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Forecast

Configurar la herramienta de previsión

Última actualización: diciembre 16, 2020

Requisitos

Sales Hub  Professional, Enterprise

La herramienta de previsión les permite a los gerentes de ventas hacer seguimiento a el progreso de su equipo para alcanzar sus metas. Para usar la herramienta de previsión, primero tendrás que configurar categorías de previsión para cada uno de tus pipelines de ventas, luego establecer objetivos de ingresos para los miembros de tu equipo.

Configurar las categorías de previsión de tu pipeline

Las categorías de previsión te permiten agrupar tus negocios en categorías que representan la probabilidad de cierre del negocio. Si eres mánager de ventas, puedes agrupar las etapas del negocio en categorías de previsión para todo tu equipo en la configuración de tu cuenta. Los representantes de ventas también pueden actualizar manualmente la categoría de previsión para un negocio individual desde el registro del negocio. Para configurar las categorías de previsión:

  • En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el símbolo de configuración settings, situado en la barra de navegación principal.
  • En el menú de la barra lateral izquierda, navega a CRM Previsión.
  • Haz clic en el menú desplegable Selecciona un pipeline para definir categorías de previsión y selecciona un pipeline para modificarlo.

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  • Para establecer un período de previsión mensual o trimestral para este pipeline y los objetivos de ingresos, junto al valor de configuración Define el período de previsión para este pipeline, haz clic en el menú desplegable y selecciona un período de tiempo.
  • Usa los menús desplegables de categoría para organizar las etapas del negocio en una de las cuatro categorías de previsión. Selecciona/borra las casillas de comprobación junto a las etapas del negocio que se incluirá.
    • Pipeline: negocios que están en el pipeline para el período actual, pero no se incluyen en la previsión.
    • Mejor caso: negocios que cerrarán en el mejor de los casos, pero que son menos seguros que los negocios más probables.
    • Asignar: negocios que tienen una alta probabilidad de cierre y se han asignado a la previsión.
    • Cierre ganado: negocios que cerraron dentro del período de tiempo previsto.

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  • Para agregar una ponderación a tus categorías de previsión, junto a la categoría, haz clic en el menú desplegable Ponderación y selecciona un porcentaje. Los lugares de ponderación hacen hincapié en las cantidades de previsión del negocio según la categoría de previsión asignada.

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  • Por encima de las asignaciones de categorías de previsión, puedes actualizar otras configuraciones predeterminadas
    • Para actualizar automáticamente las categorías de previsión cuando un negocio se mueve a una etapa de negocio diferente, haz clic para activar Automatizar las categorías de previsión. Con esta configuración activada, se creará un workflow en la herramienta workflows. El workflow se denomina Asignación de categorías de previsión para pipeline: [nombre del pipeline].
    • Para aplicar las categorías de previsión a tus negocios existentes, haz clic para activar el interruptor Aplicar a negocios existentes.

Nota: puedes clonar y editar el workflow predeterminado que se agrega a tu cuenta cuando se activa el interruptor Automatiza las categorías de previsión. Si clonas y editas el workflow predeterminado, se recomienda desactivar el interruptor Automatiza las categorías de previsión para que tu automatización personalizada se aplique en su lugar.

  • Haz clic en Guardar.

En adelante, tus negocios se categorizarán en una de las categorías de previsión según su etapa del negocio.

Como representante de ventas en un negocio, podría volver a evaluar la categoría de previsión asignada al negocio y decidir que otra categoría representa mejor la probabilidad de cierre del negocio. El representante de ventas puede actualizar manualmente la categoría de previsión para un negocio individual desde el registro de negocio:

  • En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Ventas > Negocios.
  • Haz clic en el nombre de un negocio.
  • En la sección Acerca de en la barra lateral izquierda, haz clic en Ver todas las propiedades.
  • Busca o explora la propiedad de la categoría de previsión, luego haz clic en el menú desplegable para seleccionar una categoría diferente.
  • En la parte inferior izquierda, haz clic en Guardar.

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Editar las categorías de previsión

Las categorías de previsión predeterminadas de HubSpot incluyen Más probable, Mejor caso, Pipeline y Asignar. Si quieres editar las etiquetas de categorías o agregar otra categoría, puedes editar la propiedad de categoría de previsión.

  • En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el símbolo de configuración settings, situado en la barra de navegación principal.
  • En el menú de la barra lateral izquierda, navega a CRM Propiedades.
  • En la parte superior, haz clic en el menú desplegable Filtrar por y selecciona Propiedades de negocio.
  • Busca la propiedad de la categoría de previsión y luego coloca el cursor sobre la propiedad y haz clic en Editar.
  • En el panel derecho, puedes introducir un valor diferente para una de las propiedades existentes. O puedes hacer clic en Agregar una opción e ingresa un nuevo valor de categoría de previsión.

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  • Haz clic en Guardar.

Además de No previstos y Cerrados ganados, solo aparecerán tres categorías adicionales en tu asignación de categoría de previsión. Específicamente, solo aparecerán los últimos tres valores de propiedad como categorías que puedes asignar en tu configuración de previsión. Por ejemplo, si los últimos tres valores son Mejor caso, Pipeline y Asignar, Más probable no aparecerá como opción para asignarle etapas del negocio. Deberías arrastrar y soltar ese valor de propiedad a una de las últimas tres posiciones en la configuración de la propiedad para que aparezca en la configuración de previsión.

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Nota: aunque solo aparecerán las últimas tres categorías de previsión en tu configuración de previsión, puedes seleccionar cualquier categoría de previsión cuando se actualice manualmente la propiedad de la categoría del registro de un negocio.

Establecer objetivos de ingresos para tu equipo de ventas

Nota: debes ser un Súper administrador para poder crear, editar y eliminar objetivos de ingresos en tu cuenta.

Una vez que personalizas las categorías de previsión, debes asignar objetivos de ingresos a tu equipo.

  • En tu cuenta de HubSpot, ve a Ventas > Pronóstico.
  • En la parte superior derecha, haz clic en Editar objetivos.
  • En la configuración de Objetivos, haz clic en Crear en la esquina superior derecha.
  • Descubre cómo crear objetivos de ingresos para tu equipo.

Cuando hayas terminado de configurar las categorías de previsión y asignar objetivos de ingresos a tu equipo, descubre cómo usar la herramienta de previsión