Utilizzare gli spazi dell'help desk

Gli spazi sono aree dedicate ai team che semplificano la gestione dei ticket, riducono il disordine e favoriscono la concentrazione dei team di assistenza. In Help Desk è possibile creare spazi e personalizzare le viste al loro interno. Questi spazi organizzano dinamicamente i ticket in base all'assegnazione automatica o manuale. Solo i ticket assegnati ai membri principali del team all'interno di uno spazio saranno visibili, assicurando che gli agenti si concentrino sulle attività pertinenti.

Postazioni richieste Per utilizzare gli spazi dell'help desk è necessario un posto di servizio assegnato.

Autorizzazioni richieste Per creare, modificare o eliminare gli spazi dell'help desk sono necessarie le autorizzazioni di Super Admin o di Accesso account.

Creare spazi nell'help desk

Nota bene:

• Gli spazi visualizzano i ticket assegnati ai membri principali del team all'interno dei team HubSpot selezionati. I ticket assegnati agli utenti che sono membri extra del team non vengono visualizzati nello spazio. Per assicurarsi che i ticket vengano visualizzati negli spazi, imparare a raggruppare gli utenti nei team di HubSpot e impostare l'instradamento nell'help desk. Se un account ha optato per la beta Support Multiple Main Teams for Full Functionality, gli spazi visualizzano i ticket di tutti i membri del team.
• È possibile creare fino a 100 spazi nell'help desk.

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nella barra laterale sinistra, spostarsi su Posta in arrivo e Help Desk. Quindi, selezionare Help Desk.
3. Nella sezione Personalizzazione dell'help desk , fare clic sulla scheda Spazi.
4. Fare clic su Crea spazio.

5. Nella pagina Panoramica, inserire il nome e ladescrizione dello spazio.

6. Selezionare il colore e l'icona dell'avatar per il proprio spazio.

7. Fare clic su Avanti: Squadre.
8. Nella pagina Squadre, fare clic sul menu a discesa Squadre e selezionare una squadra. Se un ticket è assegnato al team selezionato, apparirà nello spazio help desk. È possibile selezionare solo i team con membri principali che dispongono di una sedeService Hub.
   
   
   
9. Fare clic su Fine.

Visualizzare gli spazi nell'help desk

Una volta creato uno spazio, questo apparirà nel pannello sinistro dell'help desk. I ticket inoltrati ai team selezionati appariranno in quello spazio. Se si aggiorna il proprietario o il team assegnato al ticket, il ticket si sposterà automaticamente nello spazio associato al nuovo proprietario o team. Per saperne di più sulla modifica dei ticket nell'help desk.

1. Nel tuo account HubSpot, passa a Servizio clienti > Help desk.
2. Una volta creato uno spazio, questo apparirà nel pannello sinistro dell'help desk. Le viste predefinite Aperto, Non assegnato e Chiuso saranno aggiunte automaticamente allo spazio.
3. Per creare e aggiungere altre visualizzazioni, fare clic sull'icona add pluadadadd accanto alla sezione More .
   
   
   
4. Inserire un nome per la vista.
5. Selezionare un tipo:
   • Spazio: questa vista includerà solo i biglietti assegnati alle squadre nello spazio selezionato. Utilizzare il menu a discesa e selezionare uno spazio, quindi selezionare un' opzione di condivisione:

• • • Privato: la vista sarà visibile solo a voi.
    • Tutti nello spazio: la vista sarà visibile a tutti i membri del team dello spazio selezionato.
  • Globale: questa vista includerà tutti i ticket assegnati a qualsiasi team. Selezionare un'opzione di condivisione:
    • Privato: la vista sarà visibile solo a voi.
    • Team(s): la vista sarà visibile solo ai membri del team selezionati.
    • Tutti: la vista sarà visibile a tutti i membri dell'account.

6. Per mostrare solo i ticket appartenenti all'utente che visualizza la vista, selezionare la casella di controllo Crea una vista dinamica filtrata dal proprietario del ticket.
7. Fare clic su Avanti.
8. Selezionare e configurare le proprietà dei biglietti che si desidera filtrare.
9. Una volta terminata la personalizzazione della vista, fare clic su Crea vista.

Gestire e modificare gli spazi

È possibile mantenere gli spazi in linea con le esigenze del team di supporto monitorandoli, aggiornandoli e rimuovendoli regolarmente.

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nella barra laterale sinistra, spostarsi su Posta in arrivo e Help Desk. Quindi, selezionare Help Desk.
3. Nella sezione Personalizzazione dell'help desk , fare clic su Spazi.
4. Per modificare uno spazio, passarci sopra e fare clic su Modifica.

5. Utilizzare i campi di testo per modificare il nome e la descrizione dello spazio .
6. Selezionare il colore e l'icona dell'avatar .
7. Fare clic sul menu a discesa Squadre per selezionare o rimuovere le squadre dallo spazio.
8. Fare clic su Salva.

È inoltre possibile creare, modificare, eliminare o impostare una vista come homepage predefinita dalla pagina Personalizzazione delle viste nelle impostazioni dell'help desk. Per saperne di più sullapersonalizzazione delle viste nella barra laterale sinistra dell'help desk.

Modificare i team assegnati a un ticket

I team assegnati determinano in quali spazi dell'help desk appare il ticket. Scoprite come modificare il team assegnato a un ticket nell'help desk.

È possibile selezionare solo i team con almeno un membro del team principale che ha un posto di assistenza.

Quando la proprietà Team assegnati viene aggiornata, il Proprietario del ticket viene aggiornato in base a quanto segue:

• Se il proprietario del biglietto è ancora un membro del team principale di tutti i team selezionati, il Proprietario del biglietto rimane invariato.
• Se il proprietario del biglietto non è un membro principale dei team selezionati, la proprietà Proprietario del biglietto viene aggiornata a Nessun proprietario.
• Se il biglietto non ha un proprietario, il valore rimane Nessun proprietario.

Elimina spazi

Quando si elimina uno spazio, vengono eliminate anche le viste personalizzate create in quello spazio, ma i ticket non vengono eliminati.

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nella barra laterale sinistra, spostarsi su Posta in arrivo e Help Desk. Quindi, selezionare Help Desk.
3. Nella sezione Personalizzazione dell'help desk , fare clic su Spazi.
4. Passare il mouse sullo spazio e fare clic su Elimina.
5. Nella finestra di dialogo, fare clic su Elimina.