Maak gebruik van de helpdeskruimtes

Spaces zijn speciale, teamgebaseerde omgevingen die het ticketbeheer stroomlijnen, rommel tegengaan en de focus van uw supportteams bevorderen. In de helpdesk kunt u spaces aanmaken en de weergaven daarbinnen aanpassen. Deze spaces ordenen tickets dynamisch op basis van automatische of handmatige toewijzing. Alleen tickets die zijn toegewezen aan de belangrijkste teamleden binnen een ruimte zijn zichtbaar, waardoor agents zich kunnen concentreren op relevante taken.

Vereiste seats Er is een toegewezen Service Seat vereist om helpdesk-spaces te kunnen gebruiken.

Machtigingen vereist Je hebt Super Admin- of Account Access-rechten nodig om helpdesk-spaces aan te maken, te bewerken of te verwijderen.

Ruimtes aanmaken in de helpdesk

Let op:

• Ruimtes tonen tickets die zijn toegewezen aan hoofdteamleden binnen geselecteerde HubSpot-teams. Tickets die zijn toegewezen aan gebruikers die extra teamleden zijn, verschijnen niet in de ruimte. Om ervoor te zorgen dat tickets in ruimtes verschijnen, kunt u lezen hoe u gebruikers in HubSpot-teams kunt groeperen en routing in de helpdesk kunt instellen. Als een account is aangemeld voor de bètaversie 'Support Multiple Main Teams for Full Functionality', worden in ruimtes tickets voor alle teamleden weergegeven.
• Je kunt maximaal 100 ruimtes aanmaken in de helpdesk.

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Ga in de linkerzijbalk naar 'Inbox & Helpdesk'. Selecteer vervolgens 'Helpdesk'.
3. Klik in het gedeelte 'Helpdesk aanpassen ' op de kaart 'Ruimtes '.
4. Klik op Ruimte aanmaken.

5. Voer op de pagina 'Overzicht' de naam enbeschrijving van je ruimte in.

6. Kies een avatarkleur en een pictogram voor je ruimte.

7. Klik op 'Volgende: Teams'.
8. Klik op de pagina Teams op het vervolgkeuzemenu Teams en selecteer een team. Als er een ticket is toegewezen aan het geselecteerde team, verschijnt dit in de helpdeskspace. Alleen teams waarvan de hoofdleden een Service Hub -licentie hebben, kunnen worden geselecteerd.
   
   
   
9. Klik op 'Gereed'.

Ruimtes in de helpdesk bekijken

Zodra je een ruimte hebt aangemaakt, verschijnt deze in het linkerpaneel van de helpdesk. Tickets die naar de geselecteerde teams worden doorgestuurd, verschijnen in die ruimte. Als je de toegewezen eigenaar of het toegewezen team van het ticket wijzigt, wordt het ticket automatisch verplaatst naar de ruimte die aan de nieuwe eigenaar of het nieuwe team is gekoppeld. Lees meer over het bewerken van tickets in de helpdesk.

1. Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar Service > Helpdesk. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar Service > Helpdesk.
2. Zodra u een ruimte aanmaakt, verschijnt deze in het linkerpaneel van de helpdesk. De standaardweergaven 'Open', 'Niet toegewezen' en 'Gesloten' worden automatisch aan de ruimte toegevoegd.
3. Om extra weergaven aan te maken en toe te voegen, klikt u op' add pluadadCrcCCreate ' naast 'Spaces'.
   
   
   
4. Klik op ‘Weergave aanmaken’.
5. Voer een naam in voor uw weergave.
6. Selecteer een type:
   • Ruimte: deze weergave bevat alleen tickets die zijn toegewezen aan teams in de geselecteerde ruimte. Gebruik het vervolgkeuzemenu om een ruimte te selecteren en kies vervolgens een optie voor delen:

• • • Privé: de weergave is alleen zichtbaar voor jou.
    • Iedereen in de ruimte: de weergave is zichtbaar voor alle teamleden van de geselecteerde ruimte.
  • Globaal: deze weergave bevat alle tickets die aan willekeurige teams zijn toegewezen. Selecteer een optie voor delen:
    • Privé: de weergave is alleen voor jou zichtbaar.
    • Team(s): de weergave is alleen zichtbaar voor geselecteerde teamleden.
    • Iedereen: de weergave is zichtbaar voor alle leden van het account.

6. Om alleen de tickets weer te geven die toebehoren aan de gebruiker die de weergave bekijkt, vink je het selectievakje 'Een dynamische weergave maken, gefilterd op ticketeigenaar' aan.
7. Klik op Volgende.
8. Selecteer en configureer de ticketkenmerken waarop je wilt filteren.
9. Als u klaar bent met het aanpassen van uw weergave, klikt u op 'Weergave maken'.

Ruimtes beheren en bewerken

Je kunt ruimtes afstemmen op de behoeften van het ondersteuningsteam door ze regelmatig te controleren, bij te werken en te verwijderen.

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Ga in de linkerzijbalk naar Inbox & Helpdesk. Selecteer vervolgens Helpdesk.
3. Klik in het gedeelte 'Helpdesk aanpassen ' op 'Ruimtes'.
4. Om een ruimte te bewerken, beweeg je de muis eroverheen en klik je op 'Bewerken'.

5. Gebruik de tekstvelden om de naam en beschrijving van de ruimte te bewerken .
6. Kies een kleur en een pictogram voor de avatar .
7. Klik op het vervolgkeuzemenu 'Teams' om teams aan de ruimte toe te voegen of eruit te verwijderen.
8. Klik op 'Opslaan'.

Je kunt ook weergaven aanmaken, bewerken, verwijderen of instellen als standaardstartpagina via de pagina ‘Weergaven aanpassen’ in de helpdesk-instellingen. Lees meer overhet aanpassen van weergaven in de linkerzijbalk van de helpdesk.

De toegewezen teams van een ticket bewerken

De toegewezen teams bepalen in welke helpdeskruimten het ticket wordt weergegeven. Lees hoe u de toegewezen teams van een ticket kunt bewerken in de helpdesk.

Alleen teams met ten minste één hoofdteamlid dat een Service Seat heeft, kunnen worden geselecteerd.

Wanneer de eigenschap ‘Toegewezen teams ’ wordt bijgewerkt, wordt de ticketeigenaar bijgewerkt op basis van het volgende:

• Als de ticketeigenaar nog steeds een hoofdteamlid is van alle geselecteerde teams, blijft de ticketeigenaar ongewijzigd.
• Als de ticketeigenaar geen hoofdteamlid is van de geselecteerde teams, wordt de eigenschap 'Ticketeigenaar' bijgewerkt naar 'Geen eigenaar'.
• Als het ticket geen eigenaar heeft, blijft de waarde 'Geen eigenaar'.

Spaties verwijderen

Wanneer je een ruimte verwijdert, worden de aangepaste weergaven die in die ruimte zijn aangemaakt ook verwijderd, maar tickets worden niet verwijderd.

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Ga in de linkerzijbalk naar Inbox & Helpdesk. Selecteer vervolgens Helpdesk.
3. Klik in het gedeelte 'Helpdesk aanpassen ' op 'Ruimtes'.
4. Beweeg de muisaanwijzer over de ruimte en klik op 'Verwijderen'.
5. Klik in het dialoogvenster op 'Verwijderen'.