Helpdeskruimtes gebruiken

Ruimtes zijn speciale, teamgebaseerde gebieden die ticketbeheer stroomlijnen, rommel verminderen en focus bevorderen voor uw supportteams. In Helpdesk kunt u ruimtes aanmaken en daarbinnen weergaven aanpassen. Deze ruimtes organiseren tickets dynamisch op basis van automatische of handmatige tickettoewijzing. Alleen tickets die zijn toegewezen aan de belangrijkste teamleden binnen een ruimte zijn zichtbaar, zodat agents zich kunnen concentreren op relevante taken.

Voordat u aan de slag gaat

• U moet een Service Hub-vestiging hebben om helpdeskruimten te kunnen gebruiken.
• Alleen gebruikers met Super Admin rechten kunnen helpdesk ruimtes aanmaken, bewerken of verwijderen.
• Spaces geven tickets weer die zijn toegewezen aan hoofdteamleden binnen geselecteerde HubSpot-teams. Om ervoor te zorgen dat tickets in ruimtes verschijnen, moet je leren hoe je gebruikers groepeert in HubSpot-teams en routing instelt in Helpdesk.

Ruimtes aanmaken in helpdesk

Let op: je kunt maximaal 50 ruimtes aanmaken in de helpdesk.

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Navigeer in de linkerzijbalk naar Postvak IN & Helpdesk. Selecteer vervolgens Helpdesk.
3. Klik in het gedeelte Helpdesk aanpassen op de kaart Ruimtes.
4. Klik op Ruimte maken.

5. Voer op de pagina Overzicht de naam enbeschrijving van uw ruimte in.

6. Selecteer een avatarkleur en pictogram voor uw ruimte.

7. Klik op Volgende: Teams.
8. Klik op de pagina Teams op het vervolgkeuzemenu Teams en selecteer een team. Als er een ticket is toegewezen aan het geselecteerde team, verschijnt dit in de helpdeskruimte. Alleen teams met hoofdleden die een Service Hub-vestiging hebben kunnen worden geselecteerd.
   
   
9. Klik op Gereed.

Ruimtes in helpdesk weergeven

1. Ga in je HubSpot-account naar Service > Helpdesk.
2. Zodra je een ruimte hebt aangemaakt, verschijnt deze in het linkerpaneel van de Helpdesk. De standaard weergaven Open, Niet toegewezen en Gesloten worden automatisch aan de ruimte toegevoegd.
3. Om extra weergaven te maken en toe te voegen, klik je op hetpictogram add pluadadtoevoegen naast de sectie Meer .
   
   
4. Selecteer een type:
   • Ruimte: deze weergave bevat alleen tickets die zijn toegewezen aan teams in de geselecteerde ruimte. Gebruik het dropdownmenu en selecteer een ruimte, selecteer dan een optie voor delen:

• • • Privé: de weergave is alleen zichtbaar voor jou.
    • Iedereen in de ruimte: de weergave is zichtbaar voor alle teamleden van de geselecteerde ruimte.
  • Wereldwijd: deze weergave omvat alle tickets die zijn toegewezen aan teams. Selecteer een optie voor delen:
    • Privé: de weergave is alleen zichtbaar voor jou.
    • Team(s): de weergave is alleen zichtbaar voor geselecteerde teamleden.
    • Iedereen: de weergave is zichtbaar voor alle leden van de account.

• 5. Klik op Volgende.
  6. Selecteer en configureer alle ticketeigenschappen waarop je wilt filteren.
  7. Als je klaar bent met het aanpassen van je weergave, klik je op Weergave maken.

Ruimtes beheren en bewerken

Je kunt ruimtes op de behoeften van het supportteam afstemmen door ze regelmatig te controleren, bij te werken en te verwijderen.

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Navigeer in de linker zijbalk naar Postvak IN & Helpdesk. Selecteer vervolgens Helpdesk.
3. Klik in het gedeelte Helpdesk aanpassen op Ruimtes.
4. Als u een ruimte wilt bewerken, gaat u er met de muis over en klikt u op Bewerken.

5. Gebruik de tekstvelden om de naam en de beschrijving van de ruimte te bewerken .
6. Selecteer een avatarkleur en -pictogram.
7. Klik op het vervolgkeuzemenu Teams om teams te selecteren of te verwijderen uit de ruimte.
8. Klik op Opslaan.

Ruimtes verwijderen

Als je een ruimte verwijdert, worden de aangepaste weergaven die in die ruimte zijn gemaakt ook verwijderd, maar tickets worden niet verwijderd.

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Navigeer in de linkerzijbalk naar Postvak IN & Helpdesk. Selecteer vervolgens Helpdesk.
3. Klik in de sectie Aanpassingen Helpdesk op Ruimtes.
4. Beweeg de muis over de Ruimte en klik op Verwijderen.
5. Klik in het dialoogvenster op Verwijderen.