Utiliser l'outil Prévisions

En tant que responsable, vous pouvez utiliser l'outil Prévisions pour suivre l'évolution de votre équipe quant à ses objectifs. Par défaut, l'outil de prévision utilise les phases de transaction pour prédire le chiffre d'affaires en fonction de la probabilité de conclusion d'une transaction. Si vous configurez des catégories de prévision, les transactions peuvent également être regroupées en catégories. Ainsi, vous et votre équipe pouvez ajuster vos prévisions selon vos connaissances sur les transactions, sans vous perdre dans votre processus de vente. L'outil Prévisions s'avère utile dans le cadre de réunions individuelles avec vos représentants afin d'identifier les points sur lesquels ils doivent concentrer leurs efforts pour atteindre leurs objectifs mensuels ou trimestriels.

Lorsque vous désactivez un utilisateur mais conservez ses licences Sales Hub ou Service Hub Pro ou Entreprise, ses données commerciales historiques seront conservées dans l'outil de prévision. Vous disposez ainsi d'une image complète et précise de l'historique des ventes, ce qui vous permet de faire des prévisions éclairées pour la période en cours et les périodes à venir.

Avant de commencer

• Assurez-vous que votre utilisateur dispose des autorisations Prévisions.
• Ensuite, attribuez des objectifs de chiffre d'affaires prévisibles à votre équipe et définissez des catégories de prévisions si vous souhaitez en utiliser.
• Ensuite, vous pourrez consulter des rapports de chiffre d'affaires pour les utilisateurs dans votre compte disposant de licences Sales Hub ou Service Hub Pro ou Entreprise attribuées.

Définir une devise

Chaque utilisateur de votre compte peut définir sa devise préférée dans l'outil de prévision. Une fois la devise préférée définie, vous pouvez consulter les données de prévision et soumettre des prévisions manuelles dans votre devise préférée. Gardez à l'esprit :

• Les conversions de devises sont effectuées automatiquement, selon les taux de change de votre compte.
• Les transactions ouvertes et les objectifs utilisent le taux de change actuel. Les transactions gagnées fermées utilisent les taux de change en vigueur au moment où elles sont conclues afin de conserver l'exactitude des données historiques.
• Les prévisions transmises manuellement conservent le taux de change en vigueur au moment de la transmission.

Pour définir votre devise :

1. Depuis votre compte HubSpot, accédez à Vente > Prévisions.
2. Dans l'angle supérieur droit, cliquez sur Définir la devise.
3. Cliquez sur le menu déroulant Devise préférée et sélectionnez une devise.
4. Cliquez sur Enregistrer.

Créer une prévision pour afficher plusieurs résultats (Sales Hub Pro ou Entreprise)

Vous pouvez soumettre une prévision pour afficher plusieurs résultats pour votre équipe qui mesurent le chiffre d'affaires prévisible à l'aide des éléments suivants :

• une propriété de date de transaction détenue par HubSpot ou personnalisée ;
• une propriété de montant de transaction détenue par HubSpot ou personnalisée qui est marquée comme un type de champ Devise.

Découvrez-en davantage sur la création d'une prévision pour afficher plusieurs résultats.

Configurer des rappels de soumission de prévision

Si vous êtes un super administrateur, vous pouvez configurer des notifications de rappel pour vos représentants.

Pour configurer les rappels de soumission de prévision planifiés :

1. Depuis votre compte HubSpot, accédez à Vente > Prévisions.
2. Dans l'angle supérieur droit, cliquez sur Actions, puis sélectionnez Définir un calendrier de soumission.
3. Dans le panneau de droite, configurez les éléments suivants :
   • Sélectionnez la case à cocher Définir un calendrier de soumission de prévision.
   • Dans la section Date de début du calendrier de soumission, cliquez sur le sélecteur de date et sélectionnez une date.
   • Cliquez sur le menu déroulant Heure d'échéance et sélectionnez une valeur.
   • Cliquez sur le menu déroulant Répétitions et sélectionnez une valeur.
   • Cliquez sur le menu déroulant Attribué à et sélectionnez des équipes. Le planning s'applique à toutes les équipes sélectionnées, mais seuls les utilisateurs disposant d'autorisations de modification pour les prévisions seront prévenus par e-mail et via une fenêtre contextuelle si un rappel est activé.
   • Cliquez sur le menu déroulant Rappel et sélectionnez une valeur.
   • Cliquez sur Enregistrer.

Remarque : Les utilisateurs peuvent configurer des préférences de notification supplémentaires telles que Slack en les sélectionnant dans la section de notification Transactions. Les super administrateurs peuvent attribuer en masse grâce à un profil de notification.

Pour modifier ou supprimer les rappels de prévision planifiés :

1. Depuis votre compte HubSpot, accédez à Vente > Prévisions.
2. Dans l'angle supérieur droit, cliquez sur Actions, puis sélectionnez Modifier le calendrier de soumission.
3. Dans le panneau de droite, consultez les informations et apportez des modifications.
   • Désélectionnez la case à cocher Définir un calendrier de soumission de prévision pour supprimer le calendrier.
   • Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer.

Soumettre une prévision

Vous pouvez soumettre une prévision mensuelle ou trimestrielle personnalisée afin de fournir à vos parties prenantes une estimation de ce que vous pensez gagner durant une période donnée. Si vous soumettez une prévision pour un utilisateur, vous pouvez considérer les transactions que vous souhaitez inclure dans la soumission.

Vous pouvez soumettre une prévision dans l'outil Prévisions ou à partir de la vue Prévisions par défaut sur votre page d'index des transactions.

Pour soumettre une prévision à partir de l'outil Prévisions :

1. Depuis votre compte HubSpot, accédez à Vente > Prévisions.
2. Dans la colonne Soumission de prévision, cliquez sur Soumettre.
3. Dans le panneau de droite, sélectionnez le pipeline et la période de prévision. La période que vous sélectionnez doit correspondre à votre période de prévision (par exemple, sélectionnez un mois spécifique si votre période de prévision est mensuelle).
4. Saisissez un montant (dans la devise principale de votre entreprise) dans le champ Montant estimé.
   • Si vous soumettez une prévision pour un utilisateur, dans le tableau Transactions, vous pouvez cocher les cases dans la colonne Ajouter aux prévisions .
   • Le champ Montant estimé affichera automatiquement la somme des montants des transactions.
5. Saisissez une note.
6. Dans la section Soumissions, vous pouvez consulter les soumissions précédentes et les transactions qui leur sont associées.
7. Pour consulter l'ensemble de l'historique des soumissions de prévision passées, cliquez sur Afficher l'historique ou accédez à l'onglet Historique.
   • Cliquez sur le bouton <, > pour modifier la période. Vous pouvez consulter l'historique jusqu'à un an auparavant.
   • Cliquez sur Afficher les soumissions au fil du temps pour afficher l'historique des soumissions de prévision dans les analytics des ventes.

8. 

   Lorsque vous êtes prêt à soumettre votre prévision, cliquez sur Soumettre la prévision.
9. Pour davantage de fonctionnalités de reporting d'analytics de vente, vous pouvez utiliser les rapports de votre outil Analytics de vente. Pour accéder aux rapports d'analytics des ventes, cliquez sur Accéder aux analytics des ventes.

Vous pouvez également accéder à l'outil de prévision à partir de la page index des transactions. Pour chaque utilisateur doté d'une licence Sales Hub Pro ou Entreprise et d'autorisations de prévision, cette vue affiche les transactions attribuées à l'utilisateur et les propriétés des transactions pertinentes.

1. Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Transactions.
2. Dans l'angle supérieur droit, cliquez sur Actions, puis sélectionnez Aller à Prévision. Vous serez redirigé vers l'outil de prévision où vous pourrez soumettre une prévision.

Consulter une prévision sur votre bureau

1. Depuis votre compte HubSpot, accédez à Vente > Prévisions.
2. Pour consulter vos prévisions selon la phase de transaction, cliquez sur l'onglet Phase de la transaction.
3. Pour consulter vos prévisions selon la catégorie, cliquez sur l'onglet Catégorie de prévision.
4. Utilisez les menus déroulants situés en haut pour filtrer par pipeline ou par date de fermeture.
5. Pour consulter vos prévisions selon l'équipe, cliquez sur le nom de l'équipe.

Remarque : Si vos autorisations Prévisions sont définies sur Équipe uniquement, vous pourrez uniquement consulter vos propres objectifs et prévisions dans les prévisions d'équipe, et pas ceux de vos collègues.

Les utilisateurs disposant de licences Sales Hub Pro ou Entreprise attribuées apparaîtront dans l'outil Prévisions. Dans l'angle supérieur gauche, vous pouvez rechercher des utilisateurs qui ne sont pas affectés à une équipe.

Dans le tableau Équipe en haut, vous pouvez analyser les éléments suivants pour les utilisateurs affectés à une équipe :

• Objectif : l'objectif de chiffre d'affaires prévisible.

Remarque : L'outil de prévision peut seulement afficher les objectifs associés à un ou à tous les pipelines.

• Fermé gagné : la somme des montants de toutes les transactions à la phase Fermé gagné.
• Écart : la différence entre le montant Objectif et le montant Fermé gagné.
• Soumission de prévision : la somme des soumissions de prévisions pour votre équipe. S'il n'y a aucune soumission d'équipe, la somme des soumissions de prévision pour les utilisateurs est utilisée.

Dans le tableau des pipelines en haut, vous pouvez analyser les éléments suivants :

• Pipeline ouvert : la somme des montants de toutes les transactions ouvertes auxquelles vous avez accès pour la période sélectionnée.
• Couverture de pipeline ouvert : la valeur du pipeline ouvert divisée par l'écart par rapport à l'objectif.

À côté du nom de chaque utilisateur, vous pouvez analyser les éléments suivants :

• Atteinte de l'objectif : le chiffre d'affaires conclu selon l'objectif de l'utilisateur.
• Pipeline pondéré ou Pipeline total : le montant de toutes les transactions prévues pour la période donnée.
  • Si vos paramètres Montant estimé de la transaction sont définis sur Montant pondéré, le pipeline pondéré s'affichera.
  • Si vos paramètres Montant estimé de la transaction sont définis sur Montant total, Total de pipeline s'affichera. 
• Catégories de prévision : suivez le montant de transaction prévu dans chaque catégorie de prévision.
• Soumission de prévision : une estimation du montant qui sera conclu dans une période donnée.

Pour analyser davantage une prévision d'un utilisateur spécifique, cliquez sur son nom.

• Vous pouvez consulter les transactions attribuées à l'utilisateur. Vous pouvez déterminer la position de chaque transaction dans le pipeline et identifier les transactions qui ont besoin d'attention de la part de votre représentant commercial pour leur conclusion.
• Utilisez les onglets situés en haut pour filtrer par phase de transaction ou catégorie de prévision. Utilisez les menus déroulants situés en haut pour filtrer par pipeline ou par date de fermeture.
  • Un point vert ou rouge sous une phase de transaction indique que l'échéance de cette phase a été avancée ou reculée dans la plage de dates sélectionnée via le menu déroulant Date de fermeture, si la transaction a été créée avant la plage de dates.
  • Un caret vert ou rouge sous un montant de transaction pondéré indique que ce montant a augmenté ou diminué dans la plage de dates sélectionnée via la liste déroulante Date de fermeture, si la transaction a été créée avant la plage de dates.
• Pour ouvrir la fiche d'informations de transaction, cliquez sur le nom de la transaction.
• Pour modifier les colonnes qui apparaissent, cliquez sur Modifier les colonnes dans l'angle supérieur droit. Sélectionnez ou désélectionnez les cases à cocher à côté des propriétés à afficher, puis cliquez sur Enregistrer.
• Pour indiquer les prochaines actions que l'utilisateur doit effectuer pour faire progresser la transaction vers la prochaine phase, saisissez des notes dans le champ Étape suivante. Le texte saisi ici est renseigné pour la propriété Étape suivante de la fiche d'informations de la transaction. Cliquez sur Enregistrer.
• Pour revenir à votre prévision, cliquez sur Revenir à la prévision dans l'angle supérieur gauche.

Consulter une prévision sur l'application mobile de HubSpot

Vous pouvez consulter la progression des prévisions sur l'application mobile de HubSpot.

1. Ouvrez l'application mobile de HubSpot.
2. Dans l'angle supérieur gauche, appuyez sur l'icône Ouvrir la barre latérale, puis appuyez sur Prévisions.
3. Vous pouvez filtrer la vue de vos prévisions en effectuant des sélections dans les menus déroulants Pipeline ou Période.
4. Appuyez sur un utilisateur ou une équipe pour afficher la progression de ses prévisions.

5. Vous pouvez soumettre une prévision en appuyant sur l'icône Crayon edit en haut de l'écran.
   • Utilisez les menus déroulants Pipeline et Période pour sélectionner le pipeline et la période de votre soumission de prévision.
   • Saisissez le montant des prévisions.
   • Saisissez vos notes éventuelles concernant la soumission de prévision.
   • Consultez votre historique de soumission.
   • Appuyez sur Soumettre.

6. Affichez et filtrez les transactions associées à la prévision en sélectionnant le menu déroulant Catégorie estimée et en sélectionnant les cases à cocher situées à côté des noms de catégorie selon lesquels vous souhaitez filtrer.
7. Pour afficher une transaction associée à la prévision, appuyez sur le nom de la transaction. L'écran de la transaction s'affiche et vous pouvez y ajouter des notes, créer des tâches et consigner une activité. Découvrez comment créer et parcourir des transactions sur l'application mobile de HubSpot.

Exporter les données de prévision

Vous pouvez exporter les données de prévision à partir de la suite d'analytics :

1. Depuis votre compte HubSpot, accédez à Reporting > Rapports.
2. Dans la barre latérale de gauche, cliquez sur la flèche à côté de Ventes.
3. Dans la barre latérale de gauche, cliquez sur la flèche à côté de Prévisions et chiffre d'affaires.
4. Cliquez sur le rapport que vous souhaitez exporter (par exemple, Catégorie de prévision).
5. Dans l'angle supérieur droit, cliquez sur Actions, puis sélectionnez Exporter des données non résumées.
6. Dans la boîte de dialogue, saisissez un nom pour l'onglet.
7. Cliquez sur le menu déroulant Format de fichier et sélectionnez un format de fichier.
8. Cliquez sur Export. Une fois l'export effectué, vous recevrez un lien de téléchargement par e-mail et dans votre centre de notifications.

Supprimer une prévision

Si vous êtes un super administrateur, vous pouvez supprimer une prévision pour un utilisateur ou une équipe. Une fois que vous avez supprimé une soumission, voici ce qui se passe :

• Lorsqu'une soumission de la période en cours est supprimée, la soumission la plus récente de la période s'affiche si elle est disponible.
• Lorsqu'une soumission d'équipe est supprimée et qu'il n'y a pas d'autre valeur de soumission, la valeur récapitulative des soumissions de l'utilisateur s'affichera si elle est disponible.
• Lorsqu'une soumission d'utilisateur est supprimée alors qu'il n'y a pas d'autre valeur de soumission, aucune soumission ne s'affichera.

Pour supprimer une prévision :

1. Depuis votre compte HubSpot, accédez à Vente > Prévisions.
2. Dans la colonne Soumission de prévision, cliquez sur Mettre à jour à côté de l'utilisateur ou de l'équipe pour qui vous souhaitez supprimer une prévision personnalisée.
3. Dans le panneau de droite, accédez à la prévision que vous souhaitez supprimer :
   • Si la prévision se situe dans la période en cours, accédez à la soumission en bas du panneau.
   • Si la prévision concerne une période passée, cliquez sur l'onglet Historique. Cliquez sur le bouton <, > pour modifier la période. Ensuite, accédez à la soumission au bas du panneau.
4. Cliquez sur Supprimer delete à côté de la soumission que vous souhaitez supprimer. Dans la boîte de dialogue, cliquez sur Supprimer la prévision.