Utilizzare gli spazi dell'help desk

Gli spazi sono aree dedicate e basate sul lavoro di squadra che ottimizzano la gestione dei ticket, riducono la confusione e favoriscono la concentrazione dei team di assistenza. Nell’help desk è possibile creare spazi e personalizzarne le visualizzazioni. Questi spazi organizzano dinamicamente i ticket in base all’assegnazione automatica o manuale. Saranno visibili solo i ticket assegnati ai membri principali del team all’interno di uno spazio, garantendo che gli agenti si concentrino sulle attività rilevanti.

Creare spazi nell’help desk

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nella barra laterale sinistra, vai su Posta in arrivo e Help Desk. Quindi, seleziona Help Desk.
3. Nella sezione "Personalizzazione dell’Help Desk ", fai clic sulla scheda " Spazi".
4. Fare clic su " Crea spazio".

5. Nella pagina Panoramica, inserisci il nome ela descrizione del tuo spazio.

6. Scegli un colore per l’avatar e un’icona per il tuo spazio.

7. Fare clic su Avanti: Team.
8. Nella pagina "Team", fai clic sul menu a discesa "Team" e seleziona un team. Se un ticket viene assegnato al team selezionato, apparirà nello spazio dell'help desk. È possibile selezionare solo i team i cui membri principali dispongono di una licenzaService Hub.
   
   
9. Fai clic su " Fatto".

Visualizza gli spazi nell’help desk

Una volta creato uno spazio, questo apparirà nel pannello di sinistra dell’help desk. I ticket inoltrati ai team selezionati appariranno in quello spazio. Se aggiorni il responsabile o il team assegnato al ticket, il ticket verrà automaticamente spostato nello spazio associato al nuovo responsabile o team. Scopri di più sulla modifica dei ticket nell’help desk.

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic su Altro, quindi vai a Servizio > Help desk. Se Altro non compare nel tuo account, vai direttamente a Servizio > Help desk.
2. Una volta creato uno spazio, questo apparirà nel pannello di sinistra dell’help desk. Le viste predefinite “Aperti”, “Non assegnati” e “Chiusi” verranno aggiunte automaticamente allo spazio.
3. Per creare e aggiungere ulteriori viste, fai clic su« add pluadadCrcC» (Crea) accanto a «Spaces» (Spazi).
   
   
4. Fai clic su " Crea vista".
5. Inserisci un nome per la tua vista.
6. Seleziona un tipo:
   • Spazio: questa vista includerà solo i ticket assegnati ai team nello spazio selezionato. Utilizza il menu a tendina e seleziona uno spazio, quindi scegli un'opzione di condivisione:

• • • Privata: la vista sarà visibile solo a te.
    • Tutti nello spazio: la vista sarà visibile a tutti i membri del team dello spazio selezionato.
  • Globale: questa vista includerà tutti i ticket assegnati a qualsiasi team. Seleziona un'opzione di condivisione:
    • Privata: la vista sarà visibile solo a te.
    • Team: la vista sarà visibile solo ai membri del team selezionati.
    • Tutti: la vista sarà visibile a tutti i membri dell'account.

6. Per visualizzare solo i ticket appartenenti all'utente che sta visualizzando la vista, seleziona la casella di controllo Crea una vista dinamica filtrata per proprietario del ticket.
7. Fare clic su Avanti.
8. Seleziona e configura le proprietà dei ticket in base alle quali desideri applicare il filtro.
9. Una volta terminata la personalizzazione della vista, fare clic su Crea vista.

Gestisci e modifica gli spazi

Puoi mantenere gli spazi in linea con le esigenze del team di assistenza monitorandoli, aggiornandoli e rimuovendoli regolarmente.

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nella barra laterale sinistra, vai su Posta in arrivo e Help Desk. Quindi, seleziona Help Desk.
3. Nella sezione "Personalizzazione dell'Help Desk ", fare clic su " Spazi".
4. Per modificare uno spazio, passa il mouse su di esso e clicca su Modifica.

5. Utilizza i campi di testo per modificare il nome e la descrizione dello spazio .
6. Seleziona un colore per l'avatar e un'icona.
7. Fai clic sul menu a discesa "Team " per selezionare o rimuovere i team dallo spazio.
8. Fai clic su " Salva" .

Puoi anche creare, modificare, eliminare o impostare una vista come pagina iniziale predefinita dalla pagina " Personalizzazione delle viste"nelle impostazioni dell'help desk. Scopri di più sullapersonalizzazione delle viste nella barra laterale sinistra dell'help desk.

Modifica i team assegnati a un ticket

I team assegnati determinano in quali spazi dell’help desk viene visualizzato il ticket. Scopri come modificare il team assegnato a un ticket nell’help desk.

È possibile selezionare solo i team che dispongono di almeno un membro principale in possesso di un Service Seat.

Quando la proprietà " Team assegnati " viene aggiornata, il proprietario del ticket viene aggiornato in base a quanto segue:

• Se il proprietario del ticket è ancora un membro principale di tutti i team selezionati, il proprietario del ticket rimane invariato.
• Se il proprietario del ticket non è un membro principale delle squadre selezionate, la proprietà " Proprietario del ticket " viene aggiornata a "Nessun proprietario".
• Se il ticket non ha un proprietario, il valore rimane "Nessun proprietario".

Elimina spazi

Quando si elimina uno spazio, verranno eliminate anche le viste personalizzate create in quello spazio, ma i ticket non verranno eliminati.

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nella barra laterale sinistra, vai su Posta in arrivo e Help Desk. Quindi, seleziona Help Desk.
3. Nella sezione "Personalizzazione dell'Help Desk ", fare clic su " Spazi".
4. Passa con il mouse sullo spazio e fai clic su Elimina.
5. Nella finestra di dialogo, clicca su " Elimina".