが削除されます。ダイアログボックスで、添付ファイルを削除または除去することを確認し、［全て削除］をクリックします。ファイルは、追加された方法に応じて削除または除去されます。削除と分離について詳細をご確認ください。