Crear propiedades de sincronización que copien datos en registros asociados

Para mantener la coherencia de los datos en todos los registros asociados, puedes crear propiedades de sincronización. Las propiedades de sincronización se actualizan automáticamente cuando se establece o cambia el valor de una propiedad en un registro asociado, por lo que no tendrás que actualizar manualmente varios registros con la misma información. Por ejemplo, si actualizas una propiedad de una empresa, una propiedad de sincronización podría sincronizar automáticamente el valor con un contacto asociado.

El siguiente comportamiento se aplica a las propiedades de sincronización.

• Los valores de las propiedades de sincronización son de solo lectura.
• Las propiedades de sincronización no pueden copiar datos de propiedades con vista y acceso de edición restringidos.
• Debe existir una asociación entre los objetos para que se cree una propiedad de sincronización. Aprende a asociar registros o, si utilizas objetos personalizados, a definir asociaciones de objetos personalizados.

Si tienes workflows existentes que sincronizan valores de propiedades, obtén más información sobre la posibilidad de que tus workflows puedan sustituirse por propiedades de sincronización.

Nota: según tu suscripción de HubSpot, hay un límite para el número de propiedades de sincronización que puedes crear.

Crear propiedades de sincronización

Para crear una propiedad de sincronización:

• En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
• En el menú de la barra lateral izquierda, navega a Propiedades.
• Haz clic en Crear una propiedad.
• Selecciona el tipo de objeto de la propiedad. Este es el objeto en el que quieres que aparezca la propiedad, el cual tiene datos sincronizados con él (por ejemplo, selecciona Contacto para rellenar la propiedad de sincronización en los registros de contactos, o Negocio para rellenar en los registros de negocio).
• Introduce el resto de la información básica de la propiedad y haz clic en Siguiente.
• Para el tipo de campo, selecciona Sincronización de propiedades y luego haz clic en Siguiente.
• Selecciona el tipo de registro de la fuente. Este es el objeto del que se extraerán los datos de la propiedad.
• Selecciona la propiedad de registro de origen. Es la propiedad de la que se extraerán los datos.
• Si la relación de objeto tiene definidas etiquetas de asociación, selecciona de qué asociaciones considerar la sincronización:
  • Todas las etiquetas de asociación: sincronizar desde un registro asociado independientemente de su etiqueta.
  • Seleccionar etiquetas de asociación: sincronizar desde un registro asociado con una etiqueta de asociación específica (por ejemplo, Principal para sincronizar datos solo de la empresa principal del registro).

• Selecciona los criterios que determinan a partir de qué registro sincronizar los datos. Esto es necesario si la propiedad tiene en cuenta todas las asociaciones entre los objetos o si has seleccionado una etiqueta que puede ser utilizada por muchos registros. Para especificar desde qué registro sincronizar, haz clic en el menú desplegable Elige desde qué [Objeto] sincronizar y luego selecciona una opción:
  • Primer registro creado: los valores se sincronizarán a partir del registro asociado más antiguo. Para una etiqueta de asociación específica, los valores se sincronizarán a partir del registro más antiguo asociado con esa etiqueta.
  • Creado más recientemente: los valores se sincronizarán a partir del registro asociado más reciente. Para una etiqueta de asociación específica, los valores se sincronizarán a partir del registro asociado más reciente con esa etiqueta.

• Haz clic en Crear.

Una vez que hayas creado una propiedad de sincronización, cuando establezcas o actualices la propiedad de origen, la propiedad de sincronización también se actualizará. La sincronización debería producirse en menos de cinco segundos, pero puede llevar más tiempo para grandes cantidades de datos.

Al consultar los detalles de un valor de propiedad de sincronización, puedes ver el registro y la propiedad desde la que se sincronizaron los datos. En el ejemplo siguiente, el valor se sincronizó desde la propiedad Ciudad de la empresa asociada The Dragonfly Inn.

Migrar de workflows a propiedades de sincronización

Si has estado utilizando workflows para copiar valores de propiedades entre objetos, en determinados escenarios puedes sustituir los workflows por nuevas propiedades de sincronización. 

Las propiedades de sincronización copian datos en una dirección, basándose en una propiedad de origen (por ejemplo, Nombre de la empresa en un registro de empresa) para copiar datos en la propiedad de sincronización que crees (por ejemplo, Nombre de la empresa (sincronización) en un registro de contacto). Dependiendo de la dirección de los datos que desees sincronizar, puedes decidir si reemplazas o no tu workflow por una propiedad de sincronización:

• Si deseas actualizar el valor de la propiedad en ambos lados, debes continuar utilizando tu workflow existente. Las propiedades de sincronización no admiten la sincronización bidireccional.
• Si solo deseas copiar datos en una dirección, las propiedades de sincronización pueden sustituir tu workflow.

Para migrar de un workflow de sincronización de datos al uso de una propiedad de sincronización:

• Crea una propiedad de sincronización para el objeto de destino. Por ejemplo, si tu workflow sincroniza datos con una propiedad de contacto, crea una propiedad de sincronización de contactos.
• En la configuración de la propiedad, haz clic en la propiedad con la que el workflow sincroniza actualmente los datos, y luego haz clic en la pestaña Utilizada en para saber qué herramientas utilizan la propiedad (por ejemplo, listas, informes, workflows).

• Sustituye la propiedad en las herramientas afectadas por tu nueva propiedad de sincronización. Antes de sustituirla, se recomienda clonar los recursos o procesos en los que se utiliza la propiedad y luego agregar la nueva propiedad de sincronización a la versión clonada para confirmar que la sincronización funciona como se espera (por ejemplo, clonar un informe). En el caso de las cuentas con una suscripción a Enterprise, también puedes probar las sustituciones en una cuenta de entorno de pruebas.
• Una vez agregada la propiedad de sincronización a las herramientas afectadas, desactiva tu workflow. No elimines el workflow hasta que la sincronización funcione como se espera.
• Una vez que tu propiedad de sincronización funcione como se espera, puedes eliminar tu workflow.

Nota: para los recursos o procesos que requieren datos históricos, debes esperar hasta que tu propiedad de sincronización tenga suficientes datos antes de sustituir la propiedad utilizada anteriormente.