Helpdeskruimtes gebruiken

Ruimtes zijn speciale, teamgebaseerde gebieden die ticketbeheer stroomlijnen, rommel verminderen en focus bevorderen voor uw supportteams. In Helpdesk kunt u ruimtes aanmaken en daarbinnen weergaven aanpassen. Deze ruimtes organiseren tickets dynamisch op basis van automatische of handmatige tickettoewijzing. Alleen tickets die zijn toegewezen aan de belangrijkste teamleden binnen een ruimte zijn zichtbaar, zodat agents zich kunnen concentreren op relevante taken.

Vereiste seats Een toegewezen Service Seat is vereist om helpdeskruimten te gebruiken.

Machtigingen vereist Superbeheerder- of accounttoegangsrechten zijn vereist om helpdeskruimten te maken, bewerken of verwijderen.

Ruimtes aanmaken in helpdesk

Let op:

• Spaces geven tickets weer die zijn toegewezen aan hoofdteamleden binnen geselecteerde HubSpot-teams. Tickets die zijn toegewezen aan gebruikers die extra teamleden zijn, worden niet weergegeven in de ruimte. Leer hoe je gebruikers groepeert in HubSpot-teams en routing instelt in Helpdesk om ervoor te zorgen dat tickets in ruimtes worden weergegeven. Als een account is aangemeld voor de bèta Support Multiple Main Teams for Full Functionality, worden tickets voor alle teamleden in ruimtes weergegeven.
• Je kunt maximaal 100 ruimtes aanmaken in Helpdesk.

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Navigeer in de linkerzijbalk naar Postvak IN & Helpdesk. Selecteer vervolgens Helpdesk.
3. Klik in het gedeelte Helpdesk aanpassen op de kaart Ruimtes.
4. Klik op Ruimte maken.

5. Voer op de pagina Overzicht de naam enbeschrijving van uw ruimte in.

6. Selecteer een avatarkleur en pictogram voor uw ruimte.

7. Klik op Volgende: Teams.
8. Klik op de pagina Teams op het vervolgkeuzemenu Teams en selecteer een team. Als er een ticket is toegewezen aan het geselecteerde team, verschijnt dit in de helpdeskruimte. Alleen teams met hoofdleden die een Service Hub-vestiging hebben kunnen worden geselecteerd.
   
   
   
9. Klik op Gereed.

Ruimtes in helpdesk weergeven

Zodra je een ruimte hebt aangemaakt, verschijnt deze in het linkerpaneel van Helpdesk. Tickets die naar de geselecteerde teams worden gerouteerd, verschijnen in die ruimte. Als je de toegewezen eigenaar of het team van het ticket bijwerkt, wordt het ticket automatisch verplaatst naar de ruimte die bij de nieuwe eigenaar of het nieuwe team hoort. Meer informatie over het bewerken van tickets in Helpdesk.

1. Ga in je HubSpot-account naar Service > Helpdesk.
2. Zodra je een ruimte hebt aangemaakt, verschijnt deze in het linkerpaneel van Helpdesk. De standaard weergaven Open, Niet toegewezen en Gesloten worden automatisch aan de ruimte toegevoegd.
3. Om extra weergaven te maken en toe te voegen, klik je op hetpictogram add pluadadtoevoegen naast de sectie Meer .
   
   
   
4. Voer een naam in voor uw weergave.
5. Selecteer een type:
   • Ruimte: deze weergave bevat alleen tickets die zijn toegewezen aan teams in de geselecteerde ruimte. Gebruik het vervolgkeuzemenu en selecteer een ruimte en vervolgens een optie voor delen:

• • • Privé: de weergave is alleen zichtbaar voor jou.
    • Iedereen in de ruimte: de weergave is zichtbaar voor alle teamleden van de geselecteerde ruimte.
  • Wereldwijd: deze weergave omvat alle tickets die zijn toegewezen aan teams. Selecteer een optie voor delen:
    • Privé: de weergave is alleen zichtbaar voor jou.
    • Team(s): de weergave is alleen zichtbaar voor geselecteerde teamleden.
    • Iedereen: de weergave is zichtbaar voor alle leden van de account.

6. Om alleen de tickets te tonen die toebehoren aan de gebruiker die de weergave bekijkt, selecteer je het selectievakje Een dynamische weergave maken gefilterd op ticketeigenaar.
7. Klik op Volgende.
8. Selecteer en configureer alle ticket eigenschappen waarop je wilt filteren.
9. Als je klaar bent met het aanpassen van je weergave, klik je op Weergave maken.

Ruimtes beheren en bewerken

Je kunt ruimtes op de behoeften van het supportteam afstemmen door ze regelmatig te controleren, bij te werken en te verwijderen.

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Navigeer in de linker zijbalk naar Postvak IN & Helpdesk. Selecteer vervolgens Helpdesk.
3. Klik in het gedeelte Helpdesk aanpassen op Ruimtes.
4. Beweeg de muisaanwijzer over een ruimte en klik op Bewerken om deze te bewerken.

5. Gebruik de tekstvelden om de naam en de beschrijving van de ruimte te bewerken .
6. Selecteer een avatarkleur en -pictogram.
7. Klik op het vervolgkeuzemenu Teams om teams te selecteren of te verwijderen uit de ruimte.
8. Klik op Opslaan.

U kunt ook een weergave maken, bewerken, verwijderen of instellen als standaardhomepage op de pagina Weergaven aanpassen in Helpdeskinstellingen. Lees meer overhet aanpassen van weergaven in de linkerzijbalk van Helpdesk.

De toegewezen teams van een ticket bewerken

De toegewezen teams bepalen in welke helpdeskruimten het ticket verschijnt. Leer hoe je het toegewezen team van een ticket in de helpdesk kunt bewerken.

Alleen teams met ten minste één hoofdteamlid met een Service Seat kunnen worden geselecteerd.

Wanneer de eigenschap Toegewezen teams wordt bijgewerkt, wordt de Eigenaar van het ticket bijgewerkt op basis van het volgende:

• Als de eigenaar van het ticket nog steeds een hoofdteamlid is van alle geselecteerde teams, blijft de eigenaar van het ticket ongewijzigd.
• Als de eigenaar van het ticket geen hoofdteamlid is van de geselecteerde teams, wordt de eigenschap Eigenaar ticket bijgewerkt tot Geen eigenaar.
• Als het ticket geen ticket eigenaar heeft, blijft de waarde Geen eigenaar.

Ruimtes verwijderen

Wanneer je een ruimte verwijdert, worden de aangepaste weergaven die in die ruimte zijn aangemaakt ook verwijderd, maar tickets worden niet verwijderd.

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Navigeer in de linkerzijbalk naar Postvak IN & Helpdesk. Selecteer vervolgens Helpdesk.
3. Klik in de sectie Aanpassingen Helpdesk op Ruimtes.
4. Beweeg de muis over de Ruimte en klik op Verwijderen.
5. Klik in het dialoogvenster op Verwijderen.