Impostare lo strumento di previsione

Lo strumento di previsione permette ai manager di tenere traccia dei progressi del team verso il raggiungimento degli obiettivi. Per utilizzare lo strumento di previsione, è necessario impostare l'importo della trattativa previsto per lo strumento di previsione e i relativi report. È inoltre possibile impostare le categorie di previsione per ciascuna pipeline delle vendite o utilizzare le fasi della trattativa. Poi, dovrete impostare gli obiettivi di guadagno per i membri del vostro team. È inoltre possibile personalizzare le colonne di previsione che appariranno nello strumento di previsione.

Nota bene: per impostare lo strumento di previsione e modificare le categorie e le impostazioni di previsione, è necessario essere un Super Amministratore. Gli utenti con i permessi diprevisione possono visualizzare e modificare lo strumento di previsione, ma non possono modificare le categorie e le impostazioni di previsione.

Impostare l'importo della trattativa dello strumento di previsione

L'Importo della trattativa previsto determina il modo in cui gli importi della trattativa vengono visualizzati nello strumento di previsione e nei relativi report. Gli utenti esistenti e nuovi con i permessi di previsione saranno impostati per default sull'uso dell'importo ponderato.

• Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
• Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Oggetti > Previsioni.
• Fare clic sul menu a discesa Importo della trattativa e selezionare un importo.
  • Importo ponderato: l'importo moltiplicato per la probabilità della trattativa.
  • Importo totale: l'intero importo della trattativa.
  • Importo della trattativa (legacy): consente di impostare la proprietà trattativa della probabilità di previsione manualmente o tramite l'automazione del flusso di lavoro. Questa opzione appare nei conti creati prima del 20 marzo 2024.
    

Impostare il periodo di previsione

Il periodo di previsione indica il periodo di tempo che si utilizzerà per gli obiettivi di ricavo e per la presentazione delle previsioni per tutte le pipeline.

• Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
• Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Oggetti > Previsione.
• Per impostare un periodo di previsione mensile o trimestrale, nell'impostazione Seleziona il periodo di previsione per tutte le pipeline, fare clic sul menu a discesa e selezionare un periodo di tempo.

Nota bene: se si modifica il periodo di previsione, gli obiettivi di ricavo e la presentazione delle previsioni saranno azzerati per tutte le pipeline. Sarà necessario creare nuovi obiettivi di entrate e invii di previsioni.

Impostare l'indicatore di stato di presentazione delle previsioni

Quando l'indicatore dello stato di presentazione delle previsioni è abilitato, nella cella di presentazione delle previsioni viene visualizzato un indicatore per gli utenti che non hanno aggiornato le loro previsioni nel numero di giorni stabilito. L'indicatore viene visualizzato solo quando la visualizzazione delle previsioni dell'utente è filtrata sul periodo corrente.

• Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
• Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Oggetti > Previsioni.
• Nella sezioneInvio di previsioni, selezionare la casella di controllo Indicatore di stato dell'invio di previsioni. Quando è attivata, l'impostazione predefinita è di otto giorni. È possibile modificare il numero di giorni fino a trentuno.

• Quando l'impostazione è attivata, nella colonna di presentazione delle previsioni viene visualizzato un indicatore.
  

Impostare le categorie di previsione della pipeline

Le categorie di previsione consentono di raggruppare le trattative in categorie che rappresentano la probabilità di chiusura di una trattativa. Gli utenti possono anche aggiornare manualmente la categoria di previsione per una singola trattativa dal record della trattativa stessa. Per impostare le categorie di previsione:

• Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
• Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Oggetti > Previsioni.
• Fare clic sulla scheda Pipeline.
• Fare clic sul menu a discesa Seleziona una pipeline e selezionare la pipeline da modificare.

• Utilizzare i menu a discesa delle categorie per organizzare le fasi della trattativa in una delle quattro categorie previste. Selezionare e deselezionare le caselle di controllo accanto alle fasi della trattativa da includere.
  • Non previsto: trattative che sono in pipeline per il periodo di tempo corrente, ma non sono incluse nella previsione.
  • Pipeline: trattative che hanno una bassa probabilità di chiusura.
  • Best case: trattative che si chiuderanno nel migliore dei casi e che hanno una moderata probabilità di chiusura.
  • Impegnate: trattative che hanno un'alta probabilità di chiusura e sono state impegnate nella previsione.
  • Chiusura vinta: trattative che si sono chiuse entro il periodo di tempo previsto.

• Per aggiornare automaticamente le categorie di previsione quando una trattativa passa a una diversa fase della trattativa, fare clic per attivare l'interruttore Automatizza categorie di previsione . Con questa impostazione attivata, verrà creato un flusso di lavoro nello strumento Flussi di lavoro. Il flusso di lavoro è denominato Mappatura delle categorie di previsione per la pipeline: [nome della pipeline].

• Fare clic su Salva.

Le trattative esistenti e quelle nuove saranno classificate in una delle categorie previste in base alla fase della trattativa.

Mentre un rappresentante lavora su una trattativa, potrebbe rivalutare la categoria di previsione assegnata alla trattativa e decidere che un'altra categoria rappresenta meglio la probabilità di chiusura della trattativa. Può aggiornare manualmente la categoria di previsione per una singola trattativa dal record della trattativa:

• Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Trattative.
• Fare clic sul nome di una trattativa.
• Nella sezione Informazioni della barra laterale sinistra, fare clic su Visualizza tutte le proprietà.
• Cercare o sfogliare la proprietà Categoria di previsione , quindi fare clic sul menu a discesa per selezionare una categoria diversa.
• In basso a sinistra, fare clic su Salva.

Modificare le categorie di previsione

Le categorie di previsione predefinite di HubSpot sono Molto probabilmente, Caso migliore, Pipeline e Impegno. Se si desidera modificare le etichette delle categorie o aggiungere un'altra categoria, è possibile modificare la proprietà Categoria di previsione.

• Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
• Nella barra laterale sinistra, spostarsi su Oggetti > Previsioni.
• Fare clic su Modifica categorie di previsione.
• Nel pannello di destra è possibile inserire un valore diverso per una delle proprietà esistenti. Oppure si può fare clic su Aggiungi un'opzione e inserire un nuovo valore per la categoria di previsione.

• Fare clic su Salva.

Oltre a Non previsto e Chiusura vinta, nella mappatura delle categorie di previsione appariranno solo cinque categorie aggiuntive. In particolare, solo gli ultimi cinque valori di proprietà appariranno come categorie a cui è possibile mappare le impostazioni di previsione. Se si dispone di più di cinque categorie aggiuntive, è necessario trascinare e rilasciare i valori della proprietà in una delle ultime cinque posizioni nelle impostazioni della proprietà per farla apparire nelle impostazioni di previsione.

Nota bene: mentre nelle impostazioni di previsione appariranno solo le ultime cinque categorie di previsione, è possibile selezionare qualsiasi categoria di previsione quando si aggiorna manualmente la proprietà della categoria di previsione di un record della trattativa.

Tenete presente che l'ordine delle categorie avrà un impatto sul report della cronologia delle modifiche delle trattative nello strumento di analisi delle vendite. In particolare, le trattative devono passare attraverso le categorie di previsione in ordine, dall'alto verso il basso, per essere considerate come trattative il cui importo della trattativa si è spostato in avanti. Ad esempio, se l'ordine delle categorie è Best Case, Pipeline e Impegno, quando la trattativa passa da Best Case a Pipeline verrà conteggiata come una trattativa il cui importo della trattativa si è spostato in avanti nel report della cronologia delle modifiche delle trattative per il periodo selezionato.

Per scegliere quali colonne e categorie di previsione visualizzare nello strumento di previsione:

• Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
• Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Oggetti > Previsioni.
• Fare clic su Personalizza la tabella delle categorie di previsione.
• Nella finestra di dialogo, selezionare le caselle di controllo accanto alle colonne che si desidera visualizzare.
• Fare clic su Salva.

Personalizzare le colonne predefinite per la tabella delle previsioni

I super amministratori possono configurare le colonne predefinite della tabella di previsione.

• Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
• Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Oggetti > Previsione.
• Nella scheda Impostazione, fare clic su Scegliere le colonne predefinite per la tabella Trattativa delle previsioni.
• Continuare a personalizzare le colonne predefinite.
• Fare clic su Salva.

Stabilire gli obiettivi di vendita per il team di vendita

Nota bene: per creare, modificare ed eliminare obiettivi nel proprio account è necessario essere un utente con i permessiForecast. Per poter assegnare un obiettivo, tuttavia, è necessario avere una postazione Sales Hub Starter, Professional o Enterprise a pagamento, oppure una postazione Service Hub Enterprise .

Una volta personalizzate le categorie di previsione, è necessario assegnare gli obiettivi di previsione delle entrate al proprio team.

• Nel tuo account HubSpot, passa a Creazione di rapporti > Previsione.
• In alto a destra, fare clic sull'obiettivo Crea .
• Per impostazione predefinita, sarà selezionato il modello Entrate previste. Per sapere come completare la creazione degli obiettivi di vendita per il proprio team.

Una volta impostate le categorie di previsione e assegnati gli obiettivi di previsione dei ricavi al team, è possibile saperne di più sull'utilizzo dello strumento di previsione.