Impostare lo strumento di previsione

Lo strumento di previsione consente ai manager di tenere traccia dei progressi del proprio team verso il raggiungimento degli obiettivi. Per utilizzare lo strumento di previsione, è necessario impostare l'importo delle transazioni previste per lo strumento di previsione e i relativi report. È inoltre possibile impostare le categorie di previsione per ciascuna pipeline di vendita o utilizzare le fasi delle trattative. Poi, dovrete impostare gli obiettivi di guadagno per i membri del vostro team. È inoltre possibile personalizzare le colonne di previsione che appariranno nello strumento di previsione.

Nota bene: per impostare lo strumento di previsione e modificare le categorie e le impostazioni di previsione, è necessario essere un Super Admin. Gli utenti con i permessi diprevisione possono visualizzare e apportare modifiche allo strumento di previsione, ma non possono modificare le categorie e le impostazioni di previsione.

Impostare l'importo delle transazioni nello strumento di previsione

L'importo dell'affare previsto determina il modo in cui gli importi degli affari vengono visualizzati nello strumento di previsione e nei relativi report. Gli utenti esistenti e quelli nuovi con i permessi di previsione saranno impostati per default sull'uso dell'importo ponderato.

• Nel tuo account HubSpot, clicca sull'icona delle impostazioni settings nella barra di navigazione principale.
• Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Oggetti > Previsione.
• Fare clic sul menu a tendina Importo di previsione e selezionare un importo.
  • Importo ponderato: l'importo moltiplicato per la probabilità dell'affare.
  • Importo totale: l'intero importo dell'affare.
  • Importo previsto (legacy): consente di impostare la proprietà dell'affare con probabilità di previsione manualmente o tramite l'automazione del flusso di lavoro. Questa opzione appare nei conti creati prima del 19 luglio 2021.
    

Impostazione del periodo di previsione

Il periodo di previsione indica il periodo di tempo che si utilizzerà per gli obiettivi di guadagno e per la presentazione delle previsioni per tutte le pipeline.

• Nel tuo account HubSpot, clicca sull'icona delle impostazioni settings nella barra di navigazione principale.
• Nel menu della barra laterale sinistra, andate su Oggetti > Previsioni.
• Per impostare un periodo di previsione mensile o trimestrale, nell'impostazione Seleziona il periodo di previsione per tutte le pipeline, fare clic sul menu a discesa e selezionare un periodo di tempo.

Attenzione: se si modifica il periodo di previsione, gli obiettivi di ricavo e l'invio delle previsioni verranno reimpostati per tutte le pipeline. Sarà necessario creare nuovi obiettivi di entrate e invii di previsioni.

Impostare l'indicatore di stato della presentazione delle previsioni

Quando l'indicatore dello stato di presentazione delle previsioni è abilitato, nella cella di presentazione delle previsioni viene visualizzato un indicatore per gli utenti che non hanno aggiornato le loro previsioni nel numero di giorni stabilito. L'indicatore viene visualizzato solo quando la visualizzazione delle previsioni dell'utente è filtrata sul periodo corrente.

• Nel tuo account HubSpot, clicca sull'icona delle impostazioni settings nella barra di navigazione principale.
• Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Oggetti > Previsioni.
• Nella sezioneInvio di previsioni, selezionare la casella di controllo Indicatore di stato dell'invio di previsioni. Quando è attivata, l'impostazione predefinita è di otto giorni. È possibile modificare il numero di giorni fino a trentuno.

• Quando l'impostazione è attivata, nella colonna Invio previsioni viene visualizzato un indicatore.
  

Impostare le categorie di previsione della pipeline

Le categorie di previsione consentono di raggruppare gli affari in categorie che rappresentano la probabilità di chiusura di un affare. Gli utenti possono anche aggiornare manualmente la categoria di previsione per un singolo affare dal record dell'affare stesso. Per impostare le categorie di previsione:

• Nel tuo account HubSpot, clicca sull'icona delle impostazioni settings nella barra di navigazione principale.
• Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Oggetti > Previsioni.
• Fare clic sulla scheda Pipeline.
• Fare clic sul menu a discesa Seleziona una pipeline e selezionare la pipeline da modificare.

• Utilizzare i menu a tendina delle categorie per organizzare le fasi delle transazioni in una delle quattro categorie di previsione. Selezionare e deselezionare le caselle di controllo accanto alle fasi delle transazioni da includere.
  • Non previsto: operazioni che sono nella pipeline per il periodo di tempo corrente, ma non sono incluse nella previsione.
  • Pipeline: operazioni che hanno una bassa probabilità di chiusura.
  • Best case: operazioni che si chiuderanno nel migliore dei casi e che hanno una moderata probabilità di chiudersi.
  • Commit: operazioni che hanno un'alta probabilità di chiusura e sono state impegnate nella previsione.
  • Chiuso vinto: operazioni che si sono concluse entro il periodo di tempo previsto.

• Per aggiornare automaticamente le categorie di previsione quando un affare passa a una fase diversa, fare clic per attivare l'interruttore Automatizza categorie di previsione . Con questa impostazione attivata, verrà creato un flusso di lavoro nello strumento Flussi di lavoro. Il flusso di lavoro è denominato Mappatura delle categorie di previsione per la pipeline: [nome della pipeline].

• Fare clic su Salva.

In seguito, le trattative saranno classificate in una delle categorie di previsione in base alla fase della trattativa.

Mentre un rappresentante lavora su un affare, potrebbe rivalutare la categoria di previsione assegnata all'affare e decidere che un'altra categoria rappresenta meglio la probabilità di chiusura dell'affare. È possibile aggiornare manualmente la categoria di previsione per un singolo affare dal record dell'affare:

• Nel tuo account HubSpot, naviga su Vendite > Offerte.
• Fare clic sul nome di un affare.
• Nella sezione Informazioni della barra laterale sinistra, fare clic su Visualizza tutte le proprietà.
• Cercare o sfogliare la proprietà Categoria di previsione , quindi fare clic sulmenu a discesa per selezionare una categoria diversa.
• In basso a sinistra, fare clic suSalva.

Modificare le categorie di previsione

Le categorie di previsione predefinite di HubSpot sono Molto probabilmente, Caso migliore, Pipeline e Impegno. Se si desidera modificare le etichette delle categorie o aggiungere un'altra categoria, è possibile modificare la proprietà Categoria di previsione.

• Nel tuo account HubSpot, clicca sull'icona delle impostazioni settings nella barra di navigazione principale.
• Nella barra laterale sinistra, spostarsi su Oggetti > Proprietà.
• In alto, fare clic sul menu a discesa Filtra per e selezionare Proprietà dell'affare.
• Cercare la proprietà Categoria di previsione , quindi passare il mouse sulla proprietà e fare clic su Modifica.
• Nel pannello di destra è possibile inserire un valore diverso per una delle proprietà esistenti. Oppure si può fare clic su Aggiungi un'opzione e inserire un nuovo valore per la categoria di previsione.

• Fare clic su Salva.

Oltre a Non previsto e Chiuso vinto, nella mappatura delle categorie di previsione appariranno solo altre cinque categorie. In particolare, solo gli ultimi cinque valori delle proprietà appariranno come categorie a cui è possibile mappare le impostazioni di previsione. Se si dispone di più di cinque categorie aggiuntive, è necessario trascinare e rilasciare i valori dell'immobile in una delle ultime cinque posizioni nelle impostazioni dell'immobile per farlo apparire nelle impostazioni di previsione.

Nota bene: mentre solo le ultime cinque categorie di previsione appariranno nelle impostazioni di previsione, è possibile selezionare qualsiasi categoria di previsione quando si aggiorna manualmente la proprietà Categoria di previsione di un record di affare.

Tenete presente che l'ordine delle categorie avrà un impatto sul report Cronologia delle modifiche dell'affare nel vostro strumento di analisi delle vendite. In particolare, le transazioni devono passare attraverso le categorie di previsione in ordine, dall'alto verso il basso, per essere considerate come transazioni il cui importo previsto si è spostato in avanti. Ad esempio, se l'ordine delle categorie è Best Case, Pipeline e poi Commit, quando l'affare si sposta da Best Case a Pipeline verrà conteggiato come un affare il cui importo previsto si è spostato in avanti nel report della cronologia delle modifiche dell'affare per il tempo selezionato.

Per scegliere le colonne e le categorie di previsione visualizzate nello strumento di previsione:

• Nel tuo account HubSpot, clicca sull'icona delle impostazioni settings nella barra di navigazione principale.
• Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Oggetti > Previsioni.
• Fare clic su Personalizza colonne di previsione.
• Nella finestra di dialogo, selezionare le caselle di controllo accanto alle colonne che si desidera visualizzare.
• Fare clic su Salva.

Impostare gli obiettivi di vendita per il team di vendita

Nota bene: è necessario essere un utente conAutorizzazioniper le previsioni per creare, modificare ed eliminare obiettivi nel proprio account. Per poter assegnare un obiettivo, invece, è necessario avereun posto a pagamento in Sales Hub Starter, Professional o Enterprise , oppure un posto in Service Hub Enterprise.

Una volta personalizzate le categorie di previsione, è necessario assegnare gli obiettivi di fatturato al proprio team.

• Nel tuo account HubSpot, vai a Rapporti > Obiettivi.
• In alto a destra, fare clic su Modifica obiettivi.
• Nelle impostazioni degli obiettivi , fare clic su Crea in alto a destra.
• Per sapere come completare la creazione degli obiettivi di vendita per il proprio team.

Una volta terminata l'impostazione delle categorie di previsione e l'assegnazione degli obiettivi di fatturato al proprio team, è possibile apprendere ulteriori informazioni sull'uso dello strumento di previsione.