Dodawanie załączników do rekordów i działań oraz zarządzanie nimi

Aby dołączyć odpowiednie zasoby i zapewnić pomocny kontekst, można przesyłać pliki i dołączać je do rekordów kontaktów, firm, transakcji, zgłoszeń, obiektów niestandardowych i powiązanych z nimi działań. Można również zmieniać nazwy, filtrować lub usuwać istniejące załączniki.

Uprawnienia wymagane do przeglądania załączników zależą od sposobu ich dodania:

• Gdy załączniki są dodawane do rekordu, użytkownicy muszą mieć uprawnienia do wyświetlania notatek, aby je wyświetlić. Użytkownicy z uprawnieniami do wyświetlania notatek ustawionymi na Wszystko mogą wyświetlać wszystkie te załączniki, użytkownicy ustawieni na Tylko zespół mogą wyświetlać załączniki przesłane przez użytkowników z ich zespołu, a użytkownicy ustawieni na Tylko własne mogą wyświetlać tylko przesłane przez siebie załączniki.

• Po dołączeniu plików do zalogowanych aktywności będą one widoczne w sekcji Załączniki w prawym panelu powiązanych rekordów. Uprawnienia wymagane do przeglądania załączników zależą od aktywności, do której załącznik został dodany:

  • Gdy załączniki są dodawane za pośrednictwem zalogowanej notatki, użytkownicy muszą mieć uprawnienia do wyświetlania notatek, aby wyświetlać te załączniki. Użytkownicy z uprawnieniami do wyświetlania notatek ustawionymi na Wszystko mogą wyświetlać wszystkie te załączniki, użytkownicy ustawieni na Tylko zespół mogą wyświetlać załączniki do notatek utworzonych przez użytkowników z ich zespołu, a użytkownicy ustawieni na Tylko własne mogą wyświetlać tylko załączniki do utworzonych przez siebie notatek.
  • Gdy załączniki są dołączane za pośrednictwem zadań, użytkownicy muszą mieć uprawnienia do wyświetlania zadań, aby wyświetlać te załączniki. Użytkownicy z uprawnieniami do wyświetlania zadań ustawionymi na Wszystko mogą wyświetlać wszystkie te załączniki, użytkownicy ustawieni na Tylko zespół mogą wyświetlać załączniki do zadań utworzonych przez użytkowników z ich zespołu, a użytkownicy ustawieni na Tylko własne mogą wyświetlać tylko załączniki do zadań, które utworzyli.
  • Gdy załączniki są dodawane za pośrednictwem indywidualnych wiadomości e-mail, połączeń, spotkań lub innych działań, każdy użytkownik z dostępem do odpowiednich rekordów może wyświetlać załączniki.

Dodawanie załącznika do rekordu

Aby dodać załącznik do rekordu:

• Przejdź do rekordów:
  • Kontakty: Na koncie HubSpot przejdź do System CRM > Kontakty.
  • Firmy: Na koncie HubSpot przejdź do System CRM > Firmy.
  • Oferty: Na koncie HubSpot przejdź do System CRM > Kontakty.
  • Bilety: Na koncie HubSpot przejdź do sekcji System CRM > Bilety.
  • Obiekty niestandardowe: Na swoim koncie HubSpot przejdź do System CRM, a następnie wybierz obiekt niestandardowy.
• Kliknij nazwę rekordu.
• W prawym panelu przewiń w dół do sekcji Załączniki.
• Aby dodać załącznik, kliknij Dodaj, a następnie wybierz:
  • Twój komputer: prześlij nowy plik ze swojego komputera.
  • Istniejący plik w HubSpot: wybierz istniejący plik na koncie HubSpot. W prawym panelu kliknij nazwę pliku, który chcesz załączyć.

• Aby usunąć załącznik, kliknij X po prawej stronie załącznika. W oknie dialogowym kliknij opcję Usuń lub Odłącz. Załączniki przesłane do rekordu lub aktywności zostaną trwale usunięte. Załączniki dodane do rekordu z narzędzia plików zostaną usunięte z rekordu, ale nadal będzie można uzyskać do nich dostęp w narzędziu plików.

Dodawanie załącznika do aktywności

Aby dodać załącznik do aktywności:

• Przejdź do rekordów:
  • Kontakty: Na koncie HubSpot przejdź do System CRM > Kontakty.
  • Firmy: Na koncie HubSpot przejdź do System CRM > Firmy.
  • Oferty: Na koncie HubSpot przejdź do System CRM > Kontakty.
  • Bilety: Na koncie HubSpot przejdź do sekcji System CRM > Bilety.
  • Obiekty niestandardowe: Na swoim koncie HubSpot przejdź do System CRM, a następnie wybierz obiekt niestandardowy.
• Kliknij nazwę rekordu.
• Aby utworzyć nową aktywność i dodać załącznik:
  • W lewym panelu kliknij ikonę aktywności.
  • W edytorze aktywności kliknij ikonę załącznika attach, a następnie wybierz opcję Prześlij nowy , aby dodać plik z komputera, lub Wybierz istniejący, aby wybrać plik już dodany do HubSpot.
  • Wybierz plik, zakończ dodawanie szczegółów aktywności, a następnie kliknij opcję Zaloguj aktywność lub Zapisz notatkę.

• Aby dodać załącznik do istniejącej aktywności:
  • Na aktywności najedź kursorem i kliknij pole tekstowe.
  • W edytorze tekstu kliknij ikonę załącznika attach, a następnie wybierz opcję Prześlij nowy , aby dodać plik z komputera, lub Wybierz istniejący, aby wybrać plik już dodany do HubSpot.
  • Wybierz plik, a następnie kliknij przycisk Zapisz.

Uwaga: podczas wysyłania wiadomości e-mail typu one-to-one w HubSpot lub rejestrowania wiadomości e-mail za pomocą HubSpot Sales, załączone pliki inne niż inline są automatycznie dodawane do sekcji Załączniki w rekordzie. Wszelkie załączniki inline nie zostaną dodane.

Zarządzanie załącznikami

Po dodaniu załączników możesz przeglądać wszystkie załączone pliki w każdym rekordzie, filtrować je w celu zlokalizowania potrzebnych załączników oraz zmieniać ich nazwy lub usuwać.

• Przejdź do swoich rekordów:
  • Kontakty: Na koncie HubSpot przejdź do System CRM > Kontakty.
  • Firmy: Na koncie HubSpot przejdź do System CRM > Firmy.
  • Oferty: Na koncie HubSpot przejdź do System CRM > Kontakty.
  • Bilety: Na koncie HubSpot przejdź do sekcji System CRM > Bilety.
  • Obiekty niestandardowe: Na swoim koncie HubSpot przejdź do System CRM, a następnie wybierz obiekt niestandardowy.
• Kliknij nazwę rekordu.
• W prawym panelu przewiń w dół do sekcji Załączniki.
• Jeśli masz więcej niż 5 załączników, kliknij Pokaż więcej, aby wyświetlić 5 dodatkowych plików.
• Aby wyświetlić pełną listę załączników i zarządzać nią, wybierz opcję Wyświetl wszystkie załączniki.

• Aby wyszukać plik według nazwy lub typu, wprowadź tekst w pasku wyszukiwania.
• Aby filtrować według typu załączonego pliku, kliknij opcję Typ pliku, a następnie zaznacz pola wyboru typów plików, które chcesz wyświetlić.
• Aby filtrować według źródła załącznika, kliknij Źródło, a następnie zaznacz pola wyboru źródeł, które chcesz uwzględnić. Na przykład wybierz Połączenia, aby wyświetlić załączniki dodane za pośrednictwem aktywności połączeń lub Ręczne przesyłanie, aby wyświetlić pliki dodane z sekcji Załączniki.

• Aby zmienić kolejność sortowania załączników, kliknij nagłówek kolumny. Na przykład kliknij kolumnę Data przesłania, aby posortować według najstarszego lub najnowszego załącznika.
• Aby wyświetlić podgląd załącznika, kliknij jego nazwę. W podglądzie można wykonać następujące czynności:
  • Aby pobrać plik, kliknij Pobierz. Plik zostanie pobrany na komputer.
  • Aby udostępnić łącze do podglądu pliku w HubSpot, kliknij Udostępnij łącze wewnętrzne. Link zostanie skopiowany do schowka i będzie można go udostępnić innym użytkownikom na koncie.

• • Aby udostępnić łącze, które wygasa po 24 godzinach, kliknij opcję Udostępnij łącze 24-godzinne. Na pasku adresu skopiuj łącze. Ten link do pliku może zostać udostępniony na zewnątrz i będzie dostępny przez maksymalnie 24 godziny.
• Aby zmienić nazwę, pobrać, wyświetlić lub usunąć pojedynczy załącznik, najedź kursorem na plik, kliknij Działania, a następnie wybierz opcję:
  • Zmień nazwę: w oknie dialogowym wprowadź nową nazwę, a następnie kliknij Zmień nazwę, aby potwierdzić.
  • Pobierz: plik zostanie pobrany na komputer.
  • Wyświetl: podgląd pliku zostanie otwarty w nowej karcie.
  • Usuń: w oknie dialogowym potwierdź, że chcesz usunąć załącznik.
    • W przypadku załączników przesłanych do rekordu lub aktywności kliknij przycisk Usuń, aby trwale usunąć plik.
    • W przypadku załączników dodanych do rekordu z narzędzia plików, kliknij Odłącz. Plik zostanie usunięty z rekordu, ale nadal będzie dostępny w narzędziu plików.

• Aby pobrać wiele załączników, zaznacz pola wyboru obok załączników, a następnie kliknij Pobierz. Pliki zostaną pobrane na komputer.
• Aby usunąć wiele załączników, zaznacz pola wyboru obok załączników, a następnie kliknij przycisk Usuń. W oknie dialogowym potwierdź, że chcesz usunąć załączniki:
  • W przypadku załączników przesłanych do rekordu lub aktywności, kliknij przycisk Usuń, aby trwale usunąć pliki.
  • W przypadku załączników dodanych do rekordu z narzędzia plików, kliknij Odłącz. Pliki zostaną usunięte z rekordu, ale nadal będzie można uzyskać do nich dostęp w narzędziu plików.
  • Jeśli dołączone są oba typy plików, kliknij Usuń wszystkie. Pliki zostaną usunięte lub usunięte w zależności od tego, w jaki sposób zostały dodane.