Opret synkroniseringsegenskaber, der kopierer data til tilknyttede poster

Felttypen property sync i HubSpot giver dig mulighed for at synkronisere værdier mellem tilknyttede objekter i dit CRM. Synkroniseringsegenskaber opdateres automatisk, når en egenskabsværdi indstilles eller ændres i en tilknyttet post, så du ikke behøver at opdatere flere poster manuelt med de samme oplysninger.

Du vil f.eks. gerne vise en tilknyttet kontaktpersons telefonnummer på dine aftaler for at reducere manuel indtastning og hurtigt få vist data. Du opretter aftaleegenskaben med felttypen property sync. Resultatet er, at den tilknyttede kontaktpersons telefonnummer vises på aftalen. Aftaleegenskaben opdateres automatisk, hvis kontaktens telefonnummerværdi ændres.

Følgende adfærd gælder for synkroniseringsegenskaber.

• Synkroniseringsegenskabernes værdier er skrivebeskyttede.
• Synkroniseringsegenskaber kan ikke kopiere data fra egenskaber med begrænset adgang til visning og redigering.
• Der skal være en tilknytning mellem objekterne, før der kan oprettes en synkroniseringsegenskab. Se, hvordan du tilknytter poster, eller hvis du bruger brugerdefinerede objekter, hvordan du definerer brugerdefinerede objekttilknytninger.

Hvis du har eksisterende workflows, der synkroniserer egenskabsværdier, kan du læse mere om , hvorvidt dine workflows kan erstattes af synkroniseringsegenskaber. Hvis du ønsker at synkronisere data mellem HubSpot og andre apps, kan du læse mere om forbundne apps.

Bemærk: Afhængigt af dit HubSpot-abonnement er der en grænse for, hvor mange synkroniseringsegenskaber du kan oprette.

Opret synkroniseringsegenskaber

Sådan opretter du en synkroniseringsegenskab:

• På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
• Gå til Egenskaber i menuen i venstre side.
• Klik på Opret egenskab.
• Vælg egenskabens objekttype. Det er det objekt, som egenskaben skal vises på, og som der er synkroniseret data til (vælg f.eks. Deal for at udfylde synkroniseringsegenskaben på deal records).
• Indtast de øvrige grundlæggende oplysninger om egenskaben, og klik derefter på påfanen Felttype .
• Vælg Ejendomssynkronisering som felttype.
• Vælg kildens posttype. Det er det objekt, som ejendomsdataene skal hentes fra. (f.eks. Kontakt for at trække fra kontaktoptegnelser).
• Vælg kildepostens egenskab. Dette er den egenskab, som data skal trækkes fra.
• Hvis objektrelationen har definerede tilknytningsetiketter, skal du vælge, hvilke tilknytninger der skal synkroniseres fra:
  • Alle tilknytningsetiketter: synkroniser fra en tilknyttet post uanset dens etiket.
  • Vælg tilknytningsetiketter: synkroniser fra en tilknyttet post med en specifik tilknytningsetikette (f.eks. Primær for kun at synkronisere data fra postens primære virksomhed).

• Vælg de kriterier, der afgør, hvilken post der skal synkroniseres data fra. Dette er nødvendigt, hvis egenskaben tager højde for alle associationer mellem objekterne, eller hvis du har valgt en etiket, der kan bruges af mange poster. Hvis du vil angive, hvilken post der skal synkroniseres fra, skal du klikke på rullemenuen Choose which [Object] to sync from og derefter vælge en mulighed:
  • Først oprettet: Værdier synkroniseres fra den ældste tilknyttede post. For en bestemt tilknytningsetiket synkroniseres værdier fra den ældste tilknyttede post med denne etiket.
  • Senest oprettet: Værdier synkroniseres fra den nyeste tilknyttede post. For en bestemt associationsetiket synkroniseres værdier fra den nyeste tilknyttede post med denne etiket.

• Klik på Opret.

Brug synkroniseringsegenskaber i CRM

Når du har oprettet en synkroniseringsegenskab, vil synkroniseringsegenskaben også blive opdateret, når du indstiller eller opdaterer kildeegenskaben. Synkroniseringen bør ske på mindre end fem sekunder, men kan tage længere tid ved større datamængder. Du kan se den synkroniserede værdi på samme måde som andre egenskaber i CRM. Du kan også se kildehistorikken, som viser, hvor værdien blev synkroniseret fra. Hvis du bruger ovenstående aftaleeksempel, skal du navigere til aftalen for at se disse detaljer.

Migrer fra workflows til synkroniseringsegenskaber

Hvis du har brugt workflows til at kopiere egenskabsværdier på tværs af objekter, kan du i visse scenarier erstatte workflows med nye synkroniseringsegenskaber.

Synkroniseringsegenskaber kopierer data i én retning og er afhængige af en kildeegenskab (f.eks. Telefonnummer på en kontaktpost) for at kopiere data til den synkroniseringsegenskab, du opretter (f.eks. Synkroniseringsegenskab Telefon på en aftalepost). Afhængigt af retningen på de data, du vil synkronisere, kan du beslutte, om du vil erstatte din arbejdsgang med en synkroniseringsegenskab eller ej:

• Hvis du vil opdatere egenskabens værdi på begge sider, skal du fortsætte med at bruge din eksisterende arbejdsgang. Synkroniseringsegenskaber understøtter ikke tovejssynkronisering.
• Hvis du kun vil kopiere data i én retning, kan synkroniseringsegenskaber erstatte din arbejdsgang.

Sådan migrerer du fra en datasynkroniseringsworkflow til at bruge en synkroniseringsegenskab:

• Opret en synkroniseringsegenskab for målobjektet. Hvis din arbejdsgang f.eks. synkroniserer data til en aftaleegenskab, skal du oprette en aftale-synkroniseringsegenskab.
• I dine egenskabsindstillinger skal du klikke på den egenskab, som workflowet i øjeblikket synkroniserer data til, og derefter klikke på fanen Brugt i for at se, hvilke værktøjer der bruger egenskaben (f.eks. lister, rapporter, workflows).
• Udskift egenskaben i de berørte værktøjer med din nye synkroniseringsegenskab. Før du udskifter, anbefales det at klone de aktiver eller processer, hvor egenskaben bruges, og derefter tilføje den nye synkroniseringsegenskab til den klonede version for at bekræfte, at synkroniseringen fungerer som forventet (f.eks. klone en rapport). For konti med et Enterprise-abonnement kan du også teste udskiftningerne i en sandkassekonto.
• Når synkroniseringsegenskaben er blevet tilføjet til de berørte værktøjer, skal du slukke for dit workflow. Slet ikke workflowet, før synkroniseringen fungerer som forventet.
• Når din synkroniseringsegenskab fungerer som forventet, kan du slette din arbejdsgang.

Bemærk: For aktiver eller processer, der kræver historiske data, bør du vente, indtil din synkroniseringsegenskab har nok data, før du udskifter den tidligere anvendte egenskab.