Tilføj og administrer vedhæftede filer til poster og aktiviteter

For at inkludere relevante ressourcer og give nyttig kontekst kan du uploade filer og vedhæfte dem til dine poster (f.eks. kontakter, aftaler, tjenester) og deres tilknyttede aktiviteter. Du kan også omdøbe, filtrere eller fjerne eksisterende vedhæftede filer.

Forstå kravene

De tilladelser, der kræves for at se vedhæftede filer, afhænger af, hvordan de vedhæftede filer blev tilføjet:

• Når vedhæftede filer tilføjes til en post, skal brugerne have Notes-visningstilladelser for at kunne se dem. Indstillinger for tilladelser til notevisning:
  • Alle noter: kan se alle disse vedhæftede filer.
  • Deres teams noter: kan se vedhæftede filer, der er uploadet af brugere i deres team (kunProfessional og Enterprise ).
  • Deres noter: kan kun se de vedhæftede filer, de har uploadet.

• Når vedhæftede filer tilføjes til loggede aktiviteter, afhænger de krævede tilladelser af den aktivitet, den vedhæftede fil blev tilføjet til:

  • Loggede noter: Brugere skal have tilladelser til notevisning for at se disse vedhæftede filer. Indstillinger for tilladelser til notevisning:
    • Alle noter: kan se alle disse vedhæftede filer.
    • Deres teams noter: kan se vedhæftede filer i noter, der er oprettet af brugere i deres team (kunProfessional og Enterprise ).
    • Deres noter: kan kun se de vedhæftede filer, de har uploadet.
  • Opgaver: Brugere skal have tilladelse til at se opgaver for at kunne se disse vedhæftede filer. Indstillinger for tilladelser til opgavevisning:
    • Alle opgaver: kan se alle disse vedhæftede filer.
    • Deres teams opgaver: kan se vedhæftede filer på opgaver, der er oprettet af brugere i deres team (kunProfessional og Enterprise ).
    • Deres opgaver: kan kun se de vedhæftede filer, de har uploadet.

• • Andre aktiviteter (f.eks. en-til-en e-mails, opkald, møder): Brugere med adgang til de berørte poster kan se de vedhæftede filer.

Tilføj eller fjern en vedhæftet fil på en post

Sådan tilføjer du en vedhæftet fil til en post:

1. Naviger til dine poster (f.eks. kontakter, projekter):
   • Kontakter: På din HubSpot-konto skal du navigere til CRM > Kontakter.
   • Projekter: På din HubSpot-konto skal du navigere til CRM > Projekter.
2. Klik på navnet på posten.
3. Rul ned til kortet Attachments i højre sidepanel.
4. Klik på Tilføj, og vælg derefter:
   • Din computer: Upload en ny fil fra din computer.
   • Eksisterende fil i HubSpot: Vælg en eksisterende fil i din HubSpot-konto. Klik på navnet på den fil, du vil vedhæfte, i højre panel.

Sådan fjerner du en vedhæftet fil på en post:

1. Naviger til dine poster (f.eks. kontakter, projekter):
   • Kontakter: På din HubSpot-konto skal du navigere til CRM > Kontakter.
   • Projekter: På din HubSpot-konto skal du navigere til CRM > Projekter.
2. Klik på navnet på posten.
3. Rul ned til kortet Attachments i højre sidepanel.
4. Klik på X' et øverst til højre for den vedhæftede fil. I dialogboksen skal du vælge mellem følgende:
   • Slet: Slet permanent den vedhæftede fil på posten og den loggede aktivitet. Denne mulighed vises for sendte en-til-en-e-mails eller e-mails, der er logget via HubSpot-salgsudvidelsen.
   • Fjern: Fjern den vedhæftede fil,der er føjet til posten, men behold den i filværktøjet. Denne indstilling vises for vedhæftede filer, der er tilføjet via filværktøjet.

Tilføj en vedhæftet fil til en aktivitet

For at tilføje skal du oprette en aktivitet og tilføje en vedhæftet fil til den:

1. Naviger til dine poster (f.eks. kontakter, projekter):
   • Kontakter: På din HubSpot-konto skal du navigere til CRM > Kontakter.
   • Projekter: På din HubSpot-konto skal du navigere til CRM > Projekter.
2. Klik på navnet på posten.
3. Klik på ikonet for aktiviteten i venstre sidepanel.
   • I aktivitetseditoren skal du klikke på ikonet attach attach og derefter vælge Upload new for at tilføje en fil fra din computer eller Choose existing for at vælge en fil, der allerede er tilføjet til HubSpot.
   • Vælg filen, afslut tilføjelsen af aktivitetens detaljer, og klik derefter på Log [aktivitetens navn] eller Opret note.

1. Naviger til dine poster (f.eks. kontakter, projekter):
   • Kontakter: På din HubSpot-konto skal du navigere til CRM > Kontakter.
   • Projekter: På din HubSpot-konto skal du navigere til CRM > Projekter.
2. Klik på navnet på posten.
3. Klik på fanen Aktiviteter.
   
   • Hold musen over en aktivitet, og klik på tekstfeltet.
   • I teksteditoren skal du klikke på ikonet attach attach og derefter vælge Upload new for at tilføje en fil fra din computer eller Choose existing for at vælge en fil, der allerede er tilføjet til HubSpot.
   • Vælg filen, og klik derefter på Gem.

Bemærk: Når du sender en-til-en e-mails i HubSpot eller logger en e-mail ved hjælp af HubSpot Sales, tilføjes vedhæftede filer, der ikke er inline, automatisk til sektionen Vedhæftede filer i posten. Eventuelle inline-vedhæftede filer tilføjes ikke.

Administrer vedhæftede filer

Når du har tilføjet vedhæftede filer, kan du se alle vedhæftede filer på hver post, filtrere dem for at finde de vedhæftede filer, du har brug for, og omdøbe eller fjerne dem.

1. Naviger til dine poster (f.eks. kontakter, projekter):
   • Kontakter: På din HubSpot-konto skal du navigere til CRM > Kontakter.
   • Projekter: På din HubSpot-konto skal du navigere til CRM > Projekter.
2. Klik på navnet på posten.
3. I højre panel skal du rulle ned til afsnittet Attachments.
4. Hvis du har mere end 5 vedhæftede filer, skal du klikke på Vis mere for at få vist 5 ekstra filer.
5. Klik på Vis alle vedhæftede filer for at se og administrere den fulde liste over vedhæftede filer.
6. I det højre panel:
   • Indtast tekst i tekstfeltet Søg efter navn og filtype for at søge efter en fil efter navn eller type.
   • Klik på Filtype, og marker derefter afkrydsningsfelterne for de filtyper, du vil se.
   • Klik på Kilde, og marker derefter afkrydsningsfelterne for de kilder, du vil filtrere efter. Vælg for eksempel Opkald for at se vedhæftede filer, der er tilføjet via en opkaldsaktivitet, eller Manuel upload for at se filer, der er tilføjet fra sektionen Vedhæftede filer.

• Klik på en kolonneoverskrift for at ændre vedhæftningernes sorteringsrækkefølge. Klik f.eks. på kolonnen Uploaded date for at sortere efter den ældste eller nyeste vedhæftede fil.
• Klik på navnet på den vedhæftede fil for at se en forhåndsvisning. I forhåndsvisningen kan du gøre følgende:
  • Download. Filen bliver downloadet til din computer.
  • Del internt link: Del et link til fileksemplet i HubSpot. Linket bliver kopieret til din udklipsholder og kan deles med andre brugere på din konto.

• Del24-timers link: Del et link, der udløber efter 24 timer. Kopier linket i adresselinjen. Dette link til filen kan deles eksternt og vil være tilgængeligt i op til 24 timer.
• Hold musen over en fil, klik på Handlinger, og vælg derefter en mulighed:
  • Omdøb: Indtast et nyt navn i dialogboksen, og klik derefter på Omdøb for at bekræfte.
  • Download: Download filen til din computer.
  • Vis: få vist filen i en ny fane.
  • Fjern: Bekræft i dialogboksen, at du vil slette eller fjerne den vedhæftede fil.
    • For vedhæftede filer, der er uploadet til journalen eller en aktivitet, skal du klikke på Slet for at slette filen permanent.
    • For vedhæftede filer, der er føjet til journalen fra filværktøjet, skal du klikke på Fjern. Filen fjernes fra journalen, men kan stadig tilgås i filværktøjet.
• Marker afkrydsningsfelterne ved siden af bilagene, og vælg derefter en mulighed:
  • Download: Download flere filer til din computer.

• Fjern: fjern flere filer. I dialogboksen skal du bekræfte, at du vil slette eller fjerne de vedhæftede filer, og klikke på Fjern alle. Filerne vil enten blive slettet eller fjernet, alt efter hvordan de blev tilføjet. Læs mere om at slette og fjerne.