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レコードの表示とフィルタリング

更新日時 2022年 7月 26日

対象製品

すべての製品とプラン

HubSpotのCRMオブジェクト(コンタクト、会社、取引、チケット、カスタムオブジェクト)には、それぞれオブジェクトのレコードを表示するインデックスページがあります。これらのインデックスページには、レコードのカスタマイズやセグメント化に使用できるアクションやフィルターも含まれています。HubSpotでCRMレコードを作成する方法について詳細をご確認ください。 

サブスクリプションによっては、コールレコードと支払いレコードをそれぞれのインデックスページでフィルタリングし、セグメント化することもできます。支払いレコードは、支払いリンクスケジュール設定ページ支払いツールにリンクされている見積もりのいずれかを使用して、購入者が支払いを行ったときに作成されます。コールレコードは、HubSpotの通話ツールHubSpotとZoomの連携、コミュニケーションインテリジェンス(CI)をサポートするサードパーティーの電話事業者のいずれかを使用して、ユーザーが電話をかけたときに作成されます。

レコードのフィルタリングとビューの保存

個々のオブジェクトでは、そのオブジェクトのプロパティーに基づいてすべてのレコードまたはセグメントレコードを表示できます。レコードをフィルタリングする別の方法をお探しの場合は、保存済みビューとリストの相違点についてご確認ください。

  • レコードに移動します。

    • コンタクト:HubSpotアカウントにて、[コンタクト] > [コンタクト]の順に進みます。

    • 会社:HubSpotアカウントにて、[コンタクト] > [企業]の順に進みます。

    • 取引:HubSpotアカウントにて、 [セールス] > [取引]の順に進みます。

    • チケット:HubSpotアカウントにて、[サービス] > [チケット]の順に進みます。

    • 支払い:HubSpotアカウントにて、[セールス] > [支払い]の順に進みます。
    • コール: HubSpotアカウントにて、[コンタクト] > [コール]の順に進みます。
    • カスタムオブジェクト: HubSpotアカウントで、取引先責任者> [カスタムオブジェクト]に移動します。アカウントに複数のカスタムオブジェクトがある場合は、カスタムオブジェクトの上にカーソルを置き、表示するカスタムオブジェクトを選択します。

  • インデックスページを表示すると、左上の[オブジェクト]ドロップダウンメニューをクリックして、別のオブジェクトに移動することもできます。

  • パイプラインのあるオブジェクト(取引、チケット、カスタムオブジェクト)を表示している場合、次のように操作します。

    • テーブルビューとボードビューを切り替えるには、オブジェクト名の横にあるlistViewテーブルアイコンとgridボードアイコンをクリックします。テーブルビューではすべてのレコードがリストで表示され、ボードビューではレコードがパイプラインの各ステージを進んでいく様子が表示されます。

    • 特定のパイプラインにあるレコードを表示するには、オブジェクト名の横にある[すべてのパイプライン]ドロップダウンメニューをクリックし、パイプラインを選択します。

  • オブジェクトのインデックスページに移動すると、そのオブジェクトの既定のビューが表示されます。インデックスページに最初に移動したとき、既定のビューにはオブジェクトレコードの全リストが表示されますが、既定のビューを編集することができます。

  • 特定のレコードを探すには、ビューの左上にある検索ボックスに検索語句を入力します。
  • レコードの上にカーソルを重ねて[プレビュー]をクリックすると、右側にレコード情報が表示されます。レコードの全ての情報に移動するには、レコードの名前をクリックします。
    • 支払いの場合は、[総額]列で支払い額をクリックすると、右側のパネルで支払いレコードが開きます。
    • コールの場合は、コールのタイトルをクリックすると、録音確認ツールが開きます。録音の確認について詳細をご確認ください。

注:右側のパネルでは、支払いの詳細を確認することはできますが、支払いプロパティーを編集することはできません。

  • 別の保存済みビューを選択するには:

    • 開いているビューにアクセスするには、そのビューのタブをクリックします。

    • タブとして表示されていない保存済みビューを開くには、[+ビューを追加]をクリックし、ドロップダウンメニューからビューを選択します。

    • ボードビューにいる場合は、[現在のビューの名前]が表示されたドロップダウンメニューをクリックして、ビューを選択します。

  • 選択したビューのフィルターを変更するには、テーブルやボードの上部にあるプロパティーのドロップダウンメニューを使用します。

    • 共通の既定プロパティーでフィルタリングするには、テーブルの上にある既定プロパティーのドロップダウンメニューのいずれか(例:コンタクトの[コンタクト担当者]、[作成日]、[前回のアクティビティー日]、[リードステータス])をクリックし、フィルター条件を選択します。

filter-records-updated

    • 他のプロパティーでフィルタリングするには、[フィルターの追加]をクリックします。右側のパネルで、次の操作を行います。

      • プロパティーを検索して選択します。

      • 選択したプロパティーの条件を設定し、[フィルターを適用]をクリックします。条件の設定について詳細をご確認ください。

      • 別のプロパティーを選択するには、[AND]をクリックします。

      • プロパティーを削除するには、フィルターの上にカーソルを重ねてdelete削除アイコンをクリックします。

      • 完了したら、右上の[X]をクリックします。

    • ビューからすべてのフィルターを消去するには、テーブルの上にある[すべてクリア]をクリックします。

  • 現在のフィルターと設定を保存するには、右上の[ビューを保存]をクリックします。

    • 現在のビューのフィルターと設定を更新するには、[保存]をクリックします。

    • フィルターと設定を新しいビューとして保存するには、[新規として保存]をクリックします。ダイアログボックスで、ビューの名前を入力し、共有範囲の設定を選択して、[保存]をクリックします。

    • 現在のビューを元の保存されたフィルターに戻すには、[リセット]を選択します。これにより、適用した新しいフィルターが削除されます。

save-view-dropdown

  • 現在のビューでレコードをエクスポートするには、[アクション/ボード アクション]ドロップダウンメニューをクリックし、[ビューをエクスポート]を選択します。レコードのエクスポートについて詳細をご確認ください。

フィルターを設定した後は、インデックスページからレコードを一括編集する方法をご確認ください。

フィルター条件の選択

ビューの条件を選択する前に、レコードをセグメント化するためのフィルターオプションの選択方法についてご確認ください。各インデックスページでは、そのオブジェクトのプロパティーでのみフィルタリングできます。

ビューの条件を設定するには、[フィルターの追加]をクリックし、右側のパネルでプロパティーを選択します。プロパティーのフィールドタイプに応じて、そのプロパティーの条件を設定するためのオプションを選択します。

  • [完全一致する]を入力します。ビューに表示するには、入力した値と正確に一致するテキストがレコードのプロパティー値に含まれていることが必要です。特定の順序で複数の単語を含んでいる値や、英語以外の文字が含まれている値を検索するには、値を二重引用符で囲んで入力し、完全一致のフィルタリングを行う必要があります(例:"HubSpot knowledge base")。

注意:基準値に含まれる英数字以外の文字は、文字そのものではなく、区切り文字として扱われます。たとえば、「HubSpot_knowledge_base>」でフィルタリングすると、「HubSpot」、「knowledge」、「base」を含む値が検索され、_と>はスペースとして扱われます。「"HubSpot_knowledge_base>"」のように二重引用符を使った場合でも、「HubSpot knowledge base」を含む値をこの語順で検索しますが、他の文字を含む値は検索されません。

  • [完全一致しない]を入力します。ビューに表示するには、入力した値と正確に一致するテキストがレコードのプロパティー値に含まれていないことが必要です。プロパティーに値がないレコードも含められます。

  • [等しい]:「日付」プロパティーで、あらかじめ設定されたオプション([今日]、[昨日]、[前四半期]など)から選択します。ビューに表示するには、レコードのプロパティー値が、選択した時間枠内でなければなりません。

  • [次より後]:「日付入力」プロパティーで、カレンダーで日付を選択します。ビューに表示するには、レコードのプロパティーが、選択された日付より後の日付値を持っている必要があります。

  • [次のいずれかに該当する]:複数のを選択します。ビューに表示するには、レコードのプロパティーがこれらの値のうち、いずれか1つを持っている必要があります。

  • [次より前]:「日付入力」プロパティーで、カレンダーで日付を選択します。ビューに表示するには、レコードのプロパティーが、選択された日付より前の日付値を持っている必要があります。

  • [値の範囲内]:「日付入力」プロパティーで、カレンダーの2つの日付を選択します。ビューに表示するには、レコードのプロパティーが、選択された最初の日付当日かそれより後で、選択された2番目の日付当日かそれより前の日付値を持っている必要があります。

  • [次の値と等しい]/[次の値と等しくない]:1つのを入力または選択します。ビューに表示するには、レコードのプロパティーがこの値と等しい/等しくない必要があります。[次の値と等しくないを選択した場合は、そのプロパティーに値がないレコードも含められます。

  • [次の値より大きい]:「数値」プロパティーで、数値を入力します。ビューに表示するには、レコードのプロパティーが、入力された数値より大きい値を持っている必要があります。

  • [次の値以上]:「数値」プロパティーで、数値を入力します。ビューに表示するには、レコードのプロパティーが、入力された数値以上の値を持っている必要があります。

filter-criteria-example
  • [既知である]:プロパティーの値を持つすべてのレコードがビューに表示されます。

  • [次の値より小さい]:「数値」プロパティーで、数値を入力します。ビューに表示するには、レコードのプロパティーが、入力された数値より小さい値を持っている必要があります。

  • [次の値以下]:「数値」プロパティーで、数値を入力します。ビューに表示するには、レコードのプロパティーが、入力された数値以下の値を持っている必要があります。

  • [次の条件のいずれにも該当しない]:複数のを選択します。ビューに表示するには、レコードのプロパティーが、選択された値のいずれとも一致しない値を持っている必要があります。プロパティーに値がないレコードも含められます。

  • [不明である]:プロパティーの値がないすべてのレコードがビューに表示されます。

完了したら、[フィルターを適用]をクリックします。

ビューのプロパティーとボードカードのカスタマイズ

テーブルビューまたはボードビューでのプロパティーの表示方法をカスタマイズするには、次の手順に従います。

  • 表形式で、[アクション/ボード アクション]ドロップダウンメニューをクリックし、[列の編集]を選択します。表示されるダイアログボックスで、次の操作を行います。

customize-table

    • 左側で、テーブルに表示するプロパティーを選択します。

    • 右側のドラッグハンドルを使ってプロパティーをドラッグ&ドロップすると、列の順序を変更できます。プロパティーを削除するには、[x]をクリックします。

    • [適用]をクリックします。

  • ボード形式の場合は、[ボードアクション]ドロップダウンメニューをクリックします。
    • パイプラインのステージを編集するには、[ステージを編集]を選択します。取引チケットカスタムオブジェクト(「Enterprise」のみ)のパイプラインのステージをカスタマイズする方法について詳細をご確認ください。
    • ボード内のカードの表示方法をカスタマイズするには、[カードを編集]を選択します。右側のパネルで、次の操作を行います。

      • カードスタイルを選択して、各オブジェクトカードに表示される情報量[既定]または[コンパクト])をカスタマイズします。
      • 関連するレコードにアイコンを表示させるかどうかを、チェックボックスで選択または解除します。

edit-board-cards-1
      • [取引/チケット]アクティビティー情報スイッチを切り替えると、次および最後のアクティビティー情報を表示させるかどうかを選択できます。これは、有効なカードがあるオープン取引/チケットにのみ該当します。アクティビティーは、メモ(コメント)、通話、追跡可能な1対1の電子メール、ミーティング、タスク、チャットなどです。
      • 取引やチケットに無効のマークを付けるオプションを設定するには、[無効なカード]切り替えます。無効なカードには、最後のアクティビティーが常に表示されます。

      • 完了したら、[保存]をクリックします。

ボードカードに表示されるプロパティーをカスタマイズする方法について詳細をご覧ください。

保存済みフィルターの管理

レコードをフィルタリングしてビューを保存するとき、オブジェクトのインデックスページのタブとしてどのビューを表示するかをカスタマイズしたり、新しいビューを作成したり、オブジェクトごとに既定のビューを設定したりすることができます。また、ビューにアクセスできる人を管理したり、不要なビューを削除したりすることもできます。
  • レコードに移動します。

    • コンタクト:HubSpotアカウントにて、[コンタクト] > [コンタクト]の順に進みます。

    • 会社:HubSpotアカウントにて、[コンタクト] > [企業]の順に進みます。

    • 取引:HubSpotアカウントにて、 [セールス] > [取引]の順に進みます。

    • チケット:HubSpotアカウントにて、[サービス] > [チケット]の順に進みます。

    • 支払い:HubSpotアカウントにて、[セールス] > [支払い]の順に進みます。
    • コール: HubSpotアカウントにて、[コンタクト] > [コール]の順に進みます。
    • カスタムオブジェクト: HubSpotアカウントで、取引先責任者> [カスタムオブジェクト]に移動します。アカウントに複数のカスタムオブジェクトがある場合は、カスタムオブジェクトの上にカーソルを置き、表示するカスタムオブジェクトを選択します。

  • フィルターが設定されていない新しいビューを作成するには、タブの右にある[+ビューを追加]をクリックし、[新しいビューを作成]をクリックします。

  • 保存されている既存のビューを開くには、タブの右にある[+ビューを追加]をクリックし、ドロップダウンメニューからビューを選択します。一度開いたタブは、閉じない限り自動的にインデックスページに固定されます。

drag-and-drop-views

  • ビューを並べ替えるには、タブをクリックしてドラッグします。一番左の位置にビューを配置すると、それが既定のビューになります。このビューは、インデックスページに移動するたびに最初のタブとして表示されるようになります。
  • ビューを閉じるには、ビューのタブにある[X]をクリックします。[ビューを追加]ドロップダウンメニューまたは[[オブジェクト]の全ての保存済みビュー]ページから、ビューを再度開くことができます。
  • 保存されているすべてのビューの一覧を表示するには、[すべてのビュー]をクリックします。[[オブジェクト]の全ての保存済みビュー]のページで次の操作ができます。
    • ビュー名をクリックすると、そのビューがインデックスページのタブとして開きます。

    • ビューを編集または削除するには、ビュー名の上にカーソルを重ねて[オプション]をクリックします。以下から選択します。

view-options

      • [レポートを作成](「Professional」および「Enterprise」のみ):レポートビルダーに移動して、ビューのデータに基づいてレポートを作成します。コールまたは支払いビューのデータに基づいてレポートを作成することはできません。 
      • [複製]:ビューを複製します。ダイアログボックスで、複製するビューの名前を入力し、[保存]をクリックします。同じフィルターを使った新しいビューが作成されます。
      • [削除]:ビューを削除します。ダイアログボックスで[削除]をクリックして確認します。ビューは削除されますが、そのビューに含まれるレコードは削除されません。
      • [エクスポート]:ビュー内のレコードをエクスポートします。レコードのエクスポートについて詳細をご確認ください。
      • [共有を管理]:どのユーザーがビューにアクセスできるかを更新します。ダイアログボックスで、ビューを非公開にするか、チームで共有するか、アカウントのすべてのユーザーと共有するかを選択します。[保存]をクリックして確認します。
      • [名前を変更]:ビューの名前を更新します。ダイアログボックスで名前を入力し、[保存]をクリックします。
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