Utilizzare gli spazi dell'help desk

Gli spazi sono aree dedicate e basate sul lavoro di squadra che ottimizzano la gestione dei ticket, riducono la confusione e favoriscono la concentrazione dei team di assistenza. Nell’help desk è possibile creare spazi e personalizzarne le visualizzazioni. Questi spazi organizzano dinamicamente i ticket in base all’assegnazione automatica o manuale. Saranno visibili solo i ticket assegnati ai membri principali del team all’interno di uno spazio, garantendo che gli agenti si concentrino sulle attività rilevanti.

Postazioni richieste Per utilizzare gli spazi dell’help desk è necessario disporre di un posto di servizio assegnato.

Autorizzazioni richieste Per creare, modificare o eliminare gli spazi dell’help desk sono necessarie le autorizzazioni di Superamministratore o di Accesso all’account.

Creare spazi nell’help desk

Nota bene:

• Gli spazi mostrano i ticket assegnati ai membri principali dei team HubSpot selezionati. I ticket assegnati agli utenti che sono membri aggiuntivi del team non appariranno nello spazio. Per assicurarti che i ticket appaiano negli spazi, scopri come raggruppare gli utenti nei team di HubSpot e configurare l’instradamento nell’help desk. Se un account ha aderito alla versione beta “Supporto di più team principali per funzionalità complete”, gli spazi mostrano i ticket di tutti i membri del team.
• È possibile creare fino a 100 spazi nell’help desk.

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nella barra laterale sinistra, vai su Posta in arrivo e Help Desk. Quindi, seleziona Help Desk.
3. Nella sezione "Personalizzazione dell’Help Desk ", fai clic sulla scheda " Spazi".
4. Fare clic su " Crea spazio".

5. Nella pagina Panoramica, inserisci il nome ela descrizione del tuo spazio.

6. Scegli un colore per l’avatar e un’icona per il tuo spazio.

7. Fare clic su Avanti: Team.
8. Nella pagina "Team", fai clic sul menu a discesa "Team" e seleziona un team. Se un ticket viene assegnato al team selezionato, apparirà nello spazio dell'help desk. È possibile selezionare solo i team i cui membri principali dispongono di una licenzaService Hub.
   
   
   
9. Fai clic su " Fatto".

Visualizza gli spazi nell’help desk

Una volta creato uno spazio, questo apparirà nel pannello di sinistra dell’help desk. I ticket indirizzati ai team selezionati appariranno in quello spazio. Se aggiorni il responsabile o il team assegnato al ticket, il ticket verrà automaticamente spostato nello spazio associato al nuovo responsabile o team. Scopri di più sulla modifica dei ticket nell’help desk.

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic su Altro, quindi vai a Servizio > Help desk. Se Altro non compare nel tuo account, vai direttamente a Servizio > Help desk.
2. Una volta creato uno spazio, questo apparirà nel pannello di sinistra dell’help desk. Le viste predefinite “Aperti”, “Non assegnati” e “Chiusi” verranno aggiunte automaticamente allo spazio.
3. Per creare e aggiungere ulteriori viste, fare clicsu « add pluadadCrcC» (Crea) accanto a “Spaces” (Spazi).
   
   
   
4. Fai clic su " Crea vista".
5. Inserisci un nome per la tua vista.
6. Seleziona un tipo:
   • Spazio: questa vista includerà solo i ticket assegnati ai team nello spazio selezionato. Utilizza il menu a tendina e seleziona uno spazio, quindi scegli un'opzione di condivisione:

• • • Privata: la vista sarà visibile solo a te.
    • Tutti nello spazio: la vista sarà visibile a tutti i membri del team dello spazio selezionato.
  • Globale: questa vista includerà tutti i ticket assegnati a qualsiasi team. Seleziona un'opzione di condivisione:
    • Privata: la vista sarà visibile solo a te.
    • Team: la vista sarà visibile solo ai membri del team selezionati.
    • Tutti: la vista sarà visibile a tutti i membri dell'account.

6. Per visualizzare solo i ticket appartenenti all'utente che sta visualizzando la vista, seleziona la casella di controllo Crea una vista dinamica filtrata per proprietario del ticket.
7. Fare clic su Avanti.
8. Seleziona e configura le proprietà dei ticket in base alle quali desideri applicare il filtro.
9. Una volta terminata la personalizzazione della vista, fare clic su Crea vista.

Gestisci e modifica gli spazi

Puoi mantenere gli spazi in linea con le esigenze del team di assistenza monitorandoli, aggiornandoli e rimuovendoli regolarmente.

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nella barra laterale sinistra, vai su Posta in arrivo e Help Desk. Quindi, seleziona Help Desk.
3. Nella sezione "Personalizzazione dell'Help Desk ", fare clic su " Spazi".
4. Per modificare uno spazio, passa il mouse su di esso e clicca su Modifica.

5. Utilizza i campi di testo per modificare il nome e la descrizione dello spazio .
6. Scegli il colore dell'avatar e l'icona.
7. Fai clic sul menu a tendina "Team " per selezionare o rimuovere i team dallo spazio.
8. Fai clic su " Salva" .

Puoi anche creare, modificare, eliminare o impostare una vista come pagina iniziale predefinita dalla pagina " Personalizzazione delle viste"nelle impostazioni dell'help desk. Scopri di più sullapersonalizzazione delle viste nella barra laterale sinistra dell'help desk.

Modifica i team assegnati a un ticket

I team assegnati determinano in quali spazi dell’help desk viene visualizzato il ticket. Scopri come modificare il team assegnato a un ticket nell’help desk.

È possibile selezionare solo i team che dispongono di almeno un membro principale in possesso di un Service Seat.

Quando la proprietà " Team assegnati " viene aggiornata, il proprietario del ticket viene aggiornato in base a quanto segue:

• Se il proprietario del ticket è ancora un membro principale di tutti i team selezionati, il proprietario del ticket rimane invariato.
• Se il proprietario del ticket non è un membro principale delle squadre selezionate, la proprietà " Proprietario del ticket " viene aggiornata a "Nessun proprietario".
• Se il ticket non ha un proprietario, il valore rimane "Nessun proprietario".

Elimina spazi

Quando si elimina uno spazio, verranno eliminate anche le viste personalizzate create in quello spazio, ma i ticket non verranno eliminati.

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nella barra laterale sinistra, vai su Posta in arrivo e Help Desk. Quindi, seleziona Help Desk.
3. Nella sezione "Personalizzazione dell'Help Desk ", fare clic su " Spazi".
4. Passa con il mouse sullo spazio e fai clic su Elimina.
5. Nella finestra di dialogo, fare clic su " Elimina".