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Forecast

Configurer l'outil de prévision

Dernière mise à jour: décembre 16, 2020

Disponible avec :

Hub Sales Professional, Enterprise

L'outil de prévision permet aux responsables commerciaux de suivre l'évolution de leurs équipes par rapport à leurs objectifs. Pour utiliser l'outil de prévision, vous devez tout d'abord configurer des catégories de prévision pour chacun de vos pipelines de vente, puis définir des objectifs de chiffre d'affaires pour les membres de votre équipe.

Configurer des catégories de prévision pour votre pipeline

Les catégories de prévision permettent de regrouper vos transactions en catégories qui représentent leur probabilité de conclusion. En tant que responsable commercial, vous pouvez regrouper des phases de transaction dans des catégories de prévision pour l'ensemble de votre équipe dans les paramètres de votre compte. Les commerciaux peuvent également mettre à jour manuellement la catégorie de prévision d'une transaction à partir de sa fiche d'informations. Pour configurer des catégories de prévision :

  • Depuis votre compte HubSpot, accédez à l'icône Paramètres settings dans l'angle supérieur droit.
  • Dans le menu latéral de gauche, accédez à CRM > Prévisions.
  • Cliquez sur le menu déroulant Sélectionnez un pipeline pour configurer les catégories de prévision et sélectionnez un pipeline à modifier.

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  • Pour définir une période de prévision mensuelle ou trimestrielle pour ce pipeline et les objectifs de chiffre d'affaires, à côté du paramètre Définissez la période de prévision pour ce pipeline, cliquez sur le menu déroulant et sélectionnez une période.
  • Utilisez les menus déroulants de catégorie pour organiser vos phases de transaction en quatre catégories de prévision. Sélectionnez/désélectionnez les cases à cocher à côté des phases de transaction à inclure.
    • Pipeline : les transactions qui se trouvent dans le pipeline pour la période en cours, mais qui ne sont pas incluses dans les prévisions.
    • Meilleur cas de figure : les transactions qui seront clôturées dans le meilleur des cas, mais qui restent encore moins certaines que les transactions qui ont les plus grandes chances.
    • Engagée : les transactions qui ont une forte probabilité d'être conclues et qui ont été engagées pour les prévisions.
    • Fermée gagnée : les transactions qui ont été conclues durant la période prévue.

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  • Pour ajouter une pondération à vos catégories de prévision, à côté de la catégorie, cliquez sur le menu déroulant Pondération et sélectionnez un pourcentage. La pondération permet de donner une certaine importance aux montants de transaction prévus en fonction de leur catégorie de prévision.

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  • Au-delà des mappages de catégories de prévision, vous pouvez mettre à jour d'autres paramètres par défaut :
    • Pour mettre à jour automatiquement les catégories de prévision lorsqu'une transaction passe à une phase différente, cliquez sur le bouton Automatiser les catégories de prévision. Lorsque ce paramètre est activé, un workflow sera créé dans l'outil Workflows. Le workflow est appelé Mappage de la catégorie de prévision pour le pipeline : [nom du pipeline].
    • Pour appliquer vos catégories de prévision à vos transactions existantes, cliquez sur le bouton Appliquer aux transactions existantes.

Remarque : Vous pouvez cloner et modifier le workflow par défaut ajouté à votre compte si le bouton Automatiser les catégories de prévision est activé. Si vous clonez et modifiez le workflow par défaut, il est recommandé de désactiver le bouton Automatiser les catégories de prévision afin que votre automatisation personnalisée s'applique.

  • Cliquez sur Enregistrer.

À l'avenir, vos transactions seront classées dans l'une des catégories de prévision en fonction de leur phase de transaction.

Lorsqu'un commercial travaille sur une transaction, il peut réévaluer la catégorie de prévision attribuée à la transaction et estimer qu'une autre catégorie représente mieux sa probabilité de conclusion. Le commercial peut mettre à jour manuellement la catégorie de prévision d'une transaction à partir de sa fiche d'informations :

  • Depuis votre compte HubSpot, accédez à Ventes > Transactions.
  • Cliquez sur le nom d'une transaction.
  • Dans la section À propos de la barre latérale de gauche, cliquez sur Afficher toutes les propriétés.
  • Recherchez la propriété Catégorie de prévision, puis cliquez sur le menu déroulant pour sélectionner une catégorie différente.
  • Dans l'angle inférieur gauche, cliquez sur Enregistrer.

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Modifier les catégories de prévision

Les catégories de prévision par défaut de HubSpot incluent Le plus probable, Meilleur cas de figure, Pipeline et Engagée. Si vous souhaitez modifier les libellés des catégories ou ajouter une autre catégorie, vous pouvez modifier la propriété Catégorie de prévision.

  • Depuis votre compte HubSpot, accédez à l'icône Paramètres settings dans l'angle supérieur droit.
  • Dans le menu latéral de gauche, accédez à CRM > Propriétés.
  • En haut, cliquez sur le menu déroulant Filtrer par et sélectionnez Propriétés de la transaction.
  • Recherchez la propriété Catégorie de prévision, puis passez le curseur de la souris sur la propriété et cliquez sur Modifier.
  • Dans le panneau de droite, vous pouvez saisir une valeur différente pour l'une des propriétés existantes. Autrement, vous pouvez cliquer sur Ajouter une option et saisir une nouvelle valeur de catégorie de prévision.

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  • Cliquez sur Enregistrer.

En plus de Non estimée et Fermée gagnée, seules trois catégories supplémentaires apparaîtront dans le mappage des catégories de prévision. En particulier, seules les trois dernières valeurs de propriété apparaîtront en tant que catégories, que vous pourrez mapper dans vos paramètres de prévision. Par exemple, si les trois dernières valeurs sont Meilleur cas de figure, Pipeline et Engagée, alors Le plus probable n'apparaîtra pas comme option de mappage pour les phases de transaction. Vous devrez faire glisser et déposer cette valeur de propriété vers l'une des trois dernières positions dans les paramètres de la propriété afin qu'elle apparaisse dans vos paramètres de prévision.

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Remarque : Si seules les trois dernières catégories de prévision apparaîtront dans vos paramètres de prévision, vous pourrez sélectionner n'importe quelle catégorie de prévision lorsque vous mettez à jour manuellement la propriété Catégorie de prévision de la fiche d'informations d'une transaction.

Définir des objectifs de chiffre d'affaires pour votre équipe commerciale

Remarque : Vous devez être un super administrateur pour pouvoir créer, modifier et supprimer des objectifs dans votre compte.

Une fois vos catégories de prévision personnalisées, vous devrez attribuer des objectifs de chiffre d'affaires à votre équipe.

Lorsque vous avez terminé de configurer vos catégories de prévision et d'attribuer des objectifs de chiffre d'affaires à votre équipe, découvrez comment utiliser l'outil de prévision