Dodawanie załączników do rekordów i działań oraz zarządzanie nimi

Aby dołączyć odpowiednie zasoby i zapewnić pomocny kontekst, można przesyłać pliki i dołączać je do rekordów (np. kontaktów, transakcji, usług) i powiązanych z nimi działań. Możesz także zmieniać nazwy, filtrować lub usuwać istniejące załączniki.

Zrozumienie wymagań

Uprawnienia wymagane do przeglądania załączników zależą od sposobu ich dodania:

• Gdy załączniki są dodawane do rekordu, użytkownicy muszą mieć uprawnienia do wyświetlania notatek, aby je wyświetlić. Opcje uprawnień widoku notatek:
  • Wszystkie notatki: może wyświetlać wszystkie załączniki.
  • Notatki ich zespołu: mogą wyświetlać załączniki przesłane przez użytkowników z ich zespołu( tylkoProfessional i Enterprise ).
  • Ich notatki: mogą wyświetlać tylko przesłane przez siebie załączniki.

• Gdy załączniki są dodawane do zalogowanych aktywności, wymagane uprawnienia zależą od aktywności, do której załącznik został dodany:

  • Zalogowane notatki: użytkownicy muszą mieć uprawnienia do wyświetlania notatek, aby wyświetlać te załączniki. Opcje uprawnień widoku notatek:
    • Wszystkie notatki: może wyświetlać wszystkie załączniki.
    • Notatki ichzespołu: mogą wyświetlać załączniki do notatek utworzonych przez użytkowników z ich zespołu( tylkoProfessional i Enterprise ).
    • Ich notatki: mogą wyświetlać tylko przesłane przez siebie załączniki.
  • Zadania: użytkownicy muszą mieć uprawnienia do widoku zadań, aby wyświetlać te załączniki. Opcje uprawnień do widoku zadań:
    • Wszystkie zadania: może wyświetlać wszystkie te załączniki.
    • Zadaniaich zespołu: mogą wyświetlać załączniki do zadań utworzonych przez użytkowników w ich zespole( tylkoProfessional i Enterprise ).
    • Ich zadania: mogą wyświetlać tylko przesłane przez siebie załączniki.

• • Inne działania (np. indywidualne wiadomości e-mail, połączenia, spotkania): użytkownicy z dostępem do odpowiednich rekordów mogą wyświetlać załączniki.

Dodawanie lub usuwanie załącznika w rekordzie

Aby dodać załącznik do rekordu:

1. Przejdź do swoich rekordów (np. kontaktów, projektów):
   • Kontakty: Na koncie HubSpot przejdź do System CRM > Kontakty..
   • Projekty: Na swoim koncie HubSpot przejdź do sekcji CRM > Projekty.
2. Kliknij nazwę rekordu.
3. Na prawym pasku bocznym przewiń w dół do karty Załączniki.
4. Kliknij Dodaj, a następnie wybierz:
   • Twój komputer: prześlij nowy plik ze swojego komputera.
   • Istniejący plik w HubSpot: wybierz istniejący plik na koncie HubSpot. W prawym panelu kliknij nazwę pliku, który chcesz załączyć.

Aby usunąć załącznik z rekordu:

1. Przejdź do swoich rekordów (np. kontaktów, projektów):
   • Kontakty: Na koncie HubSpot przejdź do System CRM > Kontakty..
   • Projekty: Na swoim koncie HubSpot przejdź do sekcji CRM > Projekty.
2. Kliknij nazwę rekordu.
3. Na prawym pasku bocznym przewiń w dół do karty Załączniki.
4. Kliknij X w prawym górnym rogu załącznika. W oknie dialogowym wybierz jedną z następujących opcji:
   • Usuń: trwałe usunięcie załącznika z rekordu i zalogowanej aktywności. Ta opcja pojawia się w przypadku wysłanych wiadomości e-mail typu one-to-one lub wiadomości e-mail zarejestrowanych za pośrednictwem rozszerzenia sprzedaży HubSpot.
   • Odłącz: usuń załącznik dodany do rekordu, ale zachowaj go w narzędziu plików. Ta opcja pojawia się w przypadku załączników dodanych za pomocą narzędzia pliki.

Dodawanie załącznika do działania

Aby dodać , utwórz aktywność i dodaj do niej załącznik:

1. Przejdź do swoich rekordów (np. kontaktów, projektów):
   • Kontakty: Na koncie HubSpot przejdź do System CRM > Kontakty..
   • Projekty: Na swoim koncie HubSpot przejdź do sekcji CRM > Projekty.
2. Kliknij nazwę rekordu.
3. Na lewym pasku bocznym kliknij ikonę aktywności.
   • W edytorze aktywności kliknij ikonę attach attach, a następnie wybierz opcję Upload new (Prześlij nowy ), aby dodać plik z komputera, lub opcję Choose existing (Wybierz istniejący ), aby wybrać plik już dodany do HubSpot.
   • Wybierz plik, zakończ dodawanie szczegółów aktywności, a następnie kliknij Log [nazwa aktywności] lub Create note.

1. Przejdź do swoich rekordów (np. kontaktów, projektów):
   • Kontakty: Na koncie HubSpot przejdź do System CRM > Kontakty..
   • Projekty: Na swoim koncie HubSpot przejdź do sekcji CRM > Projekty.
2. Kliknij nazwę rekordu.
3. Kliknij kartę Działania.
   
   • Najedź kursorem na aktywność i kliknij pole tekstowe.
   • W edytorze tekstu kliknij ikonę dołączania attach, a następnie wybierz opcję Prześlij nowy , aby dodać plik z komputera, lub Wybierz istniejący, aby wybrać plik już dodany do HubSpot.
   • Wybierz plik, a następnie kliknij Zapisz.

Uwaga: podczas wysyłania wiadomości e-mail typu one-to-one w HubSpot lub rejestrowania wiadomości e-mail za pomocą HubSpot Sales, załączone pliki inne niż inline są automatycznie dodawane do sekcji Załączniki w rekordzie. Wszelkie załączniki inline nie zostaną dodane.

Zarządzanie załącznikami

Po dodaniu załączników możesz przeglądać wszystkie załączone pliki w każdym rekordzie, filtrować je w celu zlokalizowania potrzebnych załączników oraz zmieniać ich nazwy lub usuwać.

1. Nawigacja do rekordów (np. kontaktów, projektów):
   • Kontakty: Na koncie HubSpot przejdź do System CRM > Kontakty.
   • Projekty: Na swoim koncie HubSpot przejdź do sekcji CRM > Projekty.
2. Kliknij nazwę rekordu.
3. W prawym panelu przewiń w dół do sekcji Załączniki.
4. Jeśli masz więcej niż 5 załączników, kliknij Pokaż więcej, aby wyświetlić 5 dodatkowych plików.
5. Aby wyświetlić pełną listę załączników i zarządzać nią, wybierz opcję Wyświetl wszystkie załączniki.
6. W prawym panelu:
   • Wprowadź tekst w polu tekstowym Wyszukaj nazwę i typ pliku, aby wyszukać plik według nazwy lub typu.
   • Kliknij opcję Typ pliku, a następnie zaznacz pola wyboru typów plików, które chcesz wyświetlić.
   • Kliknij opcję Źródło, a następnie zaznacz pola wyboru źródeł, według których chcesz filtrować. Na przykład wybierz Połączenia, aby wyświetlić załączniki dodane w ramach aktywności połączeń lub Ręczne przesyłanie, aby wyświetlić pliki dodane z sekcji Załączniki.

• Kliknij nagłówek kolumny, aby zmienić kolejność sortowania załączników. Na przykład kliknij kolumnę Data przesłania, aby posortować według najstarszego lub najnowszego załącznika.
• Kliknij nazwę załącznika, aby wyświetlić jego podgląd. W podglądzie można wykonać następujące czynności:
  • Pobierz. Plik zostanie pobrany na komputer.
  • Udostępnij link wewnętrzny: udostępnij link do podglądu pliku w HubSpot. Link zostanie skopiowany do schowka i można go udostępnić innym użytkownikom na koncie.

• Udostępnij łącze24-godzinne: udostępnia łącze, które wygasa po 24 godzinach. Na pasku adresu skopiuj łącze. Ten link do pliku może być udostępniony na zewnątrz i będzie dostępny przez maksymalnie 24 godziny.
• Najedź kursorem na plik, kliknij Akcje, a następnie wybierz opcję:
  • Zmień nazwę: w oknie dialogowym wprowadź nową nazwę, a następnie kliknij przycisk Zmień nazwę, aby potwierdzić.
  • Pobierz: pobranie pliku na komputer.
  • Wyświetl: podgląd pliku w nowej karcie.
  • Usuń: w oknie dialogowym potwierdź chęć usunięcia załącznika.
    • W przypadku załączników przesłanych do rekordu lub aktywności kliknij przycisk Usuń, aby trwale usunąć plik.
    • W przypadku załączników dodanych do rekordu z narzędzia plików, kliknij Odłącz. Plik zostanie usunięty z rekordu, ale nadal będzie dostępny w narzędziu plików.
• Zaznacz pola wyboru obok załączników, a następnie wybierz opcję:
  • Pobierz: pobranie wielu plików na komputer.

• Usuń: usuwanie wielu plików. W oknie dialogowym potwierdź, że chcesz usunąć lub usunąć załączniki i kliknij Usuń wszystko. Pliki zostaną usunięte lub odłączone w zależności od sposobu ich dodania. Dowiedz się więcej o usuwaniu i odłączaniu.