Utiliser l'outil Prévisions

En tant que responsable, vous pouvez utiliser l'outil Prévisions pour suivre l'évolution de votre équipe quant à ses objectifs. Par défaut, l'outil Prévisions utilise les phases de transaction pour prédire le chiffre d'affaires selon la probabilité de conclusion. Si vous configurez des catégories de prévision, les transactions peuvent également être regroupées en catégories. Ainsi, vous et votre équipe pouvez ajuster vos prévisions selon vos connaissances sur les transactions, sans vous perdre dans votre processus de vente. L'outil Prévisions s'avère utile dans le cadre de réunions individuelles avec vos représentants et afin d'identifier les axes à privilégier pour répondre à leurs objectifs mensuels et trimestriels.

Avant de commencer, vérifiez que votre utilisateur dispose des autorisations Prévisions. Puis, attribuez des objectifs de chiffre d'affaires à votre équipe et définissez des catégories de prévision si vous souhaitez en utiliser. Ensuite, vous pourrez consulter des rapports de chiffre d'affaires pour les utilisateurs dans votre compte disposant de licences payantes Sales Hub ou Service Hub Pro ou Entreprise attribuées.

Soumettre une prévision

• Dans votre compte HubSpot, accédez à Vente > Prévisions.
• Dans la colonne Soumission de prévision, cliquez sur l'icône Crayon edit à côté de l'utilisateur ou de l'équipe pour laquelle vous souhaitez soumettre une prévision personnalisée.
• Dans le panneau de droite, sélectionnez le Pipeline et la Période de prévision. La période que vous sélectionnez doit correspondre à votre période de prévision (par exemple, sélectionnez un mois spécifique si votre période de prévision est mensuelle).
• Saisissez un montant dans le champ Montant estimé.
• Pour suivre votre historique des soumissions de prévisions, cliquez sur Afficher l'historique pour développer la section.
• Pour consulter l'historique des soumissions de prévisions passées, accédez à l'onglet Historique. Cliquez sur le bouton <, > pour modifier la période. Vous pouvez consulter l'historique jusqu'à un an auparavant.
• Cliquez sur Afficher les soumissions au fil du temps pour afficher l'historique des soumissions de prévisions dans l'analytics des ventes.
  
  
• Lorsque vous êtes prêt à soumettre votre prévision, cliquez sur Soumettre la prévision.
• Pour obtenir des rapports supplémentaires sur les analytics des ventes, vous pouvez utiliser les rapports dans vos outils d'analytics des ventes. Pour accéder aux rapports d'analytics des ventes, cliquez sur Accéder aux analytics des ventes.

Vous pouvez également soumettre ou modifier une prévision dans la vue Prévisions par défaut de la page d'index des transactions. Pour chaque utilisateur doté d'une licence Sales Hub Pro ou Entreprise et d'autorisations de prévision, cette vue affiche les transactions attribuées à l'utilisateur et les propriétés des transactions pertinentes.

• Depuis votre compte HubSpot, accédez à Ventes > Transactions.
• Dans la vue Tableau, cliquez sur l'onglet Prévisions. Si l'onglet Prévisions ne s'affiche pas, cliquez sur + Ajouter une vue, puis sélectionnez Prévisions dans le menu déroulant.
• Cliquez sur Soumettre la prévision edit.

• Dans le panneau de droite, saisissez les détails de votre prévision, puis cliquez sur [Soumettre/Mettre à jour] la prévision.

Remarque : Si vous clonez la vue Prévisions, la fonctionnalité Soumettre la prévision ne sera pas disponible dans la vue clonée.

Consulter une prévision sur votre bureau

• Dans votre compte HubSpot, accédez à Vente > Prévisions.
• Pour consulter vos prévisions selon la phase de transaction, cliquez sur l'onglet Phase de la transaction.
• Pour consulter vos prévisions selon la catégorie, cliquez sur l'onglet Catégorie de prévision.
• Utilisez les menus déroulants situés en haut pour filtrer par pipeline ou par date de fermeture.
  
• Pour consulter vos prévisions selon l'équipe, cliquez sur le nom de l'équipe.

Remarque : Si vos autorisations Prévisions sont définies sur Équipe uniquement, vous pourrez uniquement consulter vos propres objectifs et prévisions dans les prévisions d'équipe, et pas ceux de vos collègues. 

• Objectif : l'objectif de chiffre d'affaires.
• Fermé gagné : la somme des montants de toutes les transactions à la phase Fermé gagné.
• Écart : la différence entre l'objectif et les transactions à la phase Fermé gagné.
• Soumission de prévision : la somme des soumissions de prévisions pour votre équipe.

Dans le tableau des pipelines en haut, vous pouvez analyser les éléments suivants :

• Valeur du pipeline : la somme des montants de toutes les transactions ouvertes auxquelles vous avez accès pour la période sélectionnée.
• Couverture de pipeline : la valeur du pipeline divisée par l'objectif.

• • Atteinte des objectifs : le chiffre d'affaires selon l'objectif de chiffre d'affaires de l'utilisateur.
  • Total : le montant de toutes les transactions prévues pour la période donnée. Dessous, le ratio de couverture de pipeline correspond au montant prévu divisé par l'objectif de l'utilisateur.
  • Catégories de prévision : suivez le montant de transaction prévu dans chaque catégorie de prévision.
  • Soumission de prévision : une estimation du montant qui sera conclu dans une période donnée.
• Pour analyser davantage une prévision d'un utilisateur spécifique, cliquez sur son nom.

• Vous pouvez consulter les transactions attribuées à l'utilisateur. Vous pouvez déterminer la position de chaque transaction dans le pipeline et identifier les transactions qui ont besoin d'attention de la part de votre représentant commercial pour leur conclusion.
  • Utilisez les onglets situés en haut pour filtrer par phase de transaction ou catégorie de prévision. Utilisez les menus déroulants situés en haut pour filtrer par pipeline ou par date de fermeture.
    • Un point vert ou rouge sous une phase de transaction indique que l'échéance de cette phase a été avancée ou reculée dans la plage de dates sélectionnée via le menu déroulant Date de fermeture, si la transaction a été créée avant la plage de dates.
    • Un caret vert ou rouge sous un montant de transaction pondéré indique que ce montant a augmenté ou diminué dans la plage de dates sélectionnée via la liste déroulante Date de fermeture, si la transaction a été créée avant la plage de dates.

• • Pour ouvrir la fiche d'informations de transaction, cliquez sur le nom de la transaction.
  • Pour modifier les colonnes qui apparaissent, cliquez sur Modifier les colonnes dans l'angle supérieur droit. Sélectionnez ou désélectionnez les cases à cocher à côté des propriétés à afficher, puis cliquez sur Enregistrer.
  • Pour saisir les prochaines étapes à suivre par l'utilisateur afin de passer la transaction à la phase suivante, saisissez des notes dans le champ Étape suivante. Le texte saisi ici est renseigné pour la propriété Étape suivante de la fiche d'informations de la transaction. Cliquez sur Enregistrer.

• Pour revenir à vos prévisions, cliquez sur Retour aux prévisions dans l'angle supérieur gauche.

Consulter une prévision sur l'application mobile de HubSpot

Vous pouvez consulter la progression des prévisions sur l'application mobile de HubSpot.

• Ouvrez l'application mobile de HubSpot.
• Sous Progression de la prévision, vous pouvez consulter les prévisions récentes pour les pipelines sélectionnés. Pour afficher ces prévisions, appuyez sur Aller à Prévision. Vous pouvez également accéder aux prévisions en appuyant sur Menu dans le menu de navigation inférieur, puis en sélectionnant Prévisions dans la barre latérale de gauche.
• Vous pouvez filtrer la vue de vos prévisions en sélectionnant les menus déroulants Pipeline ou Période.
• Appuyez sur un utilisateur ou une équipe pour afficher la progression de ses prévisions.

• Vous pouvez soumettre une prévision en appuyant sur l'icône Crayon edit en haut de l'écran.
  • Utilisez les menus déroulants Pipeline et Période pour sélectionner le pipeline et la période de votre soumission de prévision.
  • Saisissez le montant des prévisions.
  • Saisissez vos notes éventuelles concernant la soumission de prévision.
  • Consultez votre historique de soumission.
  • Appuyez sur Soumettre.

• Affichez et filtrez les transactions associées à la prévision en sélectionnant le menu déroulant Catégorie estimée et en sélectionnant les cases à cocher situées à côté des noms de catégorie selon lesquels vous souhaitez filtrer.
• Pour afficher une transaction associée à la prévision, appuyez sur le nom de la transaction. L'écran de la transaction s'affiche et vous pouvez y ajouter des notes, créer des tâches et consigner une activité. Découvrez comment créer et parcourir des transactions sur l'application mobile de HubSpot.