関連レコードにデータをコピーする同期プロパティーを作成する

HubSpotのフィールドタイプとしてプロパティー同期を使用すると、CRM内の関連オブジェクト間で値を同期できます。関連レコードでプロパティー値を設定または変更すると、同期プロパティーが自動更新されるため、同じ情報を持つ複数のレコードを手動で更新する必要はありません。 

例えば、手動入力を減らし、データを迅速に表示するために、関連付けられているコンタクトの電話番号を取引に表示するとします。フィールドタイプとしてプロパティー同期を使用して取引プロパティーを登録します。その結果、関連付けられているコンタクトの電話番号が取引に表示されます。コンタクトの電話番号の値が変更されると、取引プロパティーが自動的に更新されます。

同期プロパティーには以下の動作が適用されます。

• 同期プロパティーの値は読み取り専用です。
• 同期プロパティーは、表示および編集アクセス権が制限されたプロパティーからデータをコピーすることはできません。
• 同期プロパティーを作成するには、オブジェクト間の関連付けが存在している必要があります。レコードの関連付けの方法、またはカスタムオブジェクトを使用する場合にはカスタムオブジェクトの関連付けを定義する方法をご確認ください。

プロパティー値を同期する既存のワークフローがある場合、ワークフローを同期プロパティーで置き換え可能な場合について詳細をご確認ください。HubSpotとその他のアプリの間でデータを同期する場合は、接続されたアプリの詳細をご確認ください。

注：作成できる同期プロパティーの上限数はご契約のHubSpot製品に応じて異なります。

同期プロパティーを作成する

同期プロパティーを作成するには、次のようにします。

• HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンsettingsをクリックします。
• 左のサイドバーメニューで、［プロパティー］に進みます。
• ［プロパティーを作成］をクリックします。
• プロパティーのオブジェクトタイプを選択します。これは、データが同期されている、プロパティーを表示させたいオブジェクトです（例えば、取引レコードに同期プロパティーを入力するには［取引］を選択します）。
• プロパティーのその他の基本情報を入力した後、［フィールドタイプ］タブをクリックします。
• フィールドタイプで、［プロパティー同期］を選択します。
• ソース レコード タイプを選択します。これは、プロパティーデータの取得元のオブジェクトです（例：コンタクトレコードから取得する場合は「コンタクト」）。
• ソース レコード プロパティーを選択します。これはデータの取得元のプロパティーです。
• オブジェクトの関係に関連付けラベルが定義されている場合、同期元を検討する関連付けを選択します。
  • 全ての関連付けラベル：ラベルに関係なく関連レコードから同期します。
  • 関連付けラベルを選択：特定の関連付けラベルを持つ関連レコードから同期します（例：レコードのプライマリーの会社からのみデータを同期する場合、［プライマリー］）。

• どのレコードからデータを同期するかを決定する条件を選択します。これは、プロパティーがオブジェクト間の全ての関連付けを考慮する場合や、多くのレコードで使用できるラベルを選択した場合に必要です。同期元にするレコードを選択するには、［［オブジェクト］の同期元を選択］ドロップダウンメニューをクリックし、オプションを選択します。
  • 最初に作成：関連付けられているレコードのうち、作成日が最も古いレコードの値が同期されます。関連付けラベルを選択した場合、関連付けられているレコードのうち、そのラベルが付いており、かつ作成日が最も古いレコードの値が同期されます。
  • 直近に作成：関連付けられているレコードのうち、作成日が最も新しいレコードの値が同期されます。関連付けラベルを選択した場合、関連付けられているレコードのうち、そのラベルが付いており、かつ作成日が最も新しいレコードの値が同期されます。

• ［作成］をクリックします。

CRMでの同期プロパティーの使用

同期プロパティーを作成すると、ソースプロパティーを設定または更新したときに、同期プロパティーも更新されるようになります。同期にかかる時間は5秒未満と考えられますが、データ量が多い場合はさらに時間がかかることもあります。同期された値を表示するには、CRMの他のプロパティーと同じ方法で表示できます。また、ソースの履歴も表示できます。ソースの履歴では、値の同期元を確認できます。上記の取引の例を使用する場合、これらの詳細を表示するには取引に移動する必要があります。 

ワークフローから同期プロパティーへの移行

オブジェクト間でプロパティー値をコピーするためにワークフローを使用していた場合、特定のシナリオでは、ワークフローを新しい同期プロパティーに置き換えることができる可能性があります。 

同期プロパティーは一方向にデータをコピーし、ソースプロパティー（例：コンタクトレコードの「Phone number」）に依存して、作成した同期プロパティー（例：取引レコードの「Sync property phone」）にデータをコピーします。同期したいデータの方向によって、ワークフローを同期プロパティーに置き換えるかどうかを決めることができます。

• 両側のプロパティー値を更新したい場合は、既存のワークフローを使用し続ける必要があります。同期プロパティーは双方向同期をサポートしていません。
• 一方向のみでデータをコピーしたい場合、同期プロパティーでワークフローを置き換えることができます。

データ同期ワークフローから同期プロパティーの使用に移行するには、次のようにします。

• ターゲットオブジェクトの同期プロパティーを作成します。例えば、ワークフローから取引プロパティー に データを同期する場合は、取引同期プロパティーを作成します。
• プロパティー設定で、ワークフローが現在データを同期しているプロパティーをクリックし、次に［使用箇所］タブをクリックして、どのツールがそのプロパティーを使用しているかを把握します（例：リスト、レポート、ワークフロー）。
• 影響を受けるツールのプロパティーを新しい同期プロパティーで置き換えます。置き換える前に、プロパティーが使用されているアセットやプロセスを複製し、複製したバージョンに新規同期プロパティーを追加して、同期が期待通りに機能することを確認することをお勧めします（例：レポートの複製）。Enterpriseサブスクリプションを利用しているアカウントでは、サンドボックスアカウントで置き換えをテストすることもできます。
• 影響を受けるツールに同期プロパティーを追加したら、ワークフローをオフにしてください。同期が正常に動作するまで、ワークフローを削除しないでください。
• 同期プロパティーが正常に動作したら、ワークフローを削除してかまいません。

注：過去のデータが必要なアセットやプロセスについては、同期プロパティーに十分なデータがそろうまで待ってから、以前使用していたプロパティーを置き換える必要があります。