Collegare HubSpot e Microsoft Teams

Scoprite come collegare HubSpot e Microsoft Teams per sincronizzare le comunicazioni tra le due applicazioni. Se avete un feedback su questa integrazione, utilizzate questo modulo per inviare suggerimenti, richieste o idee.

Prima di iniziare

Prima di collegare HubSpot e Microsoft Teams, assicuratevi che l'app HubSpot non sia bloccata in Microsoft Teams e che HubSpot sia consentito.

• Accedere al centro di amministrazione di Microsoft Teams.
• Nella barra laterale sinistra, fare clic su Team apps > Manage apps e cercare HubSpot.
• Fare clic sull'app HubSpot e impostare la levetta di stato su Consentito.

• Successivamente, nella barra laterale sinistra, fare clic su Criteri di autorizzazione.
• Verificare che l'app HubSpot sia consentita dai criteri di autorizzazione dell'organizzazione.

Requisiti dell'app

Esistono due tipi di installazione per Microsoft Teams. Indipendentemente dal tipo di installazione scelto, l'integrazione verrà installata per tutti gli utenti dell'account HubSpot.

Nota bene: è necessario essere Super Admin o disporre dei permessiApp Marketplace nell'account HubSpot. Per installare la versione Full Install è necessario essere Global Admin per Microsoft Teams.

• Per l'installazione completa:
  • Leggi le informazioni sull'organizzazione: necessario per l'integrazione per ottenere il nome dell'organizzazione.
  • Leggi i profili completi di tutti gli utenti: richiesto per l'integrazione per ottenere le informazioni di base sugli utenti.
  • Leggi tutti i gruppi: richiesto per l'integrazione per recuperare un elenco dei gruppi.
  • Leggi e crea riunioni online: richiesto per l'integrazione per creare riunioni online.
  • Leggi tutte le appartenenze ai gruppi: richiede l'integrazione per leggere le informazioni di base sui membri di un team.
  • Leggere tutti i record delle chiamate: necessario per ricevere una notifica sulle nuove chiamate e leggere i dettagli delle chiamate per la funzione di registrazione delle chiamate.
  • Leggere tutti i membri di tutti i canali: necessario per ottenere informazioni sui membri dei canali, come ID, nome ed e-mail.
  • Leggere gli artefatti delle riunioni online: necessario per ottenere i record di partecipazione ai Webinar di Microsoft Teams per la funzione di sincronizzazione dei Webinar.
  • Leggere gli eventi virtuali di tutti gli utenti: necessario per ottenere informazioni sui webinar e ricevere notifiche sulle modifiche ai webinar e alle registrazioni per la funzione di sincronizzazione dei webinar.
  • Creare canali: necessario per l'integrazione della creazione di canali come parte della funzione di creazione di canali del flusso di lavoro.
  • Leggere e scrivere i nomi, le descrizioni e le impostazioni di tutti i canali: necessario per l'integrazione per leggere un elenco di canali.
  • Consenti all'app Teams di autogestirsi per tutti i team: necessario per l'integrazione per installare il bot HubSpot in Microsoft Teams.
  • Consentire all'app di autogestirsi per tutti gli utenti: necessario per l'integrazione per installare il bot HubSpot sugli utenti.
  • Accedi e leggi il profilo utente: necessario affinché l'integrazione legga l'ID utente e l'e-mail dell'utente che accede a Microsoft Teams.
• Per un'installazione limitata:
  • Leggi e crea le tue riunioni online: necessario per consentire all'integrazione di creare riunioni online.
  • Consenti all'app Teams di autogestirsi per te: richiesto per l'integrazione per installare il bot HubSpot all'utente.
  • Accedi e leggi il tuo profilo: richiesto per l'integrazione per leggere l'id e l'e-mail dell'utente che accede.

Nota bene: HubSpot accederà all'ID utente di Microsoft Teams, agli ID dei team e alla chat privata a cui il bot HubSpot invia le notifiche.

Installare l'applicazione Microsoft Teams

• Nel tuo account HubSpot, fai clic sull’icona del Marketplace marketplace nella barra di navigazione principale, quindi seleziona App Marketplace.
• Cercare l'integrazione Microsoft Teams e selezionare Microsoft Teams nei risultati.
• In alto a destra, fare clic su Installa app.
• Prima di selezionare un'opzione di installazione, esaminare le differenze nella finestra di dialogo o nella tabella sottostante:

• Selezionare l'opzione di installazione completa o limitata , quindi fare clic su Installa app.

• Verrà richiesto di accedere al proprio account Microsoft Teams. Immettere le credenziali di Microsoft Teams.

• Per selezionare i team da sincronizzare con HubSpot, fare clic sulla scheda Team connessi .
• Per collegare un team specifico a HubSpot, accanto al nome del team, fare clic per attivare l'interruttore Connect .

• Se siete l'utente che ha installato l'integrazione, potete limitare la visualizzazione dei team da parte degli utenti di HubSpot selezionando la casella di controllo Mostra. Per consentire a tutti gli utenti di visualizzare i team appena creati per impostazione predefinita, selezionare la casella di controllo Attiva la visibilità dei team appena creati per impostazione predefinita.

Nota bene: se si è selezionata l'installazione limitata e si desidera passare all'installazione completa, è necessario disinstallare e reinstallare l'applicazione.

Rivedere le impostazioni dell'app

Impostazioni generali

Nella scheda Le mie impostazioni, rivedere l'account connesso. Per modificare l'account connesso:

• Fare clic su Modifica account collegato > Modifica account collegato.
• Nel pannello di destra, controllare l'e-mail dell'utente di Microsoft Teams e fare clic su Aggiorna account collegato.

Nella scheda Impostazioni globali, rivedere tutti i team collegati.

• Fare clic sul nome del team per verificare il numero di membri che lo compongono.
• Fare clic per attivare l'interruttore Visibilità per controllare quali sono i team di Microsoft Teams che gli utenti possono visualizzare e a cui possono connettersi.
• Fare clic su Connetti per collegare un team di Microsoft Teams a HubSpot e consentire agli utenti di accedervi attraverso le funzioni.
• Fare clic su Aggiorna per aggiornare un team per qualsiasi nuova funzionalità.

Nella sezione Gestione delle impostazioni dei singoli utenti, visualizzare e gestire le impostazioni dei singoli Microsoft Teams nell'account HubSpot.

Comunicazioni

Nella scheda Posta in arrivo, verificare quali caselle di posta elettronica del supporto sono collegate ai canali Microsoft Teams.

• Fare clic per attivare la levetta On/Off per collegare una casella di posta a un canale Microsoft Teams.
• Fare clic sul menu a discesa Team e selezionare un team.
• Fare clic sul menu a discesa Canale e selezionare un canale.
• Fare clic sul menu a discesa Tipi di canale della posta in arrivo e selezionare i canali di supporto che si desidera collegare ai team Microsoft.

Telefono Teams

Nella scheda Teams Phone, rivedere le impostazioni di Teams Phone per registrare le telefonate di Teams nei record di HubSpot. Scopri come configurare HubSpot e Microsoft Teams Phone.

Webinar

Nella scheda Webinar , gestire le impostazioni globali e individuali per i webinar di Microsoft Teams. Ulteriori informazioni su come impostare i webinar di HubSpot e Microsoft Teams sono disponibili qui.

Mappare l'utente HubSpot con l'utente Microsoft Teams

Per utilizzare tutte le funzionalità dell'integrazione con Microsoft Teams, è necessario mappare l'utente HubSpot con l'utente Microsoft Teams. Ciò include l'aggiunta del link alle riunioni di Microsoft Teams, la ricezione delle notifiche di HubSpot in Microsoft Teams e la creazione di notifiche personalizzate. I vostri utenti saranno mappati automaticamente se l'indirizzo e-mail corrisponde in entrambe le applicazioni. Se non corrispondono, è necessario mappare manualmente l'indirizzo e-mail.

Per mappare manualmente gli utenti:

• Fare clic sulla scheda Impostazioni generali.
• Fare clic su Collega account.
• Nel pannello di destra, nel campo Account Microsoft Teams , inserire l'indirizzo e-mail di Microsoft Teams, quindi fare clic su Aggiorna account collegato.

• All'account Microsoft Teams verrà inviato un messaggio di verifica. Passare a Microsoft Teams e individuare il messaggio di HubSpot, quindi fare clic su Verifica.

• Una volta confermato l'account, HubSpot invierà un messaggio di benvenuto nell'account Microsoft Teams. È possibile iniziare a utilizzare l'integrazione.

Se siete superamministratori, potete rivedere tutti gli utenti mappati nella sezione Impostazioni generali.

Risoluzione degli errori di mappatura degli utenti

Scoprite come risolvere gli errori che possono verificarsi durante la mappatura dell'utente HubSpot con l'utente Microsoft Teams.

Qualcosa è andato storto durante l'aggiornamento dell'account Microsoft Teams collegato.

Per risolvere questo errore, verificare che l'app HubSpot non sia bloccata in Microsoft Teams:

• Accedere al centro di amministrazione di Microsoft Teams.
• Nel pannello di sinistra, fare clic su App del team > Gestisci app.

• Cercare HubSpot.
• Verificare che lo stato sia Consentito.

• Tornare a Microsoft Teams.
• In basso a sinistra, fare clic su App e cercare HubSpot.
• Fare clic su Aggiungi per aggiungere manualmente l'app HubSpot all'account Microsoft Teams.

Aggiungere i link alle riunioni di Microsoft Teams alle vostre riunioni

È possibile aggiungere collegamenti a riunioni Microsoft Teams quando si pianifica una riunione nel CRM o quando si utilizza lo strumento riunioni. I collegamenti alle riunioni saranno creati nella lingua predefinita impostata nell'account HubSpot.

• Per aggiungere un link Microsoft Teams a un evento di riunione pianificato da un record nel CRM, nell'account HubSpot, navigare nei propri record.
  • Contatti: Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Contatti.

• • Aziende: Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Aziende.
  • Offerte: Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Trattative.
  • Biglietti: Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Ticket.
• Fare clic sul nome del record.
• Nel pannello di sinistra, fare clic su meetings Meeting. Nella finestra che si apre nella parte inferiore dello schermo, impostare la riunione.
• Fare clic su Seleziona luogo > Microsoft Teams.

È anche possibile includere un collegamento a Microsoft Teams in una pagina di pianificazione creata nello strumento riunioni.

Nota: anche se non è obbligatorio collegare il calendario di Office 365 allo strumento per le riunioni, è consigliabile per ottenere il massimo dall'integrazione con Microsoft Teams.

• Nel tuo account HubSpot, passa a Libreria > Riunioni.
• Passare il mouse su una riunione e fare clic su Modifica.
• Nella pagina Panoramica , fare clic sul menu a discesa Aggiungi collegamento videoconferenza e selezionare Microsoft Teams.

• Fare clic su Salva.

Nota bene: non è possibile aggiornare i collegamenti alle riunioni una volta che il collegamento di un Microsoft Team è stato creato in HubSpot. Per aggiornare il collegamento in HubSpot, è necessario creare una nuova riunione.

Passi successivi

Dopo aver collegato HubSpot e Microsoft Teams, leggere i seguenti articoli:

• Gestire i record e le notifiche in Microsoft Teams
• Creare attività e ticket HubSpot in Microsoft Teams
• Registrare le chiamate di Microsoft Teams nei record di HubSpot
• Utilizzare i webinar di HubSpot e Microsoft Teams