Tilføj og administrer vedhæftede filer til optegnelser og aktiviteter

For at inkludere relevante ressourcer og give nyttig kontekst kan du uploade filer og vedhæfte dem til kontakt-, firma-, aftale-, billet-, brugerdefinerede objektposter og deres tilknyttede aktiviteter. Du kan også omdøbe, filtrere eller fjerne eksisterende vedhæftede filer.

De tilladelser, der kræves for at se vedhæftede filer, afhænger af, hvordan de blev tilføjet:

• Når der tilføjes vedhæftede filer til en post, skal brugerne have Notes-visningstilladelser for at se dem. Brugere med Notes-visningstilladelser indstillet til Alt kan se alle disse vedhæftninger, brugere indstillet til Kun team kan se vedhæftninger uploadet af brugere på deres team, og brugere indstillet til Kun egne kan kun se de vedhæftninger, de har uploadet.

• Når du vedhæfter filer til loggede aktiviteter, vil de blive vist i afsnittet Vedhæftede filer i højre panel af de tilknyttede poster. De tilladelser, der kræves for at se vedhæftninger, afhænger af den aktivitet, som vedhæftningen blev tilføjet til:

  • Når vedhæftede filer tilføjes via en logget note, skal brugerne have tilladelse til at se noter for at se disse vedhæftede filer. Brugere, der har tilladelser til at se noter indstillet til Alt, kan se alle disse vedhæftede filer, brugere, der er indstillet til Kun team, kan se vedhæftede filer på noter, der er oprettet af brugere i deres team, og brugere, der er indstillet til Kun ejet, kan kun se vedhæftede filer på noter, de har oprettet.
  • Når vedhæftede filer er vedhæftet via opgaver, skal brugerne have tilladelser til at se opgaver for at se disse vedhæftede filer. Brugere med tilladelser til at se opgaver indstillet til Alt kan se alle disse vedhæftede filer, brugere indstillet til Kun team kan se vedhæftede filer på opgaver, der er oprettet af brugere på deres team, og brugere indstillet til Kun ejet kan kun se vedhæftede filer på opgaver, de selv har oprettet.
  • Når vedhæftede filer tilføjes via en-til-en e-mails, opkald, møder eller andre aktiviteter, kan alle brugere med adgang til de berørte poster se de vedhæftede filer.

Tilføj en vedhæftet fil på en post

Sådan tilføjer du en vedhæftet fil på en post:

• Naviger til dine optegnelser:
  • Kontakter: På din HubSpot-konto skal du navigere til CRM > Kontakter.
  • Virksomheder: På din HubSpot-konto skal du navigere til CRM > Virksomheder.
  • Tilbud: På din HubSpot-konto skal du navigere til CRM > Deals.
  • Billetter: På din HubSpot-konto skal du navigere til CRM > Tickets.
  • Brugerdefinerede objekter: På din HubSpot-konto skal du navigere til CRM og derefter vælge brugerdefineret objekt.
• Klik på navnet på posten.
• Rul ned til afsnittet Vedhæftede filer i højre panel.
• Klik på Tilføj for at tilføje en vedhæftet fil, og vælg derefter:
  • Din computer: upload en ny fil fra din computer.
  • Eksisterende fil i HubSpot: vælg en eksisterende fil på din HubSpot-konto. I højre panel klikker du på navnet på den fil, du vil vedhæfte.

• Hvis du vil fjerne en vedhæftet fil, skal du klikke på X 'et til højre for den vedhæftede fil. Klik på Delete eller Detached i dialogboksen. Vedhæftede filer, der er uploadet på posten eller på en aktivitet, slettes permanent. Vedhæftede filer, der tilføjes til posten fra filværktøjet, fjernes fra posten, men kan stadig tilgås i filværktøjet.

Tilføj en vedhæftet fil på en aktivitet

Sådan tilføjer du en vedhæftet fil til en aktivitet:

• Naviger til dine optegnelser:
  • Kontakter: På din HubSpot-konto skal du navigere til CRM > Kontakter.
  • Virksomheder: På din HubSpot-konto skal du navigere til CRM > Virksomheder.
  • Tilbud: På din HubSpot-konto skal du navigere til CRM > Deals.
  • Billetter: På din HubSpot-konto skal du navigere til CRM > Tickets.
  • Brugerdefinerede objekter: På din HubSpot-konto skal du navigere til CRM og derefter vælge brugerdefineret objekt.
• Klik på navnet på posten.
• Sådan opretter du en ny aktivitet og tilføjer en vedhæftet fil:
  • Klik på ikonet for aktiviteten i venstre panel.
  • I aktivitetseditoren skal du klikke på ikonet attach attach og derefter vælge Upload new for at tilføje en fil fra din computer eller Choose existing for at vælge en fil, der allerede er tilføjet til HubSpot.
  • Vælg filen, afslut med at tilføje aktivitetens detaljer, og klik derefter på Log aktivitet eller Gem note.

• Sådan tilføjer du en vedhæftet fil til en eksisterende aktivitet:
  • Hold musen over aktiviteten, og klik på tekstboksen.
  • I teksteditoren skal du klikke på ikonet attach attach og derefter vælge Upload new for at tilføje en fil fra din computer eller Choose existing for at vælge en fil, der allerede er tilføjet til HubSpot.
  • Vælg filen, og klik derefter på Gem.

Bemærk: Når du sender en-til-en-e-mails i HubSpot eller logger en e-mail ved hjælp af HubSpot Sales, vil alle vedhæftede filer, der ikke er inline, automatisk blive føjet til vedhæftningssektionen i posten.

Administrer vedhæftede filer

Når du har tilføjet vedhæftede filer, kan du se alle vedhæftede filer på hver post, filtrere dem for at finde de vedhæftede filer, du har brug for, og omdøbe eller fjerne dem.

• Naviger til dine optegnelser:
  • Kontakter: På din HubSpot-konto skal du navigere til CRM > Kontakter.
  • Virksomheder: På din HubSpot-konto skal du navigere til CRM > Virksomheder.
  • Tilbud: På din HubSpot-konto skal du navigere til CRM > Deals.
  • Billetter: På din HubSpot-konto skal du navigere til CRM > Tickets.
  • Brugerdefinerede objekter: På din HubSpot-konto skal du navigere til CRM og derefter vælge brugerdefineret objekt.
• Klik på navnet på posten.
• Rul ned til afsnittet Vedhæftede filer i højre panel.
• Hvis du har mere end 5 vedhæftede filer, skal du klikke på Vis flere for at få vist 5 ekstra filer.
• For at se og administrere den fulde liste over vedhæftede filer skal du se alle vedhæftede filer.

• Hvis du vil søge efter en fil efter navn eller type, skal du indtaste tekst i søgefeltet.
• Hvis du vil filtrere efter typen af vedhæftet fil, skal du klikke på Filtype og derefter markere afkrydsningsfelterne for de filtyper, du vil se.
• Hvis du vil filtrere efter kilden til den vedhæftede fil, skal du klikke på Kilde og derefter markere afkrydsningsfelterne for de kilder, du vil inkludere. Vælg f.eks. Opkald for at se vedhæftede filer, der er tilføjet via en opkaldsaktivitet, eller Manuel upload for at se filer, der er tilføjet fra sektionen Vedhæftede filer.

• Klik på en kolonneoverskrift for at ændre vedhæftningernes sorteringsrækkefølge. Klik f.eks. på kolonnen Uploaded date for at sortere efter den ældste eller nyeste vedhæftede fil.
• Klik på navnet på en vedhæftet fil for at få vist en forhåndsvisning. I forhåndsvisningen kan du gøre følgende:
  • Klik på Download for at downloade filen. Filen vil blive downloadet til din computer.
  • Hvis du vil dele et link til fileksemplet i HubSpot, skal du klikke på Del internt link. Linket bliver kopieret til din udklipsholder og kan deles med andre brugere på din konto.

• • Hvis du vil dele et link, der udløber efter 24 timer, skal du klikke på Share 24-hour link. Kopier linket i adresselinjen. Dette link til filen kan deles eksternt og vil være tilgængeligt i op til 24 timer.
• Hvis du vil omdøbe, downloade, se eller fjerne en individuel vedhæftet fil, skal du holde musen over filen, klikke på Handlinger og derefter vælge en mulighed:
  • Omdøb: Indtast et nyt navn i dialogboksen, og klik derefter på Omdøb for at bekræfte.
  • Download: filen bliver downloadet til din computer.
  • Vis: en forhåndsvisning af filen vil blive åbnet i en ny fane.
  • Fjern: Bekræft i dialogboksen, at du vil slette eller fjerne den vedhæftede fil.
    • For vedhæftede filer, der er uploadet på posten eller på en aktivitet, skal du klikke på Slet for at slette filen permanent.
    • For vedhæftede filer, der er føjet til posten fra filværktøjet, skal du klikke på Fjern. Filen vil blive fjernet fra posten, men kan stadig tilgås i filværktøjet.

• Hvis du vil downloade flere vedhæftede filer, skal du markere afkrydsningsfelterne ud for de vedhæftede filer og derefter klikke på Download. Filerne vil blive downloadet til din computer.
• Hvis du vil fjerne flere vedhæftede filer, skal du markere afkrydsningsfelterne ud for de vedhæftede filer og derefter klikke på Fjern. I dialogboksen skal du bekræfte, at du vil slette eller fjerne de vedhæftede filer:
  • For vedhæftede filer, der er uploadet på posten eller på en aktivitet, skal du klikke på Slet for at slette filerne permanent.
  • For vedhæftede filer, der er tilføjet til posten fra filværktøjet, skal du klikke på Fjern. Filerne vil blive fjernet fra posten, men kan stadig tilgås i filværktøjet.
  • Hvis begge typer filer er inkluderet, skal du klikke på Fjern alle. Filerne vil enten blive slettet eller fjernet, alt efter hvordan de blev tilføjet.