Sync-eigenschappen maken die gegevens naar gekoppelde records kopiëren (BETA)

Om gegevens consistent te houden in gekoppelde records, kun je synchronisatie-eigenschappen maken. Sync-eigenschappen worden automatisch bijgewerkt wanneer een waarde van een eigenschap wordt ingesteld of gewijzigd in een gekoppelde record, zodat u niet handmatig meerdere records met dezelfde informatie hoeft bij te werken. Als je bijvoorbeeld een eigenschap voor een bedrijf bijwerkt, kan een synchronisatie-eigenschap de waarde automatisch synchroniseren met een gekoppelde contactpersoon.

Als je bestaande workflows hebt die de waarden van eigenschappen synchroniseren, lees dan meer over de mogelijkheid om je workflows te vervangen door sync eigenschappen.

Let op: sync-eigenschappen zijn alleen-lezen en kunnen geen gegevens kopiëren van eigenschappen met beperkte weergave- en bewerkingstoegang.

Synchronisatie-eigenschappen maken

Om een sync-eigenschap te maken:

• Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
• Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Eigenschappen.
• Klik op Maak eigenschap.
• Selecteer het objecttype van de eigenschap. Dit is het object waarop u de eigenschap wilt laten verschijnen en waarmee gegevens worden gesynchroniseerd (selecteer bijvoorbeeld Contact om de synchronisatie-eigenschap in te vullen bij contactrecords, of Deal om in te vullen bij dealrecords).
• Voer de andere basisinformatie van de eigenschap in en klik op Volgende.
• Selecteer voor het veldtype Eigenschapssynchronisatie en klik op Volgende.
• Selecteer het type bronrecord. Dit is het object waar de eigenschapgegevens vandaan worden gehaald. Eigenschappen synchroniseren is momenteel alleen beschikbaar voor 1-op-1 koppelingen tussen contactpersonen, bedrijven en deals.
• Selecteer de bronrecord-eigenschap. Dit is de eigenschap waar de gegevens vandaan worden gehaald.
• Als de objectrelatie associatielabels heeft gedefinieerd, selecteer dan welke associaties moeten worden gesynchroniseerd:
  • Alle associatielabels: synchroniseren vanaf een gekoppelde record, ongeacht het label.
  • Selecteer associatielabels: synchroniseren vanaf een gekoppelde record met een specifiek associatielabel (bijvoorbeeld Primair om alleen gegevens van het primaire bedrijf van de record te synchroniseren).

• Selecteer de criteria die bepalen uit welk record gegevens worden gesynchroniseerd. Dit is nodig als de eigenschap alle associaties tussen de objecten in beschouwing neemt of als je een label hebt geselecteerd dat door veel records kan worden gebruikt. Om te specificeren vanaf welk record gesynchroniseerd moet worden, klik je op het Kies welk [Object] om te synchroniseren dropdown menu en selecteer je een optie:
  • Eerst aangemaakt: waarden worden gesynchroniseerd vanaf de oudste gekoppelde record. Voor een specifiek koppelingslabel worden waarden gesynchroniseerd vanaf de oudste gekoppelde record met dat label.
  • Meest recent aangemaakt: waarden worden gesynchroniseerd vanaf de nieuwste gekoppelde record. Voor een specifiek koppelingslabel worden waarden gesynchroniseerd vanaf het nieuwste gekoppelde record met dat label.

• Klik op Aanmaken.

Als je eenmaal een synchronisatie-eigenschap hebt gemaakt, wordt de synchronisatie-eigenschap ook bijgewerkt als je de bron-eigenschap instelt of bijwerkt. De synchronisatie zou in minder dan vijf seconden moeten gebeuren, maar kan meer tijd in beslag nemen voor grotere hoeveelheden gegevens.

Migreren van workflows naar sync-eigenschappen

Als u workflows hebt gebruikt om waarden van eigenschappen tussen objecten te kopiëren, kunt u in bepaalde scenario's de workflows vervangen door nieuwe sync-eigenschappen.

Sync-eigenschappen kopiëren gegevens in één richting, waarbij ze vertrouwen op een broneigenschap (bijvoorbeeld Bedrijfsnaam op een bedrijfsrecord) om gegevens te kopiëren naar de sync-eigenschap die u maakt (bijvoorbeeld Bedrijfsnaam (sync) op een contactrecord). Afhankelijk van de richting van de gegevens die je wilt synchroniseren, kun je beslissen of je je workflow wel of niet wilt vervangen door een synchronisatie-eigenschap:

• Als je de waarde van de eigenschap aan beide kanten wilt bijwerken, moet je je bestaande workflow blijven gebruiken. Sync eigenschappen ondersteunen geen bidirectionele synchronisatie.
• Als je gegevens slechts in één richting wilt kopiëren, kunnen sync-eigenschappen je workflow vervangen.

Om te migreren van een gegevenssync-workflow naar het gebruik van een sync-eigenschap:

• Maak een sync eigenschap voor het doelobject. Als je workflow bijvoorbeeld gegevens synchroniseert met een contacteigenschap, maak dan een contacteigenschap aan.
• Klik in uw eigenschap-instellingen op de eigenschap waarmee de workflow momenteel gegevens synchroniseert en klik vervolgens op het tabblad Gebruikt in om te zien welke tools de eigenschap gebruiken (bijv. lijsten, rapporten, workflows).

• Vervang de eigenschap in de betreffende tools door uw nieuwe synchronisatie-eigenschap. Voordat u de eigenschap vervangt, is het aan te raden om de bedrijfsmiddelen of processen waarin de eigenschap wordt gebruikt te klonen en vervolgens de nieuwe synchronisatie-eigenschap toe te voegen aan de gekloonde versie om te controleren of de synchronisatie werkt zoals verwacht (bijvoorbeeld een rapport klonen). Voor accounts met een Enterprise-abonnement kunt u de vervangingen ook testen in een sandboxaccount.
• Zodra de synchronisatie-eigenschap is toegevoegd aan de betreffende tools, schakelt u uw workflow uit. Verwijder de workflow pas als de synchronisatie naar verwachting werkt.
• Zodra je sync-eigenschap naar verwachting werkt, kun je je workflow verwijderen.

Let op: voor middelen of processen die historische gegevens nodig hebben, moet je wachten tot je sync-eigenschap voldoende gegevens heeft voordat je de eerder gebruikte eigenschap vervangt.