Usar la herramienta de previsión.

Como mánager, puedes usar la herramienta de previsión para hacer seguimiento al progreso de tu equipo hacia sus metas. De forma predeterminada, la herramienta de previsión utiliza las etapas del negocio para prever los ingresos en función de la probabilidad de cerrar un negocio. Si configura categorías de previsión, los negocios también pueden agruparse en categorías. Esto les permite a ti y tu equipo ajustar tu previsión según tu conocimiento de los negocios, sin perder el camino en el que estás en tu proceso de ventas. La herramienta de previsión es útil para utilizarla durante las reuniones individuales con los representantes a fin de identificar dónde deben centrar sus iniciativas para alcanzar sus metas mensuales o trimestrales.

Si desactiva a un usuario pero mantiene sus licencias de Sales Hub Pro,Service Hub Pro o Service Hub Enterprise , sus datos históricos de ventas permanecerán en la herramienta de previsión. De este modo, dispondrás de una visión completa y precisa de las ventas históricas que te permitirá realizar previsiones bien fundadas para el período actual y períodos futuros.

Antes de empezar

• Asegúrese de que su usuario tiene asignados permisos dePrevisión .
• A continuación, asigne metas de ingresos previsibles a su equipo y configure las categorías de previsión si desea utilizarlas.
• Una vez configurado, puede ver los informes de ingresos de los usuarios de su cuenta que tengan asignadas licencias de Sales Hub o Service Hub Pro o Enterprise.

Establecer una divisa

Cada usuario de tu cuenta puede establecer su divisa preferida en la herramienta de previsiones. Una vez ajustada la divisa preferida, podrá ver los datos de las previsiones y enviar previsiones manuales en la divisa que prefiera. Ten en cuenta:

• Las conversiones de divisas se realizan automáticamente según sea necesario, de acuerdo con las tasas de cambio de su cuenta.
• Los negocios y metas abiertos utilizan la tasa de cambio actual. Los negocios con cierre ganado utilizan los tipos de cambio vigentes cuando se cerró el negocio para mantener la precisión histórica.
• Las previsiones presentadas manualmente mantienen el tipo de cambio en el momento del envío.

Para establecer tu divisa:

1. En tu cuenta de HubSpot, ve a Ventas > Previsión.
2. En la parte superior derecha, haz clic en Establecer divisa.
3. Haga clic en el menú desplegable Divisa preferida y seleccione una divisa.
4. Haz clic en Guardar.

Crear una previsión para ver múltiples resultados(Sales Hub Pro o Enterprise)

Puedes enviar una previsión para ver múltiples resultados para tu equipo que miden los ingresos previsibles utilizando:

• Propiedad de HubSpot o propiedad personalizada de fecha de negocio.
• Una propiedad de cantidad del negocio propia de HubSpot o personalizada que está marcada como un tipo de campo de divisa.

Más información sobre la creación de una previsión para ver múltiples resultados.

Configurar recordatorios de envío de previsiones

Si eres Superadministrador, puedes configurar notificaciones de recordatorio para tus representantes.

Para ajustar los recordatorios programados de envío de previsiones:

1. En tu cuenta de HubSpot, ve a Ventas > Previsión.
2. En la parte superior derecha, haga clic en Acciones y, a continuación, seleccione Establecer calendario de presentación.
3. En el panel derecho, configure lo siguiente:
   • Seleccione la casilla de verificación Establecer un calendario de envío de previsiones .
   • En la sección Fecha de inicio de la programación de envíos , haga clic en el selector de fechas y seleccione una fecha.
   • Haga clic en el menú desplegable Plazo y seleccione un valor.
   • Haga clic en el menú desplegable Repeticiones y seleccione un valor.
   • Haga clic en el menú desplegable Asignado a y seleccione equipos. El horario se aplica a todos los equipos seleccionados, pero sólo los usuarios con permisos deedición de previsiones recibirán una notificación por correo electrónico y un mensaje emergente si se activa un recordatorio.
   • Haga clic en el menú desplegable Recordatorio y seleccione un valor.
   • Haz clic en Guardar.

Nota: los usuarios pueden configurar preferencias de notificación adicionales, como Slack, seleccionándolas en la sección de notificación deNegocios. Los superadministradores pueden realizar asignaciones masivas utilizando un perfil de notificación.

Para editar o borrar los recordatorios de previsión programados:

1. En tu cuenta de HubSpot, ve a Ventas > Previsión.
2. En la parte superior derecha, haga clic en Acciones y, a continuación, seleccione Editar calendario de envío.
3. En el panel derecho, revise y haga cambios.
   • Desactive la casilla de verificación Establecer un calendario de envío de previsiones para eliminar el calendario.
   • Cuando hayas terminado, haz clic en Guardar.

Enviar una previsión

Puedes enviar una previsión personalizada para el mes o el trimestre para dar a tus partes interesadas una estimación de cuánto crees que cerrarás durante ese tiempo. Si estás enviando una previsión para un usuario, puedes considerar los negocios que deseas incluir en el envío.

Puedes enviar una previsión dentro de la herramienta de previsión o desde la vista de Previsión predeterminada en tu página de índice de negocios.

Para enviar desde la herramienta de previsión:

1. En tu cuenta de HubSpot, ve a Ventas > Previsión.
2. En la columna Envío de previsiones , haga clic en Enviar.
3. En el panel de la derecha, selecciona el Pipeline y el Período de previsión. El periodo de tiempo que seleccione debe coincidir con su periodo de previsión (por ejemplo, seleccione un mes concreto si su periodo de previsión está ajustado a mensual).
4. Introducir una cantidad (en la divisa principal de su empresa) en el campo Importe de la previsión .
   • Si está enviando una previsión para un usuario, en la tabla Negocios , puede seleccionar las casillas de verificación de la columna Añadir a previsión .
   • El campo Importe de la previsión mostrará automáticamente la suma de las cantidades del negocio.
5. Introduce una nota.
6. En la sección Envíos puedes ver los envíos anteriores y los negocios asociados a ellos.
7. Para ver el historial de envíos de previsiones anteriores, haz clic en Ver historial o ve a la pestaña Historial.
   • Haz clic en el botón <, > para cambiar el periodo de tiempo. Puedes consultar hasta un año anterior.
   • Haga clic en Ver envíos a lo largo del tiempo para ver el historial de envíos de previsiones en Análisis de ventas.

8. 

   Cuando estés listo para enviar tu previsión, haz clic en Enviar previsión.
9. Para obtener informes de análisis de ventas adicionales, puede utilizar los informes de sus herramientas de análisis de ventas. Para acceder a los informes de analíticas de ventas, en la parte superior derecha, haz clic en Ir a Analíticas de ventas.

También puede acceder a la herramienta de previsión desde la página de índice de negocios. Para cada usuario con una licencia de Sales Hub Pro o Enterprise asignada y permisos dePronóstico, esta vista muestra los negocios asignados al usuario y las propiedades de negocio relevantes.

1. En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Negocios.
2. En la parte superior derecha, haga clic en Acciones y, a continuación, seleccione Ir a previsión. Se le redireccionará a la herramienta de previsiones, donde podrá enviar una previsión.

Revisar una previsión en tu escritorio

1. En tu cuenta de HubSpot, ve a Ventas > Previsión.
2. Para revisar su previsión por etapa del negocio, haga clic en la pestaña Etapa del negocio .
3. Para revisar tu previsión por categoría, haz clic en la pestaña Categoría de previsión.
4. Usa los menús desplegables en la parte superior para filtrar por pipeline, o fecha de cierre.
5. Para revisar su previsión por equipo, haga clic en el nombre del equipo.

Nota: si tus permisos de vista deprevisiones están ajustados a Sólo equipo, sólo podrás ver tus propias metas y previsiones en la previsión del equipo, no las de tus compañeros.

Los usuarios con licencias de Sales Hub Pro o Enterprise asignadas aparecerán en la herramienta de previsión. En la parte superior izquierda, puede buscar usuarios que no estén asignados a un equipo.

En la tabla Equipo de la parte superior, puede analizar lo siguiente para los usuarios asignados a un equipo:

• Meta: la meta de ingresos previsibles.

Nota: la herramienta de previsión sólo puede mostrar las metas asociadas a uno o todos los pipelines.

• Cierre ganado: suma de las cantidades de todos los negocios con la etapa del negocio cerrada.
• Gap: diferencia entre la cantidad de la meta y la cantidad del Cierre ganado .
• Envío de previsiones: suma de los envíos de previsiones de su equipo. Si no hay envíos de equipos, se utiliza la suma de los envíos de previsiones de los usuarios.

En la tabla Pipeline de la parte superior, puede analizar lo siguiente:

• Pipeline abierto: la suma de las cantidades de todos los negocios abiertos a los que tiene acceso para el periodo de tiempo seleccionado.
• Cobertura de pipeline abierto: el valor de pipeline abierto dividido por la distancia a la meta.

Junto al nombre de cada usuario, puede analizar lo siguiente:

• Logro de objetivos: los ingresos cerrados relevantes para el objetivo de ingresos del usuario.
• Weighted pipeline o Total pipeline: la cantidad de todos los negocios previstos para el periodo de tiempo.
  • Si el ajuste dela cantidad del negocio previsto es Cantidad ponderada, se mostrará el pipeline ponderado .
  • Si el ajustedel valor del negocio previsto es la cantidad total, se mostrará el pipeline total . 
• Categorías de la previsión: monitoriza la cantidad prevista del negocio en cada categoría de previsión.
• Envío de previsión: una estimación de cuánto se cerrará en un período específico.

Para profundizar en la previsión de un usuario específico, haz clic en el nombre del usuario.

• Aquí puedes revisar los negocios asignados al usuario. Puedes evaluar dónde cada negocio está en el pipeline e identificar qué negocios necesitan más atención de tu representante de ventas para cerrarlos.
• Usa las pestañas en la parte superior para filtrar los negocios por etapa de negocio o categoría de previsión. Usa los menús desplegables en la parte superior para filtrar por pipeline, o fecha de cierre.
  • Un punto verde o rojo debajo de una etapa del negocio indica que la etapa avanzó o retrocedió dentro del intervalo de fechas seleccionado en el menú desplegable Fecha de cierre si el negocio se creó antes del intervalo de fechas.
  • Un signo de intercalación verde o rojo debajo de una cantidad ponderada del negocio indica que la cantidad aumentó o disminuyó dentro del intervalo de fechas seleccionado en el menú desplegable Fecha de cierre si el negocio se creó antes del intervalo de fechas.
• Para abrir el registro del negocio, haga clic en el nombre del negocio.
• Para editar las columnas que aparecen, haga clic en Editar columnas en la parte superior derecha. Seleccione o desactive las casillas de verificación situadas junto a las propiedades para mostrarlas y, a continuación, haga clic en Guardar.
• Para introducir los próximos pasos que, el usuario debería realizar para llevar el negocio a la siguiente etapa, ingresa notas en el campo Próximo paso. El texto que introduzca rellenará la propiedadSiguiente paso en el registro del negocio. Haz clic en Guardar.
• Para volver a tu previsión, haz clic en Volver a la previsión en la parte superior izquierda.

Revisar una previsión en la aplicación móvil de HubSpot

Puedes revisar el progreso de las previsiones en la aplicación móvil de HubSpot.

1. Abre la aplicación móvil de HubSpot.
2. En la parte superior izquierda, pulse el icono de la barra lateral abierta y, a continuación, pulse Previsión.
3. Puede filtrar la vista de previsiones haciendo selecciones en los menús desplegables Pipeline o Periodo de tiempo .
4. Toca sobre un usuario o equipo para ver el progreso de su previsión.

5. Puedes enviar una previsión pulsando el edit icono de edición en la parte superior de la pantalla.
   • Seleccione los menús desplegables Pipeline y Period para seleccionar el pipeline y el periodo de tiempo de su envío de previsiones.
   • Introducir la cantidad prevista.
   • Introducir notas para el envío de previsiones.
   • Consulte su historial de envíos.
   • Pulse Enviar.

6. Para ver y filtrar los negocios asociados a la previsión, seleccione el menú desplegable Categoría de previsión y marque las casillas de verificación situadas junto a los nombres de las categorías por las que desea filtrar.
7. Para ver un negocio asociado a la previsión, toca el nombre del negocio. Aparecerá la pantalla de negocios, donde podrás agregar notas, crear tareas y registrar la actividad. Aprende a crear y navegar por negocios en la aplicación móvil de HubSpot.

Exportar datos de previsión

Puede exportar datos de previsión desde la suite de analíticas:

1. En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Informes > Informes.
2. En la barra lateral izquierda, haga clic en la flecha situada junto a Ventas.
3. En la barra lateral izquierda, haga clic en la flecha situada junto a Previsión de ingresos & .
4. Haga clic en el informe que desee exportar (por ejemplo, la categoría Previsión).
5. En la parte superior derecha, haga clic en Acciones y, a continuación, seleccione Exportar datos no resumidos.
6. Introducir un nombre para la exportación en el cuadro de diálogo.
7. Haga clic en el menú desplegable Formato de archivo y seleccione un formato de archivo.
8. Haz clic en Exportar. Una vez que se procese la exportación, recibirás un enlace de descarga a través de correo electrónico y en tu centro de notificaciones.

Eliminar una previsión

Si eres superadministrador, puedes eliminar una previsión de un usuario o equipo. Cuando elimines un envío, ocurrirá lo siguiente:

• Cuando se elimina un envío del período actual, se mostrará el siguiente envío más reciente del período, si está disponible.
• Cuando se elimina un envío de un equipo en el que no hay ningún otro valor de envío, se mostrará el valor de rollup de los envíos del usuario si está disponible.
• Cuando se elimina un envío de un usuario en el que no hay ningún otro valor de envío, no se mostrará ningún envío.

Para eliminar una previsión:

1. En tu cuenta de HubSpot, ve a Ventas > Previsión.
2. En la columna Envío de previsiones , haga clic en Actualizar junto al usuario o equipo para el que desea eliminar una previsión personalizada.
3. En el panel derecho, navega a la previsión que quieres eliminar:
   • Si la previsión está dentro del período actual, ve a la presentación en la parte inferior del panel.
   • Si la previsión se refiere a un período pasado, haz clic en la pestaña Historial. Haz clic en el botón <, > para cambiar el periodo de tiempo. A continuación, navegue hasta la presentación en la parte inferior del panel.
4. Haga clic en delete junto al envío que desea eliminar . En el cuadro de diálogo, haz clic en Eliminar previsión.