Sync-eigenschappen maken die gegevens naar gekoppelde records kopiëren

Met het veldtype Eigenschappensynchronisatie in HubSpot kun je waarden synchroniseren tussen gekoppelde objecten in je CRM. Eigenschappen voor synchronisatie worden automatisch bijgewerkt wanneer een waarde voor een eigenschap wordt ingesteld of gewijzigd in een gekoppeld record, zodat je niet handmatig meerdere records met dezelfde informatie hoeft bij te werken.

Je wilt bijvoorbeeld het telefoonnummer van een gekoppelde contactpersoon weergeven op je deals om handmatige invoer te verminderen en gegevens snel te kunnen bekijken. Je maakt de eigenschap van de deal aan met het veldtype Property Sync. Het resultaat is het telefoonnummer van de gekoppelde contactpersoon dat op de deal wordt weergegeven. De eigenschap wordt automatisch bijgewerkt als de waarde van het telefoonnummer van de contactpersoon wordt gewijzigd.

Het volgende gedrag geldt voor sync eigenschappen.

• De waarden van sync-eigenschappen zijn alleen-lezen.
• Sync-eigenschappen kunnen geen gegevens kopiëren van eigenschappen met beperkte weergave- en bewerkingstoegang.
• Er moet een associatie bestaan tussen de objecten om een synchronisatie-eigenschap te kunnen maken. Leer hoe u records kunt associëren, of als u aangepaste objecten gebruikt, hoe u aangepaste objectassociaties kunt definiëren.

Als je bestaande workflows hebt die waarden van eigenschappen synchroniseren, lees dan meer over de vraag of je workflows vervangen kunnen worden door eigenschappen te synchroniseren. Als je gegevens wilt synchroniseren tussen HubSpot en andere apps, lees dan meer over gekoppelde apps.

Let op: afhankelijk van je HubSpot abonnement is er een limiet aan het aantal sync eigenschappen dat je kunt maken.

Sync-eigenschappen maken

Om een synchronisatie-eigenschap te maken:

• Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
• Navigeer in het menu aan de linkerkant naar Eigenschappen.
• Klik op eigenschap maken.
• Selecteer het objecttype van de eigenschap. Dit is het object waarop je de eigenschap wilt laten verschijnen, waar gegevens aan gesynchroniseerd zijn (selecteer bijvoorbeeld Deal om de synchronisatie-eigenschap te vullen op dealrecords).
• Voer de andere basisgegevens van de eigenschap in en klik dan op op hettabblad Veldtype .
• Selecteer voor het veldtype Eigenschapssynchronisatie.
• Selecteer het type bronrecord. Dit is het object waar de eigenschapgegevens vandaan worden gehaald. (bijv. Contact om uit contactrecords te halen).
• Selecteer de eigenschap van de bronrecord. Dit is de eigenschap waarvan de gegevens worden opgehaald.
• Als de objectrelatie associatie-labels heeft gedefinieerd, selecteer dan welke associaties moeten worden gesynchroniseerd:
  • Alle associatielabels: synchroniseren vanaf een gekoppelde record, ongeacht het label.
  • Selecteer associatielabels: synchroniseren vanaf een gekoppelde record met een specifiek associatielabel (bijvoorbeeld Primair om alleen gegevens van het primaire bedrijf van de record te synchroniseren).

• Selecteer de criteria die bepalen uit welk record gegevens gesynchroniseerd moeten worden. Dit is nodig als de eigenschap rekening houdt met alle associaties tussen de objecten of als je een label hebt geselecteerd dat door veel records kan worden gebruikt. Om te specificeren vanaf welk record gesynchroniseerd moet worden, klik je op het Kies welk [Object] om te synchroniseren dropdown menu en selecteer je een optie:
  • Eerst aangemaakt: waarden worden gesynchroniseerd vanaf de gekoppelde record met de oudste aanmaakdatum. Als je een koppelingslabel hebt geselecteerd, worden waarden gesynchroniseerd vanuit het gekoppelde record met dat label en de oudste aanmaakdatum.
  • Laatst aangemaakt: waarden worden gesynchroniseerd vanaf de gekoppelde record met de nieuwste aanmaakdatum. Als je een koppelingslabel hebt geselecteerd, worden waarden gesynchroniseerd vanuit het gekoppelde record met dat label en de nieuwste aanmaakdatum.

• Klik op Maken.

Sync-eigenschappen gebruiken in CRM

Als je eenmaal een synchronisatie-eigenschap hebt gemaakt, wordt de synchronisatie-eigenschap ook bijgewerkt als je de bron-eigenschap instelt of bijwerkt. De synchronisatie zou in minder dan vijf seconden moeten gebeuren, maar kan meer tijd in beslag nemen voor grotere hoeveelheden gegevens. Je kunt de gesynchroniseerde waarde op dezelfde manier bekijken als andere eigenschappen in CRM. U kunt ook de brongeschiedenis bekijken, die laat zien waarvandaan de waarde is gesynchroniseerd. In het bovenstaande voorbeeld moet u naar de deal navigeren om deze details te bekijken.

Migreren van workflows naar synchronisatie-eigenschappen

Als je workflows hebt gebruikt om de waarden van eigenschappen tussen objecten te kopiëren, kun je in bepaalde scenario's de workflows vervangen door nieuwe synchronisatie-eigenschappen.

Sync-eigenschappen kopiëren gegevens in één richting, waarbij ze vertrouwen op een broneigenschap (bijv. Telefoonnummer op een contactrecord) om gegevens te kopiëren naar de sync-eigenschap die je maakt (bijv. Sync-eigenschap telefoon op een dealrecord). Afhankelijk van de richting van de gegevens die je wilt synchroniseren, kun je beslissen of je je workflow wel of niet wilt vervangen door een synchronisatie-eigenschap:

• Als je de waarde van de eigenschap aan beide kanten wilt bijwerken, moet je je bestaande workflow blijven gebruiken. Sync eigenschappen ondersteunen geen bidirectionele synchronisatie.
• Als je gegevens slechts in één richting wilt kopiëren, kunnen sync eigenschappen je workflow vervangen.

Om te migreren van een gegevenssynchronisatieworkflow naar het gebruik van een synchronisatie-eigenschap:

• Maak een synchronisatie-eigenschap voor het doelobject. Als uw workflow bijvoorbeeld gegevens synchroniseert met een deal eigenschap, maak dan een deal sync eigenschap.
• Klik in uw eigenschap-instellingen op de eigenschap waarmee de workflow momenteel gegevens synchroniseert en klik vervolgens op het tabblad Gebruikt in om te zien welke tools de eigenschap gebruiken (bijv. lijsten, rapporten, workflows).
• Vervang de eigenschap in de betreffende tools door uw nieuwe synchronisatie-eigenschap. Voordat u de eigenschap vervangt, is het aan te raden om de bedrijfsmiddelen of processen waarin de eigenschap wordt gebruikt te klonen en vervolgens de nieuwe synchronisatie-eigenschap toe te voegen aan de gekloonde versie om te controleren of de synchronisatie werkt zoals verwacht (bijvoorbeeld een rapport klonen). Voor accounts met een Enterprise-abonnement kunt u de vervangingen ook testen in een sandboxaccount.
• Zodra de synchronisatie-eigenschap is toegevoegd aan de betreffende tools, schakelt u uw workflow uit. Verwijder de workflow pas als de synchronisatie naar verwachting werkt.
• Zodra je sync-eigenschap naar verwachting werkt, kun je je workflow verwijderen.

Let op: voor bedrijfsmiddelen of processen die historische gegevens nodig hebben, moet je wachten tot je synchronisatie-eigenschap voldoende gegevens heeft voordat je de eerder gebruikte eigenschap vervangt.