Sync-eigenschappen maken die gegevens naar gekoppelde records kopiëren

Om gegevens consistent te houden in gekoppelde records, kun je synchronisatie-eigenschappen maken. Sync-eigenschappen worden automatisch bijgewerkt wanneer een waarde van een eigenschap wordt ingesteld of gewijzigd in een gekoppelde record, zodat u niet handmatig meerdere records met dezelfde informatie hoeft bij te werken. Als u bijvoorbeeld een eigenschap voor een bedrijf bijwerkt, kan een synchronisatie-eigenschap de waarde automatisch synchroniseren met een gekoppelde contactpersoon.

Het volgende gedrag is van toepassing op sync-eigenschappen.

• Waarden van sync-eigenschappen zijn alleen leesbaar.
• Sync-eigenschappen kunnen geen gegevens kopiëren van eigenschappen met beperkte weergave- en bewerkingstoegang.
• Er moet een associatie bestaan tussen de objecten om een synchronisatie-eigenschap te kunnen maken. Leer hoe u records kunt associëren of, als u aangepaste objecten gebruikt, hoe u aangepaste objectassociaties kunt definiëren.

Als je bestaande workflows hebt die eigenschapwaarden synchroniseren, lees dan meer over de vraag of je workflows kunnen worden vervangen door synchronisatie-eigenschappen.

Let op: afhankelijk van je HubSpot abonnement is er een limiet aan het aantal sync eigenschappen dat je kunt maken.

Sync-eigenschappen maken

Om een sync-eigenschap te maken:

• Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
• Navigeer in het menu aan de linkerkant naar Eigenschappen.
• Klik op Maak eigenschap.
• Selecteer het objecttype van de eigenschap. Dit is het object waarop u de eigenschap wilt laten verschijnen en waarmee gegevens worden gesynchroniseerd (selecteer bijvoorbeeld Contact om de synchronisatie-eigenschap in te vullen bij contactrecords, of Deal om in te vullen bij dealrecords).
• Voer de andere basisgegevens van de eigenschap in en klik dan op op hettabblad Veldtype .
• Selecteer voor het veldtype Eigenschapssynchronisatie.
• Selecteer het type bronrecord. Dit is het object waar de eigenschapgegevens vandaan worden gehaald.
• Selecteer de eigenschap van de bronrecord. Dit is de eigenschap waarvan de gegevens worden opgehaald.
• Als de objectrelatie associatielabels heeft gedefinieerd, selecteer dan welke associaties moeten worden gesynchroniseerd:
  • Alle associatielabels: synchroniseren vanaf een gekoppelde record, ongeacht het label.
  • Selecteer associatielabels: synchroniseren vanaf een gekoppelde record met een specifiek associatielabel (bijvoorbeeld Primair om alleen gegevens van het primaire bedrijf van de record te synchroniseren).

• Selecteer de criteria die bepalen uit welk record gegevens worden gesynchroniseerd. Dit is nodig als de eigenschap alle associaties tussen de objecten in beschouwing neemt of als je een label hebt geselecteerd dat door veel records kan worden gebruikt. Om te specificeren vanaf welk record gesynchroniseerd moet worden, klik je op het Kies welk [Object] om te synchroniseren dropdown menu en selecteer je een optie:
  • Eerst aangemaakt: waarden worden gesynchroniseerd vanaf de oudste gekoppelde record. Voor een specifiek koppelingslabel worden waarden gesynchroniseerd vanaf de oudste gekoppelde record met dat label.
  • Meest recent aangemaakt: waarden worden gesynchroniseerd vanaf de nieuwste gekoppelde record. Voor een specifiek koppelingslabel worden waarden gesynchroniseerd vanaf het nieuwste gekoppelde record met dat label.

• Klik op Aanmaken.

Als je eenmaal een synchronisatie-eigenschap hebt gemaakt, wordt de synchronisatie-eigenschap ook bijgewerkt als je de bron-eigenschap instelt of bijwerkt. De synchronisatie zou in minder dan vijf seconden moeten gebeuren, maar kan langer duren voor grotere hoeveelheden gegevens.

Als je de details van een waarde van een sync-eigenschap bekijkt, kun je de record en eigenschap bekijken waarvan de gegevens zijn gesynchroniseerd. In het onderstaande voorbeeld is de waarde gesynchroniseerd vanaf de eigenschap Stad op het bijbehorende bedrijf The Dragonfly Inn.

Migreren van workflows naar gesynchroniseerde eigenschappen

Als je workflows hebt gebruikt om de waarden van eigenschappen tussen objecten te kopiëren, kun je in bepaalde scenario's de workflows vervangen door nieuwe sync properties.

Sync-eigenschappen kopiëren gegevens in één richting, waarbij ze vertrouwen op een broneigenschap (bijvoorbeeld Bedrijfsnaam op een bedrijfsrecord) om gegevens te kopiëren naar de sync-eigenschap die u maakt (bijvoorbeeld Bedrijfsnaam (sync) op een contactrecord). Afhankelijk van de richting van de gegevens die je wilt synchroniseren, kun je beslissen of je je workflow wel of niet wilt vervangen door een synchronisatie-eigenschap:

• Als je de waarde van de eigenschap aan beide kanten wilt bijwerken, moet je je bestaande workflow blijven gebruiken. Sync eigenschappen ondersteunen geen bidirectionele synchronisatie.
• Als je gegevens slechts in één richting wilt kopiëren, kunnen sync-eigenschappen je workflow vervangen.

Om te migreren van een gegevenssync-workflow naar het gebruik van een sync-eigenschap:

• Maak een sync eigenschap voor het doelobject. Als je workflow bijvoorbeeld gegevens synchroniseert met een contacteigenschap, maak dan een contacteigenschap aan.
• Klik in uw eigenschap-instellingen op de eigenschap waarmee de workflow momenteel gegevens synchroniseert en klik vervolgens op het tabblad Gebruikt in om te zien welke tools de eigenschap gebruiken (bijv. lijsten, rapporten, workflows).
• Vervang de eigenschap in de betreffende tools door uw nieuwe synchronisatie-eigenschap. Voordat u de eigenschap vervangt, is het aan te raden om de bedrijfsmiddelen of processen waarin de eigenschap wordt gebruikt te klonen en vervolgens de nieuwe synchronisatie-eigenschap toe te voegen aan de gekloonde versie om te controleren of de synchronisatie werkt zoals verwacht (bijvoorbeeld een rapport klonen). Voor accounts met een Enterprise-abonnement kunt u de vervangingen ook testen in een sandboxaccount.
• Zodra de synchronisatie-eigenschap is toegevoegd aan de betreffende tools, schakelt u uw workflow uit. Verwijder de workflow pas als de synchronisatie naar verwachting werkt.
• Zodra je sync-eigenschap naar verwachting werkt, kun je je workflow verwijderen.

Let op: voor middelen of processen die historische gegevens nodig hebben, moet je wachten tot je sync-eigenschap voldoende gegevens heeft voordat je de eerder gebruikte eigenschap vervangt.