Ajouter des collaborateurs à une transaction

Si plusieurs utilisateurs de votre compte HubSpot travaillent ensemble sur une affaire , vous pouvez les ajouter en tant que collaborateurs pour garder une trace des personnes impliquées. Chaque collaborateur peut accéder à une vue par défaut qui répertorie toutes les transactions auxquelles il participe.

Les collaborateurs d'une affaire ne reçoivent pas de crédit pour le montant de l'affaire, donc si des collaborateurs ont besoin d'un crédit monétaire, vous devez les ajouter à un partage d'affaire (Sales Hub Entreprise uniquement). Les utilisateurs peuvent être inclus à la fois dans un partage de l'affaire et en tant que collaborateur pour la même affaire.

Activer les collaborateurs de l'accord

Les utilisateurs disposant des droits de super administrateur peuvent activer la collaboration dans les paramètres de l'affaire.

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
2. Dans le menu latéral de gauche, accédez à Objets > Transactions.
3. Cochez la case Autoriser les utilisateurs à ajouter des collaborateurs . 

Si vous n’avez pas modifié la vue de la fiche d’informations de votre transaction, la carte Collaborateurs sera automatiquement ajoutée à la barre latérale de gauche de vos transactions. Si vous avez modifié la vue, vous devrez ajouter la carte à la barre latérale gauche avant de pouvoir modifier les collaborateurs sur une transaction.

Gérer les collaborateurs d’une transaction individuelle

Une fois la collaboration sur les offres activée dans vos paramètres, les utilisateurs disposant des autorisations Editer l'offre peuvent ajouter des collaborateurs à une offre. Les utilisateurs ont automatiquement accès à la visualisation et à la modification de toutes les affaires pour lesquelles ils ont été désignés comme collaborateurs. Pour supprimer des collaborateurs ou supprimer des affaires, les utilisateurs doivent également disposer des autorisations Delete deal.

Ajouter un collaborateur

1. Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Transactions.
2. Cliquez sur l'offre à laquelle vous souhaitez ajouter un collaborateur.
3. Dans la barre latérale gauche, dans la section Collaborateurs, cliquez sur Ajouter.
4. Dans le panneau de droite, cliquez sur le menu déroulant , puis cochez les cases à côté des utilisateurs que vous souhaitez ajouter.
5. Cliquez sur Add collaborators pour confirmer.

Veuillez noter : vous ne pouvez pas modifier les collaborateurs d'une affaire dans l'application mobile HubSpot.

Modifier ou supprimer des collaborateurs

1. Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Transactions.
2. Cliquez sur l'offre à laquelle vous souhaitez ajouter un collaborateur.
3. Dans la barre latérale gauche, dans la section Collaborateurs , cliquez sur la case contenant l’élément . Dans le panneau de droite, ajoutez ou supprimez des collaborateurs, puis cliquez sur Mettre à jour les collaborateurs.
4. Pour supprimer tous les collaborateurs existants, passez la souris sur la boîte et cliquez sur Remove. Dans la boîte de dialogue, cliquez sur Supprimer les collaborateurs pour confirmer.

Gérer les collaborateurs en masse

Vous pouvez utiliser l’action de workflow Modifier la fiche d’informations pour ajouter, modifier et supprimer en masse des collaborateurs de transaction. Par exemple, vous pouvez créer un workflow qui inscrit toutes les transactions de votre pipeline pour la vente aux grandes entreprises et ajoute des responsables des ventes en tant que collaborateurs. Vous pouvez également importer pour ajouter des collaborateurs à des transactions en masse en utilisant la propriété Collaborateur de transaction .

Ajouter des collaborateurs via des workflows

1. Depuis votre compte HubSpot, accédez à Automatisation > Workflows.
2. Cliquez sur le nom d’un workflow.
3. Configurez les critères d’inscription, puis cliquez sur Enregistrer.
4. Cliquez sur l’icône addIcon Ajouter, puis sur Modifier la fiche d’informations dans le panneau de gauche.
   • Cliquez sur le menu déroulant Type de fiche d’informations et sélectionnez Transaction.
   • Cliquez sur le menu déroulant Propriété à modifier et sélectionnez Collaborateurs de transaction.
   • Cliquez sur le menu déroulant Sélectionner une valeur et sélectionnez Utilisateurs.
   • Sélectionnez Ajouter aux valeurs actuelles.
   • Cliquez sur Enregistrer.
5. Lorsque vous avez terminé, dans l’angle supérieur droit, cliquez sur Vérifier et publier.

Modifier ou supprimer des collaborateurs via des workflows

1. Depuis votre compte HubSpot, accédez à Automatisation > Workflows.
2. Cliquez sur le nom d'un workflow. 
3. Configurez les critères d’inscription, puis cliquez sur Enregistrer.
4. Cliquez sur l’icône addIcon Ajouter, puis sur Modifier la fiche d’informations dans le panneau de gauche.
   • Cliquez sur le menu déroulant Type de fiche d’informations et sélectionnez Transaction.
   • Cliquez sur le menu déroulant Propriété à modifier et sélectionnez Collaborateurs de transaction.
   • Cliquez sur le menu déroulant Sélectionner une valeur et sélectionnez Utilisateurs.
   • Sélectionnez Remplacer les valeurs actuelles.
   • Si vous souhaitez supprimer tous les collaborateurs, sélectionnez Effacer la valeur d’une propriété existante.
   • Cliquez sur Enregistrer.
5. Lorsque vous avez terminé, dans l’angle supérieur droit, cliquez sur Vérifier et publier.

Voir les affaires auxquelles vous collaborez

Une fois que vous avez été ajouté en tant que collaborateur sur des affaires, vous pouvez accéder à une vue par défaut qui comprend toutes les affaires sur lesquelles vous travaillez. Pour accéder à la vue :

1. Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Transactions.
2. Dans la vue Tableau, cliquez sur l’onglet Transactions sur lesquelles je collabore. Si cette vue n’apparaît pas sous forme d’onglet, cliquez sur + Ajouter une vue, puis sélectionnez Transactions sur lesquelles je collabore dans le menu déroulant.

Découvrez-en davantage sur le filtrage des fiches d'informations et l'enregistrement des vues.