コミュニケーションコミュニケーションの受信トレイのユーザーの空き状況を管理

コミュニケーションの受信トレイ でチームメンバーを追加または削除 したり、ユーザー固有の勤務時間を設定したりして、ユーザーが着信メッセージを受信できるタイミングを制御することで、コミュニケーションの受信トレイを管理できます。

ユーザーの空き状況は、 勤務時間 または 勤務時間外に基づいて自動的に設定されますが、ユーザーは 手動で更新することもできます。また、「 空き状況管理 」権限を持つチームメンバー は、他のチームメンバーの空き状況を変更できます。

注: ユーザーの勤務時間、勤務時間外、空き状況は、受信トレイと ヘルプデスクの両方に反映されます。

ユーザーの勤務時間の設定

 ユーザーの勤務時間を設定して、受信メッセージがいつユーザーに割り当てられるかを管理します。勤務時間は ユーザーのタイムゾーンに基づきます。ユーザーが勤務時間外の場合、そのユーザーの空き状況は 「離席中 」に変更され、コミュニケーションの受信トレイでの自動割り当ての対象にはなりません。ユーザーの勤務時間の開始時に、ユーザーの空き状況が自動的に 利用可能 に設定されます。 

1. HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンsettingsをクリックします。
2. 左のサイドバーメニューから［ユーザーとチーム］を選択します。
3. ユーザーテーブルで、目的のユーザーレコードをクリックします。
4. ［設定］タブをクリックします。左のサイドバーメニューで、［勤務時間］をクリックします。
5. [ タイムゾーン ]ドロップダウンメニューをクリックし、ユーザーのタイムゾーンを選択します。デバイスのタイムゾーン設定に合わせるには、[ デバイスの位置情報に基づいてタイムゾーンを更新]チェックボックスをオンにします。続いて［保存］をクリックします。
6. [一般的な勤務時間]で、[ +勤務時間を追加]をクリックします。ドロップダウンメニュー を使用して曜日、開始時刻と終了時刻を選択します。日を削除するには、 delete 削除 アイコンをクリックします。
7. ［保存］をクリックします。
8. ユーザーレコードの上部に、その日のユーザーの空き状況ステータスと勤務時間が表示されるようになりました。
   
   • 空き状況を手動で変更するには、[ ユーザーステータス ]ドロップダウンメニューをクリックし、[ 対応可能 ]または [離席中]をクリックします。
   • 勤務時間を編集するには、［勤務時間を編集］をクリックします。

ユーザーの勤務時間外を設定する 

ユーザーのタイムゾーンに基づいて不在時間を設定します。ユーザーが不在の場合、そのユーザーの空き状況は 「離席中 」に変更され、コミュニケーションの受信トレイやヘルプデスクでの自動割り当ての対象にはなりません。

1. HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンsettingsをクリックします。
2. 左のサイドバーメニューから［ユーザーとチーム］を選択します。
3. ユーザーテーブルで、目的のユーザーレコードをクリックします。
4. ［設定］タブをクリックします。左のサイドバーメニューで、［勤務時間］をクリックします。
5. ［タイムゾーン］ドロップダウンメニューをクリックし、正しいユーザータイムゾーンを選択します。デバイスのタイムゾーン設定に合わせるには、[ デバイスの位置情報に基づいてタイムゾーンを更新]チェックボックスをオンにします。続いて［保存］をクリックします。
6. ［不在］で、［+日付を追加］をクリックします。
7. イベント名を入力してください( 例:年次休暇)。 
8. 不在の期間を設定するには、 日付入力 フィールドをクリックし、 日付を選択します。ドロップダウンメニューを使用して、開始時刻と終了時刻を選択します。日付を削除するには、delete削除アイコンをクリックします。
9. ［保存］をクリックします。 
10. ユーザーレコードの上部に表示される、ユーザーの空き状況ステータスとその日の勤務時間に、ユーザーの不在期間の開始日と終了日が反映されます。
    
    • 空き状況を手動で変更するには、[ ユーザーステータス ]ドロップダウンメニューをクリックし、[ 対応可能 ]または [離席中]をクリックします。
    • 勤務時間を編集するには、［勤務時間を編集］をクリックします。

不在予定表イベントをHubSpotと同期 

GoogleまたはOutlookのカレンダーと同期しているHubSpotのカレンダーを使用している場合、カレンダーとHubSpotの間で不在イベントを自動的に同期できます。 

1. HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンsettingsをクリックします。
2. 左のサイドバーメニューから［ユーザーとチーム］を選択します。
3. ユーザーテーブルで、 ユーザー レコードをクリックします。
4. ［設定］タブをクリックします。左のサイドバーメニューで[ 勤務時間]をクリックします。
5. [不在]セクションで、[ 不在をカレンダーと同期]チェックボックスをオンにします。

コミュニケーションの受信トレイから空き状況を設定 

ユーザーの勤務時間の開始時に、ユーザーの空き状況が自動的に 利用可能 に設定されます。ユーザーの勤務時間が終了すると、そのユーザーの空き状況のステータスは自動的に 「離席中」に設定されます。ユーザーは、日中の空き状況を手動で変更して、 離席中を反映させることができます。

1. HubSpotアカウントにて、［CRM］＞［受信トレイ］の順に進みます。
2. 左上の[ 対応可能] ドロップダウンメニューをクリックします。次に、オプションを選択します。
   
   • 離席中として設定:ステータスが手動で更新されるか、 勤務時間が開始されるまで[ 離席 中]と表示され、ステータスは自動的に [対応可能]に切り替わります。
   • 一時的に離席中に設定する:Serviceシートが割り当てられている場合、特定の期間、自分自身を 離席 中に設定できます。
     
     • ダイアログボックスで、 あらかじめ定義された期間を選択します。任意の期間を設定するには、[ カスタム]をクリックし、希望する時間を入力します。期間が経過すると、ステータスは [対応可能]に戻ります。 
     • ［保存］をクリックします。
   
   

注: 一時的に自分を離席中と設定した場合は、勤務時間よりも選択された期間が優先されます。一時的に離席中としてマークされている間に勤務時間が開始された場合、タイマーが期限切れになるか、手動で [対応可能]に戻すまで、ステータスは [離席中 ]のままになります。

チームメンバーの空き状況を設定します 

1. HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンsettingsをクリックします。
2. 左側のサイドバーで、[ 受信トレイ & [ヘルプデスク]> 空き状況管理]に移動します。 
3. テーブルで、受信トレイ または ヘルプデスクへのアクセス権を持つユーザーを表示します。 
4. ユーザーを絞り込むには、テーブルの上部にある[フィルター]をクリックして、値を選択します。適用したフィルターは全てのユーザーに表示され、
5. フィルターを削除するには、[フィルターをクリア]をクリックします。
6. ユーザーステータスをクリックし、[対応可能]または[離席中]をクリックします。
   
   

注: 無料ユーザーの場合、他のチームメンバーのステータスを表示することはできますが、他のユーザーの送信ステータスを変更することはできません。

ユーザーが受信トレイに移動すると、管理者によってステータスが「離席中」に変更されたことを通知するアラートが表示されます 離席中。チャットを再び受信するには、[ 自分を対応可能に設定]をクリックする必要があります。

チャネル 割り振りルールを設定する 

受信コミュニケーションがアカウント内の特定のユーザーやチームに自動的に割り振りされるように、各受信トレイチャネルの 割り振りルールを設定する 方法をご確認ください。