Gestire le regole di registrazione delle e-mail dei contatti

Configurate le regole di registrazione delle e-mail di contatto predefinite del vostro account e stabilite quali e-mail in arrivo vengono registrate nel CRM. Gestendo le regole di registrazione per tutti gli utenti, è possibile garantire che le comunicazioni pertinenti vengano acquisite da tutto il team per i contatti esistenti o nuovi.

Gestite le esclusioni dalla registrazione delle e-mail aggiungendo indirizzi e-mail e domini all'elenco dei messaggi da non registrare. Gli indirizzi e-mail e i domini presenti nell'elenco di quelli che non vengono mai registrati sono esclusi dalla registrazione delle e-mail e dalla creazione dei contatti.

Nota bene: per creare nuovi contatti dalle e-mail registrate, un Super Admin può inserire il vostro account nelle regole di registrazione delle e-mail di contatto: Nuova opzione per "Crea nuovi contatti dalle e-mail registrate" beta.

Configurazione delle regole di registrazione delle e-mail di contatto

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu della barra laterale sinistra, sotto Gestione dati, fare clic su Oggetti.
3. Nella pagina Oggetti, fare clic sul menu a discesa Seleziona un oggetto e selezionare Attività.
4. Nella sezione Regole di registrazione delle e-mail dei contatti , selezionare un'opzione di registrazione:
   • Registra solo le risposte: le risposte vengono registrate solo se fanno parte di una discussione esistente registrata nel CRM. I messaggi in arrivo non associati a una discussione registrata non vengono registrati.
   • Registra tutte le e-mail (da contatti noti):registra tutte le e-mail da e verso i contatti esistenti per gli utenticon caselle di posta personali collegate.È l'opzione di registrazione predefinita per tutti gli account.
     
     • Le e-mail inviate dall'esterno del CRM (ad esempio, un client di posta elettronica o un'applicazione mobile) ai record di contatti esistenti vengono registrate nel CRM.
     • Tutte le e-mail inviate dai contatti esistenti agli utenti vengono registrate nel CRM.
     • Le e-mail inviate al di fuori di HubSpot a destinatari che non sono contatti non vengono registrate.
   • Crea nuovi contatti dalle e-mail registrate (BETA): oltre a registrare tutte le e-mail per i contatti noti, questa opzione crea nuovi contatti dalle e-mail in arrivo alle caselle di posta personali collegate, se non esistono nel CRM.
5. Fare clic su Salva.

Attribuzione delle e-mail

Le seguenti regole determinano quale utente viene attribuito come mittente dell'e-mail registrata nel CRM. Queste regole determinano anche quali e-mail vengono conteggiate nell'attività totale di un utente nei rapporti sulle vendite.

Le e-mail registrate dai contatti che creano nuovi thread di e-mail saranno attribuite agli utenti di HubSpot come segue:

• Se l'e-mail ha un solo destinatario, sarà attribuita a quell'utente.
• Se l'email ha più destinatari, ma solo uno è associato a un utente, sarà attribuita a quell'utente. Un indirizzo e-mail è associato a un utente se è collegato al suo indirizzo e-mail personale, al suo account utente HubSpot o a un alias e-mail.
• Se l'email ha più destinatari, e più di uno associato a un utente, viene attribuita al proprietario del contatto.