Använd helpdesk-utrymmena

”Spaces” är avgränsade, teambaserade områden som effektiviserar ärendehanteringen, minskar oordningen och främjar koncentrationen hos dina supportteam. I helpdesken kan du skapa ”Spaces” och anpassa vyerna inom dem. Dessa ”Spaces” organiserar ärenden dynamiskt utifrån automatisk eller manuell tilldelning av ärenden. Endast ärenden som tilldelats de huvudsakliga teammedlemmarna inom ett utrymme kommer att vara synliga, vilket säkerställer att agenterna fokuserar på relevanta uppgifter.

Profiler krävs En tilldelad Service Seat krävs för att kunna använda helpdesk-spaces.

Behörigheter krävs Behörigheter som superadministratör eller kontoåtkomst krävs för att skapa, redigera eller ta bort helpdesk-spaces.

Skapa utrymmen i helpdesken

Observera:

• Utrymmen visar ärenden som tilldelats huvudteammedlemmar inom valda HubSpot-team. ärenden som tilldelats användare som är extra teammedlemmar visas inte i utrymmet. För att säkerställa att ärenden visas i utrymmen kan du läsa om hur du grupperar användare i HubSpot-team och ställer in vidarebefordran i helpdesken. Om ett konto har valt att delta i betaversionen av ”Stöd för flera huvudteam för full funktionalitet” visar utrymmena ärenden för alla teammedlemmar.
• Du kan skapa upp till 100 utrymmen i helpdesken.

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. I vänster sidomeny navigerar du till Inkorgen och helpdesken. Välj sedan Helpdesk.
3. I avsnittet Anpassa helpdesken klickar du på kortet Utrymmen.
4. Klicka på Skapa utrymme.

5. På sidan Översikt anger du namn ochbeskrivning för ditt utrymme.

6. Välj en avatarfärg och en ikon för ditt utrymme.

7. Klicka på Nästa: Team.
8. På sidan Team klickar du på rullgardinsmenyn Team och väljer ett team. Om en ärende tilldelas det valda teamet kommer den att visas i helpdesk-utrymmet. Endast team med huvudmedlemmar som har en Service Hub -licens kan väljas.
   
   
   
9. Klicka på Klar.

Visa utrymmen i helpdesken

När du har skapat ett utrymme visas det i den vänstra panelen i helpdesken. Ärenden som vidarebefordras till de valda teamen visas i det utrymmet. Om du uppdaterar ärendets tilldelade ägare eller team flyttas ärendet automatiskt till det utrymme som är kopplat till den nya ägaren eller det nya teamet. Läs mer om hur du redigerar ärenden i helpdesken.

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på Mer och navigerar sedan till Service > Helpdesk. Om Mer inte visas i ditt konto navigerar du direkt till Service > Helpdesk.
2. När du har skapat ett utrymme visas det i den vänstra panelen i helpdesken. Standardvyerna Öppna, Ej tilldelade och Stängda läggs automatiskt till i utrymmet.
3. För att skapa och lägga till ytterligare vyer klickar du på add pluadadCrcC Skapa bredvid Utrymmen.
   
   
   
4. Klicka på Skapa vy.
5. Ange ett namn för din vy.
6. Välj en typ:
   • Utrymme: den här vyn kommer endast att inkludera ärenden som tilldelats team i det valda utrymmet. Använd rullgardinsmenyn och välj ett utrymme, välj sedan ett delningsalternativ:

• • • Privat: vyn kommer endast att vara synlig för dig.
    • Alla i utrymmet: vyn kommer att vara synlig för alla teammedlemmar i det valda utrymmet.
  • Global: Denna vy kommer att inkludera alla ärenden som tilldelats alla team. Välj ett delningsalternativ:
    • Privat: vyn kommer endast att vara synlig för dig.
    • Team: vyn kommer endast att vara synlig för valda teammedlemmar.
    • Alla: vyn kommer att vara synlig för alla medlemmar i kontot.

6. Om du endast vill visa de ärenden som tillhör den användare som tittar på vyn markerar du kryssrutan Skapa en dynamisk vy filtrerad efter ärendeägare.
7. Klicka på Nästa.
8. Välj och konfigurera de ärendeegenskaper du vill filtrera efter.
9. När du är klar med att anpassa vyn klickar du på Skapa vy.

Hantera och redigera utrymmen

Du kan se till att utrymmena fortsätter att motsvara supportteamets behov genom att regelbundet övervaka, uppdatera och ta bort dem.

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. I vänster sidomeny navigerar du till Inkorgen och Helpdesk. Välj sedan Helpdesk.
3. I avsnittet om anpassning av Help Desk klickar du på Utrymmen.
4. För att redigera ett utrymme, håll muspekaren över det och klicka på Redigera.

5. Använd textfälten för att redigera utrymmets namn och beskrivning.
6. Välj en avatarfärg och en ikon.
7. Klicka på rullgardinsmenyn Teams för att välja eller ta bort team från utrymmet.
8. Klicka på Spara.

Du kan också skapa, redigera, ta bort eller ställa in en vy som standardhemsida från sidan Anpassa vyer i helpdesk-inställningarna. Läs mer omatt anpassa vyer i vänster sidomeny i helpdesken.

Redigera ett ärendes tilldelade team

De tilldelade teamen avgör i vilka helpdesk-utrymmen ärendet visas. Läs mer om hur du redigerar ett ärendes tilldelade team i helpdesken.

Endast team med minst en huvudmedlem som har en Service Seat kan väljas.

När egenskapen Tilldelade team uppdateras uppdateras ärendets ägare enligt följande:

• Om biljettägaren fortfarande är en huvudmedlem i alla valda lag förblir biljettägaren oförändrad.
• Om biljettägaren inte är en huvudmedlem i de valda lagen uppdateras egenskapen Biljettägare till Ingen ägare.
• Om ärendet inte har någon ägare förblir värdet ”Ingen ägare”.

Ta bort mellanslag

När du tar bort ett utrymme tas även de anpassade vyerna som skapats i det utrymmet bort, men ärendena tas inte bort.

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. I vänster sidomeny navigerar du till Inkorgen och Helpdesk. Välj sedan Helpdesk.
3. I avsnittet Helpdesk-anpassning klickar du på Utrymmen.
4. Håll muspekaren över utrymmet och klicka på Ta bort.
5. Klicka på Ta bort i dialogrutan .