Configurer l'outil Prévision

L'outil de prévision permet aux responsables de suivre l'évolution de leurs équipes par rapport à leurs objectifs. Pour utiliser l'outil Prévisions, vous devez configurer le montant estimé de la transaction pour l'outil et les rapports associés. Vous pouvez également définir des catégories de prévisions pour chacun de vos pipelines de vente ou utiliser des phases de transaction. Puis, vous fixerez des objectifs de chiffre d'affaires pour les membres de votre équipe. Vous pouvez également personnaliser les colonnes de prévision qui apparaîtront dans l'outil Prévisions.

Remarque : pour configurer l'outil de prévision et modifier les catégories et les paramètres de vos prévisions, vous devez être Super Admin. Les utilisateurs disposant des autorisations Forecast peuvent consulter et modifier l'outil de prévision , mais ne peuvent pas modifier les catégories et les paramètres de prévision. 

Configurer le montant de transaction de votre outil Prévisions

Le montant estimé de la transaction détermine la façon dont les montants des transactions sont affichés dans l'outil Prévisions et les rapports associés. Les utilisateurs existants et les nouveaux utilisateurs ayant des autorisations Prévisions seront configurés pour utiliser Montant pondéré par défaut.

• Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
• Dans le menu latéral de gauche, accédez à Objets > Prévisions.
• Cliquez sur le menu déroulant Montant estimé de la transactionet sélectionnez un montant.
  • Montant pondéré : le montant multiplié par la probabilité de la transaction.
  • Montant total : le montant total de la transaction.
  • Montant estimé (hérité) : permet de définir la propriété de transaction Probabilité de la prévision manuellement ou via une automatisation de workflow. Cette option apparaîtra dans les comptes créés avant le 20 mars 2024.
    

Définir votre période de prévision

La période de prévision indique la période que vous utiliserez pour les objectifs de revenus et les soumissions de prévisions pour tous les pipelines.

• Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
• Dans le menu latéral de gauche, accédez à Objets > Prévisions.
• Pour définir une période de prévision mensuelle ou trimestrielle, dans le paramètre Sélectionner une période pour tous les pipelines, cliquez sur le menu déroulant et sélectionnez une période.

Remarque : Si vous modifiez la période de prévision, les objectifs de chiffre d'affaires et la soumission de prévision seront réinitialisés pour tous les pipelines. Vous devrez créer de nouveaux objectifs de chiffre d'affaires et de nouvelles soumissions de prévision.

Paramétrer l'indicateur de statut de soumission des prévisions

Lorsque l'indicateur de statut de soumission des prévisions est activé, un indicateur s'affiche dans la cellule Soumission de prévision pour les utilisateurs qui n'ont pas mis à jour leurs prévisions dans le nombre de jours défini. L'indicateur ne s'affiche que lorsque la vue des prévisions de l'utilisateur est filtrée sur la période en cours.

• Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
• Dans le menu latéral de gauche, accédez à Objets > Prévisions.
• Dans la section Soumissions de prévisions, sélectionnez la case à cocher Indicateur de statut de la soumission de prévision. Lorsqu'il est activé, ce paramètre est par défaut défini sur huit jours. Vous pouvez modifier le nombre de jours jusqu'à trente-et-un jours.

• Lorsque le paramètre est activé, un indicateur s'affiche dans la colonne Soumission de prévision.
  

Configurer des catégories de prévision pour votre pipeline

Les catégories de prévision permettent de regrouper vos transactions en catégories qui représentent leur probabilité de conclusion. Les utilisateurs peuvent également mettre à jour manuellement la catégorie de prévision d'une transaction à partir de sa fiche d'informations. Pour configurer des catégories de prévision :

• Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
• Dans le menu latéral de gauche, accédez à Objets > Prévisions.
• Cliquez sur l'onglet Pipelines.
• Cliquez sur le menu déroulant Sélectionner un pipeline et sélectionnez un pipeline à modifier.

• Utilisez les menus déroulants de la catégorie pour classer les étapes de l'accord dans l'une des quatre catégories de prévisions. Sélectionnez/désélectionnez les cases à cocher à côté des phases de transaction à inclure.
  • Non estimé : les transactions qui se trouvent dans le pipeline pour la période en cours, mais qui ne sont pas incluses dans les prévisions.
  • Pipeline : les transactions qui ont une faible probabilité de se conclure.
  • Meilleur cas : les transactions qui se concluront dans le meilleur des cas, qui ont une probabilité modérée de se conclure.
  • Engagée : les transactions qui ont une forte probabilité d'être conclues et qui ont été engagées pour les prévisions.
  • Fermée gagnée : les transactions qui ont été conclues durant la période prévue.

• Pour mettre à jour automatiquement les catégories de prévision lorsqu'une transaction passe à une phase différente, cliquez sur le bouton Automatiser les catégories de prévision. Si ce paramètre est activé, un Workflow sera créé dans votre outil workflows. Le workflow est appelé Mappage de la catégorie de prévision pour le pipeline : [nom du pipeline].

• Cliquez sur Enregistrer.

Vos transactions seront classées dans l'une des catégories de prévision en fonction de leur phase de transaction.

Lorsqu'un commercial travaille sur une transaction, il peut réévaluer la catégorie de prévision attribuée à la transaction et estimer qu'une autre catégorie représente mieux sa probabilité de conclusion. Il peut mettre à jour manuellement la catégorie de prévision d'une transaction à partir de sa fiche d'informations :

• Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Transactions.
• Cliquez sur le nom d'une transaction.
• Dans la section À propos de la barre latérale de gauche, cliquez sur Afficher toutes les propriétés.
• Recherchez la propriété Catégorie de prévision, puis cliquez sur le menu déroulant pour sélectionner une catégorie différente.
• Dans l'angle inférieur gauche, cliquez sur Enregistrer.

Modifier les catégories de prévision

Les catégories de prévision par défaut de HubSpot incluent Le plus probable, Meilleur cas de figure, Pipeline et Engagée. Si vous souhaitez modifier les libellés des catégories ou ajouter une autre catégorie, vous pouvez modifier la propriété Catégorie de prévision.

• Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
• Dans le menu latéral de gauche, accédez à Objets > Prévisions.
• Cliquez sur Modifier les catégories de prévision.
• Dans le panneau de droite, vous pouvez saisir une valeur différente pour l'une des propriétés existantes. Autrement, vous pouvez cliquer sur Ajouter une option et saisir une nouvelle valeur de catégorie de prévision.

• Cliquez sur Enregistrer.

En plus de Non estimée et Fermée gagnée, seules cinq catégories supplémentaires apparaîtront dans le mappage des catégories de prévision. En particulier, seules les cinq dernières valeurs de propriété apparaîtront en tant que catégories, que vous pourrez mapper dans vos paramètres de prévision. Si vous disposez de plus de cinq catégories supplémentaires, vous devrez faire glisser et déposer cette valeur de propriété vers l'une des trois dernières positions dans les paramètres de la propriété afin qu'elle apparaisse dans vos paramètres de prévision.

Remarque : Si seules les cinq dernières catégories de prévision apparaissent dans vos paramètres de prévision, vous pourrez sélectionner n'importe quelle catégorie de prévision lorsque vous mettez à jour manuellement la propriété Catégorie de prévision de la fiche d'informations d'une transaction. 

Notez que l'ordre des catégories affectera le rapport Historique des changements de transactions de votre outils d'analytics des ventes. Plus précisément, les transactions doivent passer d'une catégorie de prévision à l'autre dans l'ordre, de haut en bas, pour être considérées comme des transactions dont le montant prévu a évolué. Par exemple, si l'ordre de vos catégories est Meilleur cas, Pipeline puis Engager, lorsque la transaction passe de Meilleur cas à Pipeline, elle sera comptabilisée comme une transaction dont le montant prévu a évolué dans votre rapport Historique des changements de transactions pour la période sélectionnée. 

Pour choisir les colonnes et les catégories de prévisions à afficher dans l'outil Prévisions :

• Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
• Dans le menu latéral de gauche, accédez à Objets > Prévisions.
• Cliquez sur Personnaliser le tableau des catégories de prévision.
• Dans la boîte de dialogue, sélectionnez les cases à cocher situées à côté des colonnes que vous souhaitez afficher.
• Cliquez sur Enregistrer.

Personnaliser les colonnes par défaut du tableau des prévisions

Les super administrateurs peuvent configurer les colonnes par défaut du tableau de prévision. 

• Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
• Dans le menu latéral de gauche, accédez à Objets > Prévisions.
• Dans l'onglet Setup, cliquez sur Choose default columns for the forecasting deal table.
• Continuer personnaliser les colonnes par défaut.
• Cliquez sur Enregistrer.

Fixer des objectifs de vente à votre équipe de vente

Veuillez noter : vous devez disposer des autorisations Prévisions afin de créer, modifier et supprimer des objectifs dans votre compte. Pour qu'un objectif vous soit assigné, vous devez avoir soit un siège payant Sales HubStarter, Professional , ou Enterprise , soit Service Hub  Enterprise.