Utiliser l'outil Prévisions

En tant que responsable, vous pouvez utiliser l'outil Prévisions pour suivre l'évolution de votre équipe quant à ses objectifs. Par défaut, l'outil de prévision utilise les phases de transaction pour prévoir les recettes en fonction de leur probabilité de clôture. Si vous créez des catégories de prévisions , les offres peuvent également être regroupées en catégories. Ainsi, vous et votre équipe pouvez ajuster vos prévisions selon vos connaissances sur les transactions, sans vous perdre dans votre processus de vente. L'outil Prévisions s'avère utile dans le cadre de réunions individuelles avec vos représentants et afin d'identifier les axes à privilégier pour répondre à leurs objectifs mensuels et trimestriels.

Avant de partir, assurez-vous que votre utilisateur dispose de Forecast permissions Attribuées. Puis, attribuez des objectifs de chiffre d'affaires à votre équipe et définissez des catégories de prévision si vous souhaitez en utiliser. Une fois la configuration mise en place, vous pouvez consulter les rapports sur les revenus des utilisateurs de votre compte qui se sont vu attribuer Sales Hub ou Service Hub Professional ou Entreprise places payées.

Lorsque vous désactivez un utilisateur mais conservez ses licences utilisateur Sales Hub ou Service Hub Pro ou Entreprise, ses données de vente historiques resteront dans l'outil de prévision. Vous disposez ainsi d'une image complète et précise de l'historique des ventes, ce qui vous permet de faire des prévisions éclairées pour la période en cours et les périodes à venir.

Veuillez noter : si vous êtes un Super Admin, apprenez comment faire participer votre compte à la version bêta.

Définir une devise

Chaque utilisateur de votre compte peut définir sa devise préférée dans l'outil de prévision. Une fois ce paramètre défini, vous pouvez consulter les données prévisionnelles et soumettre des prévisions manuelles dans la devise de votre choix. N'oubliez pas :

• Les conversions de devise sont effectuées automatiquement en fonction des taux de change sur votre compte.
• Les transactions et les objectifs ouverts utilisent le taux de change le plus récent. Les contrats gagnés fermés utilisent les taux de change en vigueur au moment où le contrat a été conclu, afin de conserver l'exactitude des données historiques.
• Les prévisions transmises manuellement conservent le taux de change en vigueur au moment de la transmission.

Pour définir votre devise :

• Depuis votre compte HubSpot, accédez à Reporting > Prévisions.
• Dans l'angle supérieur droit, cliquez sur Définir la devise.
• Cliquez sur le menu déroulant Devise préférée et sélectionnez une devise.
• Cliquez sur Enregistrer.

Soumettre une prévision

Vous pouvez soumettre une prévision personnalisée pour le mois ou le trimestre afin de fournir à vos parties prenantes une estimation du montant que vous pensez conclure durant cette période. Vous pouvez soumettre une prévision dans l'outil Prévisions ou à partir de la vue Prévisions par défaut sur votre page d'index des transactions.

• Depuis votre compte HubSpot, accédez à Reporting > Prévisions.
• Dans la colonne Soumission de prévision, cliquez sur l'icône Crayon edit à côté de l'utilisateur ou de l'équipe pour laquelle vous souhaitez soumettre une prévision personnalisée.
• Dans le panneau de droite, sélectionnez le pipeline et la période de prévision. La période que vous sélectionnez doit correspondre à votre période de prévision (par exemple, sélectionnez un mois spécifique si votre période de prévision est mensuelle).
• Saisissez un montant (dans la devise principale de votre entreprise) dans le champ Montant prévisionnel .
• Pour suivre votre historique des soumissions de prévisions, cliquez sur Afficher l'historique pour développer la section.
• Pour consulter l'historique des soumissions de prévisions passées, accédez à l'onglet Historique. Cliquez sur le bouton <, > pour modifier la période. Vous pouvez consulter l'historique jusqu'à un an auparavant.
• Cliquez sur Afficher les soumissions au fil du temps pour afficher l'historique des soumissions de prévisions dans l'analytics des ventes.
  
  
• Lorsque vous êtes prêt à soumettre votre prévision, cliquez sur Soumettre la prévision.
• Pour obtenir des rapports supplémentaires sur les analytics des ventes, vous pouvez utiliser les rapports dans vos outils d'analytics des ventes. Pour accéder aux rapports d'analytics des ventes, cliquez sur Accéder aux analytics des ventes.

Vous pouvez également accéder à l'outil de prévision à partir de la page d'index des offres . Pour chaque utilisateur Attribué à Sales Hub Professional ou Entreprise et Forecast permissions, cette vue affiche les transactions attribuées à l'utilisateur et les propriétés des transactions.

• Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Transactions.
• Dans la vue Tableau, cliquez sur l'onglet Prévisions. Si l'onglet Prévisions ne s'affiche pas, cliquez sur + Ajouter une vue, puis sélectionnez Prévisions dans le menu déroulant.
• En haut à droite, cliquez sur Aller à Prévision.

• Vous serez redirigé vers l'outil de prévision où vous pourrez soumettre une prévision.

Remarque : si clone la vue Forecast, la fonctionnalité Go to Forecast ne sera pas disponible dans la vue clonée.

Consulter une prévision sur votre bureau

• Depuis votre compte HubSpot, accédez à Reporting > Prévisions.
• Pour vérifier vos prévisions par phase de transaction, cliquez sur l'onglet phase de transaction.
• Pour consulter vos prévisions selon la catégorie, cliquez sur l'onglet Catégorie de prévision.
• Utilisez les menus déroulants situés en haut pour filtrer par pipeline ou par date de fermeture.
• Pour consulter vos prévisions selon l'équipe, cliquez sur le nom de l'équipe.

Remarque : si vos Prévisions autorisations d'affichage sont réglées sur Équipe uniquement, vous pourrez uniquement afficher vos propres objectifs et prévisions dans les prévisions de l'équipe, et non ceux de vos coéquipiers. 

Les utilisateurs disposant de licences Sales Hub Pro ou Entreprise attribuées apparaîtront dans l'outil Prévisions. En haut à gauche, vous pouvez rechercher un utilisateur qui n'est pas affecté à une équipe.

Dans le tableau d'équipe en haut, vous pouvez analyser les éléments suivants pour les utilisateurs affectés à une équipe :

• Objectif: le objectif de revenus.
• Fermé gagné : la somme des montants de toutes les transactions à la phase Fermé gagné.
• Écart : la différence entre l'objectif et les transactions à la phase Fermé gagné.
• Forecast Submission: la somme des soumissions de prévisions pour votre équipe. S'il n'y a pas de soumissions d'équipe, la somme des soumissions de prévisions pour les utilisateurs est utilisée. 

Dans le tableau des pipelines en haut, vous pouvez analyser les éléments suivants :

• Pipeline ouvert : la somme des montants de toutes les transactions ouvertes auxquelles vous avez accès pour la période sélectionnée.
• Couverture de pipeline ouvert : le pipeline ouvert divisé par l'écart par rapport à l'objectif.

• • Atteinte des objectifs : le chiffre d'affaires selon l'objectif de chiffre d'affaires de l'utilisateur.
  • Pipeline pondéréou Pipeline total : le montant de toutes les transactions prévues pour la période donnée.
    • Si vos paramètres de montant de transaction estimé sont définis sur Montant pondéré, le montant pondéré sera affiché.
    • Si vos paramètres de montant de transaction estimé sont définis sur Montant total, le montant total sera affiché. 
  • Catégories de prévision : suivez le montant de transaction prévu dans chaque catégorie de prévision.
  • Soumission de prévision : une estimation du montant qui sera conclu dans une période donnée.

• Pour analyser davantage une prévision d'un utilisateur spécifique, cliquez sur son nom.

• Vous pouvez consulter les transactions attribuées à l'utilisateur. Vous pouvez déterminer la position de chaque transaction dans le pipeline et identifier les transactions qui ont besoin d'attention de la part de votre représentant commercial pour leur conclusion.
  • Utilisez les onglets situés en haut pour filtrer par phase de transaction ou catégorie de prévision. Utilisez les menus déroulants situés en haut pour filtrer par pipeline ou par date de fermeture.
    • Un point vert ou rouge sous une phase de transaction indique que l'échéance de cette phase a été avancée ou reculée dans la plage de dates sélectionnée via le menu déroulant Date de fermeture, si la transaction a été créée avant la plage de dates.
    • Un caret vert ou rouge sous un montant de transaction pondéré indique que ce montant a augmenté ou diminué dans la plage de dates sélectionnée via la liste déroulante Date de fermeture, si la transaction a été créée avant la plage de dates.

• • Pour ouvrir la fiche d'informations de transaction, cliquez sur le nom de la transaction.
  • Pour modifier les colonnes qui apparaissent, cliquez sur Modifier les colonnes dans l'angle supérieur droit. Sélectionnez ou désélectionnez les cases à cocher à côté des propriétés à afficher, puis cliquez sur Enregistrer.
  • Pour saisir les prochaines étapes à suivre par l'utilisateur afin de passer la transaction à la phase suivante, saisissez des notes dans le champ Étape suivante. Le texte que vous saisissez remplira la propriété Next step sur la fiche de la transaction. Cliquez sur Enregistrer.

• Pour revenir à vos prévisions, cliquez sur Retour aux prévisions dans l'angle supérieur gauche.

Consulter une prévision sur l'application mobile de HubSpot

Vous pouvez consulter la progression des prévisions sur l'application mobile de HubSpot.

• Ouvrez l'application mobile HubSpot .
• Sous Progression de la prévision, vous pouvez consulter les prévisions récentes pour les pipelines sélectionnés. Pour afficher ces prévisions, appuyez sur Aller à Prévision. Vous pouvez également accéder aux prévisions en appuyant sur Menu dans le menu de navigation inférieur, puis en sélectionnant Prévisions dans la barre latérale de gauche.
• Vous pouvez filtrer la vue de vos prévisions en sélectionnant les menus déroulants Pipeline ou Période.
• Appuyez sur un utilisateur ou une équipe pour afficher la progression de ses prévisions.

• Affichez et filtrez les transactions associées à la prévision en sélectionnant le menu déroulant Catégorie estimée et en sélectionnant les cases à cocher situées à côté des noms de catégorie selon lesquels vous souhaitez filtrer.
• Pour afficher une transaction associée à la prévision, appuyez sur le nom de la transaction. L'écran de la transaction s'affiche et vous pouvez y ajouter des notes, créer des tâches et consigner une activité. Découvrez comment créer et naviguer dans les applications sur l'application HubSpot mobile.