更新日時 2023年 1月 19日
受信トレイがOffice 365またはGoogleでホスティングされていない場合、またはGoogleグループアカウントまたはEメールエイリアスを使用してコンタクトとコミュニケーションする場合は、コミュニケーションの受信トレイでホスト型Eメールをセットアップして、メールクライアントからのEメールを受信ボックスに転送できるようにしてください。たとえば、Googleグループのメーリングリストがある場合、Googleグループの設定にHubSpotでホスティングされたEメールを追加すると、Googleグループのアカウントに送られたEメールをコミュニケーションの受信トレイに表示できます。
ホスト型Eメールの設定は、2つのステップで構成されます。つまりHubSpotでホスト型Eメールをセットアップした後、Eメールプロバイダーで転送先アドレスとしてそのホスト型Eメールを追加します。
ご注意： HubSpotは、HubSpotがホストする会話の受信箱にスパムが表示されるのを防ぐため、受信メールのセキュリティチェックを行っています。一部のEメールが拒否される場合があります。正当なEメールが拒否されていると思われる場合は、IT部門にメールサーバーが正しく設定されていることを確認するように依頼してください。
HubSpotでホスト型Eメールアドレスを設定する
受信トレイの設定でホスト型Eメールアドレスをカスタマイズすることができます。
- HubSpotアカウントにて、［コミュニケーション］ > ［受信トレイ］の順に進みます。
- 左下にある［受信トレイ設定］をクリックしてから、［チャネル］を選択します。
- ［チャネルを接続］をクリックします。
- ［チームEメール］をクリックします。
- ［はい、これは共有アカウントです］を選択します。
- ［次へ］をクリックします。
- ［その他のEメールアカウント］を選択します。
- 次の画面で、コンタクトがあなたからのEメールを受信したときに送信者名とアドレスが表示される方法をカスタマイズします。
注：複数のホスト型Eメールアドレスで同じ送信者名を使用することはできません。接続するホスト型Eメールアドレスの送信者名には、一意の値を設定する必要があります。
- 表示される送信者名をカスタマイズするには、［送信者名］ドロップダウンメニューをクリックし、オプションを選択します。
- エージェントと会社名：このオプションを選択すると、ユーザーの名前と会社名が表示されます。テキストフィールドに会社名を入力します。
- 会社名：会社名のみを表示するには、このオプションを選択します。テキストフィールドに会社名を入力します。
- 送信元アドレスをカスタマイズするには、オプションの横にあるラジオボタンを選択します。
- 既定の使用：有料アカウントのユーザーの既定の送信元アドレスは［ユーザー名］@［サブドメイン］.hs-inbox.comとして表示されます。無料ユーザーの既定の送信元アドレスは［ユーザー名］@［サブドメイン］.hubspot.inbox.comとして表示されます。
- 送信元アドレスをカスタマイズ：表示するEメールアドレスをテキストフィールドに入力します。認識されていないEメールアドレスを入力する場合は、そのドメインへのアクセス権があることを確認する必要があります。［アドレスを認証］をクリックし、ダイアログボックスで［認証Eメールを送信］をクリックして、そのEメールへのアクセス権があることを確認します。
注：Marketing Hub、Sales Hub、またはService Hub Starter、ProfessionalもしくはEnterpriseユーザーの場合、接続済みEメール送信ドメインを、カスタマイズした送信元アドレスとして入力できます。Eメール送信ドメインの接続方法をご覧ください。
- 受信トレイから送信するEメールにチームのEメール署名を含めるには、［チーム署名を追加］をクリックします。
- テキストボックスの［シンプル］エディターで、チームEメール署名をカスタマイズします。
- 下部のアイコンを使用して、テキストのフォーマットの成形、リンクの挿入、または画像の挿入を行います。
- 送信者の氏名または名前に入力するパーソナライズトークンを挿入するには、［トークンを挿入］ドロップダウンメニューをクリックして［フルネーム］または［名］を選択します。コンタクトがチームの共有アドレスからのEメールを受信すると、Eメールの送信元ユーザーの名前がEメールの署名として表示されます。
- テキストボックスの［シンプル］エディターで、チームEメール署名をカスタマイズします。
- 右側で、送信元名、送信者アドレス、およびEメール署名がコンタクトの受信トレイにどのように表示されるかをプレビューします。
- ［次へ］をクリックします。
- 受信したコミュニケーションは既定で、社内で対応の優先順位を決められるように、未割り当てのままになります。コミュニケーションを特定のユーザーやチームメンバーに割り当てる場合は、［自動的にコミュニケーションを割り当て］スイッチをクリックしてオンに切り替えます。
- ［割り当て先］ドロップダウンメニューをクリックし、ルーティングオプションを選択します。
- 特定のユーザーおよびチーム：受信したコミュニケーションを選択したユーザーまたはチームにルーティングする。［特定のユーザーおよびチーム］ドロップダウンメニューからユーザーまたはチームの名前を選択します。
- コンタクト所有者：受信コミュニケーションをコンタクトの担当者にルーティングします。コンタクトはレコードに担当者が割り当てられていて、Cookieを使用してトラッキングする必要があります。所有者がオフラインの場合、コミュニケーションはEメールで訪問者の所有者に送信されます。
- ［割り当て先］ドロップダウンメニューをクリックし、ルーティングオプションを選択します。
- 既定では、受信会話についてチケットが作成されます。
- チケットのプロパティーをカスタマイズするには、［チケットを編集］をクリックします。
- 右側のパネルでプロパティーを編集し、［保存］をクリックします。
- 受信コミュニケーションごとのチケット作成をしないようにするには、［受信したコミュニケーションをサポートチケットとして扱う］スイッチをクリックしてオンに切り替えます。
- ［次へ］をクリックします。
- ［転送先アドレスをコピーする］フィールドで、転送先アドレスをプレビューします。転送先アドレスを編集するには、［アドレスをカスタマイズ］をクリックし、ダイアログボックスでアドレスを編集してから、［保存］をクリックします。
コミュニケーション受信トレイでEメールを受信するには、その前に、Eメールプロバイダーの設定に、転送先アドレスを追加します。
注：このステップの後で転送先アドレスを編集することはできません。変更は、ホスト型Eメールのセットアップを完了する前に行ってください。
Eメールプロバイダーの設定に転送先アドレスを追加する
HubSpotでホスト型Eメールアドレスをセットアップした後、Eメールプロバイダーの設定で、転送先アドレスとしてそのホスト型Eメールを追加する必要があります。
- HubSpotで、転送先アドレスの横にある［コピー］をクリックします。
- 転送先アドレスを追加する方法の説明を表示するには、［Eメールプロバイダーを選択］ドロップダウンメニューをクリックします。Eメールプロバイダーの設定に転送先アドレスを追加するには、次の手順を実行します。
- プロバイダーがドロップダウンメニューに表示されない場合、以下の追加プロバイダーのリストを表示します。
- Eメールプロバイダーの設定に転送先アドレスを追加したら、HubSpotに戻り、右下の［接続して完了］をクリックします。
ご注意ください。ホスト受信箱に送信される電子メールの最大サイズは30MBです。これには、メールに添付されているものも含まれます。
ホスト済み受信トレイに確認Eメールが送信されたという通知を受け取ることができます。アカウント内のコミュニケーション受信トレイに移動して確認コードを表示し、Eメールを確認します。ホスト型Eメールが正常に接続されると、他の接続済みチームEメールチャネルとともに表示されます。コミュニケーション受信トレイに転送されるEメールに返信する方法をご確認ください。
注：Eメールがコミュニケーション受信トレイのホスト型Eメールアドレスに転送されると、既定では、HubSpotは転送者のEメールアドレスではなく、元のEメールの「送信者」のEメールアドレスがあるコンタクトレコードにそのEメールを関連付けます。これにより、受信トレイで自動転送ルールを使用している場合でも、Eメールをコンタクトに正しく関連付けることができます。受信トレイで転送ルールを管理する方法について詳細をご確認ください。
