Prognose-Tool einrichten

Das Prognose-Tool ermöglicht es Managern, den Fortschritt des Teams in Bezug auf das Erreichen seiner Ziele nachzuverfolgen. Um das Prognose-Tool verwenden zu können, müssen Sie den prognostizierten Deal-Betrag für das Prognose-Tool und die zugehörigen Berichte einrichten. Sie können auch Prognosekategorien für jede Ihrer Sales-Pipelines einrichten oder Deal-Phasen verwenden. Im Anschluss daran legen Sie Umsatzziele für Ihre Teammitglieder fest. Sie können auch die Prognosespalten anpassen, die im Prognose-Tool angezeigt werden.

Bitte beachten: Um das Prognose-Tool einzurichten und Ihre Prognosekategorien und -einstellungen zu bearbeiten, müssen Sie ein Super-Admin sein. Benutzer mit Prognose-Berechtigungen können Änderungen im Prognose-Tool anzeigen und ändern, jedoch nicht die Prognosekategorien und -einstellungen bearbeiten.

Den Deal-Betrag für Ihr Prognose-Tool einrichten

Der Deal-Betrag der Prognose bestimmt, wie die Deal-Beträge im Prognose-Tool und den zugehörigen Berichten angezeigt werden. Bestehende und neue Benutzer mit Prognose-Berechtigungen werden standardmäßig auf die Verwendung des gewichteten Betrags festgelegt.

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
• Gehen Sie im Menü der linken Seitenleiste zu „Objekte“ > „Prognose“.
• Klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Prognose-Deal-Betrag“ und wählen Sie einen Betrag aus.
  • Gewichteter Betrag: Der Betrag multipliziert mit der Deal-Wahrscheinlichkeit.
  • Gesamtbetrag: Die volle Höhe des Deals.
  • Prognosebetrag (Legacy): Ermöglicht es Ihnen, die Deal-Eigenschaft „Prognosewahrscheinlichkeit“ manuell oder durch Workflow-Automatisierung festzulegen. Diese Option wird in Accounts angezeigt, die vor dem 19. Juli 2021 erstellt wurden.
    

Statusanzeige Prognoseeinreichung einrichten

Wenn der Indikator für den Status der Prognoseübermittlung aktiviert ist, wird in der Zelle für die Prognoseübermittlung ein Indikator für die Benutzer angezeigt, die ihre Prognose nicht in der festgelegten Anzahl von Tagen aktualisiert haben. Die Anzeige wird nur angezeigt, wenn die Prognoseansicht des Benutzers auf den aktuellen Zeitraum gefiltert wird.

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
• Gehen Sie im Menü der linken Seitenleiste zu „Objekte“ > „Prognose“.
• Aktivieren Sie im Abschnitt „Prognosevorlagen“ das Kontrollkästchen „Prognosevorlagenstatusanzeige“. Wenn es eingeschaltet ist, beträgt die Einstellung standardmäßig acht Tage. Sie können die Anzahl der Tage bis zu einunddreißig Tage bearbeiten.

• Wenn die Einstellung aktiviert ist, wird eine Anzeige in der Spalte Prognoseübermittlung angezeigt.
  

Prognosekategorien für Ihre Pipeline einrichten

Anhand von Prognosekategorien können Sie Ihre Deals in Kategorien gruppieren, die die Abschlusswahrscheinlichkeit eines Deals darstellen. Benutzer können die Prognosekategorie für einen einzelnen Deal auch manuell über den Deal-Datensatz aktualisieren. So richten Sie Ihre Prognosekategorien ein:

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
• Gehen Sie im Menü der linken Seitenleiste zu „Objekte“ > „Prognose“.
• Klicken Sie auf die Registerkarte „Pipelines“.
• Klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Pipeline auswählen“ und wählen Sie eine Pipeline aus, die Sie ändern möchten.

• Um entweder einen monatlichen oder vierteljährlichen Prognosezeitraum für diese Pipeline und die Umsatzziele festzulegen, klicken Sie neben der Einstellung „Prognosezeitraum für diese Pipeline festlegen“ auf das Dropdown-Menü und wählen Sie einen Zeitraum aus.

Bitte beachten: Wenn Sie den Prognosezeitraum bearbeiten, werden die Umsatzziele und die Prognoseeinreichung für die jeweilige Pipeline zurückgesetzt. Sie müssen neue Umsatzziele erstellen und Einreichungen prognostizieren.

• Verwenden Sie die Kategorie-Dropdown-Menüs, um Ihre Deal-Phasen in eine von vier Prognosekategorien zu organisieren. Aktivieren/deaktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den Deal-Phasen, die berücksichtigt werden sollen.
  • Nicht prognostiziert: Deals, die sich für den aktuellen Zeitraum in der Pipeline befinden, jedoch nicht in der Prognose enthalten sind.
  • Pipeline:Deals, die eine geringe Abschlusswahrscheinlichkeit haben.
  • Best Case: Deals, die im besten Fall abgeschlossen werden können und eine mittlere Abschlusswahrscheinlichkeit haben.
  • Commit: Deals, bei denen die Wahrscheinlichkeit eines Abschlusses hoch ist und die für die Prognose berücksichtigt wurden.
  • Abgeschlossen und gewonnen: Deals, die innerhalb des prognostizierten Zeitraums abgeschlossen wurden.

• Um die Prognosekategorien automatisch zu aktualisieren, wenn ein Deal in eine andere Deal-Phase verschoben wird, klicken Sie auf den Schalter „Prognosekategorien automatisieren“, um ihn zu aktivieren. Wenn diese Einstellung aktiviert ist, wird in Ihrem Workflow-Tool ein Workflow erstellt. Der Workflow wird „Prognosekategorie-Zuordnung für Pipeline [Name der Pipeline]“ genannt.

Bitte beachten: Um eine benutzerdefinierte Automatisierung der Prognosekategorien zu erstellen, können Sie den Standard-Workflow klonen und bearbeiten und dann den Schalter „Prognosekategorien automatisieren“ deaktivieren, damit stattdessen Ihr benutzerdefinierter Workflow angewendet wird. Wenn diese Einstellung deaktiviert ist, wird der Standard-Workflow entfernt. 

• Klicken Sie auf „Speichern“.

Von nun an werden Ihre Deals anhand ihrer Deal-Phase in eine der Prognosekategorien kategorisiert.

Wenn ein Vertriebsmitarbeiter an einem Deal arbeitet, ist es möglich, dass er die Prognosekategorie, die dem Deal zugewiesen ist, neu bewertet und zu dem Schluss kommt, dass eine andere Kategorie besser der Abschlusswahrscheinlichkeit des Deals entspricht. Er kann die Prognosekategorie für einen einzelnen Deal manuell über den Deal-Datensatz aktualisieren:

• Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Sales > Deals.
• Klicken Sie auf den Namen eines Deals.
• Klicken Sie im Abschnitt „Über“ in der linken Seitenleiste auf „Alle Eigenschaften anzeigen“.
• Suchen Sie nach der Eigenschaft „Prognosekategorie“ und klicken Sie dann auf das Dropdown-Menü, um eine andere Kategorie auszuwählen.
• Klicken Sie unten links auf „Speichern“.

Prognosekategorien bearbeiten

Die Standardkategorien von HubSpot sind „Sehr wahrscheinlich“, „Best Case“, „Pipeline“ und „Commit“. Wenn Sie die Kategorie-Labels bearbeiten möchten oder eine weitere Kategorie hinzufügen möchten, können Sie die Eigenschaft „Prognosekategorie“ bearbeiten.

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
• Gehen Sie in der linken Seitenleiste zu „Objekte“ > „Eigenschaften“.
• Klicken Sie oben auf das Dropdown-Menü „Filtern nach“ und wählen Sie „Deal-Eigenschaften“ aus.
• Suchen Sie nach der Eigenschaft „Prognosekategorie“. Bewegen Sie dann den Mauszeiger über die Eigenschaft und klicken Sie auf „Bearbeiten“.
• Im rechten Bereich können Sie einen anderen Wert für eine der vorhandenen Eigenschaften eingeben. Sie können auch auf „Option hinzufügen“ klicken und einen neuen Wert für die Prognosekategorie eingeben.

• Klicken Sie auf „Speichern“.

Zusätzlich zu „Nicht prognostiziert“ und „Abgeschlossen und gewonnen“ werden nur fünf weitere Kategorien in Ihrer Prognosekategorie-Zuordnung angezeigt. Dabei werden nur die letzten fünf Eigenschaftswerte als Kategorien angezeigt, die Sie in Ihren Prognoseeinstellungen zuordnen können. Wenn Sie über mehr als fünf zusätzliche Kategorien verfügen, müssen Sie ihre Eigenschaftswerte per Drag-&-Drop an eine der letzten fünf Positionen in den Einstellungen der Eigenschaft ziehen, damit sie in Ihren Prognoseeinstellungen angezeigt werden.

Bitte beachten: Es werden zwar nur die letzten fünf Prognosekategorien in Ihren Prognoseeinstellungen angezeigt, Sie können jedoch jede beliebige Prognosekategorie auswählen, wenn Sie die Eigenschaft „Prognosekategorie“ eines Deal-Datensatzes manuell aktualisieren. 

Denken Sie daran, dass sich die Reihenfolge der Kategorien auf den Bericht „Änderungsverlauf der Deals“ in Ihrem Sales-Analytics-Tool auswirkt. Das heißt insbesondere, Deals müssen der Reihe nach von oben nach unten die Prognosekategorien durchlaufen, um als Deal zu zählen, dessen prognostizierter Betrag in die nächste Kategorie verschoben wurde. Wenn z. B. die Reihenfolge Ihrer Kategorien „Best Case“, „Pipeline“ und dann „Commit“ ist, wird der Deal, wenn er von „Best Case“ zu „Pipeline“ wechselt, als Deal gezählt, dessen prognostizierter Betrag in Ihrem Bericht „Änderungsverlauf der Deals“ für den ausgewählten Zeitraum in die nächste Kategorie verschoben wurde. 

So wählen Sie aus, welche Spalten und Prognosekategorien im Prognose-Tool angezeigt werden:

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
• Gehen Sie im Menü der linken Seitenleiste zu „Objekte“ > „Prognose“.
• Klicken Sie auf „Prognosespalten anpassen“.
• Aktivieren Sie im Dialogfeld die Kontrollkästchen neben den Spalten, die Benutzern angezeigt werden sollen.
• Klicken Sie auf „Speichern“.

Umsatzziele für Ihr Vertriebsteam festlegen

Bitte beachten: Sie müssen ein Super-Admin sein, um Ziele in Ihrem Account erstellen, bearbeiten und löschen zu können.

Wenn Sie Ihre Prognosekategorien anpassen, müssen Sie Ihrem Team Umsatzziele zuweisen.

• Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Sales > Prognose.
• Klicken Sie oben rechts auf „Ziele bearbeiten“.
• Klicken Sie in den Einstellungen für Ziele oben rechts auf „Erstellen“.
• Erfahren Sie, wie Sie das Erstellen von Umsatzziele für Ihr Team abschließen.

Wenn Sie Ihre Prognosekategorien eingerichtet und Ihrem Team Umsatzziele zugewiesen haben, erfahren Sie hier mehr über die Verwendung des Prognose-Tools.